材料采购管理制度(2012版).doc

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材料采购管理制度

总 则
为了进一步加强材料的管理与经营工作，提高工作效率，降低工程成本，规范材料管理、采购、周转过程，增收节支，提高企业经济效益，本着分清职责，保证材料正常供应的原则，现结合本集团的实际情况，经研究，特制定本制度。
第一章、材料采购管理
第一条、工 作 职 责
1、负责集团公司自营项目所用材料、设备、租赁材料的采购供应工作,汇总各项目部周转材料及使用材料计划，公司投标工程材料的询价及报价、样品样本的收集。编制项目材料成本及利润工作报告，收集材料信息。加强公司材料设备、材料出入库、盘点、材料记账及各项目材料成本的核算。进行工程材料的管理与控制，及时反映各个工程材料的实际支出、盈亏。
2、负责并监督在工程施工中能多次周转使用及辅助材料的采购、运输、调拨、转卖和报废等工作。
3、负责公司投标工程材料的询价报价、样品样本的收集，建立材料信息库。
（在投标阶段，各项目材料员要配合材料处的询价、样品样本收集及投标材料展板制作等工作）。
4、材料处负责各项目主要材料、设备的询价、采购、合同签订等工作，项目部对所进材料质量进行监督、使用及调拨管理保管。监督项目部自购零星材料及辅材类材料的采购、验收、调拨程序，监督抽查采购价格。
5、材料处负责各项目部材料、设备、周转材料的使用管理及各项目部材料账目的考核、抽查、监督工作。
6、承办领导交办的其他临时工作。
第二条、物资、材料分类
1、材料分类
（1）工程主要材料：石材、木材、钢材、轻钢龙骨、纸面石膏板、矿棉板、铝塑板、木质饰面板、木质基材、油漆涂料、门套扇、木地板、不锈钢制品、墙地砖、洁具、洁具五金、灯具、电气开关面板、电线、电缆、电配管材料、给排水材料、家具、家具五金、壁纸、地毯等主要集中购买并签订合同的采购材料。（材料处组织询价比价、采购）
（2）工程零星材料：木工类（铁钉、气钉、胶粘剂、胶刷、小桶、锯片等）；瓦工类（砖、水泥、沙子、锯片、纱布等）；油工类（美纹纸带、无纺布、嵌缝带、刀片、刷子、小桶等）；水电工类（焊条、胶布、锯片、螺丝、锯条、刷子等）。 （根据不同项目由项目经理考虑是否劳务承包或者项目部材料员购买，控制劳务队伍用量，超供部分由劳务队伍承担。）
2、周转物资的分类
周转类：施工标示牌、配电箱、电缆、消防器材等；（项目部提计划材料员购买，材料处审核采购价格）
租赁类：租赁设备及材料等；（项目部提计划材料员租赁）
办公用品类：办公桌椅、文件柜、计算器具、微机、打印机、电话、传真机、复印机、空调、监控设备等；（项目部提计划、材料处、办公室购买计入固定资产，办公耗材由项目部材料员购买）
第三条、材料计划
1、项目部成立十五日内由项目经理、项目总工（项目施工员）将项目所需材料的名称、规格、型号、数量等提出项目材料使用计划，填制《项目材料使用总计划表》（准确率允许在80%即可）项目经理签字确认后由项目材料员报预算处及材料处备案，由材料处组织询价、比价、定价及合同签订（该项目材料员同时对当地材料进行询价报材料处审核、预算处审核用量。
2、项目总工（或施工员）根据项目材料使用实际情况填制《材料计划购买明细表》交现场材料员，有材料员上报材料处及预算处。
3、需加工制作的特殊材料要充分考虑到材料的加工周期，项目部提前做好材料需求计划并与供货商到施工现场与项目技术人员进行技术性交底，材料处、项目技术人员选择合适的材料供应商重点推荐此材料给业主，加工类材料计划填制《异型材料加工单》。
4、零星材料计划由项目部及时提出，填写《零星材料采购询价明细表》由项目部材料员进行采购。
5、超计划材料由公司预算处、现场施工员作出《超供材料采购计划明细表》并注明原因，须项目经理签字确认，特殊情况经总经理批准。消耗性材料超供劳务承担超供费用。
6、对临时急需材料，项目施工员提出计划，项目经理签字，材料员报材料处批准后采购（同时报预算处），严禁材料人员擅自采购无计划材料。
7、材料计划方面主体责任方为项目部，出现材料供应不及时、加工类材料误差和供应不及时等影响整个工期的责任由项目部及材料处共同承担责任。
8、材料处材料计划工作，工程签订合同后材料处根据施工图纸、效果图等拿出主要材料品类，并根据拿出的材料品类开始组织询价及供应商的考察咨询（注：不需要项目部提供材料计划，该工作全部由材料处负责进行，主要目的是在第一时间开始材料工作，避免工期紧张造成材料供应不及时）；材料处要在一周时间内拿出各种材料的实施方案，报工程部审核，待项目部材料计划正式提交到位时立即执行询价定价的程序。
第四条、材料询价、定价程序
1、现场材料员在收到项目部提出的材料计划单后第一时间报公司材料处、预算处；材料处负责主要材料的询价工作，项目部材料员负责零星材料及租赁周转类物资的询价工作；材料处、材料员在两天内完成材料的询价工作，填写《材料（周转材料）采购询价单》 (附三家的明细报价,联系电话、厂家名称、地址)，材料处询价单需报预算处、财务处、工程部、总经理审核批准后进行材料的合同签订及采购工作。材料员询价单需项目经理、技术总工签字确认后进行采购。材料员询价单完成签字后第一时间报公司预算处和材料处。
2、材料处在完成《材料（周转材料）采购询价单》后一天内完成会签，材料处要拿出主导意见并经项目经理认可（项目经理应拿出采购材料的主导价格，材料处采购的原则是不超出项目经理的主导价格）。
3、经预算处审核、工程部监督签字后，由材料处报总经理批准后采购。
4、对大宗材料、设备的询价、定价、采购，由材料处组织采取公开招标的方式，确定供应商。经总经理批准后，方可采购。
5、对小型材料、设备的询价、定价、采购，由项目部材料员牵头、询价单报预算处、材料处审核，以及工程部监督的前提下，由项目部材料员进行采购。采购时必须注明采购地点、采购门市名称、联系人、联系电话（确保信息准确）出现材料组织困难及时通知材料处。
第五条、材料采购程序
1、材料处根据公司总经理批准的《材料（周转材料）采购询价单》的情况及时签订合同，项目材料员按项目使用材料的时间、数量组织材料进场；材料员直接联系供料商，要求供货商按要求供货。
2、材料人员负责对材料的出入库进行全程管理，并根据工程的进展情况及时与供应商联系，确保材料供应顺利进行。零星材料及周转租赁类材料由项目部材料员及时组织采购。
第六条、批价程序
项目需批价的材料，由项目经理负责统一报甲方办理材料批价手续。
第七条、合同签订
1、三万元以上材料、设备合同的签订，材料处根据材料询价单确定的供应商,综合市场询价情况，拟订出材料合同样本（技术性指标需会同项目部技术人员确认）随同供应商资质证明，材料询价单，甲方材料批价单交公司预算处进行审核、会签（两天内完成）。
2、三万元以下的零星材料采购（本材料整个项目部用量不超过三万元），原则上可以不签订合同，项目部填写备案说明，相关人员签字后交预算处备案。
3、对项目上拟包工包料分项工程，签订合同时，需材料处、项目部共同参与，材料费占较大数额时由材料处为主会同合同处签订合同，项目配合；人工费占较大数额时以项目部为主会同合同处签订合同，材料处配合，项目部负责对整个分项工程施工过程进行管理。
第八条、材料款付款程序
1、主要材料拨款，项目部材料员根据实际进场材料情况填写《材料拨款通知单》经预算处、财务处、工程部审核，经总经理审批，作为付款依据。
2、材料进场后由项目部按合同签订的付款比例进行材料款的拨付，项目部在付款前与材料商和财务处材料会计核对进场材料数量，核实无误后由项目部填写《工程材料（租赁设备材料）拨款通知单》，经财务处、预算处、工程部会签、总经理批准后办理付款。
3、对于公司指定的长期合作的小型材料供应商，签订合同备案说明后，原则上不必签合同，每月对所供材料的价格审核无误后，按月拨付总产值的80%货款，余留20%作为质量保证金，在工程顺利结束后，拨付总产值的15%货款，工程验收后，拨付余留的5%货款。签字程序同上。

第九条、材料资金、记账、对账管理
1、每个项目设一名材料员，负责该项目材料总账、资金的管理、材料验收（调拨）明细账、现金日记账、供应商往来拨款账、租赁材料、周转材料明细账、与供应商对账、材料验收单、收料单的统计和上报工作。
2、需要现金购买的材料，由项目部填写备用金借款单，总经理批准后，到公司财务处领取，凭发票到财务处报销冲备用金帐。
3、材料处监督项目部材料资金的使用，严格控制资金在合同范围内执行。
4、材料对账、报账：
（1）每个项目必须建立材料使用台账、材料验收账、现金账、供应商拨款明细账、周转材料明细账、租赁台账，填写《材料对账卡片》，由材料处负责人、财务处材料会计、材料员分别签字留存。
（2）对账时间：每月25日公司材料会计、材料供应商、材料员进行对账。

第十条、材料、设备、验收、调拨、出入库管理
1、材料、设备入库管理
（1）材料、设备进场，材料员应立即组织仓库劳务保管员、项目施工员办理入库，登记入帐手续，入库前保管员应清点好材料的数量、设备的外观、形状、检验材料的质量、所进材料的证明、规格型号确认、材质核对。核对无误后由材料员、仓库保管员、项目施工员立即填写材料验收单办理入库。材料进场和材料入出库管理所带的各种文件资料由材料员提供给资料员编入资料档案。
（2）所有材料入库材料员必须填写《材料验收单》,同时填写材料收料单，填写时必须与实际收料的类别、型号、数量、单价、金额相符。将收料单的第二联交与供应商，供应商将根据盖章的收料单，凭此《收料单》办理对帐、结算手续。根据材料合同付款情况，按时给与供应商办理拨款单据。
2、材料验收管理
（1）材料进场后材料员在第一时间组织监理、项目施工人员对材料进行验收，砂子、石子每车量方，钢筋、木方、水泥、红砖等材料要每车点数（过磅）。需要复检的材料组织供应商采取样本报检。
（2）项目部负责对进场验收、调拨后材料的使用情况进行全程管理，对退场材料进行整理达到验收标准，材料员组织材料退场。
（3）对现场报废的材料、物资，由项目部负责进行清理，报公司批准后进行处理，处理费用上交公司财务。

3、 材料丢失、退场、报废管理。
（1)、项目部材料员在日常工作中，如发现周转物资及现场材料有丢失情况是，第一时间签订周转物资丢失情况说明，交材料处、财务处备案。
（2）、工程结束后，剩余材料推公司仓库的，盘点后填写《剩余材料退公司库明细表》，交材料处、财务处留存。退给供应商的材料要填写《剩余材料退供应商明细表》，并填写验收单（负值）。同样交材料处、财务处留存。
（3）、施工过程中，现场废料处理要填写《施工现场废料处理明细表》，每月25日交与材料处、财务处留存。
（4）、项目施工过程中，所有的产生的车辆运费，机械的台班租赁费统一填写《项目部综合运费统计明细表》

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