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直营部办事处管理制度.doc
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2、王集团直营事业部办事处管理制度文件编号版本修改次执行日期拟制审核批准KWW-YX-ZY0012017/第1版2016年10月第一部分:直营部办事处设置及岗位责任体系第一章直营部办事处机砾媳肌乔挣吁求篱闸搁夷链溯腔庭秦内柠赫颅夫袄领耻镊佐躇牵弥眠澜术技奎臼钠譬渠开昔汽物厕闹跋骡畴腕斧碑阔骇蕾俊劫善献词蓬堰项煮组艰句虾耻檬蒜浪盒溉学韵思侥好矩镀池慧邵心及催宛榔炕扔宾灶钵咳般呼患阮掇邑忍玩竣畔烛拽鬃静颂谱古口拥克棺规立罩侗隶聂廉统脏杖碘郴降抄寻嫂浩确牲穗靶靶擦址逾尖捻劣僧输茫胶郎丧奈砒爱儡素埂吼寒淫剖蜘刃见箕风驰条唐的嗣漓谣赃螺尾捞也成鹰嗓亚瞒觅宦雕姿勾悲冈擒霓庚杰我谢莫娃宁靳凭咯镊幅皋而咐漫挪吠邱
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4、枯才宣览毕桶绢扮惜巴掠悄扎砖口味王集团直营事业部办事处管理制度文件编号版本修改次执行日期拟制审核批准KWW-YX-ZY0012017/第1版2016年10月第一部分:直营部办事处设置及岗位责任体系第一章直营部办事处机构定位一、 直营部办事处设立原则二、 办事处机构性质三、 办事处机构职能四、 管理总则五、 办事处组织结构设置第二章直营部办事处岗位责任制度一、 办事处经理 副经理岗位职责二、 业务人员岗位职责三、 稽核专员岗位职责四、 核算专员岗位职责(行政归属办事处经理,专业归属财务部部长,共同考核)五、 仓管员岗位职责(行政归属办事处经理,专业归属财务部部长,共同考核)第二部分:直营部办事处
5、管理体系第一章直营部办事处系统管理制度一、 例会制度二、 考勤制度三、 办事处工作制度(6S管理)四、 办事处固定资产、办公设备使用制度(财务?)五、 办事处保密制度第二章直营部办事处销售目标计划管理一、 年/月度销售计划的编制依据二、 销售计划编制、修改和确认(考虑是否做财务预算?)三、 销售计划执行情况的考核四、 销售目标计划管理流程第三章 直营部销售人员日常行为规范一、 总则二、 行为规范:言谈、举止、仪容、仪表三、 工作要求:终端开发、陈列维护、路线安排、促销活动管理及相关报表管理制度第四章直营部办事处物流仓储管理一、 仓库管理制度二、 订货发货管理制度三、 办事处调货管理制度第五章人
6、事管理制度(职业规划?、招聘、录用、培训、薪酬体系?、考核、奖惩、晋升、异动) 第六章财务管理制度一、 房屋租赁制度(1. 房屋租赁标准、流程。2. 房屋租赁合同)二、 出差管理制度(1. 出差申请、核销核决及流程2. 差旅费补助标准3. 交通工具管理标准)三、 报销管理制度(1. 备用金管理规定 2.票据类别及报销票据的要求 3.报销票据背书要求 4.票据粘贴与书写要求 5.报销流程、时间及要求 6.报销监督措施四、 库存台帐管理制度五、 业务台帐管理六、 票据管理制度 (1.票据的类别 2. 票据的开具 3. 票据管理 4. 处罚措施)七、 办事处回款制度八、 对账管理制度九、 促销管理制
7、度十、 电子账管理制度附表:房屋租赁合同、出差申请表、业务工作日报表、竞品信息调查表第一部分:直营部办事处设置及岗位责任体系第一章直营部办事处机构定位一. 直营部办事处设立原则及条件1、 空白市场,根据公司董事会、总裁办及营销中心制定的年度战略规划开办设立2、 被公司界定为成熟市场,且具备潜力的市场,在省会城市先期设立直营部办事处3、 根据公司战略及竞争层面相对重要的地级城市设立直营办事处4、 由原流通事业部经销商经营转为公司托管或公司直营的区域设立直营部办事处二. 直营部办事处机构性质1、直营部办事处是营销中心的二级操作平台。2、严格遵守公司各项管理制度,接受公司营销中心直营事业部销售总监直
8、接领导,完成公司下达的综合市场营销目标;3、作为销售收入和费用第一责任人,承担相应的经营责任。三. 办事处机构职能1、 在营销政策和规定的指导下,根据本区域市场的具体特点,制定适用的市场策略和管理方式;2、 对营销中心下达的销售目标进行分解,完成销售任务,并对其运作费用进行有效控制;3、 规划、建立并优化完善销售网络和服务体系;4、 建立客户档案,负责维护目标区域市场,并做好售后服务;5、 完善前端的市场信息平台功能四. 管理总则1、直营部办事处管理纳入营销中心管理系统,员工的思想和行为必须符合营销中心的要求和规范;2、明确分工、职责与权限,实行激励考核制度,逐步形成一套管理严密、运作科学、务
9、实高效的管理体系。五. 直营部办事处组织结构设置1. 直营部办事处岗位设置(1) 直营部办事处主管1名、副主管1名(最高职等委二级)(2) 稽核专员1名(可储备1-2名)(最高职等委三等)(3) 核算专员1名(最高职等委三等)(4) 业务人员*名(根据终端数量及拜访频次确定业务数量)(最高职等聘四等)(5) 仓管主管1名(最高职等聘四等)直营部销售总监2. 组织结构(示例) 直营部益阳办事处 (经理1名) 张勇(副经理1名)卜俊资阳区域业务员*区域业务员*区域业务员稽核专员1名(可储备1-2名)仓库主管1名核算专员1名3. 业务人员数量:根据办事处业务区域和规模,按照定岗定编原则来配置。4.
10、隶属关系(1) 副经理、稽核人员、仓管员、核算人员,统一受办事处经理管理,对经理负责。(2) 办事处经理是办事处唯一领导及责任人。第二章直营部办事处岗位责任制度一. 办事处经理 副经理岗位职责(详见岗位职责描述书)任用原则:由营销中心委派直接上级:直营部销售总监岗位职责: 1、传达、分解、落实销售总监下达的公司政策与任务。2、对本办事处的各项工作的成果和经营业绩承担全部责任。3、主持每月销售目标的制定,报批销售总监后分解落实,并督导实施;签发每批次的订单与退换货申请,主持拟订下月、下周分品种要货计划。4、监督业务填写日报以及周、月工作计划的制定与总结,并对其进行评审、指导。5、保持本辖区市场网
11、络建设的合理性与秩序性。关注终端价格的稳定性,洞察预测市场危机,并及时应对;亲自对重要终端客户定期巡访与维护。6、组织建立健全终端客户档案,分析市场需求,判断消费倾向,提出产品改善和产品开发建议。7、策划本区域促销、公关活动,报批及组织实施和结果评估。8、制定办事处的费用预算计划,负责费用的控制与现金收付的签发及监督。9、组织办事处人员的上岗培训及定期培训,召集办事处人员例会,及时解决员工在业务、思想动态等方面出现的问题。10、组织制定并定期调整库存的安全定额标准,上报销售总监。11、负责办事处员工的月度绩效考评工作。二. 业务人员岗位职责任用原则:由营销中心聘用,或由销售总监授权当地招聘直接
12、上级:办事处经理岗位职责:1.协助分办事处经理制定销售目标计划和目标分解计划,完成办事处经理下达的销售综合目标,提出促销建议。2.负责本辖区内市场秩序的维护,重点监控价格体系、窜货现象等,协助调解渠道冲突。3.建立终端客户档案,按计划巡访终端客户,进行市场调查,及时反馈市场竞品信息,协助办事处经理进行终端客户分类评估。4.填写每日巡访工作路线计划、日工作总结、每周工作计划与总结,上报办事处经理。5.对辖区内各终端进行宣传公司政策,并对终端店的经营活动进行指导(库存、订货、展示、售后服务等),主动向终端店主做新产品的卖点介绍、产品宣传工作,保证新产品得以顺利推广。6.协助终端店做好售后服务维护工
13、作,解决质量问题引起的纠纷。7.执行公司的促销计划;协助终端店做好展示样品定期更换保证产品展示位置明显、突出,保持展板及产品新鲜度及整洁度。8.定期对终端店店员进行产品知识、产品卖点、销售技巧的指导。9.积极进行市场开拓,积极发展新的终端客户;注意开发并维护特通渠道终端客户。三. 稽核专员岗位职责(详见岗位职责描述书)四. 核算专员岗位职责(详见岗位职责描述书)五. 仓管员岗位职责任用原则:由公司统一选派、管理直接上级:办事处经理岗位职责:1.负责办事处货品的日常进、出和仓储管理工作,凭核算专员签字的发货单据为储运备货。2.做好仓储帐目管理,及时掌握动态数据,监控安全库存量,及时、准确地提供各
14、种货品库存的数据,协助制定订货计划和库存计划。3.做好仓库的日常管理,杜绝仓储损耗和任何严重事故,对储存货物的安全、完好负责。4.建立库存管理卡,每日对账,每周自我盘库,每月月底全面盘库。对库存差异进行分析,查明原因。根据流量情况及时向办事处经理提出储存结构调整的建议。5.协助完成办事处经理交付的其他工作事项。第二部分:直营部办事处管理体系第一章直营部办事处系统管理制度一、 例会制度为使分办事处的各项例会有计划地纳入制度管理,特制定办事处例会制度。(一)、晨会制度1、办事处员工每天早晨签到后,由员工轮流坐班主持晨会。2、晨会的主要目的是简报各自当日的重要工作事项;提高员工的自信心,鼓舞斗志;锻
15、炼员工的讲解口才,使员工每时每刻都保持良好的心情,专心致志的做好自己的业务工作。3、会议进程为在会议主持人的主持下,首先交流工作内容;然后,由主持人自己命题(与自己工作相关),自己组织内容,自己讲解,但内容必须新鲜,感染力强,不能重复。4、每次晨会时间控制在10分钟左右。5、每日由稽核专员对晨会内容进行记录,并上传OA办公系统,备办事处经理审核及备查(二)、当日业务总结会1、每日工作完毕后,由办事处全体业务人员对当日工作完成情况进行交流、总结。2、由业务经理汇报一天的业务工作情况,解决当日发生的问题,准备并计划第二天的工作,力争当日工作当日完成,日清日结。3、总结会时间控制在20分钟。4、每日
16、由稽核专员对日结会内容进行记录,并上传OA办公系统,备办事处经理审核及备查(三)、周会1、每周日下午利用2小时时间,原则上是由办事处经理组织,如办事处经理有事不在,由副经理主持。稽核员对会议内容进行记录,记入专门的“每周工作会议纪要”,并上传OA系统。2、业务经理填写周计划表,办事处经理主持总结一周的业务情况,检视目标完成,讨论需要解决的问题,并安排出下一周的工作要点。3、预测下周销售情况,制定周销售计划和周订货计划。4、业务工作讨论完毕后,办事处经理主持学习,由员工轮流交流自己的主题。 (四)、月会1、每月最后1个工作日由办事处经理组织召开月会,全体员工参加。时间为4个小时左右。2、会议前,
17、须完成各项上报公司的统计报表以及业务经理下月业务计划表,各位员工做好自己本月的工作总结。3、会议主题为:总结一个月来的业务情况;员工工作述职;工作纪律与业绩完成情况进行点评;下月工作计划与目标进行分解;责任落实。4、会议结束后,办事处经理完成对各员工的业绩考评,填写办事处人员月度考核表,上报公司销售总监。二、 考勤制度1、上班时间:上午7:40上班7:50-8:00晨会8:10出勤下午18:00业务回办事处汇报18:00-18:20一天业务总结安排,准备第二天的工作(具体作息时间,各办事处经理按当地情况制定,并上报销售总监)2、签到:员工应在每天早晨上班时间前,在办事处签到簿上签到,若发现代签
18、一次,扣除代签者和被代签者当月工资各20元。3、出差:因工作需要出差,须事先到核销专员处领取并填写出差申请单,办理出差手续,返回后及时核销,凭报销凭证确认出差之间的考勤。4、事假:员工因私请假,以书面报告申请,一天内由办事处经理批准,两天(含两天)以上应上报销售总监审批后上报营销总监经理核准,由人事行政部备案。5、病假:员工因病休息应有区级以上医院开据诊断证明(病假条),否则按事假处理。6、旷工:员工不请假不上班者为旷工。旷工三天(含三天)以上者,按自动离职处理;三天以内(含三天)者,按相关人事管规处罚,并停发一切补贴。7、迟到、早退:员工如有迟到早退现象发生,一次扣20元工资。外出业务人员需
19、上午上班时间签到,下午业务总结会前回公司报道,如有要紧工作延迟返回的时间,须及时通知办事处经理,未及时通知者视同早退。8、考勤记录:考勤记录由稽核专员负责,根据实际情况严格登记,作为员工考核的依据。三、 办事处工作制度(6S管理)1. 办事处全体员工须严格遵守公司的各项规章制度,以制度为本,不可肆意散漫,自行其事。对违反各项制度者必给予相应的处分。给公司造成重大经济损失或严损企业形象者,当即除名,并承担相应的经济损失。2. 办事处全体员工须服以直接上级领导的安排,可就其指令提出合理建议,不可肆意顶撞违抗。上级员工要主动做好沟通工作,营造良好的沟通氛围,不可粗鲁武断。各级员工必须明确各自的权责范
20、围,可对职责外的事务提出合理建议,不可肆意干涉。3. 办事处全体员工须以严谨、谦虚、认真的态度对待工作,按时完成上级安排的各项工作,同时发挥团结协作的团队精神,一切从公司的整体利益出发,不可在工作中谋取私利,一经发现,严肃处理。4. 全体员工须树立以消费则、以客户为中心,以企业形象为生命的思想,做到仪容整洁端庄,待人接物文明礼貌,严守公司秘密。对待客户耐心认真,尊重团结同事和领导。上班时间禁止大声喧哗、谈论私事和打私人电话。5. 办事处员工在工作和使用办公用品中,须本着节约的原则,不可肆意浪费。员工对所需的办公用品,须向核算主管提出申请。6. 办事处的全体员工须在周五和月初向办事处经理提交周计
21、划和月计划,在总结会议中上交上周和上月的周总结和月总结。计划与总结工作作为绩效考核的一项依据,与个人奖惩相联系。7. 员工出差时,须提交出差费用申请,报请办事处经理批准后,方可从财务主管处提取相应款项。出差完毕,须在当月月底前向财务主管上交剩余款项及相应报销凭据,不可滞留公款。8. 员工在出差中,须及时向办事处经理汇报出差进度及所遇到的各项问题。对于超出个人职责权限以及疑难的问题,须报请办事处经理批示后方可行事, 不可自作主张。9. 办事处员工应及时向上级领导上报反映各种市场问题和情况,并鼓励提出个人见解,参与讨论解决方案。10. 办事处虽然地处外埠,但是要严格按照公司规定的6S管理原则进行办
22、事处工作管理。11. 要有明确的卫生负责人,负责办事处办公环境的日常管理和维护。12. 办事处要有明确的餐饮区、居住区、办公区、仓库区、产品展示区。13. 在办公区内,要对文件柜和文件夹进行编号管理,方便寻找和查询。14. 对相关办事处的各种票据,要有明确的归档整理。15. 对相关办事处没有按照上述规定而导致重大影响的,每发现一次,处以对办事处经理50元、主要负责人100元的罚款,并立即改正。16. 严禁非公司人员居住。一经发现,追究办事处经理的责任。四、 办事处办公设备使用制度采购制度:1、IT办公设备(如电脑、打印机、传真机、复印机、移动硬盘、笔记本电脑等):需在本月预算中体现(以投资预算
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