物资采购计划管理规定.doc

武汉凯迪电力股份有限公司
Wuhan Kaidi Electric Power Co.,Ltd.

物资采购计划管理规定

（2003年6月16日总经理办公会讨论通过）
内部文件，切勿外传

目录
1 目 的 1
2 范 围 1
3 职 责 1
4 程 序 1
4.1项目采购计划 1
4.2年度采购计划 2
4.3采购申请单 3
4.4计划的执行与检查 4
4.5采购申请单的变更 4
4.6采购统计报表的编制与审核 4
4.7月计划会 5
5相关文件 5
6 记 录 5

物资采购计划管理规定 版次：A/0 页次： 14 /10
物资采购计划管理规定
1 目 的
为规范公司物资采购计划、采购申请单和采购统计报表的管理，特制定本规定。
2 范 围
规定了物资采购计划、采购申请单、物资采购统计报表的编制、执行与变更办法。
3 职 责
a) 项目采购经理负责编制项目采购计划、项目月度采购计划、项目月度招标计划和项目月度资金计划，并组织实施。
b) 物资采购部统计核算员负责编制物资采购部资金计划。
c) 项目经理部设计人员负责提出该项目的采购申请单和采购申请变更单；总经部负责提出公司生产和办公设备采购申请单；物资采购部计划员负责接受采购申请单、采购申请变更单，并建立相应台帐，编制相关统计报表。
d) 采购工程师按照采购计划和采购申请单的要求，承担具体采购工作。
4 程 序
4.1项目采购计划
4.1.1项目采购计划是项目采购经理根据项目计划的要求，为实现项目目标，对项目采购的目标任务、采购原则、采购程序、采购重点和方法等的总体构思而形成的书面文件。项目采购计划是项目计划在采购方面的深化和补充。
4.1.2编制项目采购计划是项目初始阶段的工作，应当在项目初步（基础）设计审查会之后二周内完成。项目采购经理在项目经理和物资采购部部长的组织和指导下，编制项目采购计划。项目采购计划一般包括如下内容：
a) 描述项目采购任务的范围，明确公司与业主及施工单位在项目采购任务方面的分工及责任关系。
b) 说明业主对项目采购工作的特殊要求，以及公司的应对措施。
c) 对采购原则作出规定：包括经济原则、质量保证原则、安全保证原则、进度保证原则、进口设备材料的采购原则、分包原则等。
d) 费用/进度控制要求。项目采购的费用/进度控制目标，应服从整个项目的费用/进度控制目标。在项目采购计划中，应明确规定费用/进度控制的要求和目标。
e) 催交、监造、检验和运输要求。对关键设备应制定出明确的催交、监造计划，提出具体的检验要求，并对运输和包装作出计划。
f) 特殊问题的说明。例如关键设备的采购，要求提前采购的设备，超限设备的采购和运输，现场组装的设备等。
g) 降低采购成本的具体措施。
h) 为完成项目采购任务的其他问题说明。
4.1.3项目采购计划编制完成后，报物资采购部部长和项目经理。
4.1.4项目采购经理每个月必须根据项目采购计划编制月度采购计划。
a) 月度采购计划是项目采购计划的细化，项目采购经理依据月度采购计划组织实施并检查项目采购工作，确保物资采购交货进度。
b) 项目采购经理每月26日提交下月月度采购计划。月度采购计划一般应包括当月采购设备的清单、采购方式的选择、采购工作具体时间及人员安排等内容。月度采购计划除包括当月计划安排外，还必须有对上月采购计划执行情况的总结、对执行偏差的分析及纠偏措施。
c) 月度采购计划经物资采购部部长批准后，报项目经理。
4.1.5项目采购经理每个月依据月度采购计划，编制月度招标计划。
4.2年度采购计划
4.2.1物资采购部部长在每年年末编制下一年度物资采购年度计划，报分管副总经理批准。
4.2.2年度采购计划的编制依据为正在实施的工程项目的采购计划、项目管理部项目实施的实际进展情况、市场营销部对下一年度可能承接的工程项目的数量及规模的预测，在此基础上，对物资采购部下一年度采购工作进行总体构思和统筹策划而形成的书面文件。
4.2.3由于市场预测的不确定性,计划采购远粗近细的原则编制,年度采购计划的内容包括：
a) 全年采购任务：包括正在实施的项目在本年度的采购计划任务和预计将要承接的工程项目将在本年度实施的采购任务。
b) 采购工作的全年进度安排。
c) 采购资金计划平衡及时间进度安排。
d) 招标工作计划安排，可以安排捆绑招标的情况必须明确提出。
e) 可以发展为战略伙伴关系的供方情况，签订长期协议的设想，重点供方的考察建议，合格供方的评审计划等。
f) 员工队伍的建设。
4.3采购申请单
4.3.1物资采购申请单是请购部门提交物资采购部进行物资采购的文件，是物资采购部进行采购活动的唯一有效的依据和指令，物资采购申请单应包括：物资名称、数量、规格型号、技术要求、质量标准、交货期、交货地点等，并附上必需的技术文件，如：图纸、数据表、技术规范等。请购部门可提出建议的供方名单或品牌并提出推荐理由。
物资采购部门必须按采购申请单的要求，保质保量按期采购回所需物资以满足项目需求和生产经营所需。
4.3.2项目设计人员，依据项目实施计划的要求针对项目进行设计和结构分解，直到提出采购申请单以及相应的技术规范书。
公司生产和办公设备由总经部提出采购申请单。
4.3.3采购申请单必须有编号，编号应保证采购申请单有较强的可追溯性。
4.3.4工程项目的采购申请单需经项目经理和物资采购部部长审核后报公司分管副总经理批准；公司内部生产和办公设备的采购申请单由总经理工作部部长和物资采购部部长审核后报公司总经理批准。
4.3.5物资采购部计划员接收并归档经批准生效的采购申请单，并按项目、请购部门建立《采购申请单台帐》。
物资采购部计划员按产品类别和项目月度采购计划安排相关采购工程师负责有关的采购工作。
4.4计划的执行与检查
a) 物资采购部计划员应根据物资采购申请单检查采购工作进度，并及时向物资采购部部长和请购部门反馈。
b) 项目采购经理依据项目月度采购计划检查该项目采购工作进度，及时发现采购计划执行的偏差情况，采取有效的纠正措施，并将计划执行中的偏差情况和纠偏措施向项目经理和物资采购部部长汇报。
4.5采购申请单的变更
a) 当采购申请单的有关内容如供货范围、交货期、技术要求等方面发生变更时，请购部门必须及时发出采购申请变更单。
b) 项目采购申请变更单需经项目经理批准后生效。
4.6采购统计报表的编制与审核
a) 每月25日前，物资部采购工程师按项目编制下月《资金计划》，分别报给相关采购经理，项目采购经理汇总整理所负责项目的《资金计划》，并与该项目费用控制工程师协商后拟订本项目的《资金计划》。
b) 物资采购部计划员每月末依据采购合同台帐，按工程项目分别编制各项目的当月合同汇总表，经部长审核后报公司主管领导和各项目部。
c) 物资采购部计划员每月月末依据采购申请单台帐和采购合同台帐，按工程项目编制当月《采购合同到货情况反馈表》、《采购申请执行情况反馈表》，经部长审核后报各项目部。
4.7月计划会
a) 物资采购部部长每月末主持召开物资采购月计划会，总结当月采购工作，对物资采购部下月采购工作进行统筹安排和资源平衡，确定每个项目具体的采购工作进度和人员安排，确定每个项目的资金计划。
b) 月计划会须对各项目报送的《资金计划》进行确认，物资采购部统计核算员每月月末汇总各项目《资金计划》，编制物资采购部下月《资金计划》，经部长审核后报经营计划部和分管副总经理。
5相关文件
a) 《武汉凯迪电力股份有限公司物资采购管理制度》
b) 《武汉凯迪电力股份有限公司招标管理制度》
c) 《采购控制程序》
d) 《物资采购招标管理规定》
e) 《资金计划管理办法》
6 记 录
a) 《采购申请单》
b) 《采购申请变更单》
c) 《项目月度采购计划》
d) 《项目采购申请单台帐》
e) 《物资采购部 月份物资招标工作计划》
采 购 申 请 单
表格编号：KS210-2002-T5 记录编号：
项目名称

项目代号

物资名称

购置数量

请购单位

型 号

到货日期

规 格

到货地点

单价预算

1 主要技术参数：

2 用途说明：

3 推荐厂家及推荐理由：

编制

日期

审核

日期

物资部

日期

批准

日期

采 购 申 请 变 更 单
表格编号：KS210-2002-T5 记录编号：
项目名称

项目代号

请购单号

请购部门

1 变更内容：
2 变更原因

编制

日期

校核

日期

批准

日期

项目月度采购计划（ 年 月）
一、 上月计划执行情况
序号
计划内容
责任人
完成情况
偏差分析
解决办法

二、 本月计划
1．采买
序号
内容
建议采购方式
备选供方及选择理由
计划时间（开始-结束）
备注

2．催交与监造
序号
设备名称
合同号
交货期
履约情况
催交计划
责任人

3．检验及运输计划（根据需要填写，可不写）

4．其它需要说明的情况（根据需要填写，可不写）

三、 项目采购中存在的问题和建议（根据需要填写，可不写）

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项目采购申请单台帐

序号
请购单位
采购内容
采购员
承接期
供货期
请购单号
合同号
合同到货期
备注

物资采购部 月份物资招标工作计划

序号
项目名称
招标设备名称
邀请投标供方
招标时间
招标地点
招标方式
责任人
1

2

3

4

5

6

审核: 制表合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责