采购入库物资数量管理规定-修订.doc

流程制度文件
编号
CK-004
版本
1
生效日期
2011-5-4
文件名称
采购入库物资数量管理规定
页码
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一、制定目的：
为了强化物资入库时的数量管理要求，确保采购物资在入库时重量及数量的准确性，防止因人为及管理漏洞造成公司的损失，特制定采购入库物资数量管理规定；
二、适用范围： 冰箱事业部、铝箔事业部、新区事业部、空调事业部等仓库；
三、工作职责：
仓库保管员：负责物料收货时重量的称重、数量的清点、物料的收发、保管、台帐的登记等工作。
电脑记账员：负责各类单据的录入、票据的打印、供应商票据的整理、回收等工作；
监磅员：物料入库时，负责各类物资称重计量的司磅工作。
仓库主管:监督仓库保管员收料时称重计量操作规范性，负责仓库保管员收料时业务的指导工作。
四、流程说明：
数量管理基础要求：
1、仓库保管员在单证齐全后，办理物资的验收工作。在入库前，核对物料的规格、型号是否与送货单相符，同时核查该批订单的数量多少。核实完毕后，在不超过订单数量的前提下办理入库手续。
2、 物资入库计量方式：
（1）重量入库：
Ø 全称类物资：铜管类、铝板类、铝箔类、铝管类、直管类、粘结膜类、镀锌板类、打包带、塑筒、塑料纸、焊条类、锡焊丝、铝焊丝、小桶机油、铜带、铬锆铜、电极座、漆包线、铁皮打包带等入库时采取逐一称重的模式操作；化工类中桶装物资如树脂、色膏、液压油、机油、稀释剂等逐一称重入库；乙炔、液氩、液氮等逐一称重后办理入库。乙炔每四瓶一称；
Ø 整车全称物资：线材、钢丝、光亮管、柴油、硝酸、硫酸、盐酸、钢材、煤等采取在80T地磅整车过磅称重的模式操作；
Ø 抽称类物资：粉末、泡沫纸、缠绕膜、海绵、电焊条等均按照抽称皮重办理入库；
（2）数量入库：侧板、连接管、短U、储液器、毛细管、堵帽、衬管、铜铝接头、配管辅料、五金件等均采取数量清点的模式办理入库；
（3）数量和重量入库：短U类物资均采取清点数量外加称重后办理入库；
（4）压力抽测入库：氧气、氮气、氩气、氦气等均按照气压抽测进行入库；散瓶根据生产情况进行抽检，抽检比例不小于20％，集装箱全检；
编制： 审核： 批准：
（5）按照米数或者其他入库：如：热缩管、黑色扎丝、EPE管、电线等
3、全称类物资需每件进行称重，称重后，张贴颜色识别标识卡，记载毛重、净重数量及入库日期；填写入库码单，打印称重电子凭条；打印完好的电子凭条粘贴于码单财务联后。
4、各仓库所有称重物料收货时必须两人参加，并在抽查记录上签字确认。另外各仓库不同种类的物料抽验结束后，仓库保管员在送货清单上签署实收数量并签字；
5、各仓库保管员对于数量抽查后，在抽查样本上粘贴《物料抽查卡》，抽查卡上注明清点数量、日期及责任人；
6、对于抽查的净重数量/重量如有误差且超过磅差或者标准的2‰时，则当批同规格所进物料全部按短少最多的重量/数量全部扣计；供应商现场可以确认的，由供应商现场签字确认。不能现场确认的，由仓库保管员将物料短少情况通过工作联系单形式书面告知事业部资材部；由其通知供应商前来确认。
7、仓库保管员收货完成后，将相关的收货码单、送货单、电子凭条整理后传递到电脑记账员处；仓库主管跟踪、催收采购传递凭证的送达情况，在传递凭证送达后，安排电脑记账员做好物料的入库手续，并将单证整理整齐及时传递。对于通扣的物料，由电脑记账员在入账时扣除通扣的数量。
五、操作细则
无包装直接称重：
1、 铝焊丝、铜带、铬锆铜、电极座等入库时，仓库保管员对于每件物料逐一进行称重；称重后，按照实际称得的净重与供应商送货清单上提供的净重进行比较是否存在差异；重量无误后仓库保管员按照实际称得的重量办理入库手续；
2、 若重量存在差异，仓库保管员需将此情况以书面情况反馈给资材部业务员，作为对供应商月底考评的依据；
通过皮重和毛重计算净重；
1、 毛重称量：需要全称的在办理入库时需逐一进行称取毛重，打印电子称重凭条。
2、 皮重称量：可以去除皮重的，如铝管、铝板等，要抽称皮重。抽称皮重时按照不同规格型号的2%比例且不低于2个抽取样本，（铝管按照不同规格的10%且不低于3个抽取样本）；抽取的样本拆除外包装后当场用5T地磅或者300KG电子称称得毛重，打印电子称重凭条，并填写抽样称重记录，电子称重凭条粘贴于抽样称重记录后。无法去除皮重的，如铜管、化工类物资等，铜管按照不同规格的2%且不低于2个样本进行抽称，其他类按照不同规格的5%且不低于3个样本进行抽称，抽取的样本在外包装上做好统一的可追溯性标志；填写好《皮重复称通知单》。仓库保管员发料时优先发出需称皮重的样本，并将《皮重复称通知单》连同物料一起发给生产分厂，通知分厂保存好样本外包装；抽样物料在使用完毕后，仓库保管员和分厂人员共同称取皮重，并签字确认。
3、 卷芯重量称量：对于卷芯重量统一且可以回收使用的，当月抽取50个进行称重取得平均重量，作为下月扣除卷芯重量的依据。对于铝箔等卷芯每个都标识重量的，在计算净重时可直接扣除，不再计算平均重量。
4、 计算样本净重，净重=毛重-皮重-卷芯重量，并与产品标识净重进行核对,抽查的净重数量如有误差且所亏重量超过标准（2‰）时，则当批同规格所进物料全部进行通扣；并将物料短少情况通过工作联系单形式书面告知事业部资材部；作为供应商月底考评的依据。
5、 对于存在盒装或者箱装物资入库时如：电焊条、粉末、海绵等、按照不同规格的5%且不低于5个样本进行每箱/盒进行称重，打印电子码单；此外对于每盒/箱进行开箱，去除内包装袋后进行称重，实称净重与供应商提供的净重进行核对，是否存在差异。若存在差异则进行通扣；
6、 整车进行称重需回皮的如：线材、钢丝、光亮管、柴油、硝酸、硫酸、盐酸、钢材、煤等采取在80T地磅整车过磅称重的模式操作； 物资卸完后，空车在80T地磅上回皮；打印电子凭条，计算净重，并按照实际称的重量办理入库手续。空车回皮时不允许有驾驶员在车上。
气体以数量和重量入库：
1、对于既要以重量又要以数量进行入库的如:短U入库时，先清点100只短U放于天平秤上进行称重，称的实际重量，计算本袋物料的重量后，在进行称重。实际称重重量与理论计算重量进行核对，是否存在误差；若存在误差，误差较大的进行全部清点，以确定袋中物资的实际数量。
以压力及重量入库
气体名称
计量单位
重 点 注 意 事 项
氧气
瓶（或集装箱）
标准压力12.5±0.5Mpa
氮气
瓶（或集装箱）
标准压力12±0.5Mpa
氩气
瓶（或集装箱）
标准压力12.5±0.5Mpa
氦气
瓶
标准压力12.5±0.5Mpa
乙炔
公斤
清点瓶数并用300公斤电子磅分次称出气体瓶数的总重量，把分厂(或部门)已用完退库的相同空瓶数量称出皮重，计算本次所送气体的实际重量。上述称重过程要用《原始抽测划码记录单》，码单记录内容要完整，并将码单一联附于入库单后交财务部。
焊割气
公斤
二氧化碳
公斤
液氧
公斤
供方送货到厂后联系仓库管理员对所送物资在5T地磅上过磅计量，打印毛重码单，仓库保管员登记瓶号/重量，并在供应商的送货单上注明毛重，在用完结束后，通知供应商对空瓶进行回收并称重回收瓶的重量，打印皮重码单，在供应商的送货单上注明皮重，计算实际使用的重量。
液氩
公斤
1、入库必须清点瓶数，同时抽检压力（称重气体除外），散瓶根据生产情况进行抽检，抽检比例不小于20％，集装箱全检；严禁称重气体办理入库时由供气单位整车到80吨大地磅上一次称重及回皮；
2、为防止供应商违规操作将集装箱中部分气瓶阀门闷掉，每月对各供应商所提供集装箱气瓶抽查并联管路和阀门，频次不少于2次/集装箱气体/供应商/月，发现违规现象，当场经供应商确认后，当即报质量部，按相关协议做扣款处理：
3、所有入库、抽检、全检、称重等均必须做好气体检测记录表和供应商签字确认，并保存备查；
4、仓库需建立供应商、分厂领（占）用气瓶台账，纳入季度盘点项目中。
以数量进行入库
1、 无小包装的，以数量入库的物料数量要全数清点，如木托、木箱、蜂窝板箱等；
2、 有小包装的（含捆扎），以数量入库的物料，先全数清点包装的数量，再抽查5%以上（不低于5个）小包装内的数量，计算所接收物料的总数量；小包装内物料数量低于供应商标识的数量时，以最少数量作为基准计算总送货数；
3、 对于小包装中物资价值不大，且数量较多（500个以上）的如：衬管、堵帽、管夹等在入库时，可采用重量与数量相结合的方式来进行数量上的确认。先全数清点小包装数量，确认与送货数相符，然后抽取5%以上（不低于2个）的小包装，每个包装抽取10-50个物料，用电子秤称量计算平均重量，然后称取总重量后计算每个小包装内的物料数量，允许有1%以内的误差。
4、 对于连接管、储液器、铜铝街头、方U、配管等价值比较大的铜铝制品，除按2的原则进行数量确认外，还需要抽取5个以上的样本，用称重的办法进行数量上的确认和复核；
5、 对于包装内物料排放整齐，可以过目识数的，需要全数清点入库，如胶带、部分五金件等；
以复合单位入库类
部分物料以数量为主要计量单位入库，但同时需要考虑其他单位的，如电工胶带、铝箔胶带、封箱胶带等，要采取称重或者拉出长度等方式进行确认其他的单位，如平方米、米等，每批抽查数量不低于1个样本。
六、物料入库管理相关考核
1、未按流程办理收料手续，单据、记录不齐全完整的，考核50~100元/次；
2、未按公司要求进行进料数量清点，稽查后未造成公司损失的，按100元/次进行考核；造成损失的，按前12个月采购总额短缺金额的10~20%进行考核，不低于500元；
3、未按要求进行抽点，弄虚作假的，按200元/次考核；
4、收料数量、规格与实际不相符，也未及时汇报给主管的，考核100元/次，造成损失的另外追究责任；合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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