图书、报刊、邮件管理制度、流程、规范.doc
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1、杂志、报刊、书籍管理制度一、总则 1、为规范公司书籍、报刊、杂志收发工作行为,提高管理效率,特制定本办法。2、本办法仅适用于山西煤炭运销集团信息工程有限公司二、杂志、报刊、书籍管理1、部门/员工因工作要求需订购杂志、报刊、书籍(含资料、音像制品等),到行政部填杂志、报刊、书籍订购单,经总经理签字后方可订购。2、杂志费、报刊费从订阅员工的工资中扣除。3、在每季的订购期过后,如部门或公司急需订阅一批杂志、书籍、报纸,到行政部填写杂志、报刊、书籍订购申请单且经总经理同意后,由行政、财务、采购一同处理。4、订阅后的杂志、报刊行政部要确保其到货时间,并及时送到部门/员工手中。如未准时到货,要及时联系采购
2、弄清原因。5、部门/员工想要放弃或更换已订阅的杂志、报刊,要到行政部填写杂志报刊变更单,经行政经理同意后,由行政部与财务部进行沟通,商量变更事宜。6、在最终确定订购的名单后,要联系采购,让采购可以依据名单购货。7、每一季度的订购完结之后,要及时、准确填写书籍、报刊、杂志操作情况汇总单,留作档案以备查询。8、订购时间:每年11月底以前预定下一年上半年度报刊、杂志。每年4月底以前预定下半年度报刊、杂志。超时则不予续订。9、财务部依据到货登记表进行资金扣除。三、 附则本办法自发布之日起实施。 杂志、报刊、书籍订购单 订阅时间: 年 月 日名 称数 量刊 期单 价部 门姓 名合 计 元 杂志、报刊、书
3、籍订购申请单 申请部门申请人时间名 称价 格 份(期)备 注财务部审批行政部审批总经理审批杂志、报刊、书籍 年 月到货登记单 姓 名部 门单 价订 货 名 称是否到货原 因订货人签字杂志、报刊、书籍变更单 杂志、报刊名称变更名称/放弃单 价变 更 时 间刊 期行政经理部 门姓 名 杂志、报刊订购流程:行政部贴出下一季度订购通知员工到行政部登记,填写“杂志、报刊订购单 ”订购结束后,行政部进行汇总,填写“订购情况汇总单”总经理批 示行政部与财务部、采购沟通协商办理杂志、报刊、书籍订购申请流程与行政、财务、采购进行沟通到行政部填写“书籍、杂志、报刊订购申请表”行政部、财务部作出审批公司/部门需要订
4、一批书籍、报刊、杂志(在订购期过后)采购购买 总经理批示杂志、报刊变更流程:部门/员工要变更或放弃已定杂志、报纸、书籍到行政部填写“杂志、报刊 变更单“行政经理核实行政部、财务部和采购协商办理杂志、报刊收发流程:每月末前将“杂志、报刊订购单”拿与采购采购通知货物已 到行政部清点种类、数量是否齐全清点齐全后,填写“杂志、报刊每月到货登记单”将书籍、报刊、杂志送到员工手中填写“杂志、报刊每月到货登记表”种类、数量不全,向采购资讯原因将书籍、报刊、杂志送到员工手中将“到货登记单”送到财务部,由财务扣除相关资金杂志、报刊、书籍管理岗位规范一、政治思想好,忠于工作、有高尚的职业道德和较强的责任感。二、严
5、格执行公司制度,准确做好杂志、报刊、书籍的登记、分类、整理等工作(每月/季)。三、送到的书籍、报刊、杂志要在当天送到部门/员工手中,避免时间长造成丢失。四、如送到的书籍、杂志、报刊数量不足时,要及时联系与采购。如因个人原因造成丢失的,要负责赔偿损失。五、要时刻保持办公地点的卫生整洁。六、做好图书室的防虫、防盗工作。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励;本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作,厂内各类合同的管理,厂内所属各具法人资格的部门,参照本标准执行。2 规范
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