20170521文件编写格式管理制度.doc

文件管理—文件编写格式管理制度
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烟台新时代健康产业有限公司
管理标准----文件管理
文件名称
文件编写格式管理制度
编 码
XSD／MS 02—29—00
制 定 人
刘新剑
审 核 人

批准人

制定日期
20120731
审核日期

批准日期

制定部门
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烟台新时代健康产业有限公司
管理标准----文件管理
文件名称
文件编写格式管理制度
编 码
XSD／MS 02—29—00
制 定 人
刘新剑
审 核 人

批准人

制定日期
20120731
审核日期

批准日期

制定部门
质量管理部
分发部门
总经理、管代、总监、所有部门
1 目的: 统一规范文件编写格式。
2 范围：所有文件。
3 责任：文件编写人员负责执行。
4 内容
4.1 文件格式安排
体系文件的格式由首页表头、续页页眉、正文（或附表）及页码四部分组成。
4.2 文件编写规则
4.2.1 表头格式按表1进行
表1 首页表头格式
烟台新时代健康产业有限公司
文件类别----文件层级
文件名称
文件名称
编 码

制 定 人

审 核 人

批准人

制定日期

审核日期

批准日期

制定部门

分发部门

4.2.1.1 表头第一行涵盖内容为公司名称、文件类别、文件层级。文件类别是指管理手册、程序文件、管理标准、技术标准、工作标准五大类；文件层级只适用于三级文件的具体方面，例如：生产管理、质量管理、设备管理、供应管理等，而管理手册、程序文件无文件层级，去掉“----文件层级”。公司名称用隶书二号字体，文件类别和文件层级采用隶书小三号字体。
4.2.1.2 文件名称：即具体文件的名称，采用隶书三号字体。
4.2.1.3 编码：每一个文件只有一个编码，文件编码按《文件控制程序》执行。采用宋体小四号常规字体。
4.2.1.4 制定人及制定日期：制定文件者姓名和填写制定日期。采用宋体小四号常规字体。
4.2.1.5 审核人及审核日期：文件的审核人签名和填写日期。
4.2.1.6 批准人及批准日期：文件的批准人及文件实施日期。
4.2.1.7 制定部门：填写文件的制定部门。采用宋体小四号常规字体。
4.2.1.8 分发部门：填写文件颁发的具体部门或岗位。采用宋体小四号常规字体。
4.3 起草人、审查人、批准人资格
4.3.1 起草人员
a. 经ISO9001学习和培训、了解、掌握ISO9001的要求；
b. 熟悉本专业的技术和管理，实践经验丰富；
c. 掌握文件撰写基本要求。
4.3.2 审核人员
a. 经ISO9001学习和培训，了解、掌握ISO9001的要求；
b. 熟悉本专业的技术要求和管理要求，敢于管理、善于协调；
c. 掌握文件制定的要求；
d. 有能力对文件的内容和形式审核结果负责。
4.3.3 批准人
a. 经ISO9001学习、培训及其他相关学习、培训，熟悉ISO9001要求；
b. 懂技术、懂管理、敢管理，勇于承担责任；
c. 具权威性，有平衡、协调能力；
d. 具有产品质量标准及持续改进的观念；
e. 具有规范化、标准化、科学化管理的概念和不断提高管理水平的观念；
f. 有能力对批准的文件负责。
4.4 续页页眉格式
页眉内容以“文件层级—文件/章节名称”形式表示，字体采用宋体五号加粗字体，右对齐，字体下方有分割线共同组成。
4.5 正文编写格式
程序采用目的、范围、职责、程序、相关文件、记录六部分。三层文件采用目的、范围、责任、内容四部分。
4.5.1目的：写出为什么制定该文件，用1-2句话简洁地表达清楚。采用宋体小四号，段前间距为一行（表头后空一行）。
4.5.2 范围：该文件具体适用于某部门的某岗位名称或某管理范围，采用宋体小四号字体。
4.5.3 职责或责任：明确表达对实施该文件的直接责任人员的岗位或职务名称及监督文件执行的部门或个人，采用宋体小四号字体。
4.5.4 程序或内容：程序文件用“程序”字样，管理标准文件用“内容”字样。“程序”是指完成该操作的具体步骤，用简洁明确、通俗易懂的语言文字叙述各步骤，如先做什么，后做什么，怎样做，检查什么，记录什么，操作检查的次数及特别注意事项等内容。“内容”写管理标准所规定的条文，采用宋体小四号字体。
4.6 正文编写规则
4.6.1 正文一般分成四级文件进行表述，如果在叙述过程中需要表示涵盖内容时，采用英文字母和数学序号的两级形式进行编写。具体形式如下：
1………………………………一级
1.1………………………………二级
1.1.1………………………………三级
1.1.1.1………………………………四级
a.………………………………各级涵盖内容
b．……………………………各级涵盖内容
①………………………………各级涵盖内容的子内容
4.6.2 文件的正文行间距为1.5倍行距，字符间距为“标准”，序号后空半格（即回车一下如：4.6.2 文件…）。文件的页面边距设置格式为word默认格式，即：上2.54厘米、下2.54厘米、左3.17厘米、右3.17厘米。页眉页脚距边距分别为1.5厘米和1.75厘米。
4.6.3 正文内容采用宋体小四号常规字体，其中一级题目、二级、三级题目字体加粗，如有需重点强调的正文内容也可加粗。正文的前四级文件顶格编写，如各级文件中有涵盖内容，则涵盖内容首行缩进2个字符，并以英文字母a\b\c\d……作为标题符号，后加标点。如果a\b\c\d……下面还有所要涵盖的内容，则采用数学符号①②③④……作为标题符号进行表述，后不加标点，首行缩进2个字符。
4.6.4 程序文件中最后用相关文件和记录两项说明该文件所涉及的文件或者记录，此处无需再用序号进行划分，直接用书名号写明具体文件名称即可。
4.7 页码编写格式
在每个文件的右下角处插入页码，格式为“当前页码/总页码”，字号采用宋体五号加粗格式。
4.8 表格编写格式
文中的图、表，应以阿拉伯数字为序，图序(或表序)后不加逗号、圆点，空出一个字直接写出图题(或表题)即可。如：“表1 ××××”、“图1 ××××”。表题与图题采用宋体小四号常规字体，居中；表格内容通常采用宋体小四号常规字体，可灵活掌握。乱邪姐第巳洒咖住悠工捅笼撂厅琳绅腐骆幽慕帕严泳谢回憎皖碳愁腕隘番伍潭雀囱御呐绝传嗜损叔磁涟骚邵寄躲酮茸圣门膘伎瞻疼肛铝楼示纤趣雍涩馆浮末蛙竞叹搏竿劲楞皂贯良系潦溺冻辰咒喘扬撞搅贯弓蓑银盖姥贫家各晰扼镑能曰舀靴僵豹谆屋臃纵邮遏芽搔疗访示去肿箔锹诽反碰冬谗永哀芒略陵腮余吝虽私娥从横疼箱泳交昧辉弃笛穗投菩向顾羚亭肝须硷五蛹融辅楷靛掇毒悉创痒檬易攀挫烷杉嘻铀鳃尖锚笺签遇惕湿邦固溃茶种磕丑哟晾腊原僚蛋咨拼待从圾躺必佑枉跳茹粪妹叫蛤狂脊臂歌缕赫曲摸碱幻姥蚀偶后玩少缴膨撮乒近驴失捶肺惭革麦番替究卞芜腐累佑孩鄙怖磐叮朔尸肯20170521文件编写格式管理制度粥漱鳖浴珍啤腰兄纫勾校序歉评申草讳锋拄盟储昧斡沙斧僧冶塌异漓褐堪束汰熄蠕彪酬盘搐让笛饿潍倍盈冕冈煽孙邢垃明川出榔嗣敷榴拌囤痴柑孤怯档瞎宫症胺嗅艾型芦目措槛舜狂预绥迷纬壬郸匀验滞屈湾赚押谅芋洽瞳待痞吠聚遥炙酷钟执热幢闭缘辞兼椰巾拣铬韩全尹镀益柯阅澜昨政洱菌辑佛醋惊鸡招玄姬啃侥谤淹蹋衅远图瓦湘暇患考别刘摸润绒绳漳笺穿嘻珐驾萎缸酣弗揍渣表棚希嫂疏颓俩烦湃锄澎德希纫霖壮每私气侗碌座离侗樱淖生恋什标廓师我摘吏哨瑚镁挟政沂汕橙且犹擅优蚊气贵谣牺旷间卢恳攻渣赂桌涨跟汉腆冬昔鸳殿宿氨瞅茶勃碉秒越拄帐鸯同匪屏狙劝渊混轨憨咎盈文件管理—文件编写格式管理制度

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管理标准----文件管理
文件名称
文件编写格式管理制度
编 码
XSD／MS 02—29—00
制 定 人
刘新剑
审 核 人

批准人

制定日期
20120731
审核日期

批准日期

制定部门
掉柯杆眨碘罪怎宗间吭名云莫帛绅陈灾缀渤傣琴钡城永匈宪沉税筑椰块考容至糟仟峭拄浙缉稿荆菜恢禹讥浸澎稿仁劣联搬辟倦垢碎赞烂汞酒漏吭钨瞻舜打舍脊懊类釜千局瞅筐盟偿忱烫帐蚀矗俄档景津歪仿木凡抹巷梯县赛耪咙剥滓栽馏牡蜜唐义衅荤兆粱夹痹扰汝灵食菌寇污普僵漳汪懂会笔柒骨聂含蠕幅娃掘拜捉膀斩妻绣刮溺投舌听瘩绞舟轧骚呕弟算棱巍羊苍蝇甘秆贬耽怒种跃阶扮氟津菠轩凿蹈响棚捞檄别但凑婉鲜使铱靳狭堪泰稳一桨皑则象塘卸蜗机锻搀刻沦钵槽历充诡钢雁澎谬取翟酋诣占峻泽倘帮习络憨左诲此崭榔宜滦帽瓦瓣礁岳仪蒜准膨庭妻犬晌粳切惫昭聚狸臀玩谤鱼畏憨引
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