档案管理制度1.doc

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档案管理制度
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[档案管理制度] 档案管理制度 档案管理制度 第一章 总则第一条 为有效保护和利用四川宏华石油设备有限公司(以下简称“宏华公司”或“公 司”)及下属各控股子公司档案资源，更好地为企业发展服务，根据《中华人民共和国 档案法》及其有关规定，结合公司实际，特制定本制度。 第二条 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成包括党群工作 类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科技研究类、基本建设类、 设备仪器类、财务会计类、员工档案类等各门类、各载体的档案。 。 第三条 本制度适用宏华公司以及所属各控股子公司（宏天、友信、科贸等） 档案管理体系 第二章 档案管理体系第四条 公司档案管理由公司办公室（组织机构调整后划归行政管理中心）档案室负责 管理。 第五条 各子公司应按照《档案法》的要求，根据企业发展的规模，建立与企业发展相 适应的档案管理机构，集中统一管理本企业档案工作。不具备设立专门机构的子公司， 也必须指定某个部门和配备专（兼）职人员负责档案管理工作。各子公司档案管理机构 应接受宏华公司档案室的监督和指导，形成由宏华公司连接各成员企业的档案网络。 第六条 各级档案管理机构是企业档案资料、信息的存贮基地和利用中心，负责对本企 业档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导和档案管理。 安排档案人员参加各级档案行政主管部 第七条 各子公司应根据档案工作的实际需要， 门或宏华公司组织的业务培训。 第三章 文件材料的形成与归档第八条 各子公司文件材料的形成、积累和归档要列入生产、技术、经营、基建、设备、 科研和文书处理等各项工作流程和计划，列入本企业有关部门的职责范围和有关人员的 岗位责任制。 -1- [档案管理制度] 第九条 各子公司要根据档案管理有关规定，制定本公司文件材料的形成、积累、整理 和归档方面的有关制度。文件材料的收发运转要遵循计划、生产（施工） 、技术、经营 和文书处理等各项工作流程。 第十条 文件材料的形成、积累和归档，应完整、准确、系统，有切实可行的控制措施。 （1） 各子公司召开的股东大会、董事会、监事会和经理办公会的会议记录、决议 及其贯彻落实过程中形成的文件材料及时进行收集、整理和归档； （2） 各子公司召开的生产技术、新产品试制定型、科技成果鉴定、基建工程竣工 验收等会议，应当有本企业档案部门参加； （3） 各子公司的产品和工程创优、科技成果评奖等应归档的文件材料必须及时归 档； （4） 各子公司购进的大型仪器设备，以及新引进项目，应由本企业档案机构参加 检查验收，以确保文件材料的齐全完整； （5） 各子公司工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，获得的种种文 字、音像材料及有存档价值的实物，要按有关规定及时交本企业档案部门归 档。 第四章 档案立卷归档第十一条 为使案卷完整地反映本企业的各项经营活动，并便于查找利用，各职能部门、 各子公司坚持将平时工作中形成的文件材料及其他有保存价值的资料，在办理完毕后， 及时完整地移交本企业档案室保管、立卷、归档。 第十二条 根据工作实际需要，部分约定俗成的档案保管方式由归口部门申请，经总经理 审批仍可独立运作。 （1） 董事会秘书处：公司章程、会议记录、股东会历年决议、董事会决议、通函 公告等 （2） 人力资源部：员工档案、绩效考核、薪酬发放和奖惩记录等 （3） 财务部：财务账薄、凭证单据、财务报表等。 第十三条 档案案卷质量要符合下列要求： （1） 归档材料分类清楚、材料组卷合理，保持文件的有机联系和完整； （2） 卷内文件材料排列条理，符合各类档案放卷要求； （3） 卷内文件材料应去掉金属物，破损的应进行裱糊，字迹扩散的要进行复制； -2- [档案管理制度] （4） 卷内文件要编定页号。 （5） 装订案卷整齐、美观； （6） 《卷内目录》和《备考表》填写清楚； （7） 档案保管期限划分准确； （8） 案卷标题简明、确切，能准确反映卷内文件材料的内容； （9） 案卷封面及文字内容应用机械印制或毛笔、钢笔书写，字迹要工整、清晰。 不得使用铅笔、圆珠笔书写。 制定本企业各类文件材料归档的范围和分类 第十四条 各子公司要按国家档案有关规定， 编号方案。 第十五条 档案保管应符合下列要求： （1） 接收档案要认真检查验收，并办理交接手续； （2） 对照片、录音带、录像带、电子档案等特殊载体的档案，单独存放，以延长 其使用年限； （3） 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查修改、补 充情况； （4） 库藏档案应定期进行清查，做到帐物相符。 第十六条 各子公司要为档案机构配备适应现代化管理需要的设备、仪器，不断采用现代 化档案管理方法，逐步实现档案的网上查询、搜索。 第十七条 按照档案法第三章第十条之规定，对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按 照规定，定期向本企业档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为 己有。 第五章 档案保密制度第十八条 档案管理人员和借阅档案的人员，严格遵守保密规定，不准将档案给无关人员 翻阅，严守本企业商业机密。 第十九条 档案管理人员要忠于职守，遵守纪律。不得擅自涂改、拆毁档案，不得私自泄 露档案内容。 第二十条 本公司注有密级的档案材料及经济技术数据，未经分管领导批准不得对外提 供。 对全部档案进行密级划分。 借阅有 第二十一条 档案室应根据保密条例规定的保密制度， -3- [档案管理制度] 密级的档案， 须按档案借阅制度有关规定办理。 摘抄、 复制机密档案须经有关领导审批， 并严格控制范围。 清点档案、 对应归档的文件材料要督促有关 第二十二条 档案管理人员要定期检查库房、 部门及时归档，对借出的档案要及时收回。 第六章 档案查阅和借用第二十三条 外单位查阅本公司档案，查阅人须持单位介绍信，经办公室\综合部负责人 或公司领导批准方可查阅或借用。 第二十四条 本公司工作人员借用档案，不超过三天，逾期应及时催还。 第二十五条 借用人对所借档案有安全、保密之责，不得转借、遗失、污损.严禁在文件 上涂改和抽取，违者追究责任，并严肃处理。 第二十六条 查阅和借用档案时，要认真填写《查借用档案登记表》以备查考统计。查阅 结束及时销号。 第七章 档案鉴定和销毁由办公室召集， 相关部门组建参与档案鉴定小组负 第二十七条 档案的鉴定和销毁工作， 责进行档案鉴定、销毁工作。 对确认保存价值的档案提出销 第二十八条 专职档案员应对过期档案逐卷逐张重新鉴定， 毁意见，经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，提请分管领导批准后方可销毁。 第二十九条 销毁档案时须有两人以上进行鉴销.档案销毁后，销毁和监毁人要在销毁清 册上签名盖章，销毁清册归档备案。 第三十条 未经鉴定，任何人不得随意销毁档案。 第八章 档案库房管理第三十一条 档案库房是机要部门，无关人员不得入内。 档案柜架摆放合理， 便于通风防潮 第三十二条 库房内配备档案专用密集架等档案装具。 和查找利用。 -4- [档案管理制度] 第三十三条 库房内配置空调、消防器材及安全保卫装置。 第三十四条 做好档案库房的安全管理，门窗及时关闭，火源不得进入库房。档案库房保 持清洁，高温及梅雨季节做好库房的温湿度调节，保证档案的防潮、防蛀、防霉变。 第九章 附则修改并解释。 此前宏华公司的相关管理 第三十五条 本制度由宏华公司办公室负责制订、 规定，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。 第三十六条 本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和公司的有关规定。 第三十七条 本制度经宏华公司总经理办公会审议通过后生效实施。 -5- [档案管理制度] 附件一 关于归档案卷的质量要求总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区 别不同价值, 便于保管和利用。具体应做到以下几点: 一、 归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的 文件材料, 均应收集归档。 归档文件材料种类、 份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。 二、 遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件 的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件 分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一 起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程, 尽量做到一事一卷。 三、 卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进 行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 会议记录依会议时间顺序排列, 会议文件要按文件 的重要程度顺序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性 的文件在后； 产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列；上级政 策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执 行 GB/T11822-89 国家标准。 四、 区分不同价值: 各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程 中尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必 因价值不同而拆开组卷。 五、 跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不同年度 的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放在批复年立卷； 没有批复放在 请示年立卷, 跨年度的规划放在针对的第一年立卷, 跨年度的总结放在针对的最后一 年立卷； 跨年度的会议放在开幕年立卷。 六、具有长期保存的案卷, 卷内文件有圆笔和铅笔字迹, 要用蓝黑墨水或碳素墨水 笔重抄或复印, 连同原件一同归档。 七、卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写 页号，在文件首页的右上角盖“件号章”, 并将件号和每件文件的页数填写清楚。“件 （ 号章”的其它项，由总裁办档案人员填写） 。图纸在右下角编写页号。 八、装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。然后， -6- [档案管理制度] 按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。 九、卷内目录的填写: 凡是组成的案卷, 都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要 填写齐全。 序号：填写文件的件号。 文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。 责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。 题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说 明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕 ；会议记录应在卷内目录的文 件题名下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。 日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”“月”“日” 、 、 ，用“.”表示。没 有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。 页号：填写每份文件的页数。 十、 备考表的填写: 每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明, 都应填在 备考表内, 若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上, 检查人由单位领导或案卷质量审 核者签名。 十一、案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。题名主要由三 个部分组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和文种。也可突 出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒 的股份公司内部文件，可以省略文件制发机关。 十二、 归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的 内容, 摄制人。照片要连同底片一起归档。 十三. 归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管 期限和软、硬平台等。 -7- [档案管理制度] 附件二 档案门类划分参考企业档案一般包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品 类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计类、职工档案类、特殊载体档案 共十个大类。其中党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类统称管理类 档案；产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类统称为科技档案；会计档案、职工档 案类统称为专门档案；声像档案、实物档案统称为特殊载体档案；另外，企业根据需要 还可以建立客户销售类档案（客户资信档案）和企业信用档案等。 凡是企业在生产、经营、管理和科研等活动中形成的，办理完毕的，对今后工作具 有查考和利用价值的文件材料，都应列入归档范围。主要有以下十个方面的内容： （一）反映企业历史变迁和发展过程的文件材料，包括企业发展史、大事记、工作 计划和总结、会议记录、企业发展变迁记录等； （二）企业在党委（党支部） 、工青妇团组织活动中及日常事务性工作中形成的文 件材料，包括党务工作、组织工作、宣传工作、计生工作、工会工作、共青团工作、商 会（协会）工作、行政事务、安全保卫工作、法纪监察、审计工作、人事管理、教育工 作、医疗卫生、后勤福利、外事工作中形成的文件材料，还有企业经济实体设立和变更 的请示、批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登记证、企业年度计划总结、职工 名册、档案和信息管理等； （三）企业在经营活动方面形成的文件材料，包括经营决策、计划工作、统计工作、 产品销售、物资管理、生产供应、财务管理、市场信息预测、企业管理中形成的文件材 料，在生产经营管理活动中和往来单位签订的各类合同、协议等方面； （四）企业在生产技术管理方面所产生的文件材料，包括生产管理、质量管理、标 准化工作、劳动管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作； （五）产品方面所产生的文件材料，包括同一产品型号内，从开发、设计、工艺、 工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程； （六） 科学技术研究方面所产生的文件材料， 包括同一科研项目内， 包含课题立项、 研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程； （七） 基本建设方面所产生的文件材料， 包括同一工程项目内可行性研究、 任务书、 财务管理文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工 验收文件和工程创优的全过程； （八）设备仪器方面所产生的文件材料，包括同一设备仪器内的依据性材料、外购 设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收） 、设备安装调试、随机文件材料、设备 -8- [档案管理制度] 运行、设备维护和管理等全过程； （九）会计档案方面所产生的材料，包括凭证、账簿、报表、移交清册、保管清册、 销毁清册； （十）企业在各项工作活动中形成的照片、录音、录像、磁盘、光盘、获得的各种 奖状、锦旗、奖杯、证书等。
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