销售管理制度及流程.doc

一、合同管理
1、管理规定及制度9个
合同审核管理规定
销售合同评审管理规定
合同录入及信息维护管理规定
资源计划平衡制度
关于签订销售协议相关约定事项的规定
销售合同管理规定
销售印章使用规定
合同档案管理规定
合同跟踪管理规定
2、业务管理流程6个
生产销售业务总流程图
资源平衡及合同下发流程
内勤人员报价管理流程
内勤人员与合同室衔接流程
内勤人员业务实施流程
内勤人员业务协调流程
二、风险管理
1、管理规定及制度（6个）
首次订货资质审核管理规定
验资发货（应收账款、预案）监控管理规定
厂商银业务管理规定
往来账核对管理规定
票据传递、财务收据使用管理规定
销售价格监控管理规定
2、业务管理流程（8个）
发货验资（应收账款）监控管理流程
往来帐目核对工作流程
保兑仓监控管理流程
财务收据领取、使用管理流程
承兑汇票传递管理流程
承兑汇票退票管理流程
承兑汇票找零管理流程
销售回款业务流程
三、价格管理
1、管理规定及制度（2个）
销售价格执行管理规定
信息工作管理规定
2、管理流程（2个）
销售价格执行流程
市场信息管理及应用流程
四、发运管理
1、管理规定及制度（5个）
上交、外发管理规定
收发存对账管理规定
销售库存管理规定
运输意外的处理办法
自提货物管理规定
2、业务管理流程（3个）
发运室货源组织业务流程
发运室装车后票据整理业务流程
发运库存管理流程
五、服务管理
1、管理规定及制度（4个）
质量异议处理相关规定
质量异议退货钢材管理办法
售后服务用户调研管理规定
服务室质量异议管理程序
2、业务管理流程（7个）
服务营销管理流程
外部质量异议处理流程
外部质量异议来函信息处理流程
外部质量异议现场处理流程
外部质量异议退货处理流程
外部质量异议赔偿损失流程
外部质量异议整改意见反馈流程
六、生产经销部汽运作业区
《岗位职责》、《管理制度》

合同审核管理规定
为加强合同的管理，维护订货合同的严肃性，提高企业内部合同执行质量，机动灵活地适应千变万化的市场需求，更好地为顾客服务、开拓、占领市场，特制定本管理规定：
一、合同的签订
1、合同经评审后，手续齐全，方可签订正式合同文本，合同的签订必须符合《经济合同法》的有关规定；
2、合同的签订应根据用户的要求及框架协议及预付款情况进行签订，坚持无款不签订合同；
3、签订的有效合同应在合同约定的时间内执行完毕；
4、合同的解除或变更必须手续齐全，在确定不影响回款、不产生积压钢材的前提下，由负责人签字方可变更；
5、为便于管理及统计，对各用户应编制合同号。
二、合同的内容
1、当事人的名称、住所、邮编、电话、联系人等；
2、标的；
3、数量；
4、质量要求（包括一般要求和特殊要求）；
5、价款（含让利部分）；
6、履约期限、地点和方式；
7、违约责任；
8、解决争议的方法。
销售合同还需约定或标明合同编号、签约日期、地点、方式及包装方式、执行标准和方法、结算方式、运输方式、收货方式、到站、特殊要求、合同使用的文字及其效力条款、随货票据、证明、资料等。

销售合同评审管理规定
1、销售合同评审包括常规合同评审与非常规合同评审。非常规合同是指该钢种、规格**第一次生产，或该标准第一次生产以及超出国家标准要求，用户技术协议订货未形成标准的合同，具体界定每年由技术部门下发明细为准。
2、按照体系管理有关规定，销售常规合同实行集体会签评审方式，即合同由销售部有关人员实行分别签字认可，形成有效的草卡合同；内勤人员对集体会签评审的合同交交合同室主任，合同室主任分解到相关合同员，形式的正式合同，由内勤及合同员交叉评审形成正式合同。
会签首先内勤做基本的评审，填写基本情况，之后分别由合同室主任、分管价格的副部长、分管销售的第一副部长、销售部长分别签字认可。合同员对打印出的合同进行加盖合同章及评审章。
3、非常规合同的评审，需进行技术评审，再履行常规合同评审有关手续（格式见附件）。
4、内勤人员在进行评审前，首先要分清楚是常规合同还是非常规合同。
内勤人员进行评审前，要对近期该用户价格执行情况、该区域主流钢厂价格情况、我厂目前价格水平情况简要说明，作为评审的基础资料，以便领导决策。
5、非常规合同，首先要依据用户的要求，填写非常规合同评审申请单，并在分管体系人员处备案，交技术部门评审，其评审单一份要交分管体系人员处备案，另一份付在草卡后，再进行常规评审。
合同评审单
订货单位

使用单位

钢种
规格
重量
加工方法
技术条件
备注

使用要求：
何时订过货：
申请人：
评审人员及意见：

合同录入及信息维护管理规定
为规范电脑合同信息的维护、录入，使合同信息清晰、准确的反应用户所定钢材质量、技术及相关信息；同时让合同信息在股份公司内部流转、传递有效，统计、汇总标准一致，特制订本管理规定。
一、合同录入
1、合同的录入主要包括用户档案的维护、用户所定钢材钢种、规格、数量、标准以及价格等与合同履行相关的一切信息。
2、钢材销售合同，不管实际跟用户采取股份公司规定的格式合同，还是采取其它形式的合同，只要跟用户签订了最终合同，合同员必须将每一份合同输入电脑，使其在股份公司内部正常流转。
3、合同档案的形成
（1）同一个用户，不同到站或同一到站、不同收货单位，均需单独编制合同号，不允许上述不同的情况下的合同，集中在一个合同号，签订合同；同时由于内部统计的需要，同一用户所签订的同一到站、收货单位的民品、民品合同号，必须单独编制，不能为了输入便利，将民品合同按民品合同号管理或将民品合同按民品管理；管材合同与棒材合同按不同的合同号管理，不能合订一个合同号。
（2）合同档案的内容包括合同号、订货区域（主要是用户归属区域）、收货单位，到站、通讯地址、用户开票信息、信件邮寄地址以及合同室内部统计需要导入的分管业务信息等。
（3）用户档案的信息，除分管业务员的信息、行业信息外，均实行代码输入方式录入，维护档案前，按规定录入或查询相关代码，输入代码要细心、谨慎，防止误输入产生张冠李戴的情况发生。
（4）合同档案原则上同一用户按上述（1）规则确定的合同号及档案，在一个年度内是唯一的；不同的月份使用同一档案。
如果由于用户变更需要变更收货单位、到站等的，需单独编制合同档案，前期签订的合同，未履行的，将对应的生产号变更至新合同号，不允许直接变更档案。
4、合同附页内容的形成
合同附页内容包括合同必输入内容、统计等需要的选项内容等两种情况。
合同员输入电脑的合同信息，必须与用户的传真件上的钢种、规格、数量、标准、加工方法、交货状态及价格要一致，如果用户的传真件上上述情况，不清，需用户来函件说明清楚，不允许合同员通过电话沟通或主管判断，随意选择或加入。
（1）合同号必须是与用户指定收货单位、到站一致的合同号；
（2）生产号的产生：生产号前一位数字由合同员根据合同需要在何条生产线生产，输入对应车间代号，其余由电脑自动产生。不允许合同员为了达到完成区域指标的需要，随即选择车间的情况发生；
（3）钢种的输入，是优质钢、特级优质钢，其后缀必须区分清楚；个别钢种分属不同钢组，要根据情况进行分类选择，不允许出现选择提示，不进行选择的情况发生；
（4）规格输入：规格必须是明确的，不允许模糊订货规格出现；管材必须是：外径×壁厚的形式，不允许外径*壁厚的形式或：外径×内径的形式；方钢、扁钢采取“##×##”或“##×**”形式标注
（5）形状，圆钢、扁钢、管还是方钢，必须细心选择。
（6）定倍尺：是定尺、倍尺还是范围尺，原则必须在此明确；由于合同流动卡片在车间打印，长度的单位需在此明确，防止产生歧义；
（7）订货数量必须明确；我了便于合同管理，除螺纹钢外，单笔输入合同原则不超过180吨。
（8）技术标准：所定钢种必须在签订的标准之内；国家标准必须按现行标准号规范输入，不允许简写、缩写等形式输入；**试制、技术、临时标准要注意其时效性；
（9）价格条款：原则上合同电脑输入价格为含税价格；原则老线价格均为含税出厂价格，严格控制签订包到价格的合同数量；
（10）补充条件栏原则只填写与合同执行相关的技术要求，如成份、尺寸偏差、超标准的其它要求、组坯方式；备注栏原则填写需要车间注意事项等不需在质保书上打印出的内容；质量要素主要是与质量控制相关的内容。
（11）需要选择的其它内容：如含税、民品、电渣、整车等便于统计、管理的事项，必须认真选择。
5、合同变更
合同变更指从用户第一次传真要求签订合同，合同未履行完之前，用户要求对其相关内容变更的申请。
合同变更，原则上在不增加钢厂成本，生产组织允许的情况，满足用户的变更，但变更过程必须有用户书面的申请。变更过程必须与相关部门履行变更签字确认手续。
二、合同信息的维护
1、用户信息维护
用户信息的维护包括收货单位、到站；结算信息的维护；通讯信息的维护；所属区域的维护。
合同员对上述信息的维护实行编码方式，为节约资源代码，不允许重复编码。
2、钢种信息维护
钢种信息由合同室主任统一维护，不允许其它人员任意维护。
3、质量要素的维护
质量要素的维护，由指定专人开展，不允许其它人员任意维护。
4、分管人员的维护
由合同室合同管理员每月维护一次。

资源计划平衡制度
资源计划平衡是指各销售公司依据区域计划指标，结合公司效益，大客户管理，品牌及“双百、双五”的销售目标，对所管区域资源，按规定组织预收款、评估资金风险、核定组织生产合同的过程；同时包含生产销售部，对各片区提请的资源，依据公司设备产能，效益及各区域计划，结合“双百、双五”的销售目标，对下发生产的资源平衡优化管理的过程。
一、 各公司资源计划
1、各销售公司的资源推行计划管理，用计划讲落实、讲进度。
2、各公司要按照生产销售部下发的月度资源计划，按车间、品种指标量化到分管业务人员及用户，作为销售控制计划，指导片区市场开发、用户维护，资源针对性的签订；
3、各公司的用户，分协议运作、预案运作、正常规定运作三种。正常运作用户，需按规定预付款比例订货，预付款不到位，不允许排产，货产出后，资金必须到位，确保可以发货，货上交由于款不到位，停发3日以上，将按有关规定进行考核。
协议运作、预案运作的用户，要分析是挂账付款、T+1运作、协议运作中垫资等不能保证当月货款结清情况，结合“双百、双五”的销售目标，各公司要确定销售运作控制方案，如果与已签订协议不符，应给总部提出建议运作方案，进行讨论，决定是否与用户重新谈判；没有协议的用户，可据此确定价格控制依据，利用价格杠杆控制运作规模。
应收帐款的控制，要从价格谈判、合同签订开始控制，结合“双百、双五”的销售目标，研究运作办法，资源保证的情况下，保证区域用户协调发展，不能只强调大客户阶段性资源保证，而不考虑资金支付能力。大客户资源要求在每月20号前全部到位，满足股份公司生产模块化管理的要求，20号前不能到位，所有资源排定完以后签订合同，影响大客户资源保证，造成负面影响，所在区域经理要对此负责。
4、每月的合同资源，必须按计划指标，进度到位，首先各公司要平衡分车间的资源，按计划指标，结合效益、大客户、协议用户平衡月度分车间合同资源，超出计划指标，可作为次月资源储备，不能用目前合同相对充裕的一轧、二轧资源代替较少的车间，如锻钢、快锻合同。
5、签订充裕的合同，按计划均衡排产，满足股份公司各个车间设备高效运转，是生产销售部的天职。股份公司要求20日前次月合同达到50%，25日前到达80%，28日前合同全部到位，28日后不接收次月合同。电渣合同、步进炉合同、模具钢等需要开坯产材的合同应在当月15日前将次月合同全部下达。要求各销售公司，电渣合同、步进炉合同依据合同室签订合同通报情况，签订具体月份合同；模具钢等需要开坯产材的合同应在当月15日前将次月合同到位；23日前所有车间合同必须全部到位。
按规定时间、计划不能签订有效合同的，各公司要进行预期计划销售（预期销售申请格式附后）。各公司要在充分调研市场，深入了解区域用户的基础上，按计划缺少的车间合同，可以预销售申请合同，所申请合同，必须在次月实现销售，不能实现销售，将按有关规定进行考核。
对按计划未签订有效合同的公司，提出的预期销售合同，生产销售部依据总体车间到位情况，优先安排超出计划指标签订的区域的合同，在全部签订合同排产后，仍不能满足公司生产计划的，再安排销售公司提出的预期排产合同。生产销售部对各公司提出的预期销售合同，结合历史销售记录，有权决定是否排产。
各销售公司，在规定的时间，合同不能到位，又提不出预期销售合同的，按股份公司资源保证的有关规定，进行考核。
6、在保证效益的前提下，保证长期合作伙伴正常生产量，各区域资源均衡发展，
合同签订后，每月23日前，各区域副总，经理要依据用户运作情况，按照区域计划，对排产合同有明确的下发意见，合同下发后，原则上不进行调整，货产出后必须及时外发，不允许停发。
7、对用户进行诚实销售，不管是业务经理、经理、销售副总还是公司有关售后及技术服务人员，对用户承诺的事情，必须按时保质、保量完成。涉及到合同交货期的实现，要求各销售公司对用户讲清**要求合同到位日期，目的是更好的给用户组织合同，及时交付合同；各公司对用户讲诚信，要结合区域销售计划，公司月生产计划，了解清楚生产排定规律，再承诺，不能不了解公司生产情况、设备情况，只承诺，不兑现，或根本无法兑现。
带日期的特急合同的签订，必须与总部沟通后签订，股份公司规定每个车间不超过5笔，各公司要结合实际，严格控制,每个公司特急合同不能超过1笔（同钢种、同规格）。
二、合同室计划管理
1、合同员要按照下发片区的月度计划，结合签订的协议，及各公司分用户、分责任人细化的指标，督促各公司合同及时到位，未及时到位，提醒区域副总，协调公司及时到位。
2、内勤人员要结合预案及有关资金条款，落实预付款按规定比例到位，合同签订后，依据合同管理规定，合同约定履行了预付款等手续后或依据协议，具备合同下发条件的，合同员结合生产计划，与区域副总沟通，副总与经理沟通，同意组织生产，方可对合同申请下发。
预案运作、协议运作用户，合同室每月负责对协议执行情况进行统计，并提供给各区域公司、分公司，不允许依据协议只是约束资源的保证，不强调用户对协议的履行情况分析，各区域公司要结合实际运作情况，对运作规模适时调整，应收控制在预案之内，同时确保资金安全，防范资金风险。
3、合同室要结合实际运作规模，资金状况，每月对此部分用户，依据上月运作情况，进行量化的评定，提出运作控制规模的建议，供领导决策。
4、每月25日前，合同室负责人，召集在总部的区域副总及有关领导，对各公司建议排产资源，结合股份公司作业计划，用户合同签订条款，及生产周期，进行资源平衡后，下发合同给生产室。
5、合同员申请下发合同后，每天要跟踪合同所处的位置，合同室负责人未下发、或平衡后排产的月份，合同员必须及时掌握，有异议要及时提出，或及时与用户沟通；合同员每天要浏览合同在生产的状态，拒收合同、返回合同必须日清日结。
6、合同下发后，需要变更、返回、注销的，必须履行审批程序，经合同室主任签字确认后方可变更、注销及返回。
7、每月1日前，依据用户合同交货要求，合同员对所管公司特急合同，提出书面申请，合同室汇总后，与生产沟通，提出销售对合同上交的总体顺序，以便生产合同组织时参考。
8、合同员每周星期五结合库存、资金及用户交货期的要求，结合区域公司、销售公司反馈的交货期要求信息，提出下周需要生产合同明细，合同室汇总后，以电子邮件的形式传给生产室，提供生产制定周计划参考。
9、合同室每周三对每周组距安排要及时以电子邮件的形式反馈到各销售公司，用户。
10、每月2号前，合同室对上月合同执行情况整理，对欠交合同，合同员必须明确是否履行的意见，形成书面材料，以电子邮件的形式传至生产室，依据生产反馈的信息，与用户沟通。需要补产的在制合同，给用户书面的告知函，以便用户掌握信息。

预期销售合同申请单
发件人：

收件人：

申请公司

预供货单位：

钢种
规格
订货数量
执行标准
预期价格
冶炼方式
轧锻要求
备注

备注：预期销售，须在次月实现销售
申请公司经理意见

区域副总审核

销售部审核

关于签订销售协议相关约定事项的规定
为进一步明确销售协议的签批权限，规范销售协议约定内容及操作程序的管理，规避相关约定事项风险，维护销售协议的严肃性，保障销售渠道的稳定，特制定本管理规定。
一、签订原则
1、体现公平、公正、合理、合法的原则；
2、具有可操作性，突出体现签署协议意图的原则。
二、约定事项至少或应当具备的条款
1、协议量、品种及规格等条款（具体协议必要时约定执行标准、验收方式及方法等条款）；
2、定价方式及价格条款（出厂价还是包到价）；
3、优惠、返利方式及额度；
4、结算方式（包括一票制、两票制、运费承担、增值税、运杂费及吊装费发票开具等事项）；
5、支付方式（包括承兑及现款比例、贴息方式、方法等）；
6、预付款比例；
7、明确双方的责任和义务；
8、服务性条款；
9、协议的有效期；
10、协议正本的份数（一式肆份）；
11、其它需要约定的事项或特殊条款。
三、操作要求
1、突出体现协议的导向性（如规模、品种、组距、效益等）；
2、加工分厂用户原则上签订出厂价，当市场发生较大波动时，未全额预付货款的，不允许锁定价格；
3、原则上协议量、资金结构、预付款比例等不能低于上年的实际运作水平；
4、原则上要求现款比例不低于30%,预付款比例不低于30%；
5、协议必须要体现贴息、吊装费等条款；
6、协议经销单位除GCr15连铸材及Cr13可先定资源后定价外，其它品种不允许暂定价，或先定资源后定价的操作方式。暂定价或先定资源后定价的运作模式必须明确“当月发货按当月价格执行，次月发货按次月价格执行”；
7、明确不可抗力（如铁路方向限制等）造成的汽车运费、倒运费由双方各承担一半，原则上由于用户原因造成的汽车运输费用由用户承担，由于交货期迟延导致的汽车运输费用由**承担；
8、非经股份公司审批备案，任何人无权签署一票制包到价协议；
9、确定区域主导销售商的价格为区域运作基价，维护其合理的利润，保护其利益；
10、根据用户的依赖度和忠诚度，适当控制有优惠及返利条款的协议数量，要在资源保证和相互依赖方面多做文章；
11、返利一律按吨钢具体金额确定，不允许百分比计算方式；
12、销售协议的具体谈判方案和具体内容原则上由区域分公司经理和业务经理提出，经销售总公司审批后组织实施；
13、销售协议限定由销售总公司副总经理以上的人员签字，其它人员无权签署；
14、协议必须明确签字并盖章后生效；
15、协议除正常盖章外，原则上要求逐页签字或加盖骑缝章；
16、协议要按统一的编码规则编号，附加页码和签约地点；
17、协议约定事项不得带有任何不平等及惩罚性条款。
四、附则
1、本规定未尽事宜按公司相关要求执行；
2、本协议约定要求仅指年度合作的销售框架协议，保兑仓协议、具体订货运作协议等按公司相关要求执行；

销售合同管理规定
为规范销售合同管理，特制定本管理规定。
一、销售合同格式形式
1、合同员签订合同，必须按照股份公司合同管理规定、合同室价格审批管理规定、合同室订货管理规定确立的原则签订合同。
2、签订合同之前，合同员需先签字，对执行价格与现行价格文件的差异或了解的成本情况、同行报价格情况，做简要说明，然后分管领导签字，方可签订合同；有关领导出差的，对重大合同，可简要口头通知，出差后需补签。
3、合同输入之前，首先要了解清楚技术要求，尤其对用户用简易方式传真的合同，对以往有订货或合同员有疑惑的合同，需查阅前期合同条款；对第一次运作的，用户用简易方式传真订货的，必需让用户确认标准，技术要求。对未注标准，只写钢种、数量的合同，不允许订货。
4、一般情况，**文本格式合同作为最终签订合同文本，个别企业需按对方形式签订合同的，需报风险控制室批准方可实施。
（1）**文本格式：依据订货函件，按有关要求输入电脑，打印正、附页，检查无误，经室主任审核后，二日内必需邮寄给用户或公司负责人，进行签字盖章，并做好跟踪工作，督促用户签字盖章后及时返回。（对首次供货的，原则上先通过传真，先盖章，保留复印件，再邮寄合同盖原件章），形成留存合同文本；
（2）用户样本格式：用户格式样本签订合同的，要仔细研究有关条款，订货时需及时提供给风险控制室合同复印件，在合同正、附页件后黏贴用户提供的原合同复印件，原件保留在草卡中。
钢材购销合同正、附页的管理，要求每批次订货合同必须要有正、附页，正、附页日期要求一致；所有现货合同，只要有发出量必须按上述管理执行。
二、销售合同
为了让片区业务人员与用户建立更紧密的业务关系，规范合同管理，防范风险，特制定如下规定：
1、合同科合同员依据用户来函要求进行订货，函件必须要有用户公章或合同专用章，经合同评审后打印合同正本、附页；
2、合同员每周将所签订的合同正本、附页，统一邮寄给各片区负责人（或分管业务人员），各片区合同接收人及具体合同号、日期明细附后；要求片区收到合同后，核对无误后签发收条，并寄回收条；合同科负责收条的索取，监督片区人员依据合同，对用户走访，并对片区业务人员所辖区域用户走访、沟通及用户维护情况的检查；
3、各片区负责人收到合同后及时分发给各区域业务员，要求业务员在一周内联系用户，并且到用户单位和具体该单位采购计划员核对品种、规格、数量、执行标准、特殊技术要求等合同文本内容，核对准确无误后加盖用户单位合同章并签字后及时返回给合同科合同员；
4、要求合同科合同员依据用户来函签字订货，打印合同正本、附页为三个工作日，每周五用特快统一邮寄一次，延迟不寄者，每延迟一天，每份、每天扣罚50元；各片区接收到合同与用户联系返回合同时间为七个工作日，拖延不办，收到合同，收发时间过15天，每延迟一天，依情况，每份、每天扣罚50元；
5、对区域内有保兑仓业务运作的的业务员，同时负责其所管用户保兑仓相关业务，手续的具体办理，不主动积极办理者，将否决当月效益工资25%；

销售印章使用规定
1、销售合同章采取备案授权管理模式，按照公司有关规定，可以签订合同的人员，必须是股份公司授权的人员。
2、合同室主任依据授权，对合同章的发放实行备案签字管理，合同员签字领取合同章后，合同章的安全，必须在合同员控制之中，合同章必须妥善保管，防止丢失。
3、合同员对授权期内，对该编号合同章签订的一切合同行为负责。
4、合同章不允许借给别人使用，包括合同室内部。
5、合同管理人员离开办公室后，合同章不允许放在办公桌面上，不允许放在不上锁的抽屉里面。
6、不许给任何人在空白纸张上加盖合同章。
7、不允许给与销售合同无关的其它函告等上加盖合同专用章。
8、在授权期内，发现合同章丢失，要马上上报挂失，否则由此造成的风险由合同章持有人负责。
由于工作需要，不从事合同管理的合同员，要按程序移交合同专用章。

合同档案管理规定
合同的档案管理，主要是围绕合同及相关协议，用户资质，以及跟合同履行相关的价格、合同条款的变更及往来函件的收集、整理及归档过程。
1、合同管理
一般情况，按**文本作为最终签订合同文本，个别企业需按对方形式签订合同的，需报告主管部长批准，并报法律部门审核方可实施。
（1）合同草卡
合同科合同员依据内勤人员按会签方式，经领导审批的用户来函进行订货。函件必须要有用户公章或合同专用章，内勤人员提供给合同员的订货草卡，必须是复印件或原件，否则有全拒签；作为合同签订的依据，在履行完相关领导签字，签订合同后，加盖私章后，按合同号、订货时间顺序排序整理归入档案盒。对一个传真件，订二份以上合同的，相关领导签字完毕，按合同号复印传真件，分合同号对应装订，原则上当日订货电脑数据，合同正、附页与草卡一一对应。
（2）合同正附页
内勤人员负责收集所管区域签订合同按规定签字、盖章，按时交给合同员；用户签字并盖章返回的合同，合同员负责分类管理，按合同号，时间顺序排列归类，按每月订货日期，分区域装订成册，摆放在指定的位置。对法律、财务部门联及时提供给相关部门，交接手续需留档保存。
合同室负责人随时抽查合同返回情况，不允许签订超过一个半月的合同未返回的情况发生。
原则上合同草卡、用户签字并盖章返回的合同，提供给相财务、法律部门，交接手续，半年整理一次，统一摆放在资料室。
2、合同变更函件
签订合同后，用户需要变更有关合同的，必须有加盖公司合同章的书面函件，内勤人员需与生产、发运或技术沟通，可否变更，经合同室主任审批交合同员进行变更。合同员对函件复印，按片区，时间顺序黏贴在变更本，在函件上要注明变更对应合同号、生产号及变更时间，同时对变更过程生产等部门的变更单，签字材料附在其上，做为备查材料，按时间段整理完毕，统一编号，一年后交档案室管理；对同一函件中只做部分变更的，内勤人员必须给用户发书面说明函，在原件上标注清楚。
价格变更的，必须有用户确认的书面说明，并经有关领导签字后，统一编号，形成备查资料，除合同员作为变更依据管理外，合同室统一形成书面资料，整理形成记录，一年后统一移交档案处管理；暂定价格、铁钢轧旬定价及冲减价格等，内勤人员在六联单修改并加盖私章，交合同员修改电脑及审核，冲减依据必须提交合同管理员留底。
3、协议管理
合同室协助办公室对合作协议、保兑仓协议进行管理。所有协议按规定，编号管理，签订完毕的协议，需交销售副总签字后生效，并将销售副总签字后的原件协议交办公室管理，合同室及分管业务员留存复印件。合同室统一对复印件协议管理，注意协议的保密性。
5、用户资质的管理
对运作用户，每年对其资质证件审核一次，主要是其营业执照、税务登记证、组织代码证、开户许可证及年审情况，复印上述证件并加盖其公司红章留存；新用户订货，必须将资质提交合同室负责人，组织部务会议审核后方可订货；长期用户的资质，在每年3月年检后进行更新，每年5月前必须完成更新。

合同跟踪管理规定
合同跟踪是指从合同的邀请或接受要约，合同的谈判，签订，生产组织，资金的落实，到外发及用户使用情况的反馈等有关合同信息的沟通、传递及有关商务谈判，服务活动。为规范合同跟踪的管理，结合内勤管理、服务的特点，制定本管理程序。
1、合同资源计划跟踪
对公司年度、季度、月生产计划，及时以电子邮件或传真的形式传给各销售片区；内勤人员协助片区副部长、部长助理每月13日前提出所管片区的次月销售计划及工作重点，要求具体到人及用户，作为次月片区人员考核指标，内勤要结合此计划，跟踪及指导片区人员开发用户，签订合同。
2、用户资源需求信息的获取及跟踪
内勤人员要与各片区经理及业务人员，对所管片区跟**长期运作用户、协议户及不定期订货的零散用户，每月20日前咨询不少于3次有关企业生产经营状况及钢材需求信息，用户拟采购钢材或招标的钢材数量，时间及供货单位；
对通过电话、传真或通过各种渠道介绍来的用户，要对联系方式，需求信息及时形成记录，以便后期沟通，对需求信息及时反馈给分管领导；
对钢材需求信息，资源方向，每月15日后，每2天形成一次书面汇总，报合同室负责人汇总，以便领导决策。
2、报价单跟踪
依据用户合同咨询单、申请报价单等需要报价信息，（对首次供货或**第一次生产的钢种需要技术评审，核定成本）按销售部有关报价程序进行报价，报价后，每天要跟踪用户对报价结果的评审情况，包括对报价结果或报价条款中有异议或运作方式、价格等与竞争对手的差异，及时沟通反馈，以便领导决策。
3、签订合同的跟踪
合同科合同员依据内勤审批过的用户来函要求进行订货，函件必须要有用户公章或合同专用章，经相关领导签字确认后，按有关订货流程订货。合同员评审后打印合同正本、附页，交内勤人员评审后，内勤邮寄给用户或各片区负责人，进行签字盖章；要求合同科合同员依据用户来函签字订货，打印合同正本、附页为二个工作日，内勤人员在一个工作日内用特快邮寄用户；20日内必须加盖合同章的合同返回，并交相关合同员进行管理；对区域内有保兑仓业务运作的的业务员，同时负责其所管用户保兑仓相关业务，手续的具体办理；集团公司法律顾问处对于合同管理要求为：隔月5日前要求按订货日期全部合同正本、附页上交齐全。
4、合同平衡、生产组织及资金跟踪
合同签订后，内勤人员要依据约定跟踪预付款到位情况，预付款订货合同，必须预付款到位后方可通知合同员进行合同下发，预付款订货合同，在25日合同平衡前必须到位，否则不予当月排产；按协议运作用户，同时要跟踪用户是否按预定进行品种订货、数量、预付款订货，符合协议约定，可申请合同员进行合同下发，合同室进行总体资源平衡。
合同下达到生产科后，结合每周的组距安排情况，预计交货时间，及时通知给用户，以便用户提前安排资金，了解合同履行情况；对用户对交货周期有特殊要求的合同，结合组距安排情况，分析可否按时交货，如在正常组距安排情况下保证不了交货期，要及时与合同室负责人沟通，协调可否建议生产对组距调整，以便解决用户的特殊要求。
对特急合同，重点用户的合同，每月初必须分析整理，打印形成书面跟踪单，有侧重点的跟踪。
根据生产组距安排，及时与生产科分管业务员沟通，了解所管订单钢锭冶炼情况，合同在生产的顺序、时间，结合工艺，判断出上交时间，反馈给片区业务人员及用户，依据生产量，提前通知用户需办理余款数额。
合同上交后，核对是否全部上交完毕，根据准确重量，核算货款，运费是否足额。
5、外发及装车清单、领货凭证等服务
在货款足额的情况下，依据用户指定地点发货，并通知用户；督促发运室在发货后第二天邮件或传真给用户发装车清单，并将领货凭证用特快寄给用户。
发货后10天要与用户沟通领货凭证，货物是否收到，并沟通使用情况及质量信息。

首次订货资质审核管理规定
为进一步规范风险评价工作程序，完善风险控制工作步骤，健全风险管控机制，监督经营运作，有效防范和化解经营风险，特制定本管理规定。
一、首次订货需提供审核资质证明
1．需提供合法有效的工商营业执照、税务登记证（正、副本）、企业组织机构代码证（且经销商要求注册资金不低于50万元、实体企业要求注册资金不低于100万元）、开户许可证，所有资质证明要加盖本单位公章（鲜章）。
2．必须提供合法有效的企业法人身份证明（不做硬性要求）。
3．必须提供合法有效的企业法人授权委托书及经办人的身份证明（不做硬性要求）。
4．提供近3年的财务报表（不做硬性要求）。
二、资质审核程序
1、内勤人员收到审核所需的资质证明后，先与区域公司经理及业务主管落实该用户情况，并将资质证明交给办公室负责风险监控人员，风险监控人员及时召集内勤人员、办公室主任、合同室主任、销售总公司副总进行审核，经审核合格后可履行订货管理流程，资质证明复印件存档管理。
2、资质证明每年必须年检后进行更换，每年7月底前完成。
三、处罚
有下列之一现象的，按规定予以处罚：
1）不履行资质审核手续擅自订货的；
2）不履行变更手续擅自变更结算单位的；
3）督管失控的；
根据风险大小损失程度予以500元-2000元的经济处罚。
四、风险补救方式
（1）订货后发现对方不是一般纳税人，造成增值税票无法开出，当月联系对方要求变更结算单位（必须是一般纳税人资格），并在当月开出增值税发票。
（2）订货后发现订货法人或实际操作人存在不诚信（欺诈）现象，履行完此笔合同后，后期不予订货。

验资发货（应收账款、预案）监控管理规定
为进一步规范风险控制工作程序，完善风险控制工作步骤，健全风险管控机制，时实监控、督察经营运作，有效防范和化解经营风险，特制定本管理规定。
一、风险控制
1、风险监控人员利用生产销售清欠管理程序，对应收帐款及预收帐款的变化情况进行实时监控。
2、每周向合同室内勤人员及分管销售相关领导通报应收账款的变化情况。
3、每月依照预案执行情况对应收账款逐户进行统计和分析，并对合同价格、保兑仓业务、外发验资、新用户资质审核等风险监控情况进行分析。
4、对应收账款催收计划进行监管及考核。
5、每月对应收账款帐时效性进行分析，协助相关部门及时衔接债权，协调法律诉讼，杜绝债权丧失，确保经营资产的安全性。
二、应收账款（预案）管理
1、企业的运作严格按照预案或协议执行，占用资金不允许超过预案或协议要求。经销商及其它零散用户必须坚持预付款订货、带款提货的原则，不允许产生欠款。
2、本着公司债权有保障的原则，对订货品种效益好，资金付款有难度的用户，可采取有效资产抵押、担保等方式，保证债权的履行。
3、应收账款本着谁造成谁负责的原则进行清理，应收账款的清理期限为3个月，在清理期间只发生活费。
三、发货风险控制验资
所有发货均需验资审批，由内勤人员持验资发货审核单经办公室验资人员进行验资，发运室业务员凭验资审核单进行发货。
（1）验资员在销售资金管理程序中需对发货的资金到位进行审核验资，资金到位验资员签字认可，发运室见单方可发货。
（2）对欠款（无款、预案或超预案）用户，验资员需在资金管理程序中对资金到位进行审核验资，对资金未到位有欠款，验资员将用红笔签字，在考虑库存、车皮等因素后，如确需发货，必须经内勤人员、区域销售经理或部长助理、合同室主任（部长助理）、销售总公司副总、销售总公司总经理五级审批担保后，发运室见单后方可发货。
四、处罚。对有下列之一现象的，按规定予以处罚：
1、不履行超发审批手续擅自发货的；
2、未按担保时限清回货款的；
3、督察失控的；
4、违规收取商业承兑等票据的；
5、由于算账不细形成小额欠款的。
每超预案金额10%考核绩效工资300元，每户考核最多1200元；没有预案产生欠款金额在10万元以内的，否决当月效益工资300元；欠款金额在10万元-30万元之间的，否决当月效益工资600元；欠款金额在30万元以上的，否决当月效益工资1200元，并限期清回。
4、风险补救方式
（1）在预测当中出现超预案欠款或没有按运作模式付款，通知驻外销售人员跟踪付款。
（2）在预测当中出现无预案欠款的，通知驻外销售人员跟踪付款（连续不得超3个月）。
（3）不在预测当中出现欠款的，内勤人员在次月清回货款。