文书档案管理制度2.doc
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4、公司与外界来往的文书及关系企业各部门间来往文书(包含签呈),自收(发)文至归档全过程之办理与控制。 第三条 归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定分别立卷归档。 第四条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整,公文上的各种附件一律不得抽存,结案后及时交办公室归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件向接办人员交换清楚,不得擅自带走或销毁。(二)文件材料的收集管理第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件批复请示,转发文件含被转发的原件),一律由办公室统一收集管理。第六条 一项工作由几个部门参与办理,在工作
5、活动中形成的文件材料由主办部门收集归卷,会议文件由会议主办部门收集归卷。第七条 公司工作人员外出学习、考察、研究调查、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向办公室办理归档手续、签字认可后财务部门才给予报会议费用。2、本公司召开会议,由会议主办部门将文件材料交办公室办理归档手续,签字认可后财务部门才给予报会议费用。(三)归档范围第八条 下列重要的文书材料,应当及时立卷归档:1、会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、 会议简报、会议记录。2、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、批复、命令、规定、计划等文件材料。 3、本公司对外的正
6、式发文与有关单位来往的文书、重要电话记录、机关工作日记。4、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、简报5、本公司与有关单位签定的合同、协议书等文件材料。6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料及干部任免的文件材料与关于职工奖励、处分的文件材料。7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。9、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。10、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。11、其他有保存价值的文书资料。 (四)立卷案卷
7、质量要求第八条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。第九条 归档文件的材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第十条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷;少数普通文电如果与绝密文件有密切的联系,也可随同绝密文电立卷。第十二条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复立年立卷;没有复文的,设在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷,跨年度的总结放在针对的最后一年立卷
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