坤航地产员工档案管理制度.doc

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公司员工档案管理制度
一、 目的
企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、思想品德、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是更有效的记录历史的、全面的考察职工依据,也是个人成长档案的组成部分。
为了更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。
二、 范围
公司全体员工均应执行本制度，包含员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、劳动合同、综合信息、处理决定及协议等与个人有关的具有参考价值的文件资料。
三、 管理职责
员工的档案由公司的人力资源部负责管理，人事专员专属管理员工档案。
（一） 保管职工档案；
（二） 收集、鉴别和整理职工档案材料；
（三） 办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
（四） 登记职工工作变动情况；
（五） 为有关部门提供职工情况；
（六） 做好职工档案的安全、保密、保护工作；
（七） 办理其他有关事项。
四、 归档内容包括
1）个人简历
2）身份证复印件
3）学历学位、资格证书复印件
4）应聘人员登记表
5）诚信声明
6）劳动合同
7）转正申请表
8）新员工培训跟踪表
9）培训上岗考试试卷
10)离职人员申请表
11）劳动合同解除证明
12）其他公司人事资料、制度、乐捐等（按实际情况添加到档案里）
五、 人事档案管理相关规定
1.公司人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩 等所形成材料要及时收集并进行整理，保持档案的完整。
2.人事资料收集、归档后，人事专员在档案袋上详 细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依据档案材料分类目录顺序排列，各种资料分类装订并注明收集人的姓名。
3.人事人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记《档案存放登记表》，建立《员工档案目录》，以便在需要时能及时查询。辞职、辞退员工的档案单独保管。
4.凡是归档的材料必须经各部门认真考核、鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。（必要材料须经各部门负责人和分管领导签字或盖章后归档）
5.严禁任何人以任何理由私自保存他人档案和利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。
6.人力资源部档案管理人员做好档案管理工作以免出现档案丢失、损毁等情况，对公司和员工个人造成损失。
7. 档案目录和档案袋的样式、规格实行人力资源的制作标准。如果出现销毁情况，按规定需要销毁档案材料时，必须经公司主管档案工作的领导批准。
六、 人事档案的整理方法
1. 为每位员工建立一份独立的人事资料档案。
2. 离职人员的档案按辞职、辞退和开除分别归档。
3. 人事档案的查阅
4. 档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则。
5. 人事档案只能在人力资源部指定的地点查阅，不可带出。
6. 遇特殊情况需要借出本人人事档案时，借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
7. 所有查阅人员都必须如实填写《人事档案查阅登记表》。
七、 人事档案的外借
1. 不得外借他人档案，如因公需查阅档案，须填写《查阅员工档案审批表》，经部门负责人、人力资源部负责人审批；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责人、总经理批准后方可办理。
2. 公司总经理、人力资源部负责人可直接通过人事专员办理查阅手续。
3. 查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。违反者视情节轻重，予以惩罚。情节特别严重的，公司保留追究其法律责任的权利。
4. 外借档案必须及时归还人力资源部，人事人员应做好查阅登记工作，并在《员工档案查阅登记表》签字确认。
5. 档案应该备份
6. 对高级管理人员及其他重要职员的资料，应做好文字备份。
7. 原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。
8. 对存入电脑的重要资料应设密码保护。
八、档案销毁的条件
1. 已离职基层员工的档案，自离职之日起存放时间达到一年以上的。
2. 已离职中层的档案，自离职之日起存放时间达到三年以上的。
3. 已离职经理以上人员的档案，自离职之日起存放时间达到五年以上的。
4. 被公司开除的员工档案，自开除之日起存放时间达到三年以上的。
5. 应聘者档案存放时间达一年以上的。
6. 超过一年以上的人力资源部报表。
批注：公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。需要销毁的档案资料要进行登记，登记的《公司员工档案资料销毁登记表》永久保存。在销毁公司员工档案资料时，必须由总经理或人力资源负责人指定专人监督销毁。
九、 与员工户口联系的个人档案管理办法
1. 有需要将个人档案存放在外部人事机构的员工，按自愿原则向人力资源部提出申请，由人力资源部出具证明，员工本人至人事代理机构自行办理，费用自理。
2. 员工有需要转移个人档案的，向人力资源部提出申请，人力资源部出具证明后，自行至人事代理机构办理。
十、备注
1.本规定自下发之日起执行；
2.本规定未尽事宜，将在以后的工作实践中予以完善；
3.本规定由公司人力资源部负责解释

坤航地产人事部
2013年1月9日

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