行政作业指导书.doc
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1、受控状态: 文件编号: QI-AD-01 行政部作业指导书 版本/修改号:V1.0 批准: 生效日期: 分发号:21 / 22目 录 1 目的2 范围3 部门职责4 部门管理规定与说明办公用品管理流程计算机管理流程证照管理流程5人员编制与架构6 输入/输出信息表7职位职责及任职资格8 部门文档管理一览表 1 目的 本文件的目的在于规范公司行政部门各项工作,以确保部门的工作质量。2 范围 适用于行政后勤各项工作。3 部门职责31 行政事务管理1) 负责公司办公设备、办公用品的发放与管理;2) 负责公司固定资产的管理;3) 负责公司文件及档案的管理;4) 负责公司证照的管理及各种证件的办理;5)
2、负责公司员工宿舍的管理;6) 负责公司通讯系统的管理;7) 负责公司安全的管理。8) 负责公司车辆的使用和保养管理;32企业文化的建设1) 负责企业文化的宣贯;2) 公司文化活动、会议的组织工作;33部门体系文件管理1) 按照公司的ISO9001体系负责本部门管理工作;可根据实际运行情况按照相关程序完善本部门的ISO9001文件;2) 负责本部门HSE体系的管理工作。设备公司9000版文件出版、发放,整理归档。34其他负责落实总经理及副总临时交办的工作。4 工作流程及说明4.1宿舍水电计费流程4.1.1行政助理负责于每月10日前将上月宿舍费统计等附表提交至负责薪酬核算的人事助理。4.2办公用品
3、管理流程4.2.1公司行政部门办公用品的管理部门,负责公司办公用品的采购计划及预算,主要把握正常情况下每月平均消耗量及其市场价格最佳采购日期。4.2.2每月月底制定出月度办公用品采购计划,报南山财务实施采购。如有特殊、临时急用办公用品的采购由行政部购买并入库。4.2.3办公用品的领用须填写办公用品领用登记表,如是消耗品,依据历史领用记录结合实际需要确定领用管理基数;如是管理品,则列入移交,如有故障或损坏,应以旧换新品。4.3证照管理流程4.3.1行政专员随时查看证照的有效期,并建表列明,提前做出计划规划,提前对证照进行更新、年检5 人员编制与架构清洁工(2)保安(5)行政经理(1) 行政后勤总
4、编制12人 行政前台(1)司机(2)行政助理(1) 6 输入输出信息报表输入输出序号内容相关部门序号内容相关部门1来访接待统计表前台1手机费用明细人事2信件收发登记统计表餐费扣款明细3快递账单统计报表住宿扣款明细4保安值班表行政专员住宿人员名单5巡逻签到表2每月行政费用报销明细财务、总经办6清洁卫生检查表住宿接待费用报销明细7车辆行驶统计表司机办公用品采购明细8车辆加油费用统计表每月外部派车统计表9车辆保养统计表外租收款明细10名片制作统计表行政专员3办公人员短号使用明细财务11生活用品发放统计表4前台、司机、保安考核表人事12每月派车统计报表5行政通知各部门13每月办公用品发放统计表6固定资
5、产管理明细财务、总经办 7岗位职责与任职资格前台文员岗位职责岗位名称:前台文员所在部门:行政部岗位编号:直接上级:行政专员直接下属部门/岗位: 岗位定员:1所辖人员数目:1工资级别范围:职系:晋升方向:版本/版次:V1.0本职概述: 负责前台电话及来访人员接待、后勤保障、行政管理等工作,为公司内部员工及外部客户提供支持和服务。职责与工作任务:职责一 职责描述:前台电话接听、信件及周边卫生管理工作时间百分比:50%工作任务 1、 前台电话转接电话铃响三声内必须接起话筒,并首先主动使用普通话自报公司名称:您好,领先康体!请问找哪位?请问贵姓找?有什么可以帮到您?遇到外语来电时前台应回复:Hold
6、on please!然后将来电转接到海外部指定人员;如来电符合转接需求(如来电不是推销或者无业务往来的)的可安排转接,转接过程中和对方说请稍候!当当事人接听电话后前台需马上将电话挂断呈待机状态,以便接听下次来电,如当事人不在位置时可将来电信息(来电方单位名称,姓名,联系方式及来电内容)及时发送给当事人并作登记。如需离开岗位时应先进行电话交接,让下一位电话接听者帮忙转接所有来电。前台离开岗位时电话属于无人接听状态,电话响三声后自动转到国内业务销售指定专人接听;2、 公司信件发放与接收负责公司快递、信件、包裹的收发工作,公司各部门将外发的快递送到前台时,前台应专设登记本,由发件人首先登记清楚哪个部
7、门哪位同事寄的、寄往哪里,收件人是谁等详细资料,前台签收。并在五分钟内将物料归位,及时通知相关物流公司,物流公司收件后应将单号及时知会相关人员,快件不得放在前台桌面,收到快递后十五分钟内知会同事并作好登记工作快递发放登记表。所有快递文件或样品须按要求进行登记在册,避免遗失,且所有件统一放在指定区域。3、 前台及周边卫生保持前台清洁卫生,上班前对前台周边的环境进行清洁及整理,地面须做到无纸屑、果皮及杂物,前台桌面及前台摆放的绿植叶面必须无灰尘,并摆放整齐,工作当中随时检查整理,要求前台的花草每周三浇水一次;对电梯右手边的会客桌椅与前台左手边的沙发区进行维护,如会客后桌椅未按四角对等放置的、桌椅放
8、置歪斜的,桌上有烟灰的、水瓶的、纸屑等杂物的,客户离开后做到即时清理干净,桌椅摆放整齐;对一楼前台区域的杂物进行清理与管理,区域内禁止乱摆放物品(,如确实有需要摆放的,只可临时放置在前台后面,但要明确取走的时间,对未经行政部同意就乱摆放物品的,必须劝阻。 职责二 职责描述:来访人员接待工作工作时间百分比:50% 工作任务 1、对来访客人做好接待、登记、引导,并安排洽谈地点。业务部门将客户来访单递交到前台,前台应在客户到来前30分钟先将来访公司名称或来访人员的姓名显示在欢迎牌上,在客户来到大厅时应起立微笑并问好:欢迎光临!离开时应起立微笑打招呼,其他人员来访时应及时通知被访人员,如有预约可先将来
9、访人员带到电梯旁或右侧沙发上等候,让其稍坐休息并及时通知被访人员,由被访人员带往三楼。当客人来到前台时应微笑询问:您好!请问找哪位或有什么可以帮到您?得到对方的回复后需及时作出适当的处理;2、如有上门推销,无理取闹等无关人员应拒之门外;如自行处理不了时可立即通知保安或上级协助处理。3、遵守公司相关的各项规章制度;4、负责上级交办的其他临时性事项相关权限: 对来电、来访者具有监督、决策权对直接下属考核评估权;汇报关系: 以上职责,向行政专员汇报,必要时向部门经理汇报工作协作关系: 内部协作部门:全公司各部门; 外部协作单位:其它必要单位。工作环境: 一般办公环境使用工具设备: 一般办公自动化设备
10、工作时间特征: 正常工作时间,偶尔加班婚姻状况:已婚 未婚 婚姻不限 性别:男 女 男女不限籍贯:城镇户口优先 非城镇户口优先 深户 户口不限 年龄:32岁以下最低学历要求: 中专及以上学历所需教育专业背景: 文秘、中文等专业中专及以上学历。所需工作经验: 1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验。所需培训的科目: 接受过前台接待、档案管理、商务礼仪等方面的培训。所需知识与技能: 熟悉前台接待和商务礼仪的标准规范; 了解公司用品管理、档案管理等方面的知识; 具有良好的语言、文字表达能力; 熟悉使用办公软件及办公自动化设备; 最好了解政府相关政策和法律法规。个人素质要求: 身高160CM以上,
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- 行政 作业 指导书
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