办公室档案管理员岗位职责.doc

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档案员
职务名称
档案员
职务编号

所在部门
办公室
工资等级

直接上级
办公室主任
薪酬类型

直接下级
无
工作时间

任职资格
学历
大专及以上学历
专业
档案或相关专业
所受培训
受过档案管理、信息管理等知识培训
工作经验
一年以上相关工作经验
技能和素质
1．熟悉档案管理办法；2．掌握计算机档案管理信息系统；3．熟悉公司各项规章制度；
4．良好的职业道德和职业素养；5．保密性强。
工作内容
１．严格遵守《档案法》和公司《档案管理制度》，要对档案资料分类编号、排列有序，便于查阅。确保原始资料及单据的齐全、完整、保密。
2．保持档案室清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
３．严格执行保密文件、档案、资料的查、借阅的审批手续（外单位查阅档案只限于在档案室内查阅）；对有保密要求的文件借阅，须经公司领导批准后方可借阅；未经批准，任何人不准将档案带出档案室，更不准私自摘抄、外传，严格执行公司《保密制度》，如发现失密现象应及时报公司领导处理。
４．严格执行安全制度，档案室内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品，经常检查档案室消防器材。非经允许，外人不得随便进入档案室。管理人员做到人走加锁、关窗，妥 善保管档案室钥匙，确保档案室安全。
5．熟悉档案室情况：对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。对装有档案的柜、层，应进行相应标识，并与台帐相一致；对已破损和字迹退色的档案，应及时复制；档案人员应根据本公司的特点，编制有参考价值的资料检索工具，不断提高档案的查全率和查准率。
6．监督和管理查阅者：查阅档案资料时，不得失密，不得转借；不准查阅或摘抄无关的资料；不得拆散案卷或抽出其中的张页；不得在文件上划线、打圈或涂改；不得折叠；未经公司领导批准，不得复印。不得私自抄录复印或拍照，不得带回家。
7．监督和管理查阅者：凡因工作需要，借阅档案资料，借阅人必须填写借阅申请，经本部门部长及常务副总或总经理审批后，给予借阅；查阅公司文件和技术资料的，需经技术部长或常务副总批准；外单位查阅有关档案资料，须持介绍信，报总经理审批后，在档案管理员或公司其他相关人员的陪同下查阅资料；对外单位借阅公司档案资料的，原则上不对外借阅，如特殊原因需外借，必须经总经理批准方可给予借阅。
8．监督和管理查阅者：进档案室查阅资料，查阅者不得大声喧哗，不得抽烟。查阅人要爱护档案，不得撕页、涂改，一旦发现由查阅者负全部责任，按公司相关制度处罚。
9．逐步完善档案室温湿度记录，掌握温湿度变化情况，进行分析，制定管理计划。
10．档案管理员应遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
职责范围
权 力
要求相关人员配合工作的权力；对公司档案管理实施规划有建议权。
责 任
对工作质量负责；因工作失职，负相应的经济责任和行政责任。
工作关系
监督

指导

合作者
公司各部门
外部关系
各方面公共关系
性格特点
性格稳重；乐观、积极主动；工作细致、认真；乐于助人；工作认真、敬业、有耐心；具有团队合作的精神。

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