岗位说明书编写与应用(五).doc

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第五章 岗位说明书的编制

一.岗位说明书的基本概念和主要内容

1．岗位说明书的基本概念
岗位说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度、考核评价内容给予的一个定义性的说明。
编制岗位说明书是工作分析和岗位研究最重要的一项工作，岗位说明书是最终得出一个关键性文件。把编制岗位说明书的这项工作又叫做岗位描述，也就是通过这项工作把整个岗位进行一个整体全面的描述。只有做好了这项工作，才能够将后面的岗位评价工作做好，所以编制岗位说明书是岗位评价的一个最基础性的工作。
岗位说明书应该成为劳动合同文本的附件，是劳动合同文本的一个重要组成部分。

2．岗位说明书的主要内容
岗位说明书涉及的内容比较多，有任职条件，岗位的任务、责任、权限以及岗位的考核方式和内容等。但在通常的岗位说明书中，最常见也是最主要的内容有六大项：岗位任职条件的确定、岗位目的的明确、上下级关系的确定、工作沟通关系的确定和岗位职责范围的确定以及岗位的考核评估。
◎岗位任职条件的确定
就是什么样的人才能承担这个岗位的任务，那么它对学历，工作经历，所需要的知识，包括体能有什么要求。
◎岗位目的的明确
即企业为什么要设置这个岗位，这个岗位设置以后将发挥什么样的作用。
◎上、下级关系的确定
这个岗位的上级是哪个岗位，它的下级岗位又有哪些，这些岗位之间是什么关系等。
◎工作沟通关系的确定
在这个岗位上，需要和企业内的哪些部门，或者上级岗位打交道；在企业之外，要和哪些政府部门，相关企业、客户、或者社会中介机构打交道。
◎岗位职责范围的确定
在本岗位工作都需要承担什么样的责任。如果该岗位有八项职责，那么具体由谁负责，负责到什么样的程度，谁负主要责任，谁负部分责任。
◎考核评价
指明了考核的内容和方式，以及岗位工作的完成情况。

二.岗位说明书的编制过程

1.任职条件的确定

1.1学历
◎一般填某某学历以上。
◎学位要求，例如要求硕士或博士学位。
◎技术职称，要求有高级职称或者中级职称等的任职资格（或者不是要求有高级职称）。

1.2经验
◎要求了解相关行业。
◎要求在本行业工作过。
◎要求在本岗位工作多少年以上。

1.3专业知识
◎要求具有哪些专业的知识。
◎一般不必写得很详细，只要求哪一方面或哪个专业。

1.4业务了解范围
◎业务了解范围填起来比较困难一些，也就是除了本专业，还要了解哪些相关知识。
◎对这个岗位的业务是否熟悉，业务能力如何。

2.岗位目的
◎岗位目的就是岗位的作用，这是岗位说明书最难写的一个部分。
◎一般写这个岗位的必要性和所起的作用。

【案例】
人力资源部的人事培训专员的岗位目的是：根据公司的发展战略，组织协调公司各个部门、子公司的员工培训工作，开发员工潜能，提高员工素质，为集团公司的经营管理提供人力资源的保障和支持。

3.工作沟通关系
工作沟通关系具体分为两部分：企业内部沟通关系和企业外部沟通关系。

3.1内部沟通
内部沟通就是在企业内部将与谁打交道。沟通关系不填写下级，只填写上级和平级，因为下级是必然要沟通的。
主要是两个层面：
◎上级。这个岗位直接受哪个岗位领导。
◎平级。平级主要是在企业里将要和哪些相关的部门、岗位打交道。一般只选择两个或三个左右经常打交道的部门。

3.2外部沟通
在企业的外部还要跟哪些相关单位打交道。外部沟通关系一般分以下几类：
◎政府部门。例如企管部负责企业的注册登记，要和工商局打交道，
技术开发部可能要跟标准局、技术监督局打交道，统计工作可能要和统计局打交道。
◎相关企业。相关企业指上下游企业，上游指原材料供应商，而下游指运输、客户等。
◎中介机构。例如律师事务所、会计师事务所、咨询公司、培训公司等。

3.3上级与下级的关系
在沟通关系的下面要填下级的人数：
◎直接领导的人数
◎间接领导的人数
◎总数
另外，还要填写人员的类别。人员类别指级别，是属于经理级、中层还是属于一般人员。

三.岗位职责的确定

1.职责范围
按职责重要性依次列出每项职责及其目的，是职责范围的精确描述。要按照职责的重要程度来填写，重要的放在前面，次要的放在后面。基层工作人员可能两至五项，中层人员可能五至十项，高层人员可能十几项。

2.职责负责程度的确定
就是负什么样的责任，是负全部责任，部分责任，还是支持责任。

2.1全责
在同一个级别上没有其他同志负全部责任，只有你负责，那么这个责任叫全责。
纵向有可能有两个职位都负全责，横向不允许有两个岗位同时负全责。
例如人力资源部经理，员工管理、薪酬管理、培训、考核也都是负全责。下属所负的全责之和应该和上级部门经理负的全责一致。

2.2部分责任
就是大家需要配合，或者责任有交叉，这时候是部分责任。例如培训专员负主责，但是员工管理者也要负部分责任，因为他负责筛选这些员工，哪些需要培训，他负部分责任。

2.3支持责任
例如企业的生产管理部有部长，有负责计划的，负责调度的，负责统计的，那么负责统计的同志对生产管理调度计划都有支持责任，因为统计资料要提供给其他几个人看。
做岗位说明书的时候，支持责任不要太多。一个人负责很多支持责任，就会造成相互之间的矛盾。

考核评价
考核就是从数量和质量上来检测职责完成情况。例如员工培训这个主责，就是考核执行培训计划的情况如何，是否达到员工培训的效果。要由员工对人力资源部组织的这次培训打一个评分：我很满意，我比较满意，我一般满意，我不太满意。通过这样的方式，最后确定对负责人事培训专员的评价。

【案例】
某科技集团公司人力资源部人事培训专员，他的直接上级主管人力资源部部长。他的任职条件：学历要求大学本科以上，经验要求是三年以上大中型企业或外资企业的相关岗位工作人员。这是要求他做过三年培训，不是在人力资源行业做三年，而是要求他做过三年的培训专员，而且要求是在大中型企业或者是外资企业工作过。他的专业知识要求懂得人力资源管理、员工培训管理、法律行政管理；他的业务了解范围要了解国家的有关政策法规、人力资源管理的新知识、新动向、本公司人力资源管理的体系和职能，国际、国内人力资源管理的新政策，新的发展趋势，对未来有很多要求，尤其是了解一些新的知识。
上面针对岗位说明书的几大部分内容，逐一进行了说明。为了帮助大家对岗位说明书有个直观的了解，这里举一个会计岗位的岗位说明书作为例子。

表5－1 岗位说明书举例
编码： 305132
级别：初级
岗位名称：会计员
一、职责总述：
(1)本类人员是在主管人员监督状态下，办理基层单位会计工作。
(2)遵守国家和企业的各项规章制度、法规以及主管部门（或主管人）的原则指示，编制预算或决算，审核原始凭证，处理账目，核算成本。
(3)处理各种数据要准确无误。
(4)按时按质按量向有关主管人员呈报财务统计报表及文字说明。
二、所受监督：
（1）直接接受本科室主管人的指令和监督
（2）在规定的权限内，一般例行公事可独立处理，有关重要事项，须向上级请示，经批准后方可执行。
三、所施监督：在一般情况下，无监督、指挥他人的权限。
四、工作举例：
负责基层单位会计工作。包括：编制预算、决算；编制会计报表；填发记账通知单；登记、整理总台帐；审核原始凭证；登记成本帐；编制传票；账册凭整装订、保管。
五、所需资格条件：
（1）大学会计科系或高级专业学校毕业，担任两年以上的会计实务，具有实际工作经验；
（2）了解本部门、企业的会计及审查制度；
（3）了解国家及地区有关的政策、法令、规定；
（4）具有一般的分析、判断、计算、记忆力；
（5）具有专业知识和一定的科研能力。
六、晋升：助理会计师 
七、与其它岗位的关系： 
八、岗位评价结果： 
九、工作时间：在制度时间内工作，上白班（8：00 am—17:00 pm）一般无需加班。
十、工作环境和条件： 
十一、其他事项： 

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