总经理室管理制度.docx

总经理办公室管理制度
目 录 
1. 总助日常工作制度--------------------------------------------------------------------3-
2. 总助接待工作制度--------------------------------------------------------------------4-
3. 总助人员考勤制度--------------------------------------------------------------------5-
4. 总助人事管理制度--------------------------------------------------------------------6-
5. 总助安全管理制度--------------------------------------------------------------------7-
6. 总助财产物资管理制度----------------------------------------------------------------8-
7. 总助固定资产使用、保管、保养制度----------------------------------------------------9-
8. 复印机管理制度----------------------------------------------------------------------10-
9. 总助文书立卷和归档管理制度---------------------------------------------------------11-
10. 档案查阅管理制度-------------------------------------------------------------------12-
11. 总助电脑管理制度-------------------------------------------------------------------13-
12. 总助卫生管理制度-------------------------------------------------------------------14-

一、总助日常工作制度
1. 到达办公室后与领导复合前一天交办任务的完成情况。
2. 提醒领导当天的日程安排，询问有无交办事项。按照急事先办的原则，办理领导交办的工作或续办未完事项，办理后应及时给予反馈。
3. 及时登记、收发文件，并汇集各部门上报的文件、资料、营业报表和重要接待任务，送领导审批。
4. 接听电话并接待来访者。接听电话要礼貌、热情、准确回答问询，凡直接找公司领导的电话应问清对方单位、姓名和基本事由，视情转接。如领导因故不能接听，应向对方说明情况，并请其留言做好电话记录。
5. 了解和掌握各科室执行总经理指令及各项决定的情况，向领导报告。
6. 根据公司领导的工作安排，撰写文稿，编写简报，宣传文件，上报下发。
7. 翻阅各类报刊杂志和资料，收集行业信息，供领导参阅。
8. 记录公司重要事项日记，年终撰写公司大事记。
9. 做好档案管理、会议安排及记录等工作。

二、总助接待工作制度 
1. 来信： 及时拆阅信件，认真做好登记，按照信函内容呈有关领导。根据领导批文意见抓紧催办，尽快答复。 
2. 来电： 认真接听电话，问清对方姓名、单位、身份、事由，涉及重要事项应认真做好电话记录，将电话记录呈有关领导批阅后抓紧办理和答复。 
3. 来访： 热情接待，问清来访者姓名、单位、身份和事由，认真做好来访记录，对来访者提出的问题要负责地进行解答，不能回答的应请示有关领导。 
4. 来宾： 问清来宾姓名、身份、单位、人数、目的、抵离公司时间。重要客人应向总经理汇报，并安排住宿和用餐审批手续。根据来宾的不同身份安排好参观、座谈等事项。 
三、 总助人员考勤制度 
1. 总助人员必须按时上下班，并按规定在进出公司时打卡。卡上记录的时间只表示员工进入或离开公司的时间，上下班时间以部门考勤记录为准。 
2. 总助人员考勤由行政文员负责，每天考勤记录在公司统一印制的员工考勤卡上，记录要做到准确无误。
3. 员工考勤卡每月汇总一次，由行政文员进行考勤统计，并填写公司统一印制的“员工出勤情况月报表”送报人力资源部，做为工资造表和发放工资的依据。 
4. 员工考勤内容有：出勤、迟到、早退、旷工、事假、病假、丧假、婚假、产假、探亲假、工伤假、法定假、哺乳假、年度休假和调休等。 
5. 总助人员应严格遵守劳动纪律，工作时间必须严守岗位，不得擅离职守和无故早退，外出公差应征得领导的同意。 
6. 总助人员因病请假，必须持有公司指定医院出具的病假证明，并经领导同意方可准假。 
7. 总助人员因私请假（含婚、丧和探亲假等），均应事先提出申请，并经领导批准。

四、总助人事档案管理
总助人事档案由人力资源部统一管理，并负责材料搜集、鉴别、保管、利用和转递，总助员工必须按《员工手册》的规定，准确填写员工登记表和如实反映情况，员工家庭地址和电话号码变更、家庭人口、婚姻状况和教育程度变化等情况，均应及时向人力资源部报告备案。 
五、总助安全管理制度 
1. 总助人员应自觉遵守公司员工治安管理制度和规定。 
2. 未经安全消防培训的员工不得上岗服务。 
3. 严格执行公司保密规定，保证文件的机密性。 
4. 总助人员一般不要在办公室内接待客人，会客应在指定的接待场所。 
5. 总助人员应保管好个人保管使用的办公室钥匙，如有遗失应立即报告办公室主任做出处理。 
6. 档案复印室钥匙要有专人保管。 
7. 公章应指定专人保管，总助人员应正确执行用章制度。
8. 办公室内保持无明火等安全隐患。 
9. 总助人员应正确使用电器设备，保证用电安全。
10. 下班前应切断电源，关好门窗，确保办公室安全。总助财产物资管理制度 
 六. 总助财产物资管理制度
1、财产设备管理
（1） 办公室使用的各种办公设备和交通工具由办公室主任具体负责管理，建立总助财产二级明细帐，以便随时与计划财务部和归口管理部门相互核对，做到帐帐相符，帐物相符。 
（2） 各种财产设备实行“谁使用、谁负责”，并切实做好日常的维护和清洁保养工作，做到物尽其用，爱惜使用。 
（3） 各种财产设备的调拨、出借必须经财务部经理或总经理审核，按批准文件填写计划财务部统一印制的“固定资产调拨单”。在公司内部各部门之间的转移，应填写“固定资产转移单”，并办理财产变动登帐手续。 
（4） 设备因使用年久和因损坏不能使用，或因技术进步而淘汰，需要报废时，必须经财务部经理或总经理组织技术鉴定小组进行鉴定，确认无使用价值时，才能办理报废手续。 
（5） 新设备的添置必须经公司批准，会同计划财务部和归口管理部门共同验收，并填写计划财务部统一印制的“财产领用单”，办理领用手续后，登记入帐。 
（6） 办公室秘书每季度应对办公室使用的各种设备进行一次检查和核对，每年定期清查盘点，确保帐物相符；发生盈亏必须查明原因，并填写计划财务部统一印制的“固定资产盘盈盘亏报告单”，报计划财务部和归口管理部门处理。 
 2. 物料用品管理 
（1） 总助物料用品由办公室秘书统一管理，具体负责编制年度物料用品消耗计划，按照物料用品分类，建立专用物料用品台帐，掌握使用及消耗情况，办理物料用品领用、发放、内部转移、报废和缺损申报工作。 
（2） 各类物料用品的领用，应填写计划财务部统一印制的“物料用品领用单”，经办公室主任审核签字后，向计划财务部仓库领取，并及时登记入帐。工具类物品，除因业务发展需要增领外，实行以旧换新的办法，必须填写“物料用品领用单”和“公司低值易耗品报废单”，报废的物品由计划财务部统一处理。 
（3） 各种物料用品的消耗、领用、报废、报损每月底由办公室秘书统计、清点一次，确保统计数字准确，数、物和台帐相符。
七、总助固定资产使用、保管、保养制度 
1. 总助固定资产范围 
总助固定资产所处位置包括办公室、会议室、会客室及档案复印室，种类包括车辆、电脑、打印机、复印机、传真机、沙发、办公家具、电器设备等。  
2. 固定资产管理制度 
（1） 办公室主任为固定资产负责人，办公室秘书为固定资产管理员。 
（2） 做好总助所辖区域固定资产的日常检查、维护工作，发现问题及时报修。 
（3） 固定资产管理员应做好各类固定资产的帐目保管及完善工作，做到帐、卡、物相符。 
（4） 固定资产的购置、移交、外租（借）、报废等，必须经办公室主任同意，并办理相应手续。 
（5） 总助所有人员必须按规定操作各类设备，严格进行日常保养，一旦发生故障，需立即报修。 
（6） 建立有关设备检修保养卡片，仔细记录设备维修情况。 
八、复印机管理制度 
总助本着既方便各部门工作需要，又能保证复印机正常运转的原则，特制定如下复印机管理制度：  
1. 复印机的使用、操作和管理由总助人员负责，他人请勿随便上机复印。 
2. 仅限于复印与工作相关的文件、资料，请勿用于私人复印。 
3. 复印人员需自备复印纸。 
4. 为了维护复印机的性能，更好地为各部门服务，在复印期间请不要过多连续操作，一次性复印不得超过20张，停机15分钟后，方可继续使用。
 5. 为了保证复印机的使用寿命，减短开机时间，除特殊情况外，每天11:30至13:00为关机休整时间。 
6. 由于违反操作规定而造成复印机设备的损坏，将由使用人照价赔偿。 

九、总助文书立卷和归档管理制度 
1. 公司文书、技术档案管理工作由总经理直接领导，授权总助具体实施，并对各部门的文书、技术档案工作进行监督、检查和指导。 
2. 凡是在日常工作中形成并使用的，已经办理完毕且具有查考价值的文件和有关材料，都属于文书立卷的范围,主要包括： 
（1） 会议通知、日程安排、工作报告、会议纪要、会议记录、典型材料、录音带、录像带和照片等； 
（2） 上级发来的有关决定、指示、条例、计划、通知、批复等； 
（3） 呈报上级领导部门的请示、报告、工作总结、规划、各类统计等； 
（4） 与有关单位协调工作的往来文书、合同、协议书等； 
（5） 各级管理人员的任免决定、奖惩决定等； 
（6） 员工劳动、工资、福利、教育培训、考核、晋级、职称评定材料等； 
（7） 接待工作的计划、安排、小结等； 
（8） 财产、物资的交接凭证等； 
（9） 基建、设备更新改造工程方面的往来文件和有关资料等； 
（10）表扬信、投诉信、电话记录、电报、传真、信访材料等。 
3. 归档的文件、资料种类、份数以及每份文件的页数等均应齐全完整。每份文件的正件与附件，印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形式的同一文件应分别列在一起，不得分开。 
4. 文书档案卷封面、卷内文件目录、备考表及案卷目录、目次、说明等，均应符合文书档案立卷格式要求。 
5. 立卷和归档工作原则上由文件形成部门负责，每年年终进行整理并归档。 
6. 公司主体文书资料，由总助负责归档管理。 
7. 除人事档案和会计档案，分别由人力资源部和财务部保管外，其它职能部门的文书资料经每年一次归卷整理后，次年元月底前完成移交给总助，实行统一管理。 
8. 有关职能部门在向总助移交档卷时，须先排列卷顺序、编号登记、填好<<归档案卷移交目录>>。移交部门和接收部门须按<<归档案卷移交目录>>清点、核对无误后，由总助签收。 
9. 文书档案的保管期限分永久、长期和短期三种。保管期限由有关职能部门会同总助拟定，报总经理审批。 
10. 过期档案的销毁，由总助负责。销毁前，须清点造册、检查、核对，并撰写过期档案销毁报告，由总经理审批决定。销毁档案时，须严格遵守保密规定。 
11. 档案必须放置在专用柜或专用库房内，要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温等设施。 
12. 档案收进、移出、借用等手续必须完备，严防档案丢失。 
13. 电子文件档案必须有专人管理。保管电子文件档案必须做到防高温、防磁、防潮、防硬物摩擦。
十、档案查阅管理制度 
1. 查阅档案，仅限于公司内部有关人员。非公司人员查阅或借阅档案须经总经理批准。 
2. 查阅档案，须由部门经理签字，经总助主任同意后阅档。机密文件，须由总经理签字认可后方可查阅。机密文件包括公司经营策略、工作计划、财务分析、工程改造、客户情况、劳动工资管理、人事安排、治安保卫等重要问题向上级领导机关发送的请示、报告等文件。 
3. 阅档只能在档案室进行,特殊情况须将有关档案借出阅览时，必须说明借阅时间和理由，并报公司领导签字同意。借阅时间最多不超过两天。 
4. 查阅档案，不得在原件上涂改或圈点，阅毕归还时，须经总助工作人员检查和清点。 
5. 需要复印原件，必须说明用途和数量，并经总助主任同意，方可复印。  
6. 人事档案、会计档案和工程技术档案的查阅规定，参照本规定执行。 
十一、总助电脑管理制度 
1. 总助电脑由办公室文员进行管理，须按时进行电脑杀毒软件的升级，并定期进行电脑的清洁。 
2. 总助人员应正确操作电脑，按照程序开机、关机，如长时间不使用请关闭电脑，以便节约能源。 
3. 未经授权禁止安装私人非法软件。 
4. 工作时间内禁止上网（与工作相关的资料查询等上网除外）、聊天、玩电脑游戏。 
5. 重要文件应设置密码，禁止泄露密码。
6. 电脑内的文件应存档有序，便于管理、查找。 
7. 未经文件使用者确认，不允许私自更改或删除电脑内的留档文件。 
8. 未经授权，不允许复制电脑资料用于个人使用，更不能提供给同行酒店使用，一经发现将按照《员工手册》相关条款予以处罚。 
9. 禁止私自拆装电脑及相关的硬件设施，出现故障应及时报告电脑房或专业维修商进行维修。 
十二、总助卫生管理制度 
1. 办公室设备设施应放置有序，保持桌面的整洁和电话、办公用品的整齐，墙面装饰应讲究艺术性。 
2. 保持总助所辖区域的地面干净整洁，无垃圾、无死角、无污渍。
3. 保持办公室各种家具表面光亮，清洁无灰尘、无水印、无污渍。 
4. 保持窗、窗台、窗框的干净整洁，玻璃明亮。 
5. 电脑、传真机、打印机等办公设备应定期进行清洁，保持良好状态，发生故障应及时维修。 
6. 下班时文件要归档存放，办公桌面只摆放统一办公用品。 
7. 办公室文员应每日进行电话机的清洁消毒。2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：