综合部文秘岗位职责及流程.doc
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4、个小时,包括资料收集、撰写、领导审阅)见纸质档案三、公文、报告、简报等撰写根据公司经理室、上级公司、上级领导安排撰写,每周至少有两篇左右,每篇根据实际情况需要时间大约在30分钟到3天不等。【流程】1、领导提出文章撰写要求;2、根据领导要求,询问清楚文体、表现内容等,撰写好文章,递交领导审阅;3、根据实际需要进行修改,完成。四、会议组织、记录(一)会议记录每周需要参加的会议包括晨会(固定)、中层会议(固定)、经理室会议(大概一周一次)、上级公司或外单位来访(不定期,大概一个月一次),以及其他会议【流程】1、参加会议,根据会议内容做好记录,内容包括:时间、地点、参加人员、会议主题、提出问题、发言内
5、容、解决策略等要素。(通常一个会议的时间在两个小时左右)2、整理会议纪要,根据会议需要,整理出会议反映的问题、督办部门、处理策略,并发送至参会领导邮箱。(至少需要一个小时)(二)会议组织【流程】1、会议通知:根据领导要求,撰写邮件通知参加人员,同时发送短信,或者打电话(比较紧急的会议),由于公司很多人员不看邮件、短信,所以需要多种通知方式。(视参会人数,大概需要半个小时)2、会议室布置、设备调试、水果茶水等:由综合部员工协调完成,由综合部经理安排执行。(通常时间为半小时)五、文明创建、青年文明号、政风行风、党务行政量化考核等精神文明建设材料每年检查两次,一次是中期检查,最后一次是验收。日常材料
6、收集根据实际情况进行,大概每日约需要10分钟左右;每个季度会整理一次,一次大概需要3天时间;验收检查前期需要准备一周左右。【流程】1、参照考评标准,准备好文件夹(每项检查的模板均以制定出来);2、根据每项检查要求,日常有相关材料(纸质、照片等)就收录进去;3、收到上级相关通知、公文后,请示领导(先兰总、再吴总)是否申报、如何处理后,填写申报表;4、接到检查通知后,提前准备好迎检材料,递交领导审阅,需要修改、补充的,进行补充,完成;5、检查时向领导介绍工作开展情况,回答各类问题。六、企业文化活动负责各类企业文化活动的策划、前期准备、组织实施等。活动根据领导安排进行,也可以根据员工建议、自己想法策
7、划组织。通常包括一年一次的年会、登山比赛、演讲比赛、体育文化活动等。【流程】1、根据领导安排,撰写活动策划方案(一个方案需要一天左右,大型、复杂的需要两三天);2、将方案递交领导审阅,根据领导意图进行修改;3、方案确定后,组织相关人员进行前期工作准备;(需要2天至一个月不等)4、活动开展时,负责整个流程的执行;(需要半天至一天不等)5、活动完成后进行总结。(需要半天)七、读书会、公司内刊每个季度固定一次。【读书会流程】1、每个季度第一个月4日前向员工征集本季度阅读书目,递交经理室同意后确定本季度阅读书目;(2个小时)2、通过短信、邮件向全体发出参加读书会通知,在第一个月15日前统计参加人员名单
8、;(1个小时)3、上网购买书籍,通常是当当网,在第一个月22日前确保将书发到每个人手中;(10分钟)4、向财务借款支付书款,用购书发票报销;(1个小时)5、在下一个季度第一个月10日前通过短信、邮件向参加读书会的员工发通知,要求递交本季度读书心得体会;(5分钟)6、在下一个季度第一个月30日前督促各部门参加读书会人员交齐所有心得体会,未交的在晨会上通报,并把整理好的心得体会合集发送给内刊编辑人员。(至少2天时间,一是统计整理需要时间,二是需要多次打电话、发邮件督促)【内刊编辑流程】1、根据内刊编辑轮流表,在本季度第一个月5日前通知本季度内刊编辑部门成立编委会;(5分钟)2、由编委会发通知号召大
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- 关 键 词:
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