总经理室管理制度.docx
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1、总经理办公室管理制度目 录1.总助日常工作制度-3-2.总助接待工作制度-4-3.总助人员考勤制度-5-4.总助人事管理制度-6-5.总助安全管理制度-7-6.总助财产物资管理制度-8-7.总助固定资产使用、保管、保养制度-9-8.复印机管理制度-10-9.总助文书立卷和归档管理制度-11-10. 档案查阅管理制度-12-11. 总助电脑管理制度-13-12. 总助卫生管理制度-14-一、总助日常工作制度1.到达办公室后与领导复合前一天交办任务的完成情况。2.提醒领导当天的日程安排,询问有无交办事项。按照急事先办的原则,办理领导交办的工作或续办未完事项,办理后应及时给予反馈。3.及时登记、收发
2、文件,并汇集各部门上报的文件、资料、营业报表和重要接待任务,送领导审批。4.接听电话并接待来访者。接听电话要礼貌、热情、准确回答问询,凡直接找公司领导的电话应问清对方单位、姓名和基本事由,视情转接。如领导因故不能接听,应向对方说明情况,并请其留言做好电话记录。5.了解和掌握各科室执行总经理指令及各项决定的情况,向领导报告。6.根据公司领导的工作安排,撰写文稿,编写简报,宣传文件,上报下发。7.翻阅各类报刊杂志和资料,收集行业信息,供领导参阅。8.记录公司重要事项日记,年终撰写公司大事记。9.做好档案管理、会议安排及记录等工作。二、总助接待工作制度1.来信:及时拆阅信件,认真做好登记,按照信函内
3、容呈有关领导。根据领导批文意见抓紧催办,尽快答复。2.来电:认真接听电话,问清对方姓名、单位、身份、事由,涉及重要事项应认真做好电话记录,将电话记录呈有关领导批阅后抓紧办理和答复。3.来访:热情接待,问清来访者姓名、单位、身份和事由,认真做好来访记录,对来访者提出的问题要负责地进行解答,不能回答的应请示有关领导。4.来宾:问清来宾姓名、身份、单位、人数、目的、抵离公司时间。重要客人应向总经理汇报,并安排住宿和用餐审批手续。根据来宾的不同身份安排好参观、座谈等事项。三、总助人员考勤制度1.总助人员必须按时上下班,并按规定在进出公司时打卡。卡上记录的时间只表示员工进入或离开公司的时间,上下班时间以
4、部门考勤记录为准。2.总助人员考勤由行政文员负责,每天考勤记录在公司统一印制的员工考勤卡上,记录要做到准确无误。3.员工考勤卡每月汇总一次,由行政文员进行考勤统计,并填写公司统一印制的“员工出勤情况月报表”送报人力资源部,做为工资造表和发放工资的依据。4.员工考勤内容有:出勤、迟到、早退、旷工、事假、病假、丧假、婚假、产假、探亲假、工伤假、法定假、哺乳假、年度休假和调休等。5.总助人员应严格遵守劳动纪律,工作时间必须严守岗位,不得擅离职守和无故早退,外出公差应征得领导的同意。6.总助人员因病请假,必须持有公司指定医院出具的病假证明,并经领导同意方可准假。7.总助人员因私请假(含婚、丧和探亲假等
5、),均应事先提出申请,并经领导批准。四、总助人事档案管理总助人事档案由人力资源部统一管理,并负责材料搜集、鉴别、保管、利用和转递,总助员工必须按员工手册的规定,准确填写员工登记表和如实反映情况,员工家庭地址和电话号码变更、家庭人口、婚姻状况和教育程度变化等情况,均应及时向人力资源部报告备案。五、总助安全管理制度1.总助人员应自觉遵守公司员工治安管理制度和规定。2.未经安全消防培训的员工不得上岗服务。3.严格执行公司保密规定,保证文件的机密性。4.总助人员一般不要在办公室内接待客人,会客应在指定的接待场所。5.总助人员应保管好个人保管使用的办公室钥匙,如有遗失应立即报告办公室主任做出处理。6.档
6、案复印室钥匙要有专人保管。7.公章应指定专人保管,总助人员应正确执行用章制度。8.办公室内保持无明火等安全隐患。9.总助人员应正确使用电器设备,保证用电安全。10.下班前应切断电源,关好门窗,确保办公室安全。总助财产物资管理制度六.总助财产物资管理制度1、财产设备管理(1)办公室使用的各种办公设备和交通工具由办公室主任具体负责管理,建立总助财产二级明细帐,以便随时与计划财务部和归口管理部门相互核对,做到帐帐相符,帐物相符。(2)各种财产设备实行“谁使用、谁负责”,并切实做好日常的维护和清洁保养工作,做到物尽其用,爱惜使用。(3)各种财产设备的调拨、出借必须经财务部经理或总经理审核,按批准文件填
7、写计划财务部统一印制的“固定资产调拨单”。在公司内部各部门之间的转移,应填写“固定资产转移单”,并办理财产变动登帐手续。(4)设备因使用年久和因损坏不能使用,或因技术进步而淘汰,需要报废时,必须经财务部经理或总经理组织技术鉴定小组进行鉴定,确认无使用价值时,才能办理报废手续。(5)新设备的添置必须经公司批准,会同计划财务部和归口管理部门共同验收,并填写计划财务部统一印制的“财产领用单”,办理领用手续后,登记入帐。(6)办公室秘书每季度应对办公室使用的各种设备进行一次检查和核对,每年定期清查盘点,确保帐物相符;发生盈亏必须查明原因,并填写计划财务部统一印制的“固定资产盘盈盘亏报告单”,报计划财务
8、部和归口管理部门处理。2.物料用品管理(1)总助物料用品由办公室秘书统一管理,具体负责编制年度物料用品消耗计划,按照物料用品分类,建立专用物料用品台帐,掌握使用及消耗情况,办理物料用品领用、发放、内部转移、报废和缺损申报工作。(2)各类物料用品的领用,应填写计划财务部统一印制的“物料用品领用单”,经办公室主任审核签字后,向计划财务部仓库领取,并及时登记入帐。工具类物品,除因业务发展需要增领外,实行以旧换新的办法,必须填写“物料用品领用单”和“公司低值易耗品报废单”,报废的物品由计划财务部统一处理。(3)各种物料用品的消耗、领用、报废、报损每月底由办公室秘书统计、清点一次,确保统计数字准确,数、
9、物和台帐相符。七、总助固定资产使用、保管、保养制度1.总助固定资产范围总助固定资产所处位置包括办公室、会议室、会客室及档案复印室,种类包括车辆、电脑、打印机、复印机、传真机、沙发、办公家具、电器设备等。2.固定资产管理制度(1)办公室主任为固定资产负责人,办公室秘书为固定资产管理员。(2)做好总助所辖区域固定资产的日常检查、维护工作,发现问题及时报修。(3)固定资产管理员应做好各类固定资产的帐目保管及完善工作,做到帐、卡、物相符。(4)固定资产的购置、移交、外租(借)、报废等,必须经办公室主任同意,并办理相应手续。(5)总助所有人员必须按规定操作各类设备,严格进行日常保养,一旦发生故障,需立即
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