建设工程财务报销管理规定.doc

建设工程财务报销管理规定

为了规范和加强公司的财务报销管理，严格财经制度，严肃财经纪律，完善财务核算和加快资金周转。根据公司的具体情况，经研究，特制定如下管理规定：

第一部分
 日常费用报销制度及流程
 一、现金管理制度
  1、现金借款需由经手人填写“借款申请单”，经项目经理、部门经理、总经理审批后到财务支取。
2、凡借现金5000元以上的必须提前与出纳约定，以便提前准备。
3、各部门各项目部处理废品所收现金要严格执行现金管理制度（必须两人以上经办，项目经理审核批准），于当天下班之前交财务出纳统一管理，不准挪用。
  二、支票管理制度
1、支票必须符合以下要求方能收取
2、不能撕毁，破损或涂改。
3、签发的支票是以墨汁或炭素墨水笔填写；签发单位印签完整清楚；支票右上部应有交换行号；加密的支票应提供密码。
4、支票有效期为十天，对于已填好的支票，必须要素齐全，检查大小写金额是否相符，收款单位、日期、用途填写是否正确。
5、使用支票需由经手人填写“支票借款申请单”，经项目经理、部门经理、总经理审批后到财务办理支票领用手续。支票领出后十天内持发票到财务报销，如不及时报销，出纳有权拒发新的支票。
三、 费用报销通则
1、报销人必须取得相应的合法票据。
2、填写报销单应注意:根据费用性质（如差旅费、招待费、
办公费用）分类，分次，分页粘贴填制；粘贴要求整齐、美观。小票据呈鱼鳞状附在粘贴联上，大张票据不能胶水粘贴，
用大头针或回形针别好为宜。费用报销严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销；简述费用内容或事由。
3、没有发票的相关费用发生，要求有具体的情况说明。除经办人外，有不少于两个证明人证明。
4、报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
5、所有需报销的各种原始单据(包括购买材料和支付工程款
)，必须在业务发生日的当月报销，超过当月不予报销（跨年各类票据，不管各种理由一律不予报销，由报销责任人自己承担）。
6、报销程序：经办人整理报销单据并填写对应费用报销单（或结算单）→费用或结算相关审核人员→部门（或项目）负责人→财务部门审核→总经理审批→财务部结算。
7、各流程审批人员。必须严格把关，签署意见，不能只签名，要写同意、不同意、同意支付多少。各费用报销、结算附件必须齐全。要求填列明细清单的，费用报销单不够填列的，费用报销单可按费用分类归集，明细清单可以报告形式书面说明，并按时间、地点、事件、和事件流程四个要素说明，要素不全或不能清楚表述费用发生的，各审批有关人员可不予受理。
四、各类费用报销制度 
（一）招待费
1、各部门在开支业务招待费之前，需事先填写审批表报公司总经理批准财务备案（需购物送礼等经批准后由办公室统一办理）。审批表要注明招待事由、人数、地点。外地项目可传真审批备案。否则，财务部不予报销。招待费须在发生之日十天内报销。
2、公司按照项目部为单位每月600元包干香烟费用，由项目经理统一报销。其他个人不再报销任何香烟费用。
3、对外送礼和办理其他事宜必须上报公司，在得到公司同意方可办理。
4、公司每年过节（春节、端午节、中秋节）将会对各项目部所有管理人员进行统一考虑福利，项目部不得以任何理由擅自发放其他福利包括各种聚餐外出游玩等活动。
5、对外质监站、安监站、实验室、甲方、监理项目部成立后由项目经理将对不同的地区不同的人员进行摸索，采用不同的手段及措施。然后向公司汇报需要支出的费用经批准后实施。
（二）
通讯费用 个人通讯费用由项目统一办理集团套餐，和常州本地号实施包干使用。除此之外，不再报销任何形式的通讯费用。
（三）差旅费报销
1. 公司员工出差住宿一般选择经济型旅馆，出差午餐补助
40元/天（早：5元中：15元 晚餐：20元）若出差地提供住宿伙食，则住宿及午餐费不予报销。
 2. 两人（同性）同时在同一地点出差，住宿费标准按一人报销。 
3. 差旅费借款，应在出差回来后五日内报销。
4、出差报销首先填写《差旅费报销单》，报销差旅费时应将原始单据按时间、事件顺序集中归集，详细注明出差时间、地点、行程、并按各费用内容分类详细填写，不符合报销规定的票据财务部门有权拒绝受理。
5、出差人员发生招待费，并经部门总经理批准给予报销的。（注：在报销招待费时，必须填写招待费明细清单，主要是招待事由、参加人数，提供的发票要素必须齐全，否则审核人员有权拒签。如果提供的为定额发票，视发票有效印章为招待次数）。
（四）交通费报销
（一）市内交通补贴
 不使用公司交通工具的员工每月可将本人因公办事的车票，
按日期、事由、坐车起点-终点、中途转车仔细填写，按实报销。公司办公用车按照用车申请里程实报实销。原则上交通费实行月结月清，特殊情况下，不得超过2个月。
（二）出租车费报销 满足以下条件者，经主管领导审核批准，
可凭时效范围内的出租车票据按实报销。
1. 外出及出差携带重量在10公斤以上的货物。
2. 财务人员大额提现(金额在2万元以上)或携带大面额支票
(金额在20万元以上)且公司未予派车；
3.出差所乘坐车次发车时间或到站时间在夜晚7:00至凌晨7:00； 
4.晚上加班较晚（加班需要领导批准）家住离公司所在地较远且无公交车可坐；
5. 不满足以上条件者,一律不得报销出租车票； 
6.出租车费报销程序：
a.员工报销出租车费前需详细填写出租车票报销清单
b.部门主管审核出门单或加班审批单及出租车票报销清单；
 c.财务部门审核票据及清单；
d.总经理审批后方可报销。
（五）借款制度及流程
1、出差借款：出差人员凭审批后的《借款申请单》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
  2、其他临时借款，南京地区的，如临时发生的业务费、临时购买等，应在借款5日内及时报帐，除备用金外其他借款不允许跨月。
3、各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
4、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借款转为个人借款从工资中扣回。
5、现场采购，须领取备用金的，可由材料采购人员申请。备用金严格按照零星采购材料的用途使用，严禁挪做他用，
严禁私自借给他人使用，若因此发生的借款人和第三者账务不清，财务不予理睬，直接与备用金借款人清算。若因挪作他用而造成损失的，由备用金借款人承担。

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责