办公用品固定资产管理制度.doc

文件编号：BYGF-XZ-0009
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办公用固定资产及低值易耗品管理制度
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第一章 总则
第一节 为了更好的控制公司成本开支，规范公司办公用固定资产及低值易耗品的申报、领用、发放管理工作，特制定本制度。本制度适用于吉林省北药医药股份有限公司（以下简称“公司”）所有办公资产的管理。
第二节 分类
公司办公用资产分为固定资产及低值易耗品两大类。

第二章 固定资产的管理
第一节 范围
固定资产指金额在1000元以上，使用价值在一年以上的设备以及办公家具。
1、办公设备类：包括台式电脑、复印机、打印机、传真机、扫描仪、移动硬盘、刻录机、笔记本、投影仪、相机、麦克风等。
2、办公家具：包括办公桌、椅、沙发、茶几、文件柜、灯具、冰箱、空调、电扇、窗帘、衣帽架等常用办公场所配套设施，此类物料按部门标准配备。
第二节 申请
公司各部门如计划购置固定资产，须填写《固定资产购置申请表》，办公室人员根据配置标准及实际库存情况，进行资产调配或申请购买。
第三节 购买
办公用固定资产本着“先调配，后购买”的原则，确因工作需要、公司内部无可调配资源不得不购置的，由使用部门填写《固定资产购置申请表》，报请行政副总审批同意后，由办公室联系购买。
第四节 固定资产的验收、登记与领用
1、固定资产购置后，办公室人员按《固定资产购置申请表》和有关购货协议进行验收。保留购买物品的凭证以及发票等，一式二份，一份存留，一份交财务部门作为报销凭证。
2、固定资产验收合格后，办公室人员应对固定资产进行分类编号，建立台账，录入固定资产的基本资料（包括编号、型号、规格、生产厂家、经销商、价格、购置人、验收人、使用部门、使用人、存放地点、保修情况等）。使用部门在领用固定资产时应填写《固定资产领用登记表》，如下办理相应的领用手续。
3、各类办公用固定资产的领用部门须指定责任人，资产到位后，由责任人在《固定资产领用登记表》签字后方可领用。
第五节 使用
特殊固定资产要制定专人负责，管理。对于车辆、电器等类物品不是专业人员或未经专业培训全面掌握使用方法者，不得动用。
第六节 保管/保养/报废
1、办公室专人负责固定资产管理并建立实物台帐；个人使用的固定资产，由本人负责保管，责任到人。各部门公共使用的固定资产，由本部门经理负责管理。
2、固定资产实物要粘贴固定资产标签，明确资产编号、资产名称、使用部门及责任人；粘贴的固定资产标签由办公室人员负责管理，个人不得私自撕毁固定资产标签。
3、固定资产在使用过程中须维修或保养的，须以书面形式报办公室备案，由办公室人员统一联系生产厂家或经销商进行维修。
4、如有保管不善，使用不当，应及时采取措施加以改进。经长期使用，自然损坏或在特殊情况下人为损坏，经相关专业人员检测后，确实不能修复使用的固定资产，上报公司各级领导同意并填写《固定资产报废申请审批表》后办公室办理报废手续，并将实物交还办公室。若人为损坏情况下，应由损坏人进行照价赔偿。
第七节 盘点登记
1、办公室人员每季度对固定资产进行一次盘点，要求做到帐实相符。
2、各项固定资产分类盘点，编号登记，由办公室组织，各部门物品管理员配合。

第三章 低值易耗品的管理
第一节 范围
低值易耗品是指为方便日常办公配备的各类价值较低或使用期限较短的、不作用具或用料的物品，按照消耗状态分为耐用品、消耗品、设备耗材。
1、耐用品包括：计算器、订书机、文件筐、笔筒、打孔机、剪刀、装订机、直尺、起钉器、印台、活动白板、电源插座、钥匙、耳机、U盘等，此类物品按职位配备，换岗或离职时必须交回办公室。
2、消耗品包括办公文具、招待用具、和其它专用办公消耗品。
办公文具：笔、笔芯、墨水、稿纸、便签、笔记本、裁纸刀、抽杆夹、档案盒、文件夹、资料册、装订针/线、回形针、图钉、大头针、卷笔刀、橡皮、印泥、票夹、挂钩、胶带、刀片、胶水、口曲纸、复写纸等，按照定岗定标准配备，换岗不重配，离职退还办公室。
3、招待用具：一次性水杯、茶具、果盘、烟灰缸等。此类物料按部门和使用频率定额配备，换岗、离职时需交接。
4、其它专用办公消耗品：账册、报表、凭证、票据、专用印章等，此类物料归财务专项规定使用。
5、办公设备耗材包括墨盒、色带、碳料、磁盘、光盘、复印纸、传真纸、电池等，此类物品随办公设备管理，按使用频率核定配额，换岗或离职时需交接清查。
第二节 申购
1、所有办公用品的申购，原则上必须在以旧换新和参照标准配置的前提下执行，否则不予审批。
2、每月25日之前（三个工作日内）各部门申报本部门下月度办公用品计划，申请人填写清楚用途、数量，经部门经理审批，行政副总审核后，由办公室人员确认是否超标，如无超标情况，则由办公室汇总后，实施采购任务。（附件《办公用品申请购置计划表》）
3、各部门若需采购临时急需的办公用品，由部门主管填写《办公用品购置申请单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门负责人和办公室主任审定同意后交办公室专员，实施采购任务。
第三节 入库
在采购后半日内，凭借采购申请单、对方出具的物资清单、发票等由办公室专员办理入库手续，由办公室专员在入库登记台账上登记。未经入库不得领用。
第四节 领用与发放
每月5-6日（2个工作日）由办公室按申报标准统一发放办公用品，登记部门及领用台帐，并由领物人签字后方可发放。
第五节 保管保养
公司各类办公用品的保管/保养归办公室负责，应建立专用办公用品存放柜。办公用品分类保管、整齐有序，一目了然；保证物品存放的安全性和功能，防止受潮、虫蛀、损坏或丢失。
第六节 管理
1、办公室专员负责建立和登记办公用品台账，定期核查领用物品登记表，做好办公用品的登记、发放和库存管理。
2、办公室人员须定期盘点，查对台账与实物，保证账物相符。
3、办公室人员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
第七节 交接与收回
各部门办公室人员若内部工作调整，其办公用品由办公室统一安排、调整；若调离办公室，其办公用品应及时清理上交，不得擅自转让、外借或带走。

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