建材商会业务招待费管理制度.doc

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建材商会业务招待费管理制度

为规范商会内部控制管理，控制费用、合理开支，提高商会管理水平，促进商会业务活动的健康发展，特制定本制度。
一、业务招待费适用对象
商会业务招待费适用对象为：政府管理部门，上级主管部门及各类业务往来单位。
二、业务招待费开支范围
1、招待客人、客户的娱乐休闲、住宿、交通等费用；
2、宴请客人、客户的用餐、食品、酒水等费用；
3、赠送客人、客户的礼品、礼金等费用；
三、业务招待费审批权限及开支标准
1、单次业务招待费金额500元以下及预算内费用由秘书长审批报销，超出预算者报上一级审批。
2、单次业务招待费金额500元以上，由执行会长审批报销，超出预算1000元以上者报上一级审批。
3、单次业务招待费金额2000元以上及超出预算1000以上者，由会长审批。超出预算3000元以上者，报会员大会审批。
4、招待费用报销需遵循逐级报批制度，不得自报自批，并应遵循谁经手谁报销的原则，不得由他人代报，如同时有多个经办人参与招待，应由职务最高者报销。
四、业务招待费申请流程及报销规定
1、按照商会下达的年度预算指标，在限额内使用业务招待费，原则上禁止超支现象发生。
2、所有的招待事项实行事前审批制度，发生招待业务前，接待人员应事先填制业务招待费申请单，按照上述第三条规定的审批权限办理，严禁先斩后奏。
3、外出招待无法填制申请表时，应以电话或短信向上一级请示，经批准后方可办理，事后三个工作日内需补办手续，无手续者不予报销。
4、所有招待费用必须列明事由、招待对象及地点，同时须内部人员证明。
5、业务招待费一律凭发票报销，发票台头必须填制单位全称，手撕发票及收据一律不予报销。
6、获取餐费及其他费用发票时，需同时取得消费明细单；获取商品发票时，须同时取得购物小票，招待费用报销必须单据齐全，否则，财务部不得办理。
7、内部人员工作餐费按20元/人.次以下标准，年度聚餐费按50元/人.次以下标准在福利费中列支，超出部分由批准人承担。
8、招待费用发生后，费用申请人必须在5个工作日内办理报销手续，超过规定报销时间按报销金额的15%处罚，超过20天则不予报销。特殊情况者，须报会长审批。
9、财务部应严格审查业务招待费发生的业务是否真实、票据是否合法、单据是否齐全、审批手续是否完备，并有权拒绝不符合招待标准、报销流程、审批权限的费用报销。
10、虚报冒领费用或违规报销者，一经查实，按虚报及违规金额处以1-5倍罚款，情节严重者，可追究法律责任。
五、业务招待费登记规定
1、行政部应根据《业务招待费申请单》对招待费用逐笔登记，同时报财务部备案。
2、超预算费用报销应由申请人编写费用超标说明，并报执行会长或会长审批后办理，行政部应在登记表备注栏注明。
六、附则
1、本制度自2013年5月1日起实行。
2、本制度由财务部负责解释。

附表一 业务招待费登记表

2013年
部门
申请人
招待事由
招待对象
地点
报销金额
批准人
备注
月
日

附表二 业务招待费申请表
申请部门

申请时间

申请人

申请金额

来宾人数

陪同人数

用餐地点

用餐时间

招待对象

招待事由

秘书长审批

执行会长审批

会长审批

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