浅淡如何提高办公室档案管理工作的效率.doc
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1、浅淡如何提高办公室档案管理工作的效率【摘要】办公司档案管理办公室工作紧密相连,因此高效率的档案管理可以在很大程度上促进单位或者企业各项工作的顺利进行,21世纪以来信息技术得到了飞速的发展,传统的办公室档案管理模式已经难以满足当前的社会要求,因此必须对办公室档案管理模式进行改革,文中对办公室档案管理工作中存在的问题作了简单的阐述,并深入探讨了提高办公室档案管理工作效率的措施。【关键词】办公室;档案管理;工作效率0. 引言传统的办公室档案管理模式在信息网络化的社会背景下面临着前所未有的压力与挑战,网络化的信息技术也为办公室档案管理工作提供了新的发展方向和发展领域,以往的办公室档案管理系统比较注重对
2、档案的管理而轻视对档案的利用,查阅方式也是一种相对落后的被动式查阅方式,因此尽管办公室档案管理者做了很大的努力但是档案管理事业依然没有取得较好的发展,新时期下办公室档案需要保持完整性,便于使用者检索,进而实现办公室档案的高效利用和管理。1. 办公室档案管理中存在的问题当前企业办公室档案管理工作中存在的突出问题主要体现在:重视档案的前期收集和整理,轻视后期的管理和使用。重视档案管理的形式,忽视其现实意义。重视档案信息的数量而忽视档案信息管理的质量。档案信息管理工作脱离实际,缺乏针对性和实用性。2. 提高办公室档案管理工作效率的措施办公室档案作为企业一笔无形的财富潜藏着巨大的经济价值,如同企业的项
3、目一样在没有完成之前永远是沉睡的隐性资产,一旦将其开发并将加以合理的利用,就会为社会的发展和进步贡献出巨大的力量。因此如何让企业的办公室档案信息为企业的发展提供优质的服务,为企业的发展创造良好的经济效益是所有企业档案管理工作者所面临的一道难题。2.1 建立完善的办公室档案管理制度 企业的办公室领导要协助档案管理人员建立完善的档案管理制度,是办公室档案管理工作向统一化、规范化和有序化发展。办公室档案管理与文件管理密不可分,因此应该将二者放在一起进行管理。要设置单独的档案管理室,要将档案按照不同时期和不同的类别进行存放,要把档案文件进行统一的编号,以便于使用者快速的查阅,同时要保证办公室档案的保密
4、性,如果是企业的重要信息则应该存在单独的地方,并做好相关的记录,而且完善的办公室档案管理制度必须至少有两名工作人员,以便在工作中相互监督和约束,进而促进办公室档案管理工作的顺利进行1。2.2 加强档案管理工作意识长期以来,由于受到传统观念的影响,多数企业将经济效益放在最为显著的位置,缺乏对办公室档案管理工作必要的投入和研究,因此档案管理工作中所具备的时代信息难以得到管理者的重视。在今后的工作中,办公室档案管理工作者必须以档案管理理论为基础,提高自己对管理工作的认识,转变对管理工作的功利主义思想,摒弃管理工作显业绩的不端正态度,要积极主动的去了解企业当前的发展和经营现状,并以档案管理工作为中心来
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