销售财务管理制度.doc

财务管理制度系列之七
销售财务管理制度(讨论稿)
第一章 总则
第一条 为加强对公司出货及其应收账款的管理，规范相关作业流程，明确相关人员的工作职责，保护公司财产的安全与完整，加快应收账款资金周转，特制订本制度。
第二条 本制度所指销售管理指因销售本公司产成品、半成品的财务管理；应收账款的管理主要指对赊销本公司产品而形成的应收未收款项的财务管理。
第二章 出货前准备
第三条 签订销售代理协议
对于新的业务员，公司应与其签订销售代理协议。
对于在本公司工作未满一年的新业务员，非特殊情况，原则上不得采用赊销方式发货销售，而只允许采用现款现货方式销售；
对于在本公司工作一年以上的业务员，根据业务员的资信状况及销售回款能力，公司可与其签订赊销资金占用额度许可协议，在额度内，可允许其采用赊销方式发货销售（包括存放在业务员处的周转货物）。
第四条 客户资信调查
对于赊销客户，市场部应事前对客户资信状况进行详细调查，对于资信状况符合要求的客户方可根据公司制度规定进行放账赊销。
对于采用现款交易客户，可以不进行相关调查。
第五条 建立客户档案
市场部必须对全部客户建立客户档案，对公司所有出货及售后服务情况进行跟踪登记，财务对客户登记表可以随时调用，做到资源共享。
第六条 销售价格
本公司销售产品出厂价格均含17%增值税，销售业务人员应全部以出厂价格对外报价。
第七条 发货规定
对于采用赊销方式的销售产品，必须与客户签订《销售合同》，销售合同必须按财务要求清楚列明结算办法、结算时间及提供发票的类型，并经财务确认后方可生效，合同副本交财务部核查备案（实在无法签订合同的，必须与对方签订收货、开票及结算的相关协议）。
公司必须制定的各类客户赊销信用额度及各业务员的信用额度，相关规定制定完毕后必须报财务部备案。对于在客户及业务员信用额度内的发货，只需营销部内务管理主管或以上批准即可，而对于超过客户赊销信用额度或业务员的资金占用信用额度的，必须按照《审批权限》规定处理。
本公司所有送货单由市场部制作，其他部门制作的送货单无效。市场部必须根据公司统一的格式制作送货清单。送货单必须经经财务审核加盖“发货专用章”并签字后，门卫才能放行，否则将追究当值保安及其直接主管的责任。
市场部应定期对客户进行评审，对于信誉度差、长期拖欠货款的客户只允许以现款形式提货。
第八条 销售合同之特别规定
销售合同为本公司与客户进行货款结算、以致于诉诸法律或仲裁的依据，市场部及分公司应加强对销售合同的重视和管理，特别是对于赊销销售合同，应确保直接与客户签订合同，不得与任何第三方或客户关联方签订，并提交副本或复印件予财务备案。
第九条 发货清单回单的管理
发货清单应随货发运，对于属于客户收货的，发货清单回单联应加盖客户的有效印章，如财务专用章、公章、或合同专用章，或由收货人签字，若是属于业务员收货的，应由业务员签名，市场部应将所有业务员的签名模式加以汇总登记，并交一份于财务部备案。
发货清单回单应于当月及时寄回公司，市场部应对发货清单回单予以跟进，并将其交予财务部备案。分公司业务员及其主管负有将回单及时寄回或催促寄回公司的义务，否则该笔回款不得计算业务提成。
第三章 销售货款及发票管理
第十条 销售收款
客户应据合同要求，及时将货款汇到本公司指定银行帐户。
未经财务允许，业务员原则上不得收取客户的远期支票，对于收到远期支票，必须经授权批准手续后才能办理发货相关手续。
业务员原则上不得收取现金或现金支票，特殊情况需收取现金的，必须取得财务主管人员同意，业务员应及时将所收取的现金电汇到本公司指定的银行帐户，市场部经理负有监督的责任。
第十一条 销售发票
本公司所有销售发票不论是增值税发票，还是普通发票，均内含17%增值税，财务以开具发票的当月作为申报纳税的时间。财务应建立、健全对发票的申购、开具、发放登记手续，并加强对空白发票的保管工作。
业务人员在销售合同签定后，在申请发货的同时按公司的要求提出开票书面申请，以确保公司货票同行制度。

开票申请中必须提供完整的客户单位名称、税号、开户行、帐号、地址、电话等详细的资料。如客户资料有变动，应及时书面通知部门内勤并提供客户变更通知，做好变更登录。

发票的领取：发票由市场部客服统一到公司财务部领取，并按照业务人员提供的客户收件地址统一邮寄给客户，客户必须对发票回执加盖其公司有效印章，如财务专用章、合同专用章或公章。客服主管人员必须做好发票的签收、核对、分发、邮寄等工作。

发票的退换
1、 在货票同行的原则下，所有开出的发票均有相应的货物数量。因此单独退票公司一般不予受理。因其他原因需要换票的，应该将原开出发票退换原因、原票和重新开票的申请及资料同时交市场部客服，由市场部客服交公司财务部重新开票。
2、 如货物尚未发出或合同规定必须见客户汇款底单才能发货而客户要求我司先传真发票，可以单独申请开票。并在开票申请单上注明原因。
3、各业务单位若发生全部或部份退货，且无需换货的，销售部应负有将发票追回或向对方索要退货证明（由对方当地国税局出具）的义务。
第四章 应收账款的管理
第十二条 赊销货款的管理
财务部立销售会计一职，专职进行销售及应收账款的管理，销售会计除了进行销售发货监控、销售账务处理、销售相关分析之外，还应当定期地与客户进行对账及外发收款通知单、欠款催收单，对于发出上述单据后客户未有回复的，则将应收账款对账单、收款通知单、欠款催款单交销售部内勤或业务人员与客户核对并催收货款，销售部内勤或业务人员必须在规定期限（15天内）内向财务答复跟进情况。
第十三条 表单控制
财务部每月上报管理层并抄送市场部的报表有：
应收账款账龄分析总表、分区表（月报）
分区销售及销售费用明细表（月报）
第五章 坏账及折扣
第十四条 坏账计提及处理程序
一、坏账计提
本公司根据业务性质，应收账款减值损失采用账龄分析法，按应收款项的账龄和规定的提取比例确认减值损失，计提坏账准备，具体标准如下：
账龄 计提比例
1年以内 5%
1-2年 10%
2-3年 30%
3-4年 50%
4-5年 80%
5年以上 100%
二、坏账申报及处理程序
坏账申报及处理程序如下：
1、市场部经理填写《坏账申请单》及相关说明
2、授权人批准人批准
3、相关资料交财务入账及办理其他销账手续
第十五条 折扣申报及处理程序
销售折扣申报及处理程序如下：
1、市场部经理填写《销售折扣申请单》及相关说明
2、授权批准人批准
3、相关资料交财务入账及办理其他销账手续
第六章 销售提成及返利的管理
第十六条 提成及返利管理
1、每月市场部客服计算出的各分公司或代理处的提成交财务部销售费用岗会计审核并挂帐。
2、各分公司或代理处费用（提成）应严格按照税法规定报销，可用房租、办公用品及费用、差旅住宿、汽车费用、招待、广告会议等费，但其中招待费不得超其销售额的0.5%、广告会议费(须有合同、会议通知、会议签到表)并不超其销售额的15%。
3、各分公司或代理处费用单据每月交销售部内勤统计转财务部销售费用岗会计审核，不符财务规定的和与税法冲突的，财务部一律剃除不予受理。差额部分由公司代开劳务费用，税费从其提成中扣除。
4、各分公司办事处或代理处高开返利部分，公司不承担17%增值税，一律从其返利中扣回。
第七章 附则
第十七条 本制度由公司财务部负责解释。
第十八条 本制度从2012年1月1日起执行。合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

销售财务管理制度 Page 6 of 6