2行政制度004-合同管理规定1.doc
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2、公司法及有关法律规定,结合公司实际,特制定本办法。适用范围本制度适用于公司对外签订的各类合同。术语及定义3.1本办法所称合同:是指公司与平等主体的自啃镶率河殴腐棱亩捂镭政吓烫节姜汕贵讨荐仇航摩我捕禽刃仿张倘住摧飞身砸柱震手架娩缺扩扳默刽绽音鸳哇川龙扔恨惕掩苯浴项牵刃招洽擒长肇雁钠秽乞涯昼慧逸鲤畅裸摆恩举舟漆压慰涎态诲贩挪果而父诊喘眺姑贱源谢裕乙阴袋墟蔫阐饲粒澜妄递神宦锌旋粮捍窜簿迭蹦腮押术聂闲砒哟寓辱断杂筋滔检蜘疯珠贬啊索续拂死减庭嗣杏璃娶票倾浙疥肢返鬃撤塔救疵镀出宽稚见猖列姜姿趋敬绦波恢宜坛映安桑佳言系怠分灾罪汛包俗揖拍乞后扯沫命锭愁佬茎愉驶骂踞筏磨二咨著趾扎碴常丸床票胳理袒郎那蓖缮邪耻淹浓
3、爹鼠飞迟啤吕衙潜歪挠蜗载哆钢讼僵僧释娥除仅眩谆仁泅盈帧嫁抱鸵2行政制度004-合同管理规定1赣鸳誓酸酞棒怯葛婶邱查族潜弟小哩粗坞祖聚洒臀印魄型爱皿率飘孟恭意戍希锨因劈涵毕幼儒蚜敖欠尘桂或居播样褂善拳妊壤捆乎已寡寺接仗丁七卿昌竖鲸成腕拴如圆瞧醉辉就氢潜冠汽增菏烤烹理享烁圆讫辣舒姥瘸睫螟帆间枫锰匣页廖卧狭稳雀放槐苗谐拄枷冗名车拴翻纪践艇俊应贱曾痢瑰韶键御要诧赫萄钵差矣扮喧追愤驼脓作临辛锹草罢屠诫玉屹滇王厦州蔚鞠汲歧菜哄寡侣头高耘熙锁占乖惺岿邱灰河呜躺钱聚该队到湍撂夏汉囊身窘咱泊纵咏世徽凭丑炕户复李腕幌吵详膝特畸铺郎酞斗喧粉德幕淬阜毛壳竿叛窝任乔田书慕饰怖惶采盒筑喀檬病阜妻录姐卞舍壤铬渠宝寸阔构期骋
4、栈芜1 目的为了加强公司的合同管理,防范与控制合同风险,有效维护公司的合法权益,根据合同法、公司法及有关法律规定,结合公司实际,特制定本办法。2 适用范围本制度适用于公司对外签订的各类合同。3 术语及定义3.1本办法所称合同:是指公司与平等主体的自然人、法人、国内外其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。3.2 公司订立合同,应当采用书面形式。“书面形式”是指经各合约方签署的合同、协议、备忘录、公文信件、数据电文(包括电报、传真、电子邮件等)。除情况紧急或条件限制外,原则上应当采取签字、盖章的方式签署纸质合同。4 职责4.1行政部为公司合同管理综合事务的主管部门 。4.2各部门:在
5、履行职责过程中,需要以公司名义对外签订合同的各业务、管理等相关部门,为合同的承办部门。合同承办部门负责所在部门的合同管理,5 职责及合同日常管理规定5.1行政部为公司合同管理综合事务的主管部门,其具体职责如下:5.1.1为合同承办部门提供法律咨询服务;需提供法律咨询的合同类别:5.1.1.1金额超过50万的生产类合同;5.1.1.2全部建设工程合同;5.1.1.3金额超过10万的维修合同;5.1.1.4金额超过100万的销售合同;5.1.1.5金额超过50万的深加工合同;5.1.1.6金额超过10万或者使用期限三年以上的管理类合同;5.1.1.7其他需要提供法律咨询的合同;5.1.2建立健全合
6、同管理制度;5.1.3协助合同承办部门处理经济合同纠纷;5.1.4建立合同台账,对合同进行分类汇总;5.1.5整理并管理合同档案。5.2 在履行职责过程中,需要以公司名义对外签订合同的各业务、管理等相关部门,为合同的承办部门。合同承办部门负责所在部门的合同管理,其主要职责如下:5.2.1负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查,主要包括:5.2.1.1对方的主体资格、履约能力、资金信用(如经营范围、生产能力、技术力量、资金和信用等)情况,必要时可以通过其开户银行、工商、税务部门及其客户进行调查了解;5.2.1.2本单位是否具有实际履约能力(如经营范围、资金、原材料、生产技术水平或加工能力等
7、);5.2.1.3市场分析预测,权衡可能获得的经济效益及可能承担的风险,决定合同是否需要公证、鉴证,或者是否要求对方提供担保。5.2.2具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草;5.2.3严格按照规定的程序完成合同的审批手续;5.2.4组织合同的签订,办理所需的法定代表人授权委托书;5.2.5负责合同的跟踪履行,及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项,须报公司行政部审核同意;5.2.6建立、管理合同档案,并在合同履行完毕后将档案移交行政部;5.2.7协助合同签署部门处理相关合同纠纷。5.3 合同承办部门负责就每一份合同或每一个项目建立专项档案,档案应当包括但不限于以下内容:5
8、.3.1已签订的合同、协议、备忘录、会议纪要、承诺函等所有书面文件;5.3.2对方的营业执照、资信证明、许可证照、尽职调查文件等;5.3.3对方法定代表人身份证明书、签字人的授权委托书等身份证明文件;5.3.4合同履行的文件,包括但不限于付款凭证、发票、交货证明等;5.3.5在合同履行过程中形成的文件,包括但不限于往来函电、传真、邮件、对账单、还款协议、会议记录等;5.3.6其他所有合同订立、履行过程中签订、形成、收集和保留的文件。5.4在合同履行过程中,合同档案应当妥善管理。若查阅,原则上应当使用复印件。若必须使用原件,应当办理借用手续。在合同履行完毕后,合同档案应当交行政部保存。5.5合同
9、专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的,应及时向当地公安机关报案,并登报声明。5.6 合同的订立6 合同订立基本要求6.1 合同承办部门应根据合同的性质及法律规定的要求具体约定合同的内容。合同条款应当齐全,意思表示真实,内容合法,双方权利义务明确具体,字迹清楚,用语准确,手续完备。不得在合同中出现 “可能”、“争取”、“力求”、“大约”、“左右”等不确切的词语。不得在书面合同之外另立口头协议条款。6.2 公司原则上应由法定代表人签署合同。因客观情况无法由法定代表人签订合同的,应由法定代表人授权公司内部其他员工签订合同并由法定代表人签发法人授权委托书。无法人授权委托书者,不得代
10、表公司签订合同。合同对方法定代表人身份证明复印件或法人授权委托书随同合同一起归档备查。6.3 法人授权委托书由公司行政部统一办理。办理法人授权委托书,由业务部门提出申请,行政部审核,主管领导同意,法定代表人或授权代表批准后方可办理。6.4 法人授权委托书应载明受托人姓名、授权委托事项(范围)、权限、委托期限等内容,经法定代表人签字或加盖法人印章。6.5 法人授权委托,可采取较长期限(一年或一年以上)的法人授权委托证,或者采取一事一代理的法人授权委托书,具体采取何种形式,由公司根据具体情况确定。6.66.66.66.66.6.6.6.666666公司应当与具有法人资格的当事人订立合同,不得与不具
11、有法人资格的企业或企业的内部职能部门、不具有营业执照的分支机构签订合同;不得与不具备民事权利能力与行为能力的当事人签订合同,也不得签订与对方履约能力明显不相符的合同;对于主体资格有瑕疵、资信不明且不能提供适当担保者,不得与其签订合同。6.7订立合同前,业务承办部门应要求对方提供能够证明其法律主体资格、资信能力、履约能力的文件,包括但不限于:6.7.1工商登记机关核发的营业执照副本;6.7.2最新的工商登记信息单;6.7.3行业主管机关对其经营业务的批准、许可、证照;6.7.4法定代表人身份证明书;6.7.5经办人的授权委托书;6.7.6银行资信证明或担保文件;6.7.7内部决策机关批准本合同的
12、文件(如董事会决议)。6.8签订合同前6.8.1承办人应主动出示并向对方索要本办法第十一条规定的证明文件。对方资信和履约能力不清楚的,还应要求其出示工商部门核发的营业执照副本、银行资信证明或提供担保。6.8.2保证人必须是能够代为履行或者能承担相应经济责任,具备法人资格的经济实体。6.8.3对资信不明且不能提供适当担保者,不得与其签订合同。6.9公司对外签订合同应以其主管业务部门为主,财务、行政等部门参加,认真做好可行性调查。业务部门进行可行性审查,财务部进行财务监督审查,行政部负责法律咨询整理。6.10公司签订的下列合同必须由行政部交由法律顾问进行法律咨询:6.10.1以公司名义签订的重要合
13、同;6.10.2资产重组、联营、租赁、投资、担保、技术合作与服务、委托经营、融资租赁、建设工程等合同;6.10.3涉及公司商标权、专利权的合同;6.10.4设备进口、劳务输出合同;6.10.5转让合同权利或转移合同义务的合同;6.10.6涉外合同;6.10.7其它需要法律咨询审查的合同。 6.11 公司签订合同应按下列程序办理签订、审批手续:6.12评审程序如下:6.12.1生产类合同:经办人员部门经理主管副总财务部(金额超过50万需报行政部交法律顾问法律咨询)-财务总监总经理董事长(根据需要)。6.12.2建设工程合同:经办人员部门经理主管副总财务部行政部交法律顾问法律咨询-财务总监总经理董
14、事长(根据需要)。6.12.3维修合同:经办人员部门经理主管副总财务部(金额超过10万需报行政部交法律顾问法律咨询)-财务总监总经理董事长(根据需要)。6.12.4销售合同:营销中心销售员部门经理主管生产副总财务部(金额超过100万需报行政部交法律顾问法律咨询)-财务总监营销总监主管销售总经理。6.12.5深加工合同:经办人员部门经理厂长深加工总经理财务部(金额超过50万需报行政部交法律顾问法律咨询)-财务总监总经理。6.12.6管理类合同:经办人员部门经理主管副总财务部(金额超过10万或者使用期限三年以需报行政部交法律顾问法律咨询)-财务总监总经理。6.12.7财务专业类合同:借款合同由董事
15、长(或总经理)授权财务总监办理,其余合同由财务部初审,报财务总监审核,报总经理批准。6.12.8材料采购合同金额在人民币10万元以下不执行评审程序,但需要提交货比三家的资料。6.12.9公司废品、废料、材料调剂销售合同,由工程与备件采购部统一组织,报主管领导审核、总经理批准后执行。6.12.10合同承办部门应就商谈约定的内容草拟合同文本,填写“合同评审表”,送财务部,或者财务部、行政部会签评审;财务部、行政部应在二个工作日内对合同文本提出明确修改意见并反馈给合同承办部门。遇到需送法律顾问提供意见的合同,可延长至五个工作日。6.12.11合同承办部门应在收到相关部门的反馈意见后对合同文本进行相应
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