财务及出差管理制度.doc

宜昌办事处财务及出差管理制度
一、 帐号设置
办事处实行收支两条线，设立两个帐号，分别为费用帐号与收入帐号，上报公司财务部。收入帐号只能存入，不能支出。
二、 资金管理
1、 办事处对客户信用额度外的销售一律实行现款现货，严禁赊销，业务经理不准担保或垫付。
2、 所有销售收入最迟至第二天上午10时必须存入银行。
3、 员工借支现金，一律按公司财务相关规定办理，由办事处经理审批，最迟不得超过一个月清偿。
4、 现金做到日清日结，应定期或不定期清查，不允许白条冲抵现金，财务人员无权私自借支现金。
5、 收款时应认真辨别真伪，凡假币由责任人负责赔偿。
6、 严格遵守财务部其他相关规定。
三、 应收款管理
1、 应收帐款：应收款的发生由办事处经理和业务经理共同批准，由内勤进行跟踪管理。如出现呆坏帐，由办事处经理承担50％，该内勤与业务经理共同承担50％。
2、 内勤与出纳要做好应收款的帐务登记，按发货单同时记录，按收款收据或银行到款通知单同时核销。办事处经理与业务经理应做好催收工作。
3、 个人应收款：在2000元（含2000元）以内，必须经办事处经理批准，并在一个月内报帐归还，超期自动从工资中扣除。
4、 业务经理、内勤、出纳应及时发现坏帐倾向，并向办事处经理报告，由办事处经理牵头，协同采取措施追收。不能确认的坏帐要继续追收，直至用法律手段。
5、 一旦确认出现坏帐时，办事处经理报公司调查、复核。坏帐的最后确认权在总经理。
四、 小额办公用品及低值易耗品管理
1、 办事处根据需要，由办事处经理审批，由内勤购置小额办公用品及低值易耗品。
2、 内勤应设台帐，登记支出帐目，负责保管好小额办公用品及低值易耗品，经办事处经理签字方可领用。领用情况由内勤登记在册。
五、 费用控制
1、办事处经理是控制办事处费用支出的责任人。所有费用支出均须办事处经理签字同意，由办事处会计进行审核后，方能凭合法的凭证由出纳上报公司财务部报销。
2、如果已支出费用不能通过公司财务部门的终审，则由办事处经理与内勤、出纳共同承担责任。
六、 促销品管理
各类促销品由仓管员管理，登记台帐，严格按照促销计划比例发放，有关经手人签字。
七、 办公设备管理
重大采购事项需报请公司，批准后方可采购。
八、 费用支出标准
　(一) 费用额度与控制
1、 公司根据宜昌地区市场发育程度，确定办事处费用总额与种类比例。
2、 费用总额中不包括对办事处的奖励部分。
3、节支费用使用方法：
·办事处当月节支费用的40%，可记入下月使用；
·办事处可提取月节支费用的30%，做为办事处员工奖励。
九、差旅费报销管理制度
一、出差审批程序
1、办事处人员出差需办事处经理书面批准，并报公司备案。
2、出差人员应于出差前填写《出差申请表》，履行报批手续，如遇特殊情况未能提前申请的，应于出差返回后及时补办手续。如表：
出差人
职务

代理人
职务

签认
出差人

姓名

姓名

代理人

出差
地点

出差
时间
自 年 月 日 时起
至 年 月 日 时讫（共 日）
行程
说明

出差
事由

费用
预算

办事处经理
申请人
备注

3、出差人员凭批准签字的《出差申请表》到内勤处办理差旅费的借支和报销手续。未经批准擅自出差者，办事处不予报销其差旅费用，其外出时间按旷工处理。
4、出差人员原则上乘坐汽车或者乘坐火车（晚上乘车6小时以上或连续乘车10小时以上可购硬卧票）并凭票报销。
5、业务人员要严格按照业务要求拟定出差计划，规划出差时间，预算出差费用。出差人员不得在出差途中无故改变行程线路及时间安排，如遇特殊情况需改变路线的，出差人员应及时提出更改申请由办事处经理批准，并于出差返回后及时补办相应手续。如未经批准擅自改变出差路线差旅费不予报销，其外出时间按旷工处理。
二、差旅费报销标准
1、差旅费用标准
职 级
住宿标准（元/天）
差旅综合补贴（元/天）
一 类 地 区
二 类 地 区
三 类 地 区
一 类 地 区
二 类 地 区
三 类 地 区
办事处经理
业务经 理
120
100
80
40
30
30
其他人员
100
80
60
40
30
30
上述规定中的一类地区包括北京、上海、广州；二类地区为直辖市、其他省会级城市及深圳、汕头、厦门、大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、南通、宁波、温州、湛江、北海等开放城市；三类地区为地市级城市及以下城市下同。
2、出差人员由居住地经批准前往公司学习培训及办事，可以当天往返的，不得住宿，按规定的限额标准凭据报销交通费，如有误餐按10元标准补助（限中晚餐）。
3、出差人员在乘坐火车、汽车途中，不享受住宿补助。
4、出差人员按上述所定标准，凭火车票、住宿费、市内交通票据及餐票按限额据实报销，超过规定限额标准的部分不予报销。
5、出差天数以出发时的时点为计算起点，超过8小时按1天计算，不足8小时按半天。
三、出差人员返回后应及时填写详细的出差工作总结，总结内容包括取得的成果和未取得成果的原因，市场行情及分析，经办事处经理审核后交内勤备案，如无出差工作总结，不予报销出差费用。
四、出差途中财产如有丢失、被盗、被抢等情况造成的损失，由出差人自行承担经济损失。
五、自带交通工具出差的，不报销除正常汽油费、过桥、过路、停车费以外的交通费用。
十、费用的核销
1、 办事处的所有支出均为限额实报实销，所有费用均需经办事处财务财务及办事处经理复核后，每10日连同发货单寄至公司财务部核销。
2、 差旅费核销依据：当月考勤表、当月出差申请表以时间先后为序按火车、汽车票、住宿票及其他票据分类粘贴，按规定格式填写差旅费报销单，经审核报销。
3、 当月所有费用应按时寄回财务部，未按时寄回不予报销。所有费用均需正规票据，严禁使用白条、虚假票据(房租需有房东签字收条)。合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责