办事处管理制度2012.doc
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4、办事处职能1. 完成销售任务,同时实现利润。2. 负责处理客户投诉。3. 负责收集、整理、反馈市场信息。4. 减少赊欠账款。5. 服从公司销售部管理。(一)办事处经理的职责:1. 管理本区域销售工作并做好办事处的内部管理。2. 管理办事处所有人员 ,并承担相应责任。3. 维护公司形象,维护品牌形象。4. 督促、执行办事处制度 。5. 解聘(需申请)不合格的办事处人员。6. 在当地投放(需申请)广告。办事处经理工作细则:1. 帮助、监督办事处员工做好本职工作并做好工作记录(工作记录的内容:业务员的开户时间、财务检查记录、入单开单检查记录、库房检查记录、会议记录等。)。2. 每月一次简短例会,做会
5、议记录。3. 提前一天安排工作。4. 安排盘库,每月不低于一次库存盘点,一次不低于10种产品。5. 检查库房情况,做记录。6. 安排办事处卫生、做饭轮值。7. 报计划时,办事处经理与库管要反复核对所报计划是否合理。8. 抽查内勤工作情况,做记录。9. 费用票据审核签字,并承担相应责任。(如果经理外出可有销售内勤代签,经理回单位后补签)10. 过问、检查内勤与库管、出纳的对账工作,做记录。11. 调货与客户解释说明,不得欺瞒客户,分清质量责任。12. 按时回复公司传真通知。13. 接到客户要货电话,重复一遍品名和数量。14. 公司发货错误,到货三天内,办事处需联名证明,以书面形式反馈给公司,逾期
6、不受理。15. 当时拿不到欠条或客户签字证明欠账的销货清单,经理签字证明欠款并承担责任。16. 客户投诉,先道歉,再解释,必须给客户以答复。17. 销售内勤、库管、出纳不称职者,经理可将其降职为其他人员,其他人员表现突出者,经理可将其升任库管、出纳、销售内勤。18. 收到客户礼品时上报销售部经理,由销售部经理进行分配。19. 假日期间送客户礼物,办事处经理须上报请示销售部经理。20. 检查财务工作情况,最长十天不定期抽查一次现金库,抽查时在现金盘点表上由经理和出纳共同签字传回公司。21. 建立客户档案,尤其是有欠款的客户。(档案内容包括年销售额、欠款情况、身份证复印件等统一格式)。22. 质量
7、有问题必须填写质量反馈单并传真回销售部(二)销售内勤职责1. 协助办事处经理管理其他人员。2. 协助办事处经理处理日常业务。3. 给他人做表率,维护制度,遵守纪律。4. 接听电话。5. 安排发货。销售内勤工作细则:1. 尊重客户,对客户有礼貌。2. 提前一天安排工作。3. 每日与出纳、库管对账,并给库管保留一份销售清单,销售清单注明已收款或未收款,未收款的销售需有经理或客户签字证明欠账,外地的客户要求有客户签字的传真对账单。4. 销售内勤当天对账后,在“往来明细账”中记录欠款收支情况。5. 出货开单,当天入单,最迟不得超过第二天上午十点。6. 做好电话流水记录本,标明日期,不得销毁。7. 负责
8、客户档案本、往来账、电话流水记录本、销货清单等档案的保管。8. 调货与客户解释说明,不得欺瞒客户,以分清质量责任。9. 甲货代替乙货,开单后,必须在电话流水中记录,当天入单必须改过。10. 电脑销货、退货入单保存,必须是实际货物、实际数量、实际金额。(不允许货物替代,如:日清替海天)11. 接到客户要货电话,重复一遍品名和数量。12. 尽量要求客户以传真形式报计划单。13. 给业务员客户开单必须在该业务员名下。14. 客户投诉,先道歉,再解释,做电话记录,并上报经理。(三)库管职责:1. 安排装车、卸车。2. 出入库准确。3. 安排整理库房。4. 配合办事处经理,安排盘库。5. 保证库存帐实相
9、符6. 库管出货遵守先进先出原则。库管工作细则:1. 多人配货时,库管安排其他人配货,库管复核。2. 报计划时,办事处经理与库管要反复核对所报计划是否合理。3. 出库必须填写出库单。4. 按标准,做到库房整齐、整洁。5. 建立手写帐,当天入账,特殊情况不得超过第二天。6. 每日与销售内勤对账。7. 出入库复核、点数。8. 负责库房的记号笔、书夹、手电等用品管理(放置在专门地方)。9. 尽量不给新客户、零售客户发旧、损产品。10. 出货管件袋必须标清管件型号、数量。11. 接到办事处出货电话,重复一遍品名和数量。12. 库管不在时,可授权其他人员代为填写出库单,出货人在出库单上签字,当天交予库管
10、。13. 门市出货,由出货人填写出库单,签字证明,当天交予库管。14. 库管接到出库要求,发现缺货,须及时通知办事处,更改出库单。(四) 出纳职责:1. 执行办事处财务制度2. 负责办事处与客户往来帐目的核对、清收。3. 保管办事处各种财务单据。4. 对违反公司财务管理规定的行为及时上报总公司。5. 在做好财务本职工作的同时,服从经理或销售内勤安排,配合完成其他工作。出纳工作细则:1. 与销售内勤每日一对账,当天销货收回的现金、代收票据、或经理签字证明欠账的销货单下班前与内勤核对销售清单。2. 每天或第二天上午与公司对账。3. 每日做现金日记账。4. 每月底将客户签字的销售清单与客户结算,或打
11、正规欠条,外地客户由内勤要求,传真有客户签字的对账单。5. 出纳所有票据,必须当天请经理确认签字,三日后,经理可不签字,公司不予报销,费用出纳自负。6. 当时拿不到欠条,也拿不到客户签字证明欠账的销货清单,出纳须要求经理签字证明欠款。7. 任何人收到的现金,当天必须与出纳交接清楚。8. 保存所有发货票据,代收票据。9. 代收票据按时划款。10. 每月票据回邮公司,要求下月10日之前邮到公司。(五)业务员职责:1. 开发市场2. 维护公司、品牌形象。3. 反馈市场信息。 4. 监控本区域内发布的广告。5. 处理客户的投诉事件。业务员工作细则:1. 如实填写工作日志2. 定期与办事处核对帐目,确保
12、所负责经销商的帐目准确。3. 服从领导安排4. 不对客户胡乱承诺5. 业务员试用期一个月6. 每次经销商要货,业务员自主建立销售台账。7. 业务员外出不得预支款,所有费用自行垫付后,回办事处报销。薪酬制度办事处经理薪酬:基本工资2500销售提成0.4%+利润提成10%+其他奖励和处罚 注:销售量按照办事处销售总量扣除调货和客户返点、回扣后计算。办事处盈利为正利润,办事处亏损为负利润。“其他奖励和处罚”见“附件一”:“销量任务奖励及处罚办法”、“月应收账款率排名奖励及处罚办法”。业务员薪酬:底薪1500元+业务提成(业务销售额的2%)+开户奖励(首次进货五万奖励200元、首次进货十万奖励500元
13、)+60元话补、餐补、宿补+额外利润奖20%(额外利润由办事处经理核实) 注:业务员实习期一个月。办事处自主招聘业务员,底薪与补助可由办事处经理根据实际情况制定,但须经过销售部经理的批准。业务员提成结算的时间规定:经销商提成在年底由公司统一结算,工程客户工程结清货款后结算提成。经销商首次进货为开户时间,开户一年内,业务员按正常标准提成。一年以后,按销量的50%计算销量提成。超出去年的销量部分业务员正常提成。销售内勤薪酬:基本工资2200元+0.09%的销售提成+卸车补助。库管薪酬:新员工基本工资2000元+卸车补助。老员工基本工资2200元+卸车补助。出纳薪酬:新员工基本工资2000元+卸车补
14、助老员工基本工资2200元+卸车补助没有任职的新员工薪酬:基本工资1800元+卸车补助没有任职的老员工2000元+卸车补助卸车补助为一大车480元,小车120元,办事处经理无卸车补助,办事处经理负责分配卸车补助,卸车补助现金兑现。一年工作无过错并且表现突出的员工颁发年终奖。考勤制度回公司考勤规定:1. 办事处经理回公司当天第一时间必须到公司销售部经理办公室报到;返回办事处的前一天到销货部经理办公室登记。(其他人员不包括在内)2. 办事处经理年底回家后,上班期间如需请假,必须提前一天向销售部经理请示。无故不到者,按旷工论,扣除当天工资。、3. 办事处人员年底如有工作安排,无特殊情况,不得请假,否
15、则按旷工论。年后回办事处时间规定:1. 哈尔滨、沈阳、兰州、长春办事处正月十八返回。2. 北京、郑州、合肥、济南、天津办事处正月十一返回。3. 特殊情况,根据公司实际要求按时返回办事处。休假:1. 驻外办事处人员(业务员除外)全年休探亲假一次,每次休假10天,休假时间由办事处经理依实际情况批准,实际休假天数依车票时间记。2. 驻外员工亲属婚假10天,丧假7天。(需申请销售部经理,销售部经理根据实际情况批准后方可回家)3. 全年驻外办事处人员探亲假不休者,奖励500元。全年无任何休假者,奖励1000元(办事处经理没有奖励)。4. 驻外人员可以选择探亲假和婚嫁合并休息,但是积累天数不能超过两个假期
16、总和。5. 驻外人员严禁超假,超假三天以内除不带薪外,超假每天罚款50元;超假三天以上,超假每天罚款100元。6. 办事处经理如有特殊情况回家,需报董事长批准。每年只报销一次往返路费。探亲:办事处已婚人员家属每年一次一个月为期到办事处探亲,办事处负责家属食宿。家属探亲路费标准执行附件三“办事处费用报销制度”(路上吃饭花费不予报销,探亲期间饭费按办事处标准每人每月300元执行)。文明办公规定纪律要求:1. 对客户礼貌。2. 不说脏话。3. 不许染发,不许光头,男性员工不许留长发。 4. 上班时间不许穿拖鞋,不许光背。5. 早7点之前起床,8:00后无特殊情况不得吃早餐。(兰州办事处除外)6. 上
17、班时间原则上为8:0018:00,具体根据工作安排而定。 7. 办事处人员无节假日,在工作空闲时,可向经理申请休假一日或半日。8. 任何人接听电话统一标准,无论客户生熟,先说“您好,海天管业”。9. 不得随地丢烟头。办公室管理:1. 办公桌桌面收拾干净,不得有无用杂物。2. 桌上必须有笔筒,笔用毕后放笔筒,不得随处摆放。3. 客户档案、价格表触手可及。4. 办公室必须配备档案柜。电脑使用管理:上班时间8:005:30非工作要求不允许上网、挂QQ、听歌(内勤开单同样)(冬季例外)档案管理制度经理负责档案:公司提供的各类产品的证书资料、营业执照(复印件)、公司通知及营销方案、合同及合同样本、工作记
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