印章、资质证照管理规定.doc
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1、XXXX有限公司印章、资质证照管理规定1目的 为使公司印章、部门印章及有关资质证照管理规范、有序,维护印章、资质证照的法定性和权威性,特制定本管理规定。2 范围2.1 公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章及部门业务章等。2.2 企业资质证照指公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证(正本、副本)、银行开户许可证及公司成立批复文件、批准证书等各种资质证件。3 职责3.1 财务部是印章和资质证照的归口管理部门,负责公司印章和资质证、照的管理、使用,并按规定办理证、照年检事宜。3.2 持有业务章或部门印章的部门负责人,负责对所持有印章的使用和保管。3.3 印章、资质证照应保管在有一定安全措施的保
2、险柜或铁柜内。对于不按规定保管印章及资质证件并造成不良后果的,由保管者负责。 3.4 印章和资质证件应在被授权持有、保管的部门内使用,一般不得携带外出使用。若特殊情况需将印章带出,须填写申请表,说明携带外出使用事项,经被授权持有、保管的部门负责人批准,由两人以上共同携带使用,携带人应确保印章和资质证照安全。3.5 印章及资质证照由总经理指定专人负责保管,保管人员调动或临时变更保管人,应办理印证交接手续,交接记录存档。4 印章使用4.1 使用原则4.1.1 印章严格按审定的使用范围及管理权限使用,不得超出业务范围或违反业务操作程序随意使用,以确保印章的权威性与严肃性。4.1.2 用印实行事前审批
3、制度,严格遵守审批管理程序,无手续或手续不全不得用印。4.2 使用范围4.2.1 公司印章a)向地方政府业务主管部门、上级单位或相关有关企业发出的公函、文件或资料;b)以公司名义下发的各种文件、通知及颁发对先进集体、先进个人及其他荣誉称号的证书;c)以公司名义开具的资信证明、各种登记资料、授权委托事项、权利义务确认等相关文书;d)其他需要加盖公司印章的文本、通知、材料等。 4.2.2 合同专用章、财务专用章等业务专用章,按照业务管理专项职能,用于合同、财务、年检报告、报关、及招投标等事务的管理。4.2.3 部门业务章,用于办理内部事务、对外或公司内处理答复职能、职权范围内的一般事务及专项事务。
4、4.3 使用程序4.3.1 对外签订行政事务协议、工商税务登记年检、员工报考、学习证明、各类统计报表等需加盖公章时,由申请人填写用印申请单,职能部门负责人核准,办公室批准后可直接用印。4.3.2 合同专用章的使用,经公司总经理批准或授权代表签字后,由保管人员直接审核、用印。4.3.3 其他印章和资质证件的使用,由所在部门比照本条规定和程序由部门负责人批准后使用。4.4使用要求4.4.1 所有盖印必须清晰、端正、规范。4.4.2 印章保管员在用印前,必须依照审批权限规定,查看用印件审批结果,审批手续完备的文件方可用印。4.4.3 印章保管员应对文件内容和用章审批单上载明的签署情况予以核以,对核对
5、无误的方可盖章,严禁在空白的介绍信、合同、公文用纸等凭证上加盖印章。4.4.4 临时保管人员要在事后将用印、用证依据(申请单)交原保管人审查、登记、存留。4.4.5 所有印章和资质证件的使用情况必须有完整的记录,并将加盖印章的文书或复印件存档(事务性文书除外)。4.4.6 印章遗失、损坏,管理者应迅速向总经理报告,并依法公告作废、按本办法的规定重新制发与原印章具有显著区别的新印章,及向资质证件管理机构申请办理新的资质证件。5 资质证照管理5.1 企业营业热照、税务登记证、组织机构代码证及批准证书等资质证照,由财务部负责管理。各部门因业务需要使用上述证、照复印件,须经部门主管、副总经理签字同意后
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