行政办公管理规定(有附表).doc

天地股份行政办公管理暂行规定

第一章 文件的收发存
发文：
第一条 发文拟稿：公司文件由综合管理处拟稿，业务文件由有关部门拟稿。
第二条 文件签发：公司所有上行文、有关公司重大决策和机构、人事安排方面的文件由董事长签发；公司生产经营和内部管理等方面的文件由总经理签发；业务文件由分管领导审核、签发。
第三条 文件印发:文件印发须填写发文标签，发文标签包含文件标题、发文字号、签发人、密级、正文、附件、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）、发文时间、印发份数等内容。
第四条 发文程序：拟稿→部门负责人审核→有关领导审阅→签发人审批签发→ 综合管理处统一编号→打印→盖章→发放→存档备案。
第五条 以公司名义发放的文件，由综合管理处编制《天地股份发文登记表》，登记文件名称、发文日期、数量、发放部门等，综合管理处统一发放和存档。
收文：
第六条 所有外来文件由综合管理处负责签收，并于接件当日填写《文件批阅标签》，登记文件名称、编号、发文单位、收文日期、数量等，呈送有关领导批阅，送部门、人员阅办，阅办人员签字确认，存档。
第七条 属于急件的文件和传真，第一接件部门应在接件后即时报送或发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。
第八条 对有阅办要求的文件，具体阅办部门或相关人员，应在要求时间内办理完毕，并将办理情况反馈至综合管理处。规定时间内不能办理完毕的，应向分管领导说明原因。综合管理处负责跟踪阅办情况。

第二章 各类文件资料的管理
第九条 公司各单位应加强各类资料的管理，积累和保存宝贵的工作、技术资料，为公司决策和相关工作的高效开展提供必要的资料服务。
第十条 资料是指公司在生产、经营、管理活动中形成的，具有价值并按有关制度规定归档保存的公文、报表、单据、记录、台帐、合同、档案等。
第十一条 需要保管的资料分类及主管部门。
文书类：各种公文、管理制度、工作计划、总结、学习材料、人事劳资档案等由综合管理处负责归档保管。
证书类: 各类证书、证明、奖牌等由综合管理处负责归档保管。
生产安全类：各种生产记录、设备（安全、环保设施）台帐、安全操作规、生产安全培训等由生产安全处负责归档保管。
技术类：工艺技术规程、产品研发、技术引进、技改技措、设备档案等由生产安全处负责归档保管。
营销类：客户档案、市场调研报告、营销策划报告、营销资料等由营销处负责归档保管。
财务类：各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计帐簿（明细帐、总帐、固定资产帐等）、会计报表等由计划财务处负责归档保管。
上市类：股东大会和董事会会议文件、股东资料以及与上市相关的文字材料、信息资料等由上市办公室负责归档保管。
第十二条 各部门须指定专人负责文档资料的管理，对所有资料必须妥善保管，建立存入、借出和移交的签收、登记制度，不得私自复制和调换，更不能随便乱放，以免遗失。
第十三条 在每年的一季度，各部门必须按照集团公司档案管理规定，将所保管的资料需要移交给相关部门存档，不需要移交的由本部门分类存档。

第三章 人事劳资管理
第十四条 为加强规范公司人事劳资基础管理，明确管理职责，特制定本规定。
第十五条 各单位应指派专人负责本单位员工考勤，考勤员要严格按照员工实际出勤进行据实考勤。
第十六条 各单位员工考勤表必须由考勤员、工段（班组）长签字，经处室（车间）领导审核后，于每月5日前将上月员工考勤表报综合管理处。
第十七条 员工纸质考勤应与员工实际出勤一致，员工纸质考勤与指纹考勤记录两者不相符的，由单位负责人书面说明原因。因个人原因导致的，按实际出勤上报人力资本部。
第十八条 员工考勤是人事劳资管理基础工作，应做到公正、无误，如没有及时、准确进行考勤，由此造成不良后果的，对考勤员和单位负责人进行考核。
第十九条 生产岗位员工换班、代班必须提前一个工作日办理相关手续。换班、代班人员填写《换班、代班手续单》，经工段（班组）长签署意见，车间领导审核，生产安全处同意后方可执行。
第二十条 工段（班组）安排员工值班、调班必须提前一个工作日办理相关手续。工段（班组）长填写值班、调班申请，经车间领导审核，生产安全处同意后方可执行。
第二十一条 员工休各种假期，必须提前一个工作日办理相关手续，经各单位负责人签署意见，部门（车间）领导审核，分管领导同意后方可执行。
第二十二条 经批准的《换班、代班手续单》、值班申请、调班申请、各种假条单应交综合管理处报人力资本部备案。
第二十三条 四班二运转员工原则上不允许安排连续24小时上班（值班除外）。
第二十四条 员工定岗应根据工作需要，按照《天地股份专业技术管理岗位及工人岗位“双向选择、竞争上岗”实施细则》有关规定执行。
第二十五条 员工岗位变动需由员工原所属单位填写《员工岗位变动审批备案表》，经相关部门和领导签署意见后，报综合管理处备案。
第二十六条 员工岗位变动按有关规定和程序确定后，次月对照《上级安徽红四方股份有限公司薪酬管理制度》执行新的薪酬待遇。

第三章 办公用品的采购和领用管理
第二十五条 为规范办公用品的使用和管理，控制办公用品规格以及节约经费开支，特制定本规定。
第二十六条 办公用品包括固定资产办公用品和日常办公用品。原则上价值在两千元以上，使用年限达到一年以上的办公用品属于固定资产办公用品，固定资产办公用品按有关规定和程序申报采购。
第二十七条 日常办公用品的采购和发放管理。
第一款 综合管理处每季度集中统一采购一次。各部门应根据本部门办公用品库存情况以及消耗水平，结合日常需求量，统一汇总申请下个季度需使用的办公用品。
第二款 各部门于每季度末填写《日常办公用品申购表》。《日常办公用品申购表》须写明品名、规格、数量、用途及需用日期等，经部门负责人审核、分管领导审批后，报综合管理处分类汇总采购。
第三款 综合管理处要严把办公用品采购质量，做到比质比价采购，及时到货，认真核对品名、规格和数量。
第四款 日常办公用品的采购入库要建立台帐，做好进出控管记录，具体经办人必须清楚掌握办公用品库存情况，满足办公需要。
第五款 日常办公用品的领用，由各部门指定专人到综合管理处在《日常办公用品领用登记表》上签字领取，各部门分发办公用品要建立记录，对办公用品的使用情况要清楚掌控，避免浪费。

第四章 印章管理制度
第二十八条 为保证公司印章刻制、保管、使用的合法性、严肃性和安全性，避免印章使用、管理过程出现不规范行为，有效维护公司利益，特制订本管理制度。
第二十九条 本制度适用于公司及公司内部各部门印章的管理、使用。
第三十条 公司综合管理处负责印章的归口管理，各职能部门应妥善保管、使用领用的印章。
第三十一条 印章的分类：本制度所指印章分为公司法人印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、各职能部门印章、产品现金收讫章、发票专用章及其它具有法律效力的印章。
第一款 法人印章:适用于以公司名义上报政府部门、上级部门、业务单位的文件，对外公函，以公司名义出具的证明、印发的内部文件等。
第二款 法定代表人印章: 适用于由公司法定代表人签章的文件，财务往来重要票据，法人代表授权委托书，上报统计报表等。
第三款 合同专用章：适用于公司对外签订的各类购销合同、技术合作合同、承揽合同、租赁合同、银行贷款业务合同、建筑施工合同及其它合同。
第四款 财务专用章：适用于财务办理各种对内、对外财务结算、银行往来结算业务及其它需盖财务专用章材料。
第六款 各职能部门印章、其它各类专用章：依据各职能部门工作职责、各类专用章使用权力范围使用该印章。
第三十二条 印章的刻制及批准。印章的刻制由公司综合管理处统一归口办理，各部门需要刻制印章，应提出书面申请，公司综合管理处向集团公司公司办公室申请，经过规定的审批程序后，依据印章刻制标准安排刻制。任何部门和个人均不得私自刻制公司各类印章。
第一款 公司法人印章、法定代表人印章由董事长批准。
第二款 合同专用章由总经理批准。
第三款 财务专用章由董事长（总经理）批准。
第四款 各职能部门印章及其它各类专用章由部门分管领导审批、总经理批准。
第三十三条 印章的保管。
第一款 公司法人印章由公司综合管理处保管。
第二款 法定代表人印章、财务专用章由计划财务处保管。
第三款 公司合同专用章由法规审计部保管。
第四款 各职能部门行政印章、其它各类专用印章依据职责分工由职责所在部门保管。
第三十四条 印章的启用、变更管理。
第一款 印章的启用、变更。公司法人印章、法定代表人印章、刻制后，由公司综合管理处留下印模，发布印章启用通知文件后方可使用。
第二款 各职能部门印章及各类专用印章刻制后，由公司综合管理处留下印模，各保管部门办理领用登记手续后方可使用。
第三款 因机构变动、名称改变、原印章使用损坏或相关部门发布新规定需重新刻制等原因，原使用印章需要作废，由公司综合管理处收回原印章，按照新要求重新刻制，同时建立《印章废止登记台帐》，注明废止印章的名称、废止原因，妥善保管三年后销毁。
第三十五条 印章的保管要求。
第一款 公司综合管理处对公司各类对外具有法律效力的印章建立台帐，注明印章负责人、印章专管人员，印章负责人及印章专管人员发生变动应及时对台帐名单进行变更。
第二款 印章保管部门应明确一名印章专管人员，保证印章安全、使用规范，建立《印章使用登记簿》。印章遗失、损毁、失窃应立即报告公司领导，同时向公司综合管理处通报。
第三款 各类印章启用后，领用部门和印章专管人员应承担印章使用责任，对因印章使用、保管不慎给公司权益造成损害的，应追究责任人的相关责任。
第四款 公司法人印章、法定代表人印章、公司财务专用章、公司合同专用章遗失应登报声明。
第五款 印章专管人员因不在岗位时，其保管的印章应由其直接上级代管，保证用印安全。
第六款 印章专管人员离职，所在部门负责人应监督将其保管的印章管理工作移交他人，印章移交手续办结后方可办理离职手续。
第七款 印章专管人员不得擅自违规用印，一经发现，严肃处理，由此造成经济纠纷或法律纠纷后果的，由其承担相应的责任。
第八款 日常工作时工作桌面或操作台面不得放置印章,印章应在需要用印时拿出，不用时应立即放入安全保密的带锁的柜中,休息或离开时应及时上锁。
第九款 原则上印章不外借带出公司，如因工作需要办理各种手续须外带印章，使用部门应提出申请，公司法人印章、合同专用章、财务专用章需公司分管领导批准后，印章专管人员办理借出手续并登记，明确用途、归还时间；各职能部门及其它专用印章由部门负责人批准后印章专管人员办理借出手续并登记。
第三十六条 印章的使用要求。
第一款 印章保管部门应建立印章使用登记制度，严格审批手续，不符合规定或应经相关领导批准而未履行的，印章专管人员不得用印。
第二款 印章专管人员应坚持原则，遵守保密规定，对用印文件严格审核，按规定用印，未按批准权限用印或用印与内容不符不予用印，用印办理人拒绝审核而要求用印，印章专管人员应报告领导进行处理。
第三款 公司业务合同、项目协议，各类授权书、承诺书等用印应经印章主管部门负责人审核后，方可用印，各类专业印章只能在同一专业材料用印，不得跨专业用印。
第四款 严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。
第五款 印章加盖应在文件的落款处，骑年盖月，印记端正清晰。
第六款 介绍信、公函、授权委托等文件应留存根，落款处和骑缝处加盖印章。
第七款 公司法人电子印章加盖只在公司综合管理处使用，只作为对集团公司上报公文、材料使用。

第 8 页 共 9 页

印 章 使 用 登 记 簿
时间
用印单位
用 印 事 宜
审批人
经办人
备注

印 章 启 用 登 记 台 帐
印章名称

启用时间

用印单位

启 用 印
说 明

印 模

审 批 人

发 印 人

领 印 人

印章名称

启用时间

用印单位

启 用 印
说 明

印 模

审 批 人

发 印 人

领 印 人

印章名称

废止时间

废止原因

印 模

审 批 人

经 办 人

印章名称

废止时间

废止原因

印 模

审 批 人

经 办 人

印 章 废 止 登 记 台 帐