私营企业档案管理规定.doc

公司文件档案管理

XX公司文件档案管理

目 录
前 言
一、文件档案的定义、范围
二、文件档案室的管理
三、文件档案管理员的职责
三、文件档案管理流程

前 言
文件档案是作为与企业同步发展的一种战略资源，是企业的宝贵财富，同时也是企业在研发、生产和经营管理活动等方面的真实记录，企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少企业成本、提高经济效益等都有重要意义。如何做好档案管理，帮助其在企业管理的各个方面发挥积极、重要作用，是公司发展过程中一项重要的基础性工作。公司档案工作必须坚持统一集中管理的原则，档案管理也必须逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。
一、 档案定义、范围
【档案定义】：XX公司文件档案是指公司及其工作人员在生产经营活动中直接或间接形成的与公司生产经营活动相关的、对公司有保存价值的包括但不限于（文件、资料、图纸、数据、电文、邮件、信函）等不同形式的历史记录。
【公司文件档案范围】：主要包括：研发生产技术管理档案、经营管理档案、产品档案、设备仪器档案、基建档案、会计档案、党务工作档案、行政管理档案、人事档案等方面的内容，如下图所示：
序号

归档文件类别/明细

1
研发生产技术管理档案
1、产品研发阶段资料（可行性分析报告、计划任务书等）；
2、产品设计过程资料（设计图纸）
3、产品试制过程（试验报告、质量分析、总结报告）
4、《样品管理台帐》、《样板管理台帐》；
5、工艺流程图、工艺图纸、BOM表等技术资料；
6、工程更改资料；
2
经营管理档案
1、《营业执照》、《生产许可证》、《税务登记证》
《组织机构代码证》复印件、《组织架构图》；
2、各类协议/合同如《产品订购合同》、《采购合同》等；
3、公司各层级会议记录；
4、年度规则、项目方案资料；
5、各事业部经营资料；
6、产品产能等统计资料；
3
产品档案
1、产品种类、型号明细；
2、《产品检测报告》；
3、《省抽、市抽检测报告》；
4、《产品销售目录》；
5、各品牌《产品合格证》、《产品说明书》；
4
设备/仪器档案
1、购置设备申请及批复、协议及合同；
2、外购设备的随机文件（保修卡、使用说明）；
3、设备安装、调试和验收过程形成的文件；
4、设备操作规程，运行、维修记录；
5、设备改进、改装、技术文件；
6、设备报废申请、鉴定及审批文件；
7、设备/仪器台帐；
8、检测仪器（定期）校验报告；
9、保养记录；
10、设备报废台帐；
5
基建档案
（一）、工程项目/建筑项目
1、项目前期文件:立项、可行性研究报告、设计/施工图纸；
2、项目管理文件:招投标、合同、协议、征地、施工管理；
3、施工文件：开工报告、技术交底、材质证明设计变更、质量评定、工程记录、设备调试记录、完工验收报告等；
4、项目竣工文件：竣工验收报告、竣工图、项目质量评审材料等；
（二）、使用维修/改扩建文件；
6
会计档案
1、《会计凭证》；
2、《会计帐薄》；
3、《财务报告》；
4、《固定资产台帐》；
5、《库存定期盘点报表》；
6、其它会计核算材料；
7、审计资料；
7
党务工作档案
1、党务工作文件档案；
2、工会工作文件档案；
8
行政管理档案
1、公司各层级通知、通告；
2、政府机关批复文件；
3、各种消防验收及演习报告；
9
人事档案
1、员工履历表（身份证、学历、职称复印件）；
2、《劳动合同》；
3、绩效考核资料；
4、员工培训档案/年度培训计划/培训资料；
5、员工辞退、任免、奖惩资料；
6、员工参保资料
7、《岗位职责说明书》；
10
外来文件档案
1、产品国家标准/行业标准/其它标准；
2、深圳家具协会资料；
3、质量监督局文件、打假保优资料；
4、政府通知、通告；
11
ISO9001/14001质量/环境管理体系文件／证书
1、《质量/环境体系管理手册》；
2、《ISO9001/14001程序文件》；
3、各种产品作业指导书
4、来料、半成品、成品检验标准；
5、各部门使用的受控表单；
6、内审、外审及管理评审资料；
7、ISO9001/14001认证证书/家具环保证资料；
12
特殊载体档案/图书
1、照片/底片（电子档）；
2、录音/录像/光盘；
3、获奖证书、奖旗、奖杯、牌匾；
4、图书；

二、文档室的管理
1、文档室应配置独立空间，不可挪做其他用，室内的平面布局应简单紧凑。
2、文档室要定期检查，通风换气，保持室内清洁，温湿度适宜，如有异常，应及时采取措施。
3、文档室内应做好即防盗、防火、防蛀、防尘、防潮、防水渍、防鼠、防高温、防强光等措施。
4、文档阅后归还要正确放入档案盒内，使档案室内装具和案卷摆放整齐有序、整洁美观。
5、文档室由档案管理员专职管理，不准闲杂人员进入，钥匙不准随意交于他人，进出档案室随手关锁门窗，确保安全。

三、文档员职责
1、负责公司档案的收集、分类、整理、装订、归档、保管、鉴定、保证其完整性和准确性。
2、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
3、对所收集的材料做到分类科学、装订规范、立卷准确，编目详细、上架及时、无零散材料积存。
4、指导并监督公司各部门归档材料的收集、整理、装订上交等工作。
5、严格和规范档案借阅制度，能迅速提供所需的档案。
6、经确定需销毁的档案，由文档管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员审核批准后销毁。销毁的档案清单应永久保存。
7、保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。  
8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

四、文档管理流程
文件档案管理流程包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是文档工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。
1、文件档案的收集
把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到文档室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由公司各部门及个人定期上交，由文档室统一进行整理、立卷、归档。
2、立卷归档的范围
凡属公司规定的文档种类中所涵盖的文件资料，均应立卷归档。
3、立卷归档的时间
3.1凡具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内移交文档室立卷归档。
3.2对于某些专门文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
4、立卷归档的要求
4.1 各部门文件档案管理的指定责任人需在规定的归档时间内，把整理审核完毕的文档资料，移交文档室立卷归档。
4.2 移交文档要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
4.3 归档的文件资料必须完整、真实、准确。
4.4 立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固并注明保管期限。
4.5 填写案卷一律用黑色签字笔或钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
4.6 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
4.7 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
4.8 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等）归档必须有原件，并保持其完好无损。
4.9 声像档案必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
5、文件档案的借阅
5.1 文件档案主要供本公司利用，一般不外借。如特殊情况，外部人员在经过公司领导批准情况下，可查阅无密级文档。
5.2 各部门人员可直接查阅属本部门业务工作范围的文档资料，如需查阅非本部门的重要文件和有密级的文档，须经公司领导或原文档归属部门领导批准，履行登记手续后方可借阅。
5.3 档案的借阅者应负责文件档案的完整性，不得私自复印，严禁在文件档案上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，不得转借。
5.4 对珍贵或易损的文件档案，应制成复制品提供使用，复制可采用复印、扫描、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。
5.5 文档室的相关证明资料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。文档员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
5.6 文件档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续，如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员要及时催还。
5.7 借阅文档者须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。
6、档案保密要求
6.1 文档管理员和借阅文档的人员要有高度责任心，加强保密意识，做好保密工作。
6.2 文件档案分一般档案和密级档案两类，密极档案分为绝密、机密、秘密三级。
6.3 有密级档案只许在文档室查阅，不许带离文档室。有密级档案需复制时，需经公司副总裁以上领导批准。
6.4 有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经公司副总裁以上领导批准。
6.5 对已到保密期限的文档要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
6.6 文档管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予处分，情节严重的依法追究刑事责任。
6.7 公司有关人员岗位调动或离职时时需按文档室要求整理已形成的文件资料，并退还所借档案，文档室审查无误签字后，才能调离。文件档案管理人员调动岗位或离职时，应由办公室主任监督办理，档案交接完毕，方能调离。
7、档案的保存期限
7.1 党群工作、行政管理、经营管理、研发生产技术管理档案保管期限——永久、定期（30年和10年）；
7.2 产品档案、基建、设备仪器、实物档案——永久、长期（16年以上至50年，含50年）、短期（15年以下，含15年）；
7.3 声像档案——永久、定期（30年和10年）；
7.4 会计档案——永久、25年、15年、5年、3年；
7.5 人事档案的保管期限按照国家有关规定执行；
7.6 其他经核准保存的文件档案——5年；
7.7 结案后无长期保存必要者——1年。
8、超过保存期文档资料的销毁
8.1 对超过保存期限档案，由文档管理员登记造册，经办公室主任和档案归属部门领导共同鉴定，报分管副总裁批准后，按规定销毁。
8.2 经批准销毁的文件档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁；
8.3 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
9、文档案的保管
文件档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防虫、防损、防盗、防尘等工作，以提高文件档案的安全性。
五、 附 则
1、公司财务部门的会计档案管理办法根据国家有关规定，参照本办法执行。
2、本办法自发布之日实施。此前公司发布的有关档案管理方面的规章制度与本办法不一致的，以本办法为准。合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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