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设计院行政管理制度.doc
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1、设计院行政管理制度一、打印机维护及图文管理制度为加强图文输出管理,提高工作效率,特制定本制度第一条、打印机维护及图文管理责任人:职责:1、负责打印机的日常维护工作,出现故障或需要更换配件及时上报。2、负责对公司其他科室人员打图进行登记,填写登记表。3、负责定期更换服务器电脑开机密码。第二条、公司其他科室人员如需要进行打图,必须经院长或主任工程师同意后,填写图纸打印登记表,写明打图项目的具体名称、数量,未经同意一律不予打图。发现擅自打图晒图者,给予5元/张罚款。 第三条:设计人员打图应认真细致,防止打印废图。不得出现因人为原因(打印纸设置错误、重复打印等)导致打印废图的。第四条、打印机出现故障或
2、需要更换配件,及时上报至办公室进行维修,确保设备处于完好运行状态。第五条:设计人员需要晒图的应在责任人处填写晒图登记表,写明晒图项目的具体名称、数量,未经同意一律不予晒图。第六条、图文存档设计院归档资料指:硫酸图纸、工程资料图文存档责任人: 职责:负责图文存档工作,并妥善保管。1、图纸经审核加盖出图章后,设计专业负责人应及时提供硫酸底图进行存档登记,编号,放置在存档室制定位置。2、工程变更资料、竣工验收资料以及其他技术交底资料,以季度为分节点进行统计保存。2、图文存档工作应注意防火、防潮、防虫、防盗工作。3、因保管不当导致的图档损坏,将对相关责任人进行考核。二、设计院资质维护为加强资质管理,更
3、好地服务本院,制定本制度第一条 资质维护责任人:职责; 负责设计院资质的申请、变更、升级负责设计院结构师注册、延续注册及变更等工作第二条 责任人应及时进行资质的注册、变更、升级 三、办公用品及礼品申领制度 第一条 领取责任人职责:负责办公用品及礼品的领取第二条 领取中性笔、笔记本、墨盒等一般办公用品前,需填写办公室统一的办公用品申领单,经院长或主任工程师签字后,方可领取。第三条 个人需申领如U盘、计算器、UPS、插排等特殊办公用品时,需个人写申请书,交与领取责任人,经院长或主任工程师签字,办公室主任签字后,最后交与办公室相关负责人,然后按第二条规定领取。第四条 个人不得擅自领取礼品,需经院长同
4、意后由领取责任人填写礼品申请单,经总经理签字批准后,方可领取第五条 第五条 如遇特殊情况,如客人急走等特殊情况,可由领取负责人致电院长,方可领取礼品,但过后必须补办礼品领取的相关手续。 四、办公室卫生管理制度第一条 个人工作区域随时保持整洁,桌椅摆放整齐,不得出现物品摆放凌乱或杂物未及时处理现象。第二条 衣物、包等非办公用品应放入柜内,扫帚及拖把应放置于指定位置。第三条 各项办公设备须每日擦拭干净(须用专业清洁剂的应用专业清洁剂)第四条 除特殊情况,不参加值日者,一次罚款十元,值日情况不好者罚款十元。五、劳动纪律管理制度第一条 纪律考勤责任人 职责:负责设计院考勤,填写考勤表,并对考勤情况进行
5、统计 负责整理统计请假条,并填写外出、请假登记表并上交办公室,第二条 上班及会议迟到、早退者,按公司考勤制度处理。第三条 个人有事临时外出时需告知院长或主任工程师或考勤责任人。第五条 个人请假制度严格遵守公司请假制度。第六条 设计人员不得在上班期间打游戏,一经发现,每次罚款1000元。六、软件及软件锁管理规定第一条 软件及软件锁负责人职责:负责管理软件及软件锁的购买、升级及维护,关注软件的培训情况 负责对软件锁的日常使用进行登记第二条 软件负责人对软件的安装程序及时共享或通知,并对安装给予指导。第三条 软件负责人应关注现有软件的升级信息,并将情况上报院长审核是否需要购买升级。软件出现错误或技术
6、疑难问题时,能及时反馈给软件开发公司给予尽快解决。第四条 软件锁负责人应做好软件锁使用登记情况,包括日常使用情况,个软件锁外带情况。软件锁外带应经软件负责人同意。七、设计人员再学习培训规定第一条 设计人应积极参与设计院内部学习交流会议,并根据自身情况对所学习进行总结、提炼。第二条 设计人参加在外软件、规范培训会议时应认真对待,做好培训笔记,或收集培训资料及课件,培训完毕后形成PPT总结课件,并与其他设计院分享成果。培训资料应上交设计院归档。八、客户档案管理制度第一条 客户管理责任人职责:建立客户档案并定期及时更新档案。第二条 客户档案的内容包括以下三项资料: 1、客户基础资料。客户的名称、地址
7、、电话;2、客户特征。企业经营特点及规模大小 3、与设计院之间的业务状况及信用状况。第三条 设计人员接待或拜访客户后,当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。不全面的客户档案,设计人员要进一步了解,每月最少完善一次。客户档案应及时更新。第四条 客户档案密级为机密级档案应妥善管理,对外科室人员保密。九、设计院费用控制制度 第一条 费用控制负责人: 预算员 职责:负责设计院的费用统计、填报及报销工作 负责设计院每年每季度每月预算费用的填报第二条、出差管理1设计人员因公出差,必须经院长批准(可电话确认),不得擅自与营销人员或自行出差。2设计人员出差结束三日内必须填写出发计划单、差旅费报销单,交与预算
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