新版文件管理规定.doc

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文件编号：
HT/体d-PB-4.2.3-01-2012
文件管理规定
文件版本：
第 1 版
修订状态：
第 0 次修订
页 码：
共 5页 第 1 页

1　目的和范围
为规范中恒天汽车集团保定汽车公司的文件管理过程，特制定本规定。
本规定适用于中恒天汽车集团保定汽车公司的文件和记录管理过程。
2　规范性引用文件
JB/T 9165.1　工艺文件完整性
JB/T 9165.2　工艺规程格式
JB/T 9165.3　管理用工艺文件格式
JB/T 9165.4　专用工艺装备设计图样及设计文件格式
QC/T 3　汽车产品图样及设计文件完整性
3　术语和定义
3.1 　质量管理体系文件
质量管理体系要求的文件
3.2　非质量管理体系文件
与质量管理体系要求无关的文件。
3.3　技术文件
　　QC/T 3和JB/T9165.1规定的文件。
4　职责和权限
4.1　品质管理部品保科负责公司范围内各类文件的统一管理和控制，文件立案部门应在文件发放前到品质管理部品保科审核盖章备案，需备案电子版文件及文件签字版原件。
4.2　由部门指定兼职文件管理员并在品保科注册，文件管理员主要职责：
a）编制本部门的《文件清单》、《受控文件清单》、《记录清单》、《受控记录清单》；
b）负责本部门文件管理，保证文件的有效性及使用最新版本文件；
c）及时按《文件更改通知单》、《产品设计变更通知单》、《工艺设计变更通知单》更改文件；
d）文件收、发及相关内容传达，必要时将文件内容目视化；
e）本部门文件编号和标识控制；
f）按时组织文件归档、鉴定、作废或销毁；
g）妥善保管各种文件、记录。
4.3　文件和记录制定部门职责：
a）负责文件、记录的制定、修改、鉴定、废止和处置；
b）确定文件发放范围及文件新、旧版本代替；
c）文件内容宣贯，并监督其正确实施。
4.4　记录收集部门负责按保存期限保管记录。
5 管理内容与要求
5.1　文件分类
5.1.1　质量管理体系文件
5.1.2　非质量管理文件
5.1.3　技术文件
5.2　文件格式（适用于规章制度、程序）
5.2.1　文件的结构内容
文件中“章”的设定：1目的和范围； 2规范性引用文件； 3 术语和定义；4 职责和权限；5 工作程序或管理内容与要求；6相关支持性文件；7记录，如无某“章”内容，需在标题下注明“无”。
5.2.2　文件字体要求
文件正文中各章、条号和标题为5号黑体字，其它内容为5号宋体字。
5.2.3　需要时可以设置封面，质量体系文件封面格式见附件1，非质量管理体系文件封面格式见附件2。
5.2.4　工艺规程及工艺管理性文件格式执行JB/T 9165.2、JB/T 9165.3、JB/T 9165.4规定。
5.3　文件编制、审批、发放、保存、更改、换版、作废、处置及外来文件控制执行《文件管理程序》4.2.3的规定。
5.4　文件编号和标识
5.4.1　质量管理体系文件编号：品保科统一划定与质量管理体系有关的文件编号，见示例1，文件封面或首页同时盖“受控”和“恒天汽车文件管理”章；记录上加盖“ISO9000验证”章，同时纳入《受控文件清单》(HT/体e-PB-4.2.3-01)、《受控记录清单》(HT/体e-PB-4.2.4-01)管理。
示例1：

－
－
－

□□
同条款文件顺序号，从01～99
GB/T19001或GB/T18305过程条款
部门代号(见表2)
□□□□
发布年号（阿拉伯数字、体d、e类文件可省略)
文件类别号(见表1)
体系文件缩写
中恒天汽车集团轻型车有限公司
体
□□
□□
□
HT./

表1
类别
文 件
1
质量管理体系第一层次文件：质量方针和质量目标，编号为a
2
质量管理体系第二层次文件：质量手册，编号为b
3
质量管理体系第三层次文件：程序文件，编号为c
4
质量管理体系第四层次文件：其他管理性文件、作业性文件，编号为d
5
质量管理体系第五层次文件：记录，编号为e

表2
部门
代号
部门
代号
部门
代号
品质管理部
PG
生产管理部
SC
销售部
XS
品保科
PB
组焊车间
ZH
售后部
SH
品检科
PJ
电泳车间
DY
市场部
XSSC
技术部
TD
涂装车间
TZ
国际部
GJ
工艺技术部
TDGY
总装车间
ZZ
人力资源部
HR
开发部
TDKF
调试车间
TS
办公室＊
BG
设备动力部
SB
供应部
GY
财务部＊
CW
采购部
WL
库房
KF

注：“＊”质量体系不作规定。
5.4.2　非质量管理文件编号规则见示例2，文件和记录上盖“恒天汽车文件管理”章，同时纳入本部门《文件清单》(HT/PB-JL-12001)、《记录清单》(HT/PB-JL-12002)管理。
示例2
/

－　
－　
保定恒天汽车投资有限公司
文件序号，从001－999
文件类型代号(见表3)
部门代号(见表2)
□□
□□□
年号（如12代表2012年）

HT
□□
□□

表3

文件类型
代码
文件类型
代码
文件类型
代码
传真
CZ
会议纪要
JY
宣传类
XC
制度、规定
ZD
申请、请示
SQ
非质量记录
JL
计划
JH
通知
TZ
通报
TB
总结
ZJ
联络书
LL
报告、汇报、说明、决定
QT
5.4.3　技术文件编号方法：工艺文件编号执行《工艺文件编号方法》的规定。标识：作废技术文件一律盖“作废”章或“作废留用”章，按期整顿后的文件盖“××年整顿”章。
设计文件试制阶段在标记处填写“S”，小批生产在标记处填写“A”，正式生产阶段在标记处填写“B”。
5.4.4　记录的分类、格式、标识、归档、贮存、检索、式样更改及外来记录控制执行《文件管理程序》的规定。
5.4.5　此规定自下发之日起执行，现行文件原有编码可过渡使用，待文件修订换版时变更。
5.5　文件评审及批准
5.5.1 文件的评审：
a）新编制的文件：新文件发放前立案部门应组织文件相关部门负责人以回览形式会签；
b）正在使用的文件：文件制定部门每六个月应针对文件内容组织适用性评审，必要时予以修订或换版；
5.5.2 文件的批准：
a）技术类文件参照《产品图样（设计文件）及技术文件审签管理办法》执行；
b）质量管理体系内及体系外文件要求如下：
文件类型
编 制
审 核
批 准
备注

体系内文件
质量方针、质量手册
编制小组
审核小组
总经理
-------
程序文件
编写小组
审核小组
生产副总
-------
管理性文件、生产作业性文件
文件提出人
部长级
相关副总

必要时报相关副总经理或总经理批准

体系外文件
文件提出人
------
科长级
文件提出人
科长级
部长级
更改类文件
原编制人员
原审核人员
原批准人
5.6　文件内容宣贯和执行
5.6.1　文件制定部门应在新文件自发布之日起六个工作日内对相关部门负责人宣贯，再由相关部门逐级向下宣贯，确保相关人员熟知并掌握文件内容。
5.6.2　文件制定部门应随时监督文件的执行情况，对不符合要求的现象予以纠正，品保科负责监督执行。
5.7　文件管理
文件的使用部门必须保证使用最新版本文件，在此基础上做好文件的保管。其中技术文件每三个月应组织一次盘存。
5.7.1　文件时效性控制
a）收到新文件或在用文件、记录废止、合并，文件管理员应及时修订《受控文件清单》、《文件清单》；
b）各部门每月根据《文件清单》整理现行文件，文件短缺及时向品保科说明情况申请补发；
c）各部门现场所有目视化文件均应标识受控状态，保持整洁，严禁使用作废失效文件。
5.7.2　文件保密规定
所有文件未经部门负责人批准不得借出、不得擅自带出厂外。
5.7.3　外来文件由收到部门组织评审鉴定，现行或适用文件到品保科盖“有效”章，过期或废止文件盖“作废”章，每三个月应组织一次鉴定。
6 支持性文件
6.1　《文件管理程序》(HT/体c -4.2.3-01-2011)
6.2　《质量记录控制程序》(HT/体c-4.2.4-01-2011)
7 相关记录
7.1　《受控文件清单》(HT/体e-PB-4.2.3-01)
7.2　《受控记录清单》(HT/体e-PB-4.2.4-01)
7.3　《文件清单》(HT/PB-JL-12001)
7.4　《记录清单》(HT/PB-JL-12002)
7.5　《文件更改通知单》(HT/体e-PB-4.2.3-02)
7.6　《产品设计变更通知单》(HT/体e-TD-7.3.7-01)
7.7　《工艺设计变更通知单》(HT/体e-TD-7.5.1.1-01)
8.流程图：
无
9.文件更改状态：

文件更改状态记录

序号
文件更改通知单（文件编号）
更改人
更改标识
更改处数
日 期

2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

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