档案目标管理工作制度汇编.doc

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档案目标管理工作
制度汇编

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二Ｏ一一年三月二十日

目 录

档案目标管理工作制度汇编封皮 1
目录 2
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档案目标管理工作
制度汇编

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二Ｏ一一年三月二十日

目 录

档案目标管理工作制度汇编封皮 1
目录 2
关于档案管理工作的规定 3
档案工作岗位责任制 5
档案室主任岗位职责 6
档案员岗位责任制 7
档案入库接收整理制度 8
档案库房管理制度 9
档案保卫、保密制度 10
档案借阅利用制度 11
档案鉴定制度 12
档案材料销毁制度 13
档案统计制度 14
档案设备管理制度 15
科技档案归档制度 16
档案工作管理考核、奖惩制度 17
会计档案归档制度 18
档案管理控制措施 19
文书档案保管期限 20
文书档案规档范围 21
声像档案归档范围及保管期限 23
科技档案保管期限 24
档案分类图 25
档案室管理网络 26
档案室设备一览表 27

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关于档案管理工作的规定

第一条、为了加强档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》和《医疗卫生档案管理暂行办法》，特制定本规定。
第二条、档案是在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的、各种形式的历史记录。
第三条、为了搞好档案管理工作，由中心主任直接负责领导，由综合办指定专人负责档案工作，并保证相对稳定。
第四条、档案室和档案工作人员的基本任务是：
（一）组织、指导、监督本单位文书管理和各科室业务科室的立卷归档工作。
（二）收集、整理和保管本单位在各项工作中形成的全部档案，并负责档案的提供利用和统计工作。
（三）贯彻执行国家档案各种的法律、法规和方针政策。根据国家和地方档案行政管理机关以及上级业务主管部门的有关规定，制定本单位档案工作的规章制度。
（四）负责对各业务科室的档案工作进行业务指导。
（五）档案人员应该参加本单位的重要工作会议、科研课题、设计项目、评审鉴定、工程竣工验收、设备开箱等活动，实行档案与科研等各项活动同步管理，保证各项材料归档齐全完整。
第五条、档案管理工作，受上级档案行政部门和上级主管部门的业务指导和监督。
第六条、为了保证各项业务档案的完整性、系统和便于利用，一般不得将业务档案与文书档案混合立卷，或在业务卷与文书卷中重复立卷。
第七条、涉及行政文件材料，另行立卷。
第八条、业务科室的档案卷类分类排列和编目，应区分不同保管期限，采用年度—业务科室类别进行排列和编制卷号。档案卷排列方法应统一、前后保持一致，不得随意调整变动。
第九条、积极开展业务档案的利用工作，档案人员应根据工作需要编制立卷目录、全引目录、专题卡片等档案检索工具，做到查找卷迅速、准确。
第十条、各类业务档案一般不对外借阅，必须借阅者，经主管领导批准。
第十一条、档案室应达到防火、防盗、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫、防高温的要求。
第十二条、建立健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，提高科学管理水平，严格各项管理措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。
第十三条、严格执行档案鉴定制度，对超过保管期限的各类档案，由综合办及档案工作人员组成鉴定小组，组卷审查鉴定，确定存毁。对确无保存价值的卷，应清点核对，登记造册，经中心主任批准后销毁。
第十四条、建立档案管理制度和档案统计制度。对本中心档案的立卷、归档、利用等情况，应及时准确统计，按规定向上级有关部门报送。
档案工作纳入中心目标化管理考核范围。
本规定自印发之日起执行。

二Ｏ一一年三月一日

中 心 主 任 职 责

一、负责贯彻执行上级主管部门关于档案工作的指示。根据党和国家有关档案工作的方针、政策、条例、办法的精神，切实加强档案工作的领导，提高全中心职工的档案意识。
二、定期召开档案工作会议，研究工作情况，及时解决档案工作中存在的问题及实际困难。
三、将本中心制定的档案工作各项制度纳入本中心目标化管理责任状中，认真贯彻执行。

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档 案 室 主 任 职 责

一、职责范围
1、在中心主任的领导下，认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、党和国家有关档案工作的方针政策及主管部门的具体要求。
2、负责组织、文书、声像、实物等档案的收集整理、保管、鉴定、销毁、统计、利用、检索、编研等工作。
3、负责编制全中心档案工作计划、实施办法，各项规章制度等工作，并认真执行。
4、经常了解和掌握档案的形成情况，进行业务指导，保证档案质量。
二、职权范围：
1、有权督促各科室把需要归档的文件材料正确地进行立卷和确定保管期限，按类归档，对中心档案工作的质量负责。
2、对不符合手续，有权拒绝调卷、借阅；损坏档案材料者，有权向领导反映情况，提出处理意见，及时解决档案工作中的实际问题。
3、对违反《档案法》的行为，有权予以拒绝或执行。
4、领导并监督档案工作中的各项工作付诸实施，提高科学管理水平，并与奖惩制度挂钩。

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档 案 员 岗 位 责 任 制

一、按照分工督促和指导中心各科室的文件归档工作，负责接受和征集档案资料。接收档案要坚持标准，严格检查，认真清点和办理交接手续，并负责档案资料的分类登记、排列编号、加工整理、装柜等工作。
二、负责管理档案室的各类档案，保证档案的齐全与完整。严格执行库房管理制度，确保档案的安全和保密。
三、编制检索工具，熟悉档案内容，迅速准确地提供利用。
四、负责档案的鉴定、销毁和统计工作。
五、承担一部分档案史料的编撰工作，对特殊档案资料，进行技术整理的复制。
六、熟悉中心档案的种类、数量、内容及存放地点，热情接待调档人员。
七、保持库房的清洁卫生，注意档案库房的温度，注意库房的防潮、防毒、防盗、防鼠、防虫、防光、防火等工作。
八、对库房的设备要进行登记和爱护，发现有损坏的，及时采取措施和维修。
九、努力学习档案业务知识，不断提高档案业务水平和科学管理水平，做好档案工作。

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档案入库接收整理制度

1、中心综合档案室接收中心各科室的文书、声像、实物档案统一利用。
2、接收各科室的档案统一时间，从形成之日起至下一年的第二季度年内向档案室移交。
3、各科室需要移交的档案材料，必须整洁、齐全完整、合乎立卷规定，不准将应立卷文件留在本办公室或个人手中使用，移交时要填写好案卷文件目录。
4、在移交档案时，根据案卷文件目录的实有数量，逐卷核对清楚，无误后双方在接交书上签字盖章。档案接收后应及时按各分类档案要求整理、入库、上帐、编目排列上架。

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档案库房管理制度

一、非档案工作人员不得随意进入档案库房，库房及档案柜的钥匙专人集中负责管理，不得随意转让他人，每天下班前关好门窗。
二、档案库房内严禁吸烟，严禁使用电炉、电烤箱等发热设施。
三、严谨库房内存放易燃易爆及其它与工作无关的用品，库房内要设置足够使用的消防器材。
四、做好库房温度湿度测试，并有记录和分析，随时予以控制和调节，力争保持温度14-24度，相对湿度45-60%之间。
五、随时保持库房内清洁卫生，设备排列井然有序。
六、库房要设置防盗、防虫、防鼠等“八防”设施，保证其有效性。
七、对库藏档案状况要定期检查，每年不得少于两次，并做好记录，发现问题及时采取措施，予以处理。
八、严格履行档案接交手续和借阅手续，以确保档案的安全。

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保卫、保密制度

一、依据《保密法》对保存到档案材料的数量及内容必须保密，不得外传泄露。
二、提供利用时应注意安全保密，经手人要坚守岗位，不得擅自离开，防止发生意外事故。
三、档案时必须专人管理，禁止非工作人员随意进入，进出时随手关门，随时落锁，并妥善保管。
四、对已无保管价值，需要销毁的档案、文件材料，应派专人处理，并按照档案材料销毁制度进行，以防泄密。
五、定期检查保卫、保密工作的安全设施，时刻警惕，严格执行各项制度，保护档案材料的安全。发现可疑情况或出现意外事故要及时上报有关领导和部门进行查处。
六、档案人员经常学习有关保密方面的文件材料，增强保密观念，要忠于职守，严格保密制度。
七、未经许可，非档案人员一律不准涉足档案库房，档案工作人员不准在档案室会客。

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档案借阅利用制度

一、档案室的档案材料，一般不外借，应在本阅览室阅览，如需要外借时，应尽量可能借出复印本或抄本，并不准超过规定时间。
二、党内文件和党内书刊，按规定阅读者必须是中共党员，并按照月度范围借阅。
三、借出档案材料时，不得超过五天，时间不足要经档案员同意后，方可延长时间。
四、调阅或借出档案材料时必须严格执行登记手续，经有关领导批准当面查点清楚，退换时应详细检查。
五、各业务科室的工作人员，调阅本科室的案卷时，应由科主任同意后方可借阅；外单位借阅本部门的案卷时，必须持单位介绍信说明借阅目的、应用范围，借阅人政治面貌和借阅人的使用方法，经中心主任同意后方可借阅。
六、调阅、借阅档案材料则必须爱护档案材料，不得丢失泄密，不准任意转借他人摘录、翻印、拆卷、调换、污损或在文件上圈点、划边、加字等，如发现上述情况，应立即追查责任。
七、调卷、借阅档案材料时，如要摘录或复制时，其摘录或复制的文稿，要经档案员检查同意盖章签字，否则无效。认为必须收回者，应定期收回，不得丢失。
八、划有密级的档案，工作人员从严掌握，中心会务会议记录须经综合办主任批准。
九、档案库房处工作人员外围，其他人员不得随意出入，借阅利用档案不得丢失和泄密或随意转借他人。

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档 案 鉴 定 制 度

一、要定期对档案保存价值进行鉴定。鉴定方法：直接鉴定内容。
二、鉴定工作要在主管档案工作的主任组织下，有熟悉本专业人员共同进行。经鉴定对需要继续保存的档案要调整好保管期限和密级。
三、经鉴定剔除无保存价值的档案材料，必须登记造册，待批准后进行销毁。

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档案材料销毁制度

一、档案室对确定销毁的档案材料，首先应编制销毁清册，组成审查鉴定小组，对要销毁的档案材料逐一进行审查鉴定。经鉴定确无保存价值的材料，经有关人员签字盖章，报请主管部门批准后，方可销毁。
二、销毁档案时应由销毁人和监销人在场。确定档案确实全部销毁后，由销毁人和监销人在销毁清单上签字盖章。
三、档案销毁后，在案卷目录备考表内加注销毁字样，并注明销毁时间、理由。做好登记记录。
四、对销毁的档案材料，应慎重地作出鉴定，凡已超过期限的档案材料，只要还有参考利用价值的应继续保留，确定适当的保管期限。

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档 案 统 计 制 度

为了加强档案统计工作，使档案统计工作及时准确地揭示档案工作的基本情况，积极地为中心各项工作服务，特制定本制度。
一、档案工作统计范围
1、上级主管部门及市档案史志事业局下发的统计报表。
2、库存各种档案数量、质量、保管期限等情况。
3、档案收进、移出（包括销毁）。
4、档案提供利用情况（人次、卷次、利用效果）。
5、档案的保管期限。
二、档案统计工作的要求
及时准确地上报各种档案统计报表及各种档案登记本和台帐。

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档案设备管理制度

一、档案室的设备实行由专人统一管理、使用。
二、档案室的设备一般不外借（如录音机、照相机、放相机），特殊情况的需经主管站长批准后方可借出。
三、要经常对设备进行保养和维护，确保使用寿命。
四、特殊设备（如微机）要严格制定专人操作，外来磁盘一律不准在微机上使用。

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科技档案归档制度
一、归档范围：
凡是具有长远历史查考价值和在一定时期内具有参考和依据作用的科技文件材料。
1、基建和设备
基本建设原始资料，地质勘探报告，水文气象资料，工程合同书、协议书，设计任务书，上级审批文件，工程概算、预算、决算，制造厂家供给的设备图纸、说明书、资料、施工图、竣工图、验收单等。
2、科研技术方面
科研工作规划专题纪录、总结、新技术总结、技术措施及合理化建议图纸和文件等。
二、归档时间和份数
办理完毕的文件，一般应该在第二年五月底前经过整理立卷向档案室归档。
1、新建、扩建工程在工程竣工验收时归档。
2、有关技术会议方面的科技资料，应在会议结束后归档。
3、规程、制度等可随时归档。
4、外购设备随设备文件材料，在设备开箱后立即归档。
5、凡是需要归档的科技文件材料，可归档一份；对于重要的需要永久保存和利用频繁的文件材料归两份。
三、归档要求和手续
1、凡是归档的科技材料，都应当由形成部门加以系统的整理，组成保管单位（卷）册、袋(盒)。
2、报管单位应按保管期限表说明保管期限；并根据保密制度注明密级。
3、案卷封皮的各个项目，备考表填写清楚标题确切简明，文字材料依次编页号，编写卷内目录。
4、纸质优良，纸条字迹正规清晰，所有书写一律用钢笔、碳素笔或毛笔，文字材料单份装订成册，金属物一律拆除。
5、对于归档科技文件材料按规定做好移交工作。
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档案工作管理、考核、奖惩制度
一、考核与奖励
1、档案工作做的好坏，作为考核各级领导干部的内容之一，并列入各科责任状考核项目之中。成绩突出者，增加分，对出现问题者扣分，直接与年终奖励挂钩。
2、对档案工作认真负责，有突出成绩者，给予表彰奖励，对档案工作不负责任，甚至出现泄密丢失、损坏档案者，要追究责任，根据情节轻重给予处分和罚款。
3、能够按要求完整、准确向综合档案室移交科室形成等档案资料者，给予奖励。
4、勇于制止损坏、涂改、泄密、出卖档案文件者，为保护档案材料做出贡献的，给予特殊奖励。
二、处罚
1、无故不按时、不按要求移交档案资料的科室，扣发全年奖金的40%。
2、借阅文件、档案资料不按期归还（需延长借阅时间而没办理延期登记，视为不按期归还），扣罚签收人工资每次20元。
3、丢失档案资料，扣罚签收人每卷（份）20-50元，造成严重后果的加重处罚，并根据情节轻重给予处分。
4、借传档案文件，扣罚责任者双方工资各30-50元。
5、向无关人员泄露档案文件内容，每发现一次扣罚工资30元。
6、抽取、涂改、损毁档案文件，除罚款外，还要根据情节轻重追究刑事责任。
7、出卖、倒卖档案文件牟取私利者，要承担法律责任和经济制裁。
8、按照<<档案管理工资的规定>>第五条要求，不通知档案员参加本单位重要活动，扣罚主要责任者30元。

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会 计 档 案 制 度

一、归档范围：
根据《会计档案管理办法》，会计档案包括总账、明细分类、分户账、现金银行帐、固定资产账、财务报表、各种原始凭证和记账凭证等。
二、归档时间和要求：
1、每年形成的会计档案，有财务部门按要求归档要求，负责立卷。隔年移交档案室，移交时必须有移交清单，双方验收合格后办理交接手续。
2、做好会计材料的收集工作，收集齐全完整。
3、立卷时要分年度、分保管期限立卷，案卷质量要符合会计档案管理要求。

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档案管理控制措施

一、为确保各类有保存价值的材料及时收入档案室管理，以防档案材料的流失。凡是参加上级有关部门召开的各种会议材料以及中心主持召开的各种会议材料，各种培训班材料、宣传单、各种调查报告、疫情报告、各类统计报表、科研材料一律交档案室归档保存，否则不予签发。
二、离退休人员、调转工作人员、在离岗前必须把手中的材料办理好交接手续。自己不得留存，否则不予办理离退休手续和调转手续。
三、以上各类材料要完好无缺。如有丢失和破损追查责任。根据情节轻重，给予不同程度的处理。

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文书档案归档范围

一、凡是反映中心工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。
2、上级机关颁发的属于本站执行的文件，以及普发的、非中心主管业务、但需要贯彻执行的法规性文件。
3、上级机关转发中心的文件（包括报纸、刊物转载）。
二．本站的文件材料
1、中心召开的工作会议、职工代表大会、专业会议材料；
2、中心颁发的（包括转发及其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿，印刷稿、重要文件的修改稿；
3、中心的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与批复文件。
4、中心的各类统计报表和统计分析资料；
5、中心制定的管理条例、章程、制度等文件材料;
6、中心的历史沿革、站志、大事记，反映中心重要活动事件的剪报、声像资料，荣誉奖励证书，有纪念性的实物；
7、中心（包括上报和下批）干部任免，专业技术员评定、聘任、以及干部奖惩性文件；
8、中心编印的情况反映、简报；
9、中心工作活动的工作总结，计划报告；
10、各专业部门形成的文件材料。
三、上级机关和非隶属机关文件材料
1、上级主管部门对本单位工作检查形成的重要文件；
2、同级机关联系、协商工作的重要往来文件。
四、下级单位的文件材料
1、下级单位报送的重要工作计划、报告、总结。
2、下级单位报送的法规性备案文件。

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综合挡案室文书挡案保管期限表
一、上级机关的文件材料：
1、上级机关召开的需要贯彻的会议的文件材料；
主要文件材料 长期
其它文件材料 短期
2、上级机关颁发的属于中心执行的文件，以及普发的、非中心主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。
重要的文件材料 永久
一般文件材料 长期
其它需要执行的文件材料 短期
3、上级机关转发本站的文件（包括报纸、刊物转载）。
重要的文件材料 长期
一般的文件材料 短期
二、本站的文件材料：
1、中心召开各种会议的文件材料
（1）、中心召开的工作会议、职工代表大会、重要专业会议材料。
包括通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要声像 永久
典型材料、简报 长期
小组会议记录、参考材料 短期
（2）、一般专业会议文件材料
纪要、通知、总结、讲话、报告 长期
典型材料、简报 短期
2、中心颁发的文件材料
一般业务问题 长期
事业性有参考价值的 短期
3、中心的请示与上级机关的批复文件 永久
一般事务性问题 短期
4、中心的统计报表和统计分析资料：
年度报表 永久
季度月份的报表 短期
5、中心工作活动的工作总结、计划、报告；
主要业务活动、年度和年度以上的重要专题的 永久
半年的、季度的、一般专题的 长期
6、中心的计划、规划
年度和年度以上的 永久
季度的、月份的 短期
7、中心制定的管理细则、章程、制度等文件材料 永久
8、中心干部任免、专业技术职称评定、聘任、以及干部奖惩性文件；
中心领导人任免的文件材料 永久
中心内部各科负责人任免材料 长期
中心劳动模范、先进工作者等文件材料；
省级以上的 永久
盟级以下的 长期
中心对有关人员的处分材料：
影响大、问题严重的 永久
一般的 长期
9、中心编印的情况反映、简报；
重要 长期
一般 短期
10、中心组织沿革、大事记 永久
11、中心各专业部门形成的文件材料
重要 永久
一般 长期

声像档案归档范围及保管期限

一、各级领导来中心视察、检查工作形成的材料 永久
二、中心召开的各种会议及专业性会议形成的材料 永久
三、中心举办的各种重大活动形成的材料 永久
四、记录重大通报形成的材料 长期
五、教育培训形成的材料 长期

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科技档案保管期限表

一、基本建设
1、基建工程规划、计划任务书审批表 长期
2、工程设计原始材料、勘探 地质 水文 气象 及社会调查保管 长期
3、基建合同，土地市征购书 永久
4、基建工程设计任务书初步设计技术设计审批表计算书 永久
5、基建工程施工图、安装释图 永久
6、竣工图、施工记录、安装记录 永久
7、设计变更通知 长期
8、工程预算、概算、决算 长期
9、竣工总结、会议纪要、验收报告 永久
二、设备
厂家设备图纸、说明书、试验记录等 永久
三、科研成果
1、科研工作规划总结 长期
2、专题研究计划 长期
3、研究项目中的试验记录、数据材料 长期
4、科研项目合同、出版原稿 长期

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档案分类图

文书类 业务档案 财务档案 科技档案 图书资料 声像档案 实物档案

支 中 职 计 食 环 检 键 流 预 记 帐 其 基 科 设 A B 照 录 锦 奖
部 心 业 划 品 境 验 康 行 决 帐 薄 它 本 研 备 片 像 旗 状
卫 免 卫 卫 科 教 病 算 凭 建 成 资 公共图书 期刊 带 证
生 疫 生 生 育 科 报 证 设 果 料 录 书
科 科 科 科 科 表 音
A1 A2 A3 B1 B2 B3 B4 带

档 案 管 理 网 络 图
疾控中心主任

综合办公室

综合档案室

党 综 健 检 流 免 公 办 门
支 合 康 验 行 疫 共 证 诊
部 办 教 科 病 规 卫 科 部
育 划 生

档案室设备一览图
档案资料用房
档 案 设 备
档
案
库
房
资
料
室
档
案
柜
照
相
机
录
音
机
放
像
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湿
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档案目标管理工作制度汇编封皮 1
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