物业招标采购管理制度及实施细则(修订).doc

物业招标采购管理制度及
实施细则(修订)

一、总则
本细则不涉及商业公司及物业公司日常办公用品、固定资产及保洁用品的采购（由集团总经办另行规定），只涉及物业公司工程日常维修耗材及工程类、服务类招标及采购的有关实施细则。
（一）工程日常维修耗材指物业公司为了维修而消耗很频繁的配件类产品，包括但不限于以下产品：
1.灯类（灯管、节能灯、插拔灯、日光灯等）
2.电器小配件（开关、插座、插头、白面板、镇流器、启辉器等）
3.电线（视频线、网线、电话线、铜线、馈线等）
4.PVC/塑料材料（PVC 管、PVC 接口、PVC 线槽、塑料管等）
5.胶类（密封胶、玻璃胶等）
6.小工具（钳子、钻头、手电、锯片等五金工具）
7.仪表类（水表、压力表等）
8.安装其他类（弯头、球阀、电池、闭门器、挂锁等）
9.土建类（沙子、水泥、石子、石膏板/线、油漆、涂料、腻子粉、龙骨等）
10.常用杂品（编织袋、生胶带、扎带、胶带、胶布、手套、梯子等）
（二）工程类、服务类招标指物业公司通过合约关系寻找合格专业公司来完成物业服务的行为包括但不限于以下内容：
1.保洁服务
2.保安服务
3.洗衣服务
4.零星的土建/装饰
5.防水工程
6.消防维保/检测
7.工服/工鞋/工袜
8.印刷品
9.标识制作
10.通讯设备
11.石材养护
12.外墙清洗
13.虫控消杀
14.垃圾清运
15.生化池/隔油池清淘
16.空调维修、保养（质保期结束后）
17.电梯维修、保养（质保期结束后）
18.其他设备的维修、保养（质保期结束后）
19.大型维修工具
二、部门分工
（一）地产招标采购部：负责候选供应商的报名、初选、组织考察、组织考评、组织合格供应商的入选评；合格供应商的评价及调整等。
（二）物业公司：参与候选供应商初选、考察、考评、入选评定；根据不同耗材（工程日常维修耗材类）编制损换率；编制下月度耗材需求计划；按需领用耗材；编制本月度耗材实际使用报表；提出工程或服务类需求计划；耗材及工程、服务使用后评估报告、建立耗材物资仓库、耗材物资仓库日常管理、耗材物资入库、出库、配合有关部门对仓库盘存；
（三）地产审计监察部：监督候选供应商的考察、考评、入选；物资仓库管理抽查审计；物资领用、使用情况的抽查审计；物资入库、出库抽查审计；仓库盘存的监督；招标过程的监督；合格供应商评价、调整的监督；对违反制度或损坏公司利益的调查及处罚。
（四）地产财务部：会同集团总经办、审计监察部对仓库进行不定期盘存。
三、合格供应商管理
（一）物业日常维修耗材和工程类、服务类的采购或招标施行合格供应商名单制，采购或招标只能在合格供应商名单中选择，原则上每项采购或招标的合格供应商不能少于3家，每半年需对合格供应商进行考评、调整，“去劣存优”。
（二）合格供应商的报名、初选、考察、考评、入选等由地产招标采购部组织，会同物业公司、地产审计监察部共同进行。合格供应商名单的入选评定及半年考评、调整由以上部门协商一致产生，地产审计监察部进行过程监督，不参与具体考评。
（三）为了降低采购成本在确定物业日常维修耗材合格供应商过程中应安排供应商提供产品目录及优惠后的价格，物业公司应调查市场合理价格，商谈后作为以后采购、供货的价格。此价格在每一季度末调整一次。
（三）在初选、入选及半年考评阶段对合格供应商的考评都应是多维度的，包括服务态度、内部管理、资金能力、报价合理性、响应程度、有无提供仿冒产品、合同执行力、市场口碑等等。为了保证客观性考评应量化。
四、招标采购管理
（一）每月月末物业公司应参考本月用量及损换率编制下月《工程维修耗材需求计划表》并按流程报批。《工程或服务类需求计划表》应在计划使用时间提前至少10天按流程报批，以避免招标、采购的仓促性。
（二）物业工程日常维修耗材由物业公司招采人员根据批准的下月度《工程维修耗材需求计划表》（物业人员提供该表前应先与仓库保管员就计划用量与仓库库存量进行过梳理）在合格供应商处采购。原则上同质、同品牌的采购价格最低的。审计监察部不定期对实际供应商及实际采购价格的合理性进行抽查审计。除了急需物资外一般在每月10日前采购，下月10日前付款。
（三）工程类、服务类招标
1.工程类、服务类需按照集团有关招标制度通过招标流程确定合作单位，在合格供应商中选择，根据金额大小采用邀标、议标或招标方式。由物业公司招采人员根据批准的《工程或服务类需求计划表》组织进行。
2.采购、招标过程中物业公司招采人员应及时向审计监察部告知招采进度。审计监察部根据情况派员监督招采过程。
3.定标、合同
（1）招标金额在2万（含）以下的可以邀标、议标方式进行，一般合理低价中标。定标、合同由物业总经理或其他经授权的人批准。
（2）招标金额在2万以上的按公开招标流程（需招标文件、开标、评标等环节）进行，定标、合同由集团总经理批准。
（3）工程日常维修耗材每批次采购金额3000元（含）以下的由物业总经理批准。3000元以上由集团总经理批准。
五、日常维修耗材的入库管理
（一）日常维修耗材仓库的日常管理由物业公司负责。在物资入库时除对物资进行数量检查外还应进行符合性检查（型号、规格是否符合要求）。
（二）入库时，入库单据记载的信息应和实际物资一致。入库单据应装订成册不得有损毁、遗失情况。
（三）物资入库后应分类存放整齐，不得有乱推乱放、损毁、遗失情况。
（四）为了保证维修的及时性，对易损的物资应保证一定量的库存以备用。具体由物业公司提交清单。
六、日常维修耗材的出库管理
（一）每季度物业公司应根据上一季度日常维修耗材不同种类（如灯管、启辉器、龙头等）实际的易损度编制《损换率表》，不能编制损换率（如水泥、河沙等）的应编制《季度用量控制表》，作为领用数量的控制依据，即：每季度实际领用总量不能高于《季度用量控制表》及按损换率计算的总量。商业人力行政部会同审计监察部对其合理性进行抽检。
（二）物业公司工程部领用物资时需提交经物业工程经理批准的《物资领用申请单》（名称、规格、数量、时间等）及《工程维修耗材需求计划表》。
（三）仓库管理人员发货时应做好登记工作，做到账实一致，保留《物资领用申请单》原件。每月每类耗材出库量如有超过月度《工程维修耗材需求计划表》的需物业总经理批准，并报审计监察部备案。
七、日常维修耗材的盘存
（一）仓库管理人员应做到每日清点、每月盘存，始终做到账实一致。杜绝物资的损毁、遗失。
（二）集团财务部会同集团总经办不定期对物业仓库进行盘存，审计监察部全程监督。
(五、六、七条需参照仓库管理制度执行)
八、本细则自公布之日起执行，由审计监察部及集团总经办共同解释。

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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