房地产行政管理手册.docx

比优特集团房地产开发分公司行政管理手册
 第一部分  文明办公管理办法
 第一章         总    则
第一条  为充分体现湖北爱特投资有限公司的企业文化和形象，实现办公管理的科学化、规范化和制度化，特制定本管理办法。
第二条  本办法包括办公现场管理、接待礼仪管理、着装仪表管理及电话使用管理。
 第二章         办公现场管理
第三条  员工应注意保持公司地面及周边的环境卫生，做到无积水、灰尘、蜘蛛网、杂物等现象。每季度由总经办组织对办公区进行一次大面积的消毒杀菌工作。
第四条  办公区内办公桌、椅、文件柜的清洁由员工自己负责每天打扫，部门使用的文件柜的清洁与管理由其所属部门负责。
第五条  办公区内物品位置摆放合理、实效、整齐，无乱堆乱放现象。
第六条  办公桌上定置电脑、电话机、台历、茶杯、文件盒及相关办公用品等，不堆放与工作无关的杂物；下班前各类文件、文具及时归档存放，办公桌面应整洁、干净。
第七条  办公桌抽屉、柜内无纸屑、无杂物，办公文件、文具摆放整洁卫生。
第八条  工作椅以正在办公时的桌椅相对方向为基准放置。人离开办公区时，工作椅处于向桌下半推进状态；下班或长时间外出时，工作椅处于全推进状态。
第九条  办公区内任何时间、任何地点严禁吸烟，不得有烟头、烟灰。员工和来访的客人只能到公司指定的办公区外的吸烟区吸烟。
第十条  办公区内空调控制末端设备由各部门自行管理，在部门所有人员离开后，应该将控制器置于关闭状态。
第十一条  办公区内任何时间严禁玩网络和本机游戏；上班时间严禁上网聊天和浏览与工作无关的网页，确因工作需要上网的必须挂‘工作上网’标识牌。上班时间严禁聊天、吃零食、闲坐和睡觉等与本职工作业务无关的行为，任何时间严禁聚餐和长时间电话聊天等行为。
 第三章         接待礼仪管理
第十二条  办公区内有客人来访时，员工应立即礼貌地站起并招呼“您好，欢迎光临”或“某某先生（小姐），您好”，当对方递过名片时，应以双手接过名片并认真倾听来人讲话，必要时应做好记录。
第十三条  在走廊、楼道行走时应遵循右侧行走，避免碰撞或堵塞而影响他人行走，遇到领导或客人时应立即缓行，以示礼貌。
第十四条  有访客到公司时，要配合访客步调，在访客左侧前一公尺处引导，在转弯或上楼前，应先作指引动作，让客人明白去往何处。
第十五条  招待客人面谈时，应适时端上茶水（茶杯不能倒满），放在客人较近的茶几上，若面谈时间较长，应适时往杯内添加茶水。
第十六条  办公室、走廊、楼道等为办公和公共场所，应尽量保持安静，说话、交谈语气要平和，不大声喧哗或谈笑风生而干扰他人工作。
第十七条  办公桌、椅、工具的使用避免发生碰撞噪音而影响办公环境。
第十八条  同事之间坦诚相待，明辨是非，不道听途说，不议论公司机密和与工作无关的事。
 第四章         着装仪表管理
第十九条  除冬夏两季外，员工上班时间应着职业装，保持衣容整洁，不准穿奇装异服，不准穿拖鞋、背心及打赤膊，不染异色头发。周末可穿休闲装。
第二十条  男员工不蓄长头发（标准为左右不得过耳，后面不得过衣领），不得蓄胡须。
第二十一条  女员工化淡妆，不乱涂脂抹粉，不蓄指甲，不涂指甲油。
第二十二条  讲究个人卫生，不随地吐痰，不做不文明动作。
第二十三条  上班前不喝酒，无醉意。经批准的有特殊业务招待的情况除外，但任何情况下，不得酗酒。
 第五章         电话使用管理
第二十四条  电话铃声响三次以内，应接听电话，以免使对方久等而失望或不快。
第二十五条  通话时，拿起电话应先讲“您好，我是湖北爱特某某部”，通话语调要和气、优雅，如遇对方说话声小，应有礼貌地说明“对不起，我没有听清，请您大点儿声说”，不能高声喊叫或拍击桌面。
第二十六条  如遇来电找人时，应先说“请您稍等”再迅速将电话转给被找者；被找者不在时应知会对方“对不起，某某现不在办公区，请您稍候再联系”；如对方需留言，必须做好记录，并及时转告。
第二十七条  电话突然中断时，应立即挂上电话，再次通话时要表示歉意；通话完毕，应等对方挂断之后，再轻轻挂上电话。
第二十八条  公司的办公电话只用于公事，通话前应进行思考，尽量简明扼要，每次通话时间原则上控制在3分钟内；如遇长途电话使用时，部门根据工作需要，做好长途通话备查记录。
第二十九条  各部门要加强对电话接听的管理，外单位人员一律禁止接听本公司电话。
第三十条  打电话时注意控制音量，以免影响他人办公。
 第六章         附    则
第三十一条  凡本公司员工均应遵守本管理办法，出现违规者，每条款处罚20—50元，公司有奖惩规定的按奖惩规定处理。特别强调普通员工违规，将追究部门负责人督导不力的责任；部门负责人违规，将追究分管领导责任，一并处罚。
第三十二条  本办法自发布之日起实施。
 第二部分   文件审批办法
 第一章         总    则
第一条  为了进一步提高公司文件办理效率和质量，规范公司各种文件起草、传递以及审批流程，特制订本程序文件。
 第二章         适用范围
第二条  本程序文件适用于湖北爱特投资有限公司及其子公司所有需要决策层和总监审批、会签的文件。
第三条  公司向政府各部门呈递的建议、报告、申请、请示等。
第四条  公司各部门向公司领导呈递的报告、申请、请示等。
第五条  公司各部门起草的管理文件如制度、工作计划、业务函件等。
第六条  使用本公司的各种证照、签章的申请单。
第七条  其他需要签批的报告、单据。
 第三章         职    责
第八条  各个部门指定兼职资料管理员，资料管理员负责文件的登记、传递。
第九条  各个部门负责人负责草拟文件的审核。
第十条  总经办秘书负责文件的登记、报批以及分发。
第十一条  文件、资料传阅时由部门资料管理员负责跟进，及时回收并按制度归档。
第十二条  对于各部门已形成但最终因各种原因未有实施的报告、通告等文档，其中对日后工作确有参考作用的，由部门资料管理员负责收集纸质及电子档并注明“未实施件”。
 第四章         文件分类和审批时限
第十三条  根据文件批复紧急情况，文件分为普通、加急和特急三种。
 第十四条  普通文件每级领导应在2个工作日内审批完毕，加急文件每级领导应在1个工作日内审批完毕，特急文件每级领导应在半个工作日内审批完毕。
第十五条  日常事务性用印、派车申请以及其他特殊情况可及时办理。
 第五章         文件拟订办法
第十六条  公司向政府及各职能部门呈递的建议、报告、申请、请示等文件，原则上由总经办起草、发文，涉及工程、法律等专业知识或有关各部门独立负责的工作的文件，由经办部门拟订初稿，由总经办审核、修改；报批时，将专业人员名单和意见、建议作为附件一并上报公司领导，供领导审批时参考。
第十七条  公司各部门向公司领导呈递的报告、申请、请示等，涉及其他部门事项的，由文件起草部门征求相关部门意见或建议，必要时组织相关部门讨论；报批时，将其他部门意见、建议以及建议采纳情况或说明作为附件一并上报公司领导，供领导审批时参考。
第十八条  管理制度、规定的拟订部门，在管理制度、规定初稿拟订后，必须征求领导意见和相关部门意见，必要时组织相关部门讨论；报批时，将其他部门意见、建议以及建议采纳情况或说明作为附件一并上报公司领导，供领导审批时参考。
第十九条  文件拟订部门发出征求意见函（电子邮件或其他形式通知）后，被征求意见部门必须按要求回复，不得延迟或敷衍。
 第六章         文件的登记和传递
第二十条  各个部门向公司决策层上报审批文件时，必须由本部门资料管理员登记上报文件后，再将文件交给总经办或财务管理部资料管理员登记，并由拟文部门资料管理员签字确认。登记表见附件一《审批文件登记表》。
第二十一条  领导审批后，由总经办将文件分送到各个部门，部门资料管理员签字确认。
第二十二条  需要领导分别审批签字的文件，由文件拟订部门报分管领导审批后，再报总经办，并由总经办秘书负责文件在副总经理和总经理之间传递。
 第二十三条  需要部门会签的文件，在向有关领导报批前，由发文部门负责文件传递；会签时，同样履行文件登记手续。
 第七章         文件审批权限
第二十四条  各部门所拟各种建议、报告、申请、请示等文件，由本部门拟订，总经理（付总经理）签署意见后，（涉及费用的需经财务总监审核），如果需要董事长审批的，由总经办报董事长审批。
 第八章         文件归档管理
第二十五条  文件由拟订部门按照公司《档案管理制度》规定交给总经办，由总经办进行归档管理。
第二十六条  人事资料由总经办按规定办理。
 第三部分    档案管理制度
 第一章         总    则
第一条  为提高档案管理水平，规范档案工作程序，系统保存企业资料，有效保守机密，便于查阅和使用，结合本公司工作实际，特制定本制度。
第二条  整合资源、分级负责、归口管理、集中存档、信息共享。

第二章         管理范畴
第三条  各级政府部门颁布、下发的文件、通知、指示、条例等，以及本公司向政府各部门呈递的报告、申请、请示等；
第四条  对外的正式发文及与有关单位来往的文件资料；
第五条  本公司与有关单位或政府部门签订的协议、合同等；
第六条  公司内部临时性文件资料，如各种工作计划、工作报表、会议资料、人事资料、活动资料、函件资料、工程日志、工作日记、影像资料、照片、电子文档复印、与公司有关的报刊资料及其他各类事务性资料等；
第七条  公司开发经营的各项目资料，如可行性报告、调查报告、方案、简介等；
第八条  各项目工程图纸及建筑资料等；
第九条  本公司的各种证照；
第十条  公司董事会的相关资料。
 第三章         编号管理办法
第十一条  公司收到或发出的、对外或对内的所有文件资料都必须编号。编号的管理和操作，由各部门档案管理人员负责。根据文件资料保密性的重要程度，从重要至普通，依次为绝密、机密、普通。
（一）密级代码：（见《密级表》）
（二）企业代码：（见《企业代码表》）
 （三）部门代号：（见《部门代号表》）
（四）文件分类代码：（见《文件分类代码表》）
（五）年度编号：分隔符+文件流水号
（密级代码+企业代码+部门代号+“字”+文件代码+“第”+年度+“-”+流水号）
若是外来文件，则在编号结构中“字”前加上“L”。例如：规划部的工程图纸，密级为绝密。我司编号应为：“绝L规字TZ第----号”。
第十二条  编号程序：在文件产生时，由经办人到部门档案管理人员处领取编号。从起草文件开始，该编号一直伴随该文件在审批流程中流转直至正式生效发出。若该文件在审批流程中作废，则该编号一同被作废。档案管理人员有权清理所发出编号的文件下落。若文件在审批流程中通过并盖章发出，档案管理人员有责任在每月底将本月所发生的文件编号目录及文件正本移交至机要室。
附：
1、
密 级 表
密级级别
借阅批准权限
密级代码
绝密
总经理
绝
机密
副总经理/总监
机
普通
部门经理
普
2、
              企业代码表  
企业名称
代码
湖北爱特投资有限公司
A
武汉市阳逻安居物业有限公司
Y
武汉源江房地产开发有限公司
U
武汉长江通讯房地产开发有限公司
C
供热项目
G
3、
 部门代号表
部门
简称
总经办
经
人事行政部之行政
行
人事行政部之人事
人
财务管理部之财务
财
财务管理部之成本合约
本
项目部
项
项目部之综合事务
综
安居公司
安
源江公司
源
售楼部
售
4、
      文件分类代码表
分类序号
一级目录名称
一级代码
二级代码
三级代码
1
合同
HT
W表示对外发文。

N表示对内发文。

D表示地产专档
2
报告
BG
3
记录
JL
4
纪要
JJ
5
通告
TG
6
内联单
NL
7
函件
HJ
8
公司对外资料
ZL
9
客户资料
KH
10
图纸
TZ
11
项目可研报告
KY
12
建议书
JY
13
方案
FA

5、编号表范例： 武汉市源江房地产开发有限公司07年项目可行性研究报
告，密级为普通：A投字UKY第D07-001
编号日期
文 件 名 称
流水号
密级
专档
07/5/20
源江新居项目可行性研究报告
001
普

07/5/23

002

003

 第四章         档案室管理
第十三条  总经办档案管理人员在收到各部门移交的编号目录及文件正本及电子档后，核对本月编号与上月编号是否连接，是否有漏号，文件正本是否齐全等。核查无误后，在移交清单上签字。移交清单应标明交档时间、交档资料名称及份数、交档人员等，以备查。至此，档案移交工作完成。档案管理人员应将档案分企业、分部门、分类别归类并摆放整齐，便于调用。
 第十四条  凡属公司档案管理范畴以内的文件资料均应交公司总经办统一归档管理。
第十五条  每月1日及15日为交档案日期，各部门应于交档案日期将所产生的档案资料正本一份交公司总经办统一保管。本部门若无其余正本，则留存相应复印件以备用。
 第五章         档案查阅、借用管理
第十六条  凡借阅档案资料的员工或部门均应在“借阅登记本”上登记，标明借阅时间、借阅资料名称、编号、密级及批准人、借阅用途、借阅人姓名等。档案管理员有权审查借阅手续是否合格，合格者，办理借阅手续；对借阅手续不符合上述规定者，档案管理员拒绝借阅。
第十七条  借阅资料时间一般以三天为限，如确需超过三天的，应在借阅审批时一并提出，并经审批人同意。如不能及时归还，应主动向管理人员说明理由，并在使用完后立即归还，以免资料的损坏、遗失。
第十八条  借阅资料不得转借、拆卸、调换和私自复印。
第十九条  各员工在归还借阅资料时应在“借阅登记本”上登记，标明归还人员及归还时间等。
第二十条  凡涉及公司保密范畴的档案资料，员工一般不能借阅，如因工作需要确需借阅时，须按《密级表》中规定的权限向相关领导提出书面申请，待批准后方可借阅，阅后应即时归还，并在“借阅登记本”上销档。
 第六章         部门档案资料管理
第二十一条  根据档案管理工作原则，公司各部门实行分级档案资料管理制度，各部门负责对本部门档案资料进行独立管理；档案管理员负责每月两次对各部门已使用完毕的档案资料进行收集并及时整理归档。合同等正本应全部交总经办统一存档，部门原则上存复印件；除为方便工作而必须留由部门存档的资料外，其余档案应全部交总经办档案室存档。
第二十二条  各部门的档案资料管理工作以本制度为依据执行，在不违背本制度条例的前提下，部门可细化执行制度，并将制度报总经办审阅批准。
第二十三条  员工在平时的工作中均应注意对文件资料的收集、整理，并在三日内交本部门档案管理人员进行统一归档。
第二十四条  各部门的日常工作文件资料，在执行完毕后，交公司总经办统一归档。对所留存的其他正本或复印件均应进行严格管理，并注意相关资料的保密性。
 第七章         档案管理人员职责
第二十五条  公司档案管理由总经办机要秘书全面负责，各部门档案管理由部门秘书或助理负责；机要秘书有协助各部门建立、完善档案管理工作的义务与督促、检查各部门档案管理工作的权利。
第二十六条  档案管理人员应随时注意公司文件资料的产生与收集、整理，将档案资料及时收档。
第二十七条  对借出的档案资料，档案管理人员应跟踪工作，督促资料的定期归还与存档。

第八章         附    则
第二十八条  本制度自公布之日起实行。
第二十九条  如部门资料没有及时存档或漏存档，公司将按行政管理制度对经办人和部门负责人进行处罚。
 第四部分  办公用品管理办法
 第一章         总    则
第一条  将本公司各种办公文具用品管理制度化、规范化，使办公文具用品的使用不产生浪费。
 第二章         范    畴
第二条  本公司文具用品分为：消耗品、管制消耗品、管制品三种。
第三条  消耗品：刀片、胶水、胶卷、大头针、回形针、橡皮盘、笔记本、复写纸、标贴、便用笺、各类印刷表单、橡皮擦、铅笔、圆珠笔、钉书针、直尺等。
第四条  管制消耗品：名片、签字笔、钢笔、白板笔、荧光笔、修正液、电池、印泥、卷字夹、文件夹、美工刀、邮票、笔筒等。
第五条  管制品：订书机、打字机、打码机、会计章、日期戳、职章、公司章、计算机、卷尺等。
 第三章         文具用品管理
第六条  文具用品的领用区分为个人领用及单位领用两种：
（一）个人领用：系个人领用保管的用品，如圆珠笔、橡皮擦、直尺等。
（二）单位领用：部门内部用之用品，如打孔机、大型订书机、打码机等。
第七条  管理原则：
（一）消耗品：消耗品可依据历史记录（如过去半年耗用平均数）经验法则（估计消耗时间），设定使用管制基准。
（二）管制消耗品：只限制人员使用，必要时可依部门和人员之工作状况调整发放。
（三）管制品：管制文具应列入移交项目，如自然损坏无法修复应以旧品换新品，如遗失或使用不当则须由个人或部门赔偿。
第四章         办公用品申领
第八条  一般文具各部门应于每月三十日前，将《文具申请单》交总经办统一采购，次月五日发放，如遇节假日领用时间顺延。新进人员或特殊用途文具之领用不受此限。
第九条  名片之申请须因业务实际需要，并应填写《领用申请表》注明印刷内容，须部门主管签认。交由总经办统一印制，新进人员在试用期间原则上不印制名片，如确因工作需要，由各部门申请，报行政总监批准，方可印制。
第十条  新进人员到职时由人事部门提出文具申请，经总经办主任签认后，向总经办文员请领，人员离职后，应将所领文具，一并交总经办。
第十一条  统一印刷品（如信封、便用笺、表格）的印刷、申购、保管均由总经办负责，各部门特殊用途表格、印刷品则由相关部门自行保管。
第十二条  请领印刷品，如属部门特殊专用表单，应在需求日期前两周提出申请，交总经办统一采购。
 第五部分   印章管理办法
 第一章         总    则
第一条  规范各种印鉴使用程序，防范经营风险，依据国家有关规定，结合公司实际，特制定本制度。
第二条  公司各种印章的刻制、申请、使用、保管、销毁等依本制度管理。
 第二章         印章类别
第三条  公章：公司面向主管机关的公司印章或指定业务印章、财务专用章、发票专用印章、合同专用章。
第四条  部门章：刻有公司部门名称的印章。
第五条  职衔签字章：刻有公司、董事长总经理职务的印章。
 第三章         管理办法
第六条  印章刻制：
（一）凡本公司所属各部门内外需使用具代表性之印章，均统一由总经办报董事长核准后，安排刻制。
（二）印章形式、字样、材质的选择等，由总经办按统一规定办理。
第七条  印章的管理：
（一）印章实行专人保管，负责人审批和使用登记制度。
（二）公司所有印章须先交由人事行政部管理人员进行编号、登记。
（三）公司公章（合同专用章），财务专用章，由财务部管理外，其他用章，均由人事行政部保管。
第八条  印章的使用：
（一）公司各部门需要使用公司公章，必须填写《用印申请单》，并经所在部门批准签字，报总经理批准后，到财务部办理用印手续；使用部门章，按上述程序，到总经办办理《印章使用登记手续》。
 （二）印章管理人员，须认真核对，在确认以上事项所记内容与相关条件内容相符后，方可盖章，并将申请单留存备。
（三）财务专用章及银行账务印鉴的保管使用，按《财务管理制度》执行。
（四）印章管理人员，不得给空白信件盖印。各部门因特殊情况需携带印章外出办事，必须经总经理批准，并作登记备案，归还时及时注明。
（五）印章管理人员擅自使用印章，经发现将严肃处理，给公司造成损失的，公司将追究其法律责任。
第九条 印章的销毁：
（一）对外印鉴的缴销，需首先按程序知照各关联单位（部门），办理相应手续后，方可进入缴销程序。公司行政章、合同专用章需经董事长或董事长授权委托人审批后，由公司总经办统一负责缴销；财务类印章财务部门提出，财务总监审核，报董事长批准后，由总经办统一缴销；各子公司内设部门印鉴，由本单位主管印章的部门提出，单位第一负责人审批，所在单位主管印章的部门统一缴销。
（二）缴销印鉴须建档登记。登记项目包括印鉴名称、数量、登记日期、缴销时间、缴销单位、缴销人签名,并加盖印模备案。印鉴缴销的建档登记。
（三）销毁印鉴时，由至少两人执行，须由所在单位主管印章部门的上一级主管领导监销，并作备登记处理。
 第六部分  电话使用管理办法
 第一章         总    则
第一条  将电话管理予以合理化，以利于业务进行；充分发挥电话的最大效力，节省成本，特制定本管理办法。
 第二章         前台人员电话使用
第二条  前台工作人员接待应迅速、准确，用语简练、清晰、礼貌、耐心，应使用“您好”“请”“对不起”等礼貌用语。
第三条  前台接听外线电话的基准用语为“您好”“××公司”当对方知会分机电话号码时，说“请稍等”，如分机占线，说“对不起，请稍后再打”
第四条  前台接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次没人接听即可挂线；
第五条  前台工作人员上班时间不得与人在电话中闲聊，不得偷听或泄露公务机密，不得在总机拨挂电话，非相关人员不得在总机上操作，如无紧急事情不得在前台拨打电话。
第六条  凡工作时间内外来私人电话除重大急事外，总机应婉拒接线。

第三章         员工电话使用
第七条  电话通话时间一般控制在3分钟内，最多不得超过10分钟，长话短说。
第八条  各部门人员遇电话铃响时，应马上拿起话筒，不等对方讲话应先说出公司、部门名称。
第九条  外来电话，接话人外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由，并作出登记、转告。
第十条  长途电话使用：
（一）到前台办理登记后再拨打。
 第十一条  手机使用管理：
（一）为便于提高工作效率，公司领导层或特殊情况人员，其手机话费按财务规定电话费标准给予补助（标准另定），其他员工使用的费用一律自理。
（二）公司所有工作人员无论是在工作日，还是在休息日，节假日均不能随意关闭手机，以便影响工作，违者将给予处罚。
 第七部分  电脑使用管理办法
 第一章         总    则
第一条  将电脑管理予以合理化，以利于业务进行；充分发挥电脑的最大效力，特制定本管理办法。
 第二章         管理办法
第二条  人员规定：
（一）每台电脑指定专门人员上机，负责日常操作，非操作人员不得随意上机；
（二）电脑管理员负责密码的设立管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露；同时，使用人员不得随意更改密码。
（三）公司电脑由行政部统一调配。
第三条  操作规定：
（一）严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项。
（二）严禁私自携带各种应用软件在公司电脑上进行安装，如需安装，应经电脑管理员同意后，由管理员进行安装、调试。
（三）严禁员工删除服务器上的任何文件，以及无故对文件加密。
（四）严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。
（五）不得随意下载Internet网上的文件，以免感染病毒。
（六）严禁使用BT、电驴等P2P下载软件；
（七）严禁在任何时间使用MSN，QQ等聊天软件。
 第三章         电脑的保养
第一条  总经办电脑管理人员定期使用杀毒软件进行病毒检测和清理工作，电脑操作人员一旦发现电脑感染上病毒，应及时报电脑管理人员处理。
第二条        机器出现故障，应及时报电脑管理员维修。
 第三条  定期对电脑资料进行整理，做好备份及删除不必要的文件资料，保证电脑内运行空间的畅通，备份磁盘由电脑管理员负责管理。
第四条  定期由电脑管理人员负责组织安排专业电脑维护公司进行维护和保养。
 第八部分   电子文档管理办法
 第一章         总    则
第一条  为了规范公司的电子文档，保证公司档案的完整齐全，方便日后查阅和借鉴，提高工作效率，特制定本办法。
第二条  电子文档即能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁盘、磁带或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。电子档案即具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和硬、软件说明。公司附属组织和分支机构皆遵循此办法。对电子文档规范化方面成绩显著的部门或员工实行奖励。
第三条  对各部门电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由各部门档案员具体负责，总经办统一协调管理。
第四条  电子文件形成部门负责电子文件的收集、保管和整理工作，档案部门要进行指导、监督、归档。
第五条  电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
第六条  为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
第七条  具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
 第二章         电子文档的收集
第八条  收集范围：各部门生成的编号文件。
第九条  收集与积累的要求：
（一）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质文件相符合。
（二）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱

机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
（三）用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
（四）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
（五）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
（六）用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
（七）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
（八）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
  收集、整理方法：
（一）各部门在部门信息共享中设专用文件夹，用于存放本部门电子文件登记表及电子文件。
（二）《电子文件登记表》用于登记部门各类电子文件，按公司现有《档案管理制度》中有关规定将形成的各类文件分门别类予以登记（注明：文号、文件名、责任人、时间、备注等）
（三）各部门所有电子文件按《电子文件登记表》中相应的不同类别分别存放在文件夹中。
（四）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
（五）电子文件的归档：定期（视电子文件的多少）把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
1．归档范围 ：具有保存价值的电子文件属于归档范围以内。
2．归档时间： 逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成（视电子文件的多少）。
 3．检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4．归档前的鉴定： 电子文件归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。即由部门档案员实施，部门负责人负责，档案管理部门监督指导。
     第十一条  归档要求
（一）电子文件集中后，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，
（二）推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。
（三）存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、硬件及软件环境。
（四）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
 第三章         电子档案的移交与保管
第十二条  电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。
第十三条  检验：档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％ 合格率应达到100%。
第十四条  检验项目：载体有划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子档案的完整性和有效性审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
第十五条  将检验结果填人电子档案人库登记表。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。
 第十六条  验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。
第十七条  电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
第十八条  归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。
第十九条  环境温度选定范围: 14℃— 24℃；相对湿度选定范围：45%—60%。
第二十条  存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。
第二十一条  电子档案在形成部门的保管，也应参照上述条件。
第二十二条  存储有效性保证：
（一）每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
（二）每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。
（三）设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
（四）磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
（五）定期检验结果应填人电子档案管理登记表。
第二十三条  利用：
（一）电子档案的封存载体不得外借。
（二）利用时使用拷贝件。
（三）利用时要遵守保密规定。
（四）利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
（五）具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
 第九部分  办公钥匙管理办法
 第一章         配备原则
第一条  总经办负责公司内部所有钥匙的收发与管理。
第二条  有独立办公室的部门和员工各自负责保管和使用公用钥匙。
第三条  文件柜、办公桌钥匙由相关员工负责保管和使用。
 第二章         使用规定
第四条  员工应妥善保管钥匙，不得遗失、转借和私自配制，若有违规者或造成公司财产损失的，将追究个人责任，并视情节给予处罚。
第五条  若非正常上班时间需要回公司加班或工作的，必须通知总经办负责人。
第六条  员工离职时需及时交出所有钥匙，并作登记备案。
 第十部分   员工奖惩制度
 总    则
第一条  为加强管理，严明纪律，弘扬先进，鞭策后进，正确使用激励手段，调动员工的积极性，提高工作效率，本着以正面激励为主的原则，特制定本奖惩制度。
第二条  为了规范公司执行行政奖惩条例和人事奖惩有关规定，达到奖励先进，惩罚落后，弘扬正气，调动员工的积极性，提高工作效率，促进公司健康发展的目的，特制订本程序文件。
第三条  本程序文件适用于湖北爱特投资有限公司及其子公司。
 第一章         职    责
第四条  总经理负责重大奖惩决定的审批。
第五条  财务总监、分管副总经理负责监督检查所管辖部门负责人遵章守则和工作完成情况，并在权限内进行奖惩。
第六条  各部门负责人负责监督检查员工遵章守则和工作完成情况，对本部门违反公司规章制度和未完成工作责任人及时进行处罚，并将处罚结果通知总经办，由总经办统一公告并报财务部执行。
第七条  总经办负责完善制度、监督检查制度执行情况和各个部门奖惩情况、调查违规违纪事实；根据制度提出奖惩和公告、接受聆听、处理员工申诉；并对有异议的奖惩事项重新提出奖惩建议，获得批准后，进行公告。
第八条  全体员工有互相监督制度执行情况并向总经办反映的责任和义务。
 第二章         奖惩原因调查
第九条  总经办在例行制度执行情况检查中发现违规违纪现象或员工举报违规违纪情况，证据确凿，不需要调查的，总经办不再调查。
第十条  员工和部门负责人反映或举报的违规违纪现象，总经办应在接到举报后1小时内展开调查，了解是否存在当事人违规违纪事实；若本人承认事实，则调查结束；若本人不承认事实，但有与之相关多人证实违规违纪事实存在，调查也相应结束。一般情况下，调查应在一个工作日内完成，特殊情况不得超过3个工作日。
第十一条  合理化建议奖励或其他例外奖励由总经办调查并提出奖励形式和奖励金额，总经理批准后进行奖励。
第十二条  总经办接受员工申诉，并开展调查，避免产生奖惩不公现象。
 第三章         奖惩审批权限
第十三条  对本部门员工口头表扬、通报表扬（不涉及奖励金额），由部门负责人提出奖励建议，经总经办核准后，由总经办发文公告。
第十四条  对本部门员工通报表扬（有奖励金额）、记功、记大功、特等功等，由部门负责人提出奖励建议，报分管总监、副总经理、总经理批准后，由总经办发文公告。
第十五条  对本部门员工口头警告、书面警告，罚款金额在100元（含100元）以下的，经部门经理批准后，由总经办发文公告，并统一报财务部执行。
第十六条  对本部门员工处以罚款金额100元以上、记过、记大过的，由部门负责人提出处罚建议，经总监、副总经理批准后，由总经办发文公告，并统一报财务部执行。
第十七条  对员工给予辞退、开除、降职、降薪处罚的，须经总监、副总经理、总经理批准后，由总经办发文公告并实施。
第十八条  公司员工发现违纪现象，可直接向总经办举报，由总经办调查核准后处理。总经办的处罚权限与部门负责人相同。
第十九条  总监、副总经理直接对所管辖部门负责人进行处罚的，且罚款金额不超过500元的，总监、副总经理提出处罚意见后，由总经办发文公告，并统一报财务部执行；罚款金额超过500元、辞退、开除、降职、降薪的，须经总经理、董事长同意后，由总经办发文公告并实施。
 第四章         奖惩沟通
第二十条  公司领导和各个部门负责人在作出奖惩决定前，需与当事人确认事实和处罚依据，肯定成绩和优点，指出缺点和不足，鼓励士气或疏导员工情绪。
第二十一条  奖惩决定由总经办做出的，由总经办工作人员与当事人进行充分沟通，明确奖惩事实和依据，疏导员工情绪。
第二十二条  对奖惩不满或有异议，当事人可以以书面形式向总经办或上级领导申诉，总经办或上级领导原则上在1个工作日内将复议结果回复给当事人。
第二十三条  各层级的奖惩沟通均需有书面记录，并提供给总经办，随奖惩公告一并存入个人人事档案，作为考核、