档案管理规定.2.doc

档 案 管 理 规 定

第一章 总则
第一条 为加强集团公司（以下简称集团）档案管理工作,提高档案管理水平和工作效率,确保完整、准确的保存集团发展历史的真实面貌，为集团领导决策及各项工作的开展提供信息和依据，特制定本规定。
第二条 集团档案是指集团在项目前期、基建、生产、经营、管理以及对外合作交流活动中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。它分为行政管理、经营管理、技术管理的文书档案，产品、科研、基建、设备仪器的科技档案以及实物、声像、电子档案。
第三条 本规定适用于集团各职能部门（以下简称各部门）及所属各项目公司（以下简称各项目公司）。
第二章 档案机构及职责任务
第四条 集团及各部门、各项目公司档案实行二级分工管理制：即集团为“一级管理”（由办公室下辖档案室负责）；各项目公司、集团各部门为“二级管理”。
第五条 集团办公室是集团档案管理工作的主管部门，责成档案室对集团各类档案（财务档案、人事档案除外）收集、整理、保管、统计和提供利用，并对集团各部门及各项目公司档案管理工作进行监督指导。
第六条 集团档案室应配备相应的设施和具备一定专业知识、取得相应岗位资质、适应档案工作需要的专职管理人员，负责集团档案管理工作。
第七条 集团各部门、各项目公司应设立专（兼）职档案管理员，负责本部门、本项目公司文件资料的日常收集、编号、登记工作，并将已办理完毕的各类档案，按照集团档案管理规定的归档范围、时间、自行整理，经自检合格后，移交集团公司档案室。
第八条 集团办公室有权根据集团发展的需要调整归档范围，档案室有权随时征集重要文书档案、工程档案、声像档案、电子档案等；各部门和各项目公司有责任和义务予以配合。
第三章 文件材料的形成和归档
第九条 根据国家法律法规及有关规定，制订并执行公司文件材料的形成、积累、整理和归档的制度，确保集团各项经营管理工作均有完整、准确、系统的文件材料。
第十条 在公务活动中形成的集团层面的文件材料，主办部门必须及时整理移交集团档案室集中归档管理。
第十一条 凡属应归档的文件材料是维护集团合法权益和历史真实面貌的重要依据，任何部门和个人不得将公务活动中形成的档案材料据为己有或拒绝归档，不得伪造和擅自销毁档案。
第十二条员工调离工作岗位时，须将应归档的文件资料等移交给原部门负责人后，方可离开岗位，不得自行带走或销毁。
第十三条 文件材料的归档范围：
1. 文书类档案
集团层面的文书类档案由董事长办公室、集团办公室负责整理和归档。
⑴ 集团历次股东会、董事会、监事会决议、纪要及相关文件材料；
⑵ 集团历次董事长、总经理、副总经理办公会、工作例会等会议记录、纪要及相关汇报材料；
⑶ 集团历次年度、年终工作会议、各类专题会议等重要会议形成的文件材料；
⑷ 上级行政主管部门及有关单位制发的需要集团贯彻执行或涉及集团业务的来文、来函；
⑸ 以集团名义制发的正式电文的签发稿、印制稿；
⑹ 以集团名义制定的工作条例、章程、制度、办法等文件材料的定稿和印本；
⑺ 以集团名义向上级领导、各级政府及部门的请示、批复、工作汇报等重要材料；
⑻ 集团与政府及有关单位或对外开展的经济活动及协作所签订的合同、协议书、会谈纪要及在谈判过程中形成的文件材料、往来传真等；
⑼ 反映集团重要公务活动中形成的领导讲话、致辞等文件材料；
⑽ 反映集团经营管理活动的史志、年报、大事记、重要工作简报等；
⑾ 集团外事外访、业务考察活动中形成的会议纪要、考察报告、情况汇报、任务批件等；
⑿ 集团重大项目从考察论证至签定协议所形成的文件材料；
⒀ 经审定的集团中长期发展战略、规划、经营、投资计划及重大改革调整方案等；
⒁ 集团与各项目公司签订的年度经营承包责任书及年度考核奖惩等文件材料；
⒂ 参加全国性、地区性行业会议和上级部门召开会议形成的文件材料；
⒃ 各种宣传画册及在报刊上刊登人事招聘、企业宣传等资料；
⒄ 集团组织参加的大型活动海报、广告；
⒅ 集团及各部门、各项目公司需要移交集团档案室归档的文件材料由各部门、各项目公司专（兼）职档案员负责整理和归档，包括计划、总结、报告、请示、批复等。
2.审计类档案
由审计部门负责整理和归档。
⑴ 各项审计的通知、报告、结论、决定、证明材料；
⑵ 各项审计中的审计方案、记录，被审计部门的的基本情况等材料；
⑶ 各项审计报告、审计整改方案及有关材料；
⑷ 审计部门配合其它部门进行的专案检查的有关材料。
3.科技档案
主要包括基建档案、产品档案、设备档案。由战略发展部、综合部、成本控制中心、法务部、总工办、项目公司等按分级管理的原则，负责整理归档并向集团档案室移交。集团公司重大活动、重大事件、各类重要会议的摄像、录音、照片、底片、光盘等。
⑴ 投资建设的各类项目前期综合文件、工程设计文件（包括初步设计）、施工文件、监理文件、工程竣工文件（包括预决算、商品房销售许可、合同）、竣工图（包括工程图纸、底图、光盘）、电子档案、声像档案。
⑵ 工程、物资设备、服务等招投标工作形成的全部文件资料。
4.以特殊载体形式存在的照片档案、声像档案、实物档案，由其形成部门、项目公司、或集团办公室负责整理和归档。包括：
⑴ 集团重大活动、重大事件、各类重要会议的摄像、录音、照片、底片等；
⑵ 对外宣传的录像、录音、照片、底片、光盘；
⑶ 集团在各项工作中获得的荣誉奖状、奖杯、奖牌、奖旗及各类奖励证书等，对外友好往来单位赠予集团的具有纪念意义的物品；
⑷ 集团生产、经营、管理等方面取得的资质证书、营业执照等各类具有法律效力的证件；
⑸ 人事档案、财务档案暂不在档案室归档范围内。
第十四条 归档时间
1. 各项管理工作中形成的文书档案由各部门、各项目公司经审定、编号、登记、组卷后，每季度向集团档案室移交一次；最迟要在次年一季度整理组卷后向集团档案室办理移交。
2. 大连地区科技档案的归档要求：
⑴ 工程技术档案应按照工程项目要求，由各项目公司每月将与工程形象进度同步的施工档案、监理档案一式三份收集整理、保存项目公司，待工程竣工时，会同施工档案、监理档案编制人共同组卷、归档、移交。档案编制要求、责任、归档份数、归档时间等均应在施工承包合同中明确约定。确因工程需要不能随时归档的，经主管副总批准后，可在工程项目竣工验收后一次性立卷归档。
⑵ 凡集团新进各种设备，必须在设备到货开箱后，立即将随机资料向集团档案室归档。
⑶ 在安装、调试中形成的文件材料，应在每一阶段工作结束后，将有关资料及时收集归档。
⑷ 实物档案要随时移交归档。
⑸ 声像档案、电子档案短期项目要在完成后一周内归档；长期项目应分期、分批归档（每半年一期）。
⑹ 各部门、各项目公司在工作中形成的科技类文件材料，由各部门部长审定后按附录内容要求及时归档（包括附录内容形成的相关腹稿、定稿、批文、报件、申报资料等）。
⑺ 改建、扩建和维修工程，应在工程结束后立即送集团档案室归档。
3.外地项目公司档案归档要求：
外地项目公司文书档案的归档时间可在每年底向集团档案室移交一次；工程档案可在项目竣工验收后三个月内向集团档案室移交归档。
第四章 档案管理
第十五条 档案密级
档案密级划分为秘密、机密、绝密三种。
1. 绝密档案，指建设项目准备阶段文件，如：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标准备阶段形成的文件材料，竣工验收文件、竣工图、监理档案、施工档案等。
2. 机密档案，指建设项目活动中形成的施工文件、监理文件等。
3. 秘密档案，指集团在行政管理、经营管理、生产技术管理工作中形成的各类文件资料等。
第十六条 保管期限
保管期限按各类别的内容划定，分为永久（50年以上），长期（15年至50年），短期（15年以下）三种。
1. 凡是反映集团主要职能活动和基本历史面貌的，对集团的历史具有长远利用价值的档案为永久保存（如项目档案）。
2. 凡是反映集团一般活动的，在较长时间内，对集团工作有考查价值的档案为长期档案。
3. 凡是反映生产、经营和管理活动的、除永久和长期保管的档案，在较短的时间内有参考价值的档案为短期保管。
4. 保管期限介于两种保管期限之间的档案，一律从长。
工程类档案的详细分类、保管期限、编目等要求均应依据辽宁省建筑工程归档规程执行。
第十七条 归档案卷质量
1. 归档的文件材料应为原件，并真实地反映各部门、各项目公司生产经营和管理活动的历史过程，案卷做到完整、准确、系统。允许采用复印件的应标明原件存放处、经办人及时间并加盖单位公章。
2. 归档的文件材料必须经部门部长或项目经理及档案员审核后，签字并向集团档案室办理移交。
3. 归档的文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、圆珠笔、铅笔等。
4. 归档的文件材料应字迹清楚、纸张及文件格式符合规定要求，图表清晰、整洁、签字盖章手续完整。
5. 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
6. 录音、录像文件应保证载体的有效性，长期储存的电子文件应使用不可擦除型光盘。
7. 归档的文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210）。
8. 归档的文件材料必须附有完整的卷内文件目录，并且内容填写齐全规范。
9. 案卷归档时，要及时办理归档手续，由归档移交人填写档案移交目录一式两份，移交双方核对无误后，在移交目录上签字确认各保存一份备查。
第十八条 保密制度
1. 档案管理人员必须树立保密观念，严格遵守职业道德、遵纪守法，严守集团机密。
2. 按相关规定适当区分文件的密级并划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应的保密措施和借阅制度。
3. 未经批准，任何人（包括档案管理人员）不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室；未经批准，任何人不得查阅秘密档案、资料。调换工作时，对所保管的档案资料应办理交接手续，离职后对所了解的机密情况不得泄露。
4. 有关部门查阅机密以上档案须经主管副总批准。
5. 任何档案未经批准不得随意抄录、拍照、复制；任何人不得涂改、撕毁、损坏、伪造档案。
6. 档案管理人员应将涉密文件妥善保管，一旦发现档案材料丢失泄密等情况，应及时报告并采取积极的挽救措施。
第十八条 档案分类编码
1. 档案类目划分

文书档案
A 党群工作类
B 行政管理类
C 经营管理类
D 生产技术类
科技类档案
E 产品类
F 科学技术研究类
G基本建设类
H 设备仪器类
I 会计档案类
J 干部职工档案类
K 实物档案

M 声像档案

L 电子档案

2. 集团档案室档案共分为五类：
⑴ 文书类档案.见表一
⑵ 科技类档案.见表二
⑶ 实物类档案.见表三
⑷ 声像档案.见表四
⑸ 电子类档案.见表五

欧美亚集团公司档案室文书档案分类

表一
一级类目（按机构划分）
二级类目
（按不同类目设置划分）
三级类目
（按年度划分）
01
大连欧美亚集团公司
A
01·A—2000~2007
02
大连海岸东方置地有限公司（金州）
A
02·A—2006~2007
03
待定（金州银河湾项目）
A
03·A—2007
04
大连海基置地有限公司（金州）
A
04·A—2007
05
辽宁东方创展置业有限公司（沈阳）
A
05·A—2007
06
哈尔滨世界阳光建设开发有限公司
A
06·A—2004~2007
欧美亚集团公司档案室科技档案分类
表二
一级类目（按机构名称划分）
二级类目
（按不同类目划分）
三级类目
（按产品名称划分）
01
欧美亚房地产公司
E
01
中华名城
02
蓝色海岸
03
名城国际
02
大连海岸东方置地有限公司
E
01
金州总部基地
02
海岸东方
03
待定
E
01
金州银河湾
04
大连海基置地有限公司
E
01
大连天谰湖纪念公园
05
辽宁东方创展置业有限公司
E
01
沈阳总部基地
02
沈阳水晶蓝湾
06
哈尔滨世界阳光开发建设有限公司
E
01
哈尔滨世界阳光公园
02
哈尔滨会展中心
07
联华物业
E
01
中华名城
02
蓝色海岸

档案分类类目示意图

X X E · X X — 000 1

案卷顺序号（指产品下排列后的流水号）

三级目录（按机构下产生的产品名称分类）

二级目录（按不同档案类目划分）

一级目录（按全宗号划分（指机构））

集团公司档案室实物档案分类
表三
一级类目（按机构划分）
二级类目
（按不同类目划分）
按性质划分
三级类目（按年度划分）
序号
01

欧美亚集团公司
K
01
公司荣誉
2000
1
02
董事长
个人荣誉
2000
1
03
员工荣誉
2000
1
04
赠品
2002
1
02
海岸东方置地有限公司
K
01
公司荣誉
2006
1
03
待定
K
01
公司荣誉
2007
1
04
海基置地有限公司
K
01
公司荣誉
2007
1
05
东方创展置业有限公司
K
01
公司荣誉
2007
1
06
世界阳光开发有限公司
K
01
公司荣誉
2004
1
07
联华物业
K
01
公司荣誉
2002
1
08
名城国际
K
01
公司荣誉
2002
1

集团公司档案室声像档案
表四
一级类目（按机构划分）
二级类目
（按不同类目划分）
按性质划分
三级类目
（按年度划分）
序号
01
欧美亚集团公司
M
01
声像档案
2000
1
02
照片档案
2000
1
02
海岸东方置地有限公司
M
01
声像档案
2006
1
02
照片档案
2006
1
03
待定
M
01
声像档案
2007
1
02
照片档案
2007
1
04
海基置地有限公司
M
01
声像档案
2007
1
02
照片档案
2007
1
05
东方创展置业有限公司
M
01
声像档案
2007
1
02
照片档案
2007
1
06
世界阳光开发有限公司
M
01
声像档案
2004
1
02
照片档案
2004
1
07
联华物业
M
01
声像档案
2002
1
02
照片档案
2002
1
08
名城国际
M
01
声像档案
2002
1
02
照片档案
2002
1

集团公司档案室电子档案分类
表五
一级类目（按机构划分）
二级类目
（按不同类目划分）
按性质划分
三级类目（按年度划分）
序号
01
欧美亚集团公司
L
01
电子档案
2000
1
02
海岸东方置地有限公司
L
01
电子档案
2006
1
03
待定
L
01
电子档案
2007
1
04
海基置地有限公司
L
01
电子档案
2007
1
05
东方创展置业有限公司
L
01
电子档案
2007
1
06
世界阳光开发有限公司
L
01
电子档案
2004
1
07
联华物业
L
01
电子档案
2002
1
08
名城国际
L
01
电子档案
2002
1

3.各部门、各公司产生的的档案分类：
（见表六、表七、表八、表九、表十、表十一）
各部门、各项目公司要对本部门接受的各类文件资料当日内进行编号、登记、存档；各部门、各项目公司的档案的形成、归档、管理等均按照集团公司档案管理规定执行。
⑴.各部门、各项目公司应编写“案卷目录”（见表十三），规范填写，便于集团掌握了解各部门产生档案情况。
⑵“案卷目录”由序号、柜号、案卷号、题名、年度、页数、密级、期限、八部分组成：
①.柜号—即部门档案放置的柜号
②.案卷号—即部门档案盒的编号，按集团给出的各部门编号编制
③.题名—每个档案盒的名称或关键词
④.年度—即档案为哪一年产生的
⑤.页数—即档案盒中每一件档案加起来多少页
⑥.密级—即档案为绝密、机密、秘密
⑦.期限—即部门档案保管期限是短期、长期还是永久
⑶.卷内文件目录（见表十二）由顺序号、文号、责任者、题名、文件日期、页号、备注共七个部门组成：
顺序号——卷内文件的次序号。以文件为单位，一份文件编一个顺序号。如卷内有10份文件，则顺序号就是从1到10，最后一个号码表示是卷内文件的份数。
②.文号—填写每份文件上的原编发文字号。如大欧集字【2007】001；原文没有编发文字号的不填写。
③.责任者—即文件的署名（签章）者，通常称作者，填写制发文件的机关，部门或个人，不得填写拟稿人。以个人名义写的报告、信件等可填写个人姓名。〔例如，责任者一般应写全称，全称过长的可写通用的简称、但一定要确定两个和两个以上责任者联合形成的文件，一般应标出所有责任者，但责任者过多的也可标出本部门或重要的部门，其余的责任者过多的也可标出用“等”字省略〕。
④.题名—文件的标题，是卷内文件目录的主要组成部分。一般就是直接抄写文件上的原标题。如无标题，应根据文件内容自拟标题，外加上“［］”号，以表示与原有的标题区别。注意，自拟标题不能填写在原文件上。
⑤.日期—即填写文件的制发日期
⑥.页号—即填写文件的页号，如第一份文件共8页，即填写“8”；第二份文件共15页，即填写“15”
⑦.备注—填写必要说明的问题
⑷.案卷脊背，应填写案卷号、案卷题名、年度、保管期限。

20

表六
集团公司档案归档范围及统一编号
一级类目
二级类目名称
部门产生
档案编号
基 本 范 围
保管期限
密级
EAA—JT

01
行政管理
办公室
车辆管理、办公类资产购置、会议纪要、安保工作、职工福利、文体活动、食堂管理、周计划、月计划、半年计划、年度计划总结、防火防盗工作、环境管理等
重要的为永久；
一般的为长期
机密
02
法律事务
法务部
公证、诉讼、仲裁、案件审理、合同协议等法律文件
重要的为永久；
一般的为长期
绝密
03
招投标管理
成本控制中心
物资采购、采购信息等材料、招投标书、合同、协议等
重要的为永久；
一般的为长期
绝密
04
广告宣传
策划部
软文、硬广、活动方案、广告发布、宣传片、其它
重要的为长期；
一般的为短期
绝密
05
招商管理
招商部
客户资料、招商信息、计划、规划、合约、储备商资料、管理制度、培训、考核等资料
重要的为永久；
一般的为长期
秘密
06
预算管理
成本控制中心
概预决算、审计、招标、工程材料、设备、数据库资料等
重要的为永久；
一般的为长期
绝密
07
技术管理、
科技管理
总工办
图纸、底图、规划、定位、成本指标；
新产品开发、技术引进、技术革新、采用新技术、合理化建议、内部技术规范、规程等
重要的为永久；
一般的为长期
绝密
08
档案科技管理
办公室
档案信息资料、集团图书管理、其它
重要的为永久；
一般的为长期
绝密
集团公司档案归档范围及统一编号
一级类目
二级类目名称
部门产生
档案编号
基 本 范 围
保管期限
密级
EAA—JT
09
投融资管理
投融资部
融资方案、协议、手续、计划；项目投资意向书、投资报告及法规、制度等
重要的为永久；
一般的为长期
绝密
10
战略规划研究
战略发展部
战略规划、可行性研究、年度开发计划及分期开发计划；地产项目前期定位、规划、业务拓展等
重要的为永久；
一般的为长期
绝密
11
销售管理
营销部
产品规划建议书、营销策划报告、销售手续、计划、项目合作合同协议等
重要的为永久；
一般的为长期
绝密
12
项目策划
策划部
项目定位、市场调研、产品规划建议、营销推广计划、项目合作等
重要的为永久；
一般的为长期
绝密

表七
海岸东方置地有限公司档案归档范围及统一编号
一级类目
二级类目名称
部门产生
档案编号
基 本 范 围
保管期限
密级
EAA—HADF
01
行政事务
HADF·01
综合部
会议纪要、车辆管理、食堂管理、计划、制度、总结、规章、奖惩等
重要的为永久；一般的为长期
秘密
02
项目管理
HADF·02
工程部
施工档案、监理档案；与施工单位、监理单位、设计单位等往来函件、前期准备文件、竣工验收文件、竣工图、工程签证、变更单等
重要的为永久；一般的为长期
绝密
03
预决算管理
HADF·03
预算部
概预决算、市场价格信息等
重要的为永久；一般的为长期
绝密
04
商业、住宅业户管理
HADF·04
物业部
业户档案及其它
重要的为长期；一般的为短期
绝密

表八
海基置地有限公司档案归档范围及统一编号
一级类目
二级类目名称
部门产生
档案编号
基 本 范 围
保管期限
密级
EAA—HJ
01
行政事务
HJ·01
综合部
会议纪要、车辆管理、食堂管理、计划、制度、总结、规章、奖惩等
重要的为永久；一般的为长期
秘密
02
项目管理
HJ·02
工程部
施工档案、监理档案；与施工单位、监理单位、设计单位等往来函件、前期准备文件、竣工验收文件、竣工图、工程签证、变更单等
重要的为永久；一般的为长期
绝密
03
预决算管理
HJ·03
预算部
概预决算、市场价格信息等
重要的为永久；一般的为长期
绝密
04
商业、住宅业户管理
HJ·04
物业部
业户档案及其它
重要的为长期；一般的为短期
绝密

表九
东方创展置业有限公司档案归档范围及统一编号
一级类目
二级类目名称
部门产生
档案编号
基 本 范 围
保管期限
密级
EAA—DFCZ
01
行政事务
DFCZ·01
综合部
会议纪要、车辆管理、食堂管理、计划、制度、总结、规章、奖惩等
重要的为永久；一般的为长期
秘密
02
项目管理
DFCZ·02
工程部
施工档案、监理档案；与施工单位、监理单位、设计单位等往来函件、前期准备文件、竣工验收文件、竣工图、工程签证、变更单等
重要的为永久；一般的为长期
绝密
03
预决算管理
DFCZ·03
预算部
概预决算、市场价格信息等
重要的为永久；一般的为长期
绝密
04
商业、住宅业户管理
DFCZ·04
物业部
业户档案及其它
重要的为长期；一般的为短期
绝密

表十
世界阳光建设开发有限公司档案归档范围及统一编号
一级类目
二级类目名称
部门产生
档案编号
基 本 范 围
保管期限
密级
EAA—SJYG
01
行政事务
SJYG·01
综合部
会议纪要、车辆管理、食堂管理、计划、制度、总结、规章、奖惩等
重要的为永久；一般的为长期
秘密
02
项目管理
SJYG·02
工程部
施工档案、监理档案；与施工单位、监理单位、设计单位等往来函件、前期准备文件、竣工验收文件、竣工图、工程签证、变更单等
重要的为永久；一般的为长期
绝密
03
预决算管理
SJYG·03
预算部
概预决算、市场价格信息等
重要的为永久；一般的为长期
绝密
04
商业、住宅业户管理
SJYG·04
物业部
业户档案及其它
重要的为长期；一般的为短期
绝密

表十一
联华物业档案归档范围及统一编号
一级类目
二级类目名称
部门产生
档案编号
基 本 范 围
保管期限
密级
EAA—LHWY
01
行政事务
LHWY·01
综合部
会议纪要、车辆管理、食堂管理、计划、制度、总结、规章、奖惩等
重要的为永久；一般的为长期
秘密
02
项目管理
LHWY·02
工程部
施工、监理档案；与施工单位、监理单位、设计单位等往来函件、前期准备文件、竣工验收文件、竣工图、工程签证、变更单等
重要的为永久；一般的为长期
绝密
03
预决算管理
LHWY·03
预算部
概预决算、市场价格信息等
重要的为永久；一般的为长期
绝密
04
商业、住宅业户管理
LHWY·04
物业部
业户档案及其它
重要的为长期；一般的为短期
绝密

第十九条 借阅制度
1.凡本公司员工均可查阅与工作相关的文书档案和科技档案。
2.档案室资料为历史原件，为防止损坏、丢失等情况发生，只供查阅，不外借，不提供复印件（特殊情况经主管副总批准）
3.各部门、各项目公司上报的文件及移交档案室的档案资料，均须自备一份复印件方便日后查找；凡集团公司中只有一套存档的资料如需借阅只能提供复印件。
4.查阅本公司档案，必须根据档案的机密等级、履行不同的批准手续。秘密性文件材料，经本部门部长签字—办公室主任签字批准后方可借阅；机密性文件材料，经本部门部长签字—办公室主任签字—主管副总签字批准后方可借阅；绝密性文件材料，经本部门部长签字—办公室主任签字—主管副总签字—董事长（或总经理）签字批准后方可借阅。
5.所借档案应妥善保管，不得拆卷、涂改、转借、丢失、损毁，必须保证案卷安全完整。
6.借阅档案应按期归还，并办理清点手续。如不能按期归还必须办理续借手续。
7.员工调离本公司前，必须归还所借的全部档案资料，经档案室主管领导签字后，方可办理离岗手续。
第二十条 档案保管
1.接收档案必须认真验收，并办理交接手续。
2.档案库房应整齐干净、布局合理实用；档案入库前，必须严格检查，档案柜内应施放防霉、防虫药剂。
3.存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右、自上而下的排列、以便于管理和查找。借用归还的档案及时准确返还回原架位。
4.底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库、要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。
5.存放胶片、照片、录像带、磁带、光盘等要求特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防磁柜内。
6.库房每半年要定期进行安全检查，按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等八防要求，及时排查档案保管中的安全隐患。
7.每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到帐物相符，对破损或载体变质档案要及时修补和复印，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。
8.档案库房温度基本保持在14℃—24℃，相对湿度45﹪—60﹪之间的规定要求。
第二十一条 档案鉴定与销毁
1.公司成立档案鉴定工作小组，由办公室主任、档案人员及业务部门领导组成，定期对库存档案进行鉴定。
2.公司各部门、各项目公司在文件材料归档时，应根据档案保管期限准确划分档案的保管期限。
3.对保存在档案室保管期限届满或失去保存价值的档案，由档案室进行初步鉴定，提出鉴定意见上报公司鉴定小组。
4.经鉴定小组审定应该销毁的档案，提出鉴定报告连同档案销毁清册一起报主管副总批准后进行销毁。
5.销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。
6.销毁档案时，要严格执行保密规定，严禁泄密；销毁后，应将销毁清单、鉴定报告及领导批示一并整理存入全宗卷永久保存。
第二十二条 档案统计
1.建立健全档案管理统计工作，做到准确、可靠。
2.档案统计范围主要是档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案交接、移交、档案提供利用及其效果的统计等。
第五章 声像档案
第二十一条 凡集团重大活动，由策划部为第一责任部门统一拍摄、录制（如项目开盘、奠基、年度总结、表彰大会、大事记、集团办公例会等）。
第二十三条 属于各部门、各项目公司工作范畴而需要留存的声像档案，如需策划部配合，应经主管副总批准后方可进行拍摄、录制、设计制作图片及其它工作。
第二十四条 工程照片及其录像档案归档均由各项目公司按城建档案馆要求制作并向集团档案室移交一式二套档案。
第二十五条 照片档案数量应在2卷以上，采用传统相机拍摄的应扩印5寸彩照连同底片归档；采用数码相机拍照的应扩印5寸彩照并刻制成光盘；照片档案应附加首页（工程概况）、尾页（摄影人、立卷时间）、封皮，像册应采用城建档案馆统一制式。
第六章 电子档案
第二十六条 电子文件归档的工作程序、内容和要求（移交城建档案馆的电子档案由档案馆制作）
1.电子文件的签署、审批
2.收集积累
3.编制目录
4.整理需归档的电子文件，将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标识、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。
5.鉴定归档的电子文件
6.检测归档的电子文件
7.编制归档说明
8.复印备份、确定载体标识。
第二十七条 电子文件的归档
1.归档时间应根据具体情况在年度或任务完成后（不得超过二个月）进行归档，
2.归档份数一般拷贝二套，归档一套，借阅一套。
3.归档要求真实、完整，达到档案功能价值。
4.归档方法
⑴ 将最终版本的应归档的电子文件存入磁、光介质上
⑵ 压缩归档，采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，刻入磁、光介质上。
第二十八条 档案移交
1.各部门、各项目公司归档材料由各部门、各项目公司专（兼）职档案员负责向集团档案室移交；移交前须编制移交清单，由部门部长或项目经理核准签字后方可移交；移交时交接双方核对移交清单后签字并各留存一份备查。
2.工程项目档案由各项目公司负责、集团档案室配合，按照辽宁省建筑工程归档规程在工程竣工验收后三个月内向城建档案馆办理移交。
第十章罚则
第二十九条 有下列情况之一的，给予当事人扣罚月薪10% ~ 50%的处罚：
1.对档案卷宗涂改、图划、拆卷；
2.不按期归档，不按期归还借阅档案；
3.未经审批私自借阅档案或不履行借阅手续的；
4.档案人员玩忽职守，丢失、抽出、撕毁、伪造档案资料造成损失的。
第八章 附则
第二十九条 本规定未尽事宜、本规定与上级或国家法律、法规、规章等相违背时，应按国家、省、市等有关的法律、法规和规章执行。
第三十条 本规定由集团公司办公室负责解释、修订
第三十一条 本规定自公布之日起施行。

2007年9月15日

集团办公室

卷 内 文 件 目 录
表十二
序号
文号
责任者
题 名
文件
日期
页号
备注

33

案 卷 目 录

序号
柜 号
案 卷 号
题 名
编 制 单 位
起 止 日 期
页 数
密 级
保 管
期 限

附录
科 技 档 案 归 档 要 求
类别
序号
归 档 文 件（原件）
责 任 部 门
数 量
移交时限

A

工

程

准

备

阶

段

文

件
1
项目建议书或申请及批复
战略发展部
2份
2日内
2
项目可行性研究报告及批复
战略发展部
2份
2日内
3
立项有关文件(会议纪要、领导讲话、专家建议性文件等)
战略发展部
2份
1周内
4
调查材料及项目评估研究材料
战略发展部
2份
1周内
5
开发建设用地中标通知书
战略发展部
2份
2日内
6
开发建设项目履约保证书
战略发展部
2份
2日内
7
计划任务书
战略发展部
2份
2日内
8
基建任务通知单
战略发展部
2份
2日内
9
用地选址申请及批复
战略发展部
2份
2日内
10
用地申请及批复
战略发展部
2份
2日内
11
建筑拆迁文件、协议、方案等
战略发展部
2份
2日内
12
建设用地规划许可证及附件
战略发展部
2份
2日内
13
城镇国有土地批复
战略发展部
2份
2日内
14
国有土地使用权出让合同
战略发展部
2份
2日内
15
国有土地使用证
项目公司
2份
2日内
16
工程地质勘察报告
项目公司
2份
2日内
17
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
项目公司
2份
2日内
18
建设用地钉桩通知单(书)
项目公司
2份
2日内
19
地形测量和拨地测量成果报告
战略发展部
2份
2日内
20
规划设计条件及通知书
总工办
2份
2日内
21
审定设计方案通知书及审查意见
总工办
2份
2日内
22
环境环境影响评价报告及批复
项目公司
2份
2日内
23
施工图设计文件审查合格书
总工办
2份
2日内
24
工程中标通知书(勘察/设计/施工/监理)
成本控制中心
2份
2日内
25
规划设计方案卫生意见书
总工办
2份
2日内
26
建筑工程(自动设施、装修)消防审核意见书
项目公司
2份
2日内
27
建筑工程(自动设施、装修)消防验收意见书
项目公司
2份
2日内
28
工程承发包合同(勘察/设计/施工/监理)