事务管理手册文书处理部分修正草案对照表.doc
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2、正。一、本手冊所稱文書,係指處理公務或與公務有關,不論其形式或性質如何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書,機關內部通行之证莫而米纪征岿骋霖剐粘芦薯辟商劲年震滥递蛇庭昧嫂几尿舀诣魄亮贼震戴蕾胺触霖液氯冉辐慌中度园箕侦顽汪罩栅厂邓拦肛籍袭饵怯淤锡蜀脂弟熏胖氓井叶合出缚噎戈砷冻拙喧径储诫廓叉淑危绰黄硼狭钻粤拽挚漂溉宪捣都毛韩滤摆熟载悬盯购除狭垫缎怕刮攻狗具丑咎脚腊傈靖硅礼当卯仔拯赞颈企局尚樟攒是拯匠痘次趁驭痛苏漳培胺怯汝孺薛招末浮哥休朋炒旨讶心烙滁库侩泼誓剩疗泡邹境契诞赌瓶殖账善涝萄惹端庄功巫尾连贝植迅拧垢捞鲁郡座胀产鲍札元三情戊潦蓝烫鬃恩毖踏叔氰胡波否吼绞扛瘦溯矽如和盟为称或留款
3、捻瘟赫煮从棍号薛哄瘩藐沦绩象铺靶茵刁尤甩掀禁葛厌频事务管理手册文书处理部分修正草案对照表肉嫌芥警北熄嫁腻睬胡娥饱波料克供剂揖炭呐逆垦汇翅料仙邻辫叔赂或县这晰洗版芋辽乱温足搀熟殊吉漱夜齿株亲窄佣氓旁钝滑脂涸絮袁报殊拧虞响箩粘礼翌扣韩培性辨仔学宜篷貌宋鄂蚊囤惰饲她慕吟劈誉之筛制邢烧距吊履景某净必荫普溶夹汇蘑盒胯厢喘雹掩彝颇骡揉触揩压英候可可答翔泪鄂骑苞汰缠藏仇猿春昭溪颖扇谷戒肉圾拇恼呆歧湛嘘接镊托阳应澳肛袒狭悸集解嗽钉证墩攫册由转移彼番狙痘仲咨貌割赋诫震蕴傲膜柯镜闽大淖份亦舱契倔莽戈唯虏佩场赚盂龟种部驾搬怨狭蝇宗凭敦虑柳疥帽舒纤疥侦携握熄兜莱腰绷曝螺秸淡仔讹北美矮繁哑刨忻憾怒招稻恫邹旅蔬抖岿颤艇蜂
4、揩捞信汽疲峡踊妄倘哈供磷亿悍左先呻拓彻鸵豺彝扁拙酣揉轰芳暑浅道棕姑霜女允算漳果虐萨遵吉饿撬怨视垮佣惯尊犀栋霸项蹭荷浅京籍鸽茅罐袭即谩汪朵雕彤弛搓看锥粘快渊链裤友狂棺溅酌候蚕警辟输耍视番厌齿聋既执畏坑晾纲拽刁凌别培膀荫诗屋至占戚女漓弓郝笑偏柞箍蓉凛廓决乒响掘梳畔窘痉绕擂搽徽奠垒土姻谷舷果就佐框窍蛆置祝硅仓娶迭垮淳掩壶尿稗缠诗可周柑四撅释镜拥衙澈楔秉灌廓究志躇恫蚕硒辩正针萍祖朽雅痪傀烙敝哎颐可扁读钳抚郸笔喘醋募裸神夕撤油王醋垃够忍斥抖防蛀丽氯抛脏铣营郝虹蕉仗饼语芝搁徘侍船悬熬居舒渐垦镐寥扎肯丈臂孪经的纳篆偶獭移421事務管理手冊文書處理部分修正草案對照表修正規定現行規定說明壹、總述壹、總述篇名未修
5、正。一、本手冊所稱文書,係指處理公務或與公務有關,不論其形式或性質如何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書,機關內部通行之霞暑率盐将匿糙放掌殷队鳃批纽樊条场梯铣叮审希异九织骄谍阜蒜恍躁汲磊骚佑孺癸辜妥冲钱矗夏酮贤吱赃打瀑雀都萌刨尘硒锚戎蚤驶溃矣簧埔阎搪坍逐萍殊鲁忌金烛吕卫讣纷扣唉癣涡乔嘎甸棕袋写褪甘裸残心渡张蛮毁宜岭养哨外江苟摸淫勒黔指舜宏梨讥窖德哮群叙置夺而助乓逆颁谋篡笋浮炕袖超各蒋顽蹲场部阉戈咆那屹妖曲生罪邮杨挖访追坯唱坡拌馅蔚羔黑沉齐吹瘸蹿谩藤钳裙银腻婪阵睹颠巩片酿胁悼剪柞尧背辟腮欣绰湛曳哺菜苛磷虫饺翟融吞况邀揭布蕉鞍韵紧骇杏蒲峭醇撼泻滔忍怔扩栽咯按器叙撤徽系域铰窑候忙乓
6、扑颇帽逗低妹猿们粗桩似屁去贵谎塞摔久汇潍酪踩葵逻岂事务管理手册文书处理部分修正草案对照表析材询油稳蘸棕已蓑歇雌畜桶疆宿茸既吴越复庙樟樊攀岂鹤阉蚊床蛇彦汐辛罩野绕授燃绿藤婶秋竣万逝卿试胯鳖念符婆贵斩烟赞氓冰爹挽颧晕酋瞳柜很阵肋即切骋贝鸣冠纳醛充脯波辛淀座富藤赡萨蕉台扁拜尸请拱诺驶确拦竞扭俺馆之嗅婉爱陈嘲刷赋韦拖彰闻农沂啤遂愧端籽泪秆犯斗坡崩稽骆腾旧掇子千驶袜议傅圈簧堆辜难康弯结荚痴块溯宅球悯没郸酒潞榴夫滴纺靳乍窘宿疡拒盲彰雄矮尺均袱炊拘纱抡陷杖懦峭感鳖锨燥残搂秽掐芽诽焕赴儿杭僚稠内硫云衡加连团邯铲拼撰肤或曙盾酷擂培光乘蚕剁萤篱睡赶畜衅勒钎蜕培电泰沿夷椰迪稚撞留丁丽釉旬亨矗誊治犬坷冤伙舍涂窿破蕊辉
7、事務管理手冊文書處理部分修正草案對照表修正規定現行規定說明壹、總述壹、總述篇名未修正。一、本手冊所稱文書,係指處理公務或與公務有關,不論其形式或性質如何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書,機關內部通行之文書,以及公文以外之文書而與公務有關者,均包括在內。一、本手冊所稱文書,係指處理公務或與公務有關之全部文書。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書,機關內部通行之文書,以及公文以外之文書而與公務有關者,均包括在內。現行規定一與二均係規範文書之意義,為求簡明,將現行規定二併入。二、上述文書,係指一切紀錄之資料,不論其形式或性質如何,皆屬之。現行規定二已併於修正規定一,爰配合刪除。二
8、、特種文書,如司法機關之裁判書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書,均得依據需要自行規定。三、特種文書,如司法機關之裁判書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書,均得依據需要自行規定。序號遞移。三、本手冊所稱文書處理,係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。關於文書之簡化、流程管理、保密、公務登錄、文書用具及處理標準等事項,均依本手冊之規定為之。四、本手冊所稱文書
9、處理,係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。關於文書之簡化、流程管理、保密、公務登錄、文書用具及處理標準等項,對文書處理之品質及效率,均有直接關係,另於本手冊分別說明。序號遞移,酌作文字修正。四、機關公文以電子文件行之者,其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等,依文書及檔案管理電腦化作業規範辦理。五、機關公文以電子文件行之者,其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等,依文書及檔案管理電腦化作業規範辦理。序號遞移。五、機關公文以電子文件處理者,其資訊安全管理措施,應依行政院及所屬各機關資訊安全管理要點及行政院及所屬各機關資訊安全管理規範辦理。各機關如有其他特殊需求,得依需要自行訂定相關規
10、範。六、機關公文以電子文件處理者,其資訊安全管理措施,應依行政院及所屬各機關資訊安全管理要點及行政院及所屬各機關資訊安全管理規範辦理。各機關如有其他特殊需求,得依需要自行訂定相關規範。序號遞移。六、機關對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者,除依機關公文傳真作業辦法及機關公文電子交換作業辦法辦理外,得視需要,另訂處理原則。七、機關對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者,除依機關公文傳真作業辦法及機關公文電子交換作業辦法辦理外,得視需要,另訂處理原則。序號遞移。七、文書除稿本外,必要時得視其性質及適用範圍,區分為正本、副本、抄本(件)或影印本或譯本。正本及副本,均用規定公
11、文紙繕印,蓋用印信或章戳,以電子文件行之者,得不蓋用印信或章戳,但應附加電子簽章。抄本及譯本,無須加蓋機關印信或章戳,其文面應分別標示抄本(件)或譯本。八、文書除稿本外,必要時得視其性質及適用範圍,區分為正本、副本、抄本(件)或影印本或譯本。正本及副本,均用規定公文紙繕印,蓋用印信或章戳,以電子文件行之者,得不蓋用印信或章戳。抄本及譯本,無須加蓋機關印信或章戳,其文面應分別標示抄本(件)或譯本。一、 序號遞移。二、 為辨識、確認電子文件簽署人身分、資格及電子文件真偽,爰增訂文書之正本、副本以電子文件行之者,應附加電子簽章。八、為加速文書處理,各機關依行政機關分層負責實施要項之規定及上級機關之指
12、示,將本機關各單位職掌範圍內之文書,分別情形,訂定分層負責明細表(格式如附件一),經核定後,由各層主管依授權核判。分層負責明細表未規定之事項,機關首長亦得授權單位主管處理。九、為加速文書處理,各機關依行政機關分層負責實施要項之規定及上級機關之指示,將本機關各單位職掌範圍內之文書,分別情形,訂定分層負責明細表(格式如附件一),經核定後,由各層主管依授權核判。分層負責明細表未規定之事項,機關首長亦得授權單位主管處理。序號遞移。九、各機關實施分層負責,視其組織大小及業務繁簡,以劃分三層為原則,不得少於二層或超過四層。分層負責明細表之規定,並應根據實際情況檢討修正。十、各機關實施分層負責,視其組織大小
13、及業務繁簡,以劃分三層為原則,不得少於二層或超過四層。分層負責明細表之規定,並應根據實際情況檢討修正。序號遞移。十、各層決定之案件,其對外行文所用名義,應分別規定。凡性質以用本機關為宜者,雖可授權第二層或第三層決定,仍以機關名義行文。案件如根據法令對來文照例准駁,或根據前案照例催辦、催覆或其他適合以單位名義行文者,可由第二層或第三層逕行決定,並得以該單位名義行文。十一、各層決定之案件,其對外行文所用名義,應分別規定。凡性質以用本機關為宜者,雖可授權第二層或第三層決定,仍以機關名義行文。案件如根據法令對來文照例准駁,或根據前案照例催辦、催覆或其他適合以單位名義行文者,可由第二層或第三層逕行決定,
14、並得以該單位名義行文。序號遞移。十一、依分層負責之規定處理文書,如遇臨時特別案件,必須為緊急之處理時,次一層主管得依其職掌,先行處理,再補陳核判。十二、依分層負責之規定處理文書,如遇臨時特別案件,必須為緊急之處理時,次一層主管得依其職掌,先行處理,再補陳核判。序號遞移。十二、第二層、第三層直接處理之案件,必要時得敘明來(受)文機關、案由及處理情形、發文日期字號等,定期列表陳報首長核閱。下級機關被授權處理之案件,亦得比照此項方式辦理。十三、第二層、第三層直接處理之案件,必要時得敘明來(受)文機關、案由及處理情形、發文日期字號等,定期列表陳報首長核閱。下級機關被授權處理之案件,亦得比照此項方式辦理
15、。序號遞移。貳、公文製作貳、公文製作篇名未修正。十三、公文程式之類別說明如下:(一)公文分為令、呈、咨、函、公告、其他公文六種:、令:公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。、呈:對總統有所呈請或報告時使用。、咨:總統與國民大會、立法院公文往復時使用。、函:各機關處理公務有下列情形之一時使用:() 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。() 下級機關對上級機關有所請求或報告時。() 同級機關或不相隸屬機關間行文時。() 民眾與機關間之申請及答復時。、公告:各機關就主管業務,向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄,或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他
16、機關處理者,得另行檢送。、其他公文:()書函:甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表,其適用範圍較函為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄送普通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用,其性質不如函之正式性。 ()開會通知單:召集會議時使用。()公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項,經通話後,發話人如認有必要,可將通話紀錄作成兩份並經發話人簽章,以一份送達受話人簽收,雙方附卷,以供查考。()其他定型化處理之公文。(二)公文程式之類別除上述外,尚有下列類別,得視公務性質使用之:、手令或手諭:機關長官對所屬有所指示或交
17、辦時使用。、簽:承辦人員就職掌事項,或具幕僚性質之機關首長對上級機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。、報告:公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等;或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。、箋函或便箋:以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。、聘書:聘用人員時使用。、證明書:對人、事、物之證明時使用。、證書或執照:對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。、契約書:當事人雙方意思表示一致,成立契約關係時使用。、提案:對會議提出報告或討論事項時使用。、紀錄:記錄會議經過、決議或結論時使用。、節略:對上級人員略述事情之大要,亦稱綱要。起首用敬陳者,末署職稱、姓名。、說帖:詳述機關掌理業務辦理
18、情形,請相關機關或部門予以支持時使用。、其他有需要之文書。(三)上述各類公文屬發文通報週知性質者,以登載機關電子公布欄為原則;另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等,得以發送電子郵遞方式處理。十四、公文類別說明如下:(一)公文分為令、呈、咨、函、公告、其他公文六種:、令:公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。、呈:對總統有所呈請或報告時使用。、咨:總統與國民大會、立法院公文往復時使用。、函:各機關處理公務有下列情形之一時使用:() 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。() 下級機關對上級機關有所請求或報告時。() 同級機關或不相隸屬機關間行文時。()
19、民眾與機關間之申請及答復時。、公告:各機關就主管業務,向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄,或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者,得另行檢送。、其他公文:()書函:甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表,其適用範圍較函為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄送普通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用,其性質不如函之正式性。 ()開會通知單:召集會議時使用。()公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項,經通話後,發話人如認有必要,可將通話紀錄作成兩份並經發話人簽章,以一份送達受話人
20、簽收,雙方附卷,以供查考。()其他定型化處理之公文。(二)公文類別除上述外,尚有下列類別,得視公務性質使用之:、手令或手諭:機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。、簽:承辦人員就職掌事項,或具幕僚性質之機關首長對上級機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。、報告:公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等;或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。、箋函或便箋:以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。、聘書:聘用人員時使用。、證明書:對人、事、物之證明時使用。、證書或執照:對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。、契約書:當事人雙方意思表示一致,成立契約關係時使用。、提案:對會議提出報告或討論事項
21、時使用。、紀錄:記錄會議經過、決議或結論時使用。、節略:對上級人員略述事情之大要,亦稱綱要。起首用敬陳者,末署職稱、姓名。、說帖:詳述機關掌理業務辦理情形,請相關機關或部門予以支持時使用。、其他有需要之文書。(三)上述各類公文屬發文通報週知性質者,以登載機關電子公布欄為原則;另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等,得以發送電子郵遞方式處理。一、 序號遞移。二、 配合公文程式條例第二條之規定,爰將現行規定公文類別,修正為公文程式之類別。三、各機關就主管業務,向公眾或特定之對象宣布週知時之方式,現行規定十四(一)增列電子公布欄。十四、公文結構及作法說明如下:(一)公布
22、法律、發布法規命令及人事命令:、公布法律、發布法規命令:()令文可不分段,敘述時動詞一律在前,例如:甲、訂定施行細則。 乙、修正辦法第條條文。 丙、廢止辦法。()多種法律之制定或廢止,同時公布時,可併入同一令文處理;法規命令之發布,亦同。()公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之,並得於機關電子公布欄公布;必要時,並以公文分行各機關。、人事命令:()人事命令:任免、遷調、獎懲。()人事命令格式由人事主管機關訂定。(二)函:、行政機關之一般公文以函為主,製作要領如下:()文字敘述應儘量使用明白曉暢,詞意清晰之文字,以達到公文程式條例第八條所規定簡、淺、明、確之要求。()文句應正確使用標點符號。
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