现金使用管理制度.doc

一、现金使用管理制度
第一条：流动资产是指可以在一年或超过一年的一个营业周期内变现或者运用的资产，包括现金、银行存款、其他货币资金、应收及预付款项、存货等。
第二条：库存现金限额：库存现金限额（5000元），超出限额部分要及时送存银行。
第三条：严禁白条抵库和任意挪用现金，出纳人员必须每日结出现金日记账的账面余额，并与库存现金核对，发现不符要及时查明原因。财务总监要对库存现金进行定期或不定期检查，以保证现金的安全和完整。公司的一切现金收付都必须有合法的原始凭证。
第四条：现金的使用范围：
1.职工工资、津贴、资金、个人劳务报酬；
2.出差人员须携带的差旅费；
3.结算起点以下的零星支出（结算起点暂定为1000元，相关规定调整，由财务总监确定）；
4.财务总监或公司相关领导授权批准的其他开支；
5.财务人员支付款项，超过使用现金限额（1000元）的部分，应当以支票形式支付；确需全额支付现金的，经相关部门负责人审核，财务总监批准后支付现金。
第五条：资金预算管理 
1. 项目部成立后，编制资金计划，根据成本计划，编制现金预算。 
2. 根据工程进度，按合同约定，按时向甲方收取工程款。 
3. 根据回款，项目部编制资金使用计划。经相关责任人审批后实施。 
4. 项目部资金，原则上由公司统一安排使用。 
第六条：资金使用审批权限 
1. 3000元以下的零星材料，由项目部生产经理审核，项目经理审批，由公司生产副经理批准后支付。 
2. 3000元以上的材料，逐级上报总经理审核，董事长批准支付。
第七条：现金收支规定：
1.现金收入，应于当日送存银行，当日送存确有困难的，应于次日送存银行；
2.支付现金，可以从公司库存现金限额中支付，不得从公司的现金收入中坐支；
3.严禁财务人员公款私存。
第八条：银行存款的管理：加强对银行账户及其他账户的保密工作，非因业务需要不准外泄，银行账户印签实行分管、并用制，不得一人统一保管使用。严禁在任何空白合同上加盖银行账户印签。
第九条：银行支票的使用管理：
1.金额在1000元以上的经济业务往来，均使用转账支票结算，严禁使用现金及现金支票结算。
2.支票领用、保管：
1)支票管理由出纳专管，应于下班前把支票、单位印签和支票密码送存保险柜，支票本应与支票密码、单位印签分开保管，不能存放一处；支票使用时须提前向财务部申请并填写使用说明；
2)支票专管员应及时控制银行余额，不准签发空头支票和远期支票；
3)支票的使用申请：当公司部门或个人用款时，应当提前向审批人提交支票使用说明，并注明款项的用途、金额、预算等内容，并附有效经济合同或相关证明；
4)使用支票时必须由本公司业务人员亲自领取，不许代领，否则造成损失由当事人承担；
5)领用支票时，领用人必须在“支票登记簿”上将领用日期、收款单位、用途、金额、支票号码、密码等填写清楚；
6)作废的支票，及时交还支票专管员，加盖“作废”章后，一并到银行注销，不能自行销毁。
第十条：出纳人员要随时掌握银行存款余额，不准签发空头支票，不准将银行账户出借给任何单位和个人办理结算或套取现金。在每月末要做好与银行的对账工作，并编制银行存款余额调节表，对未达账项进行分析，查找原因，并上报财务总监。

支付临时聘用人员(连续工作时间未满一年)的劳务报酬(含课酬、专家评审费、稿费、咨询费等)；支付本单位职工的差旅费补助；支付不具备刷卡条件的公务用车过路费、停车费、燃油费以及差旅费等公务支出；根据国家规定支付给个人的救济费、抚恤金、慰问金、遗属补助等；其他事前报经省财政厅核准使用现金的项目。

　　办法规定,预算单位单日提取现金一般不应超过3万元,年度提取现金一般不应超过当年基本支出预算的3%。省财政厅对预算单位公务卡消费支出及现金提取情况实行动态监控,并将对预算单位《公务卡报销结算管理办法》制定情况、公务卡结算金额、提取现金金额等按季度通报,并与年度部门预决算评比挂钩；省监察厅、省审计厅、中国人民银行济南分行也将对公务卡制度实施情况强化监管。

二、费用管理制度
第一条：费用管理原则
1.贯彻“勤俭办企业，厉行节约”的方针，在保证正常经营的前提下，精打细算，节约挖潜，以最少的开支取得最大的经济效益；
2.从有利于公司的经营出发，对能促进公司效益的直接开支要予以支持，对其他的间接开支要严格控制。
第二条：管理费用内容：
管理费用是指公司各管理部门为管理和组织公司的经营活动而发生的各项费用。它具体包括以下明细项目：工资、职工福利费、折旧费、税金、差旅费、办公费、修理费、咨询费、审计费、业务招待费、交通费、通讯费、培训费、其他费用等。
第三条：费用申请及审批：
1.费用发生均应提前2天以上申请，由费用发生部门负责人对所管辖范围先进行申请复核。财务总监审批、总经理授权签字后办理费用支出。
2.差旅费：员工出差，经部门或分管领导进行授权审批后办理预借现金；
3.业务招待费：各部门人员因公接待外单位人员，需要到外面宴请的，须事先取得部门负责人同意，否则不予报销；
4.车辆费用；车辆修理费、油费、养路费、车辆保险费、车辆税金、验车费等车辆费用需要行政部门审批；
5.正常的办公费用开支，必须有正式发票，印章齐全，经手人、部门负责人签名方可报销付款。
第四条：费用报销流程
1.日常费用报销流程：
1）日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及业务招待费、培训费、资料费、广告宣传费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算；
2）日常费用报销的审批流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单，报销金额在10000元以内（含10000元）由财务总监复核，总经理审批；报销金额在10000元以上的，由财务总监与总经理共同审核后上报董事长审批；10万元以上（含10万元）支出由财务总监与总经理共同审核后，由董事长报董事会共同决议；
3）差旅费报销流程：
（1）出差申请：出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准；
（2）借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部，按“借款流程规定”办理借款手续，出纳按规定支付所借款项；
（3）购票：出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票；
（4）返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，报销金额参照“日常费用报销审批流程”。
4）手机费、固定电话费、网络费用报销流程：
（1）手机费：员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准待定。
（2）报销流程：
　A公司行政部每月月初将本月员工手机费报销标准交到财务部；
　B财务部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续；
　C员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）；
　D固定电话费由行政部指定专人办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理。
2.专项费用支出报销流程：
1）专项支出主要包括对外担保、投资、融资、购置固定资产及其他专项费用等，专项费用申请，必须召开董事会，由董事会集体决议；
2）固定资产购置报销财务制度及流程：
(1)填写购置申请：按公司规定填写《资产购置申请单》送总经理处报批；
(2)报销标准：要附相关的合同协议及批准生效的购置申请；
(3)结账报销：资产验收无误后，经办人凭发票等资料到行政相关负责人处办理相关登记手续；
(4)财务部根据审批后的报销单以支票形式付款。
3.报销时间的具体规定：
1）财务报销：公司财务部每周三为财务报销日，当月报销截止到每月月底28日，目的是为了便于财务部集中时间月末结账；
2）借支及其他业务的办理不受以上时间限制，可随时办理。
第五条：借款流程：
1.借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金；
2.审批权限流程：
借款额度在10000元以内的（含10000元），由财务总监复核，总经理审批；10000元以上由财务总监与总经理共同审核后上报董事长审批；10万元以上（含10万元）的由财务总监与总经理共同审核后，由董事长报董事会共同决议。
3.财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
4.报销还款管理：
借款人报销时应提供借款单，财务人员用于核对报销原始凭证内容是否和借款用途一致，财务人员有权对不一致项目拒绝办理；公出借款人员应在返回五个工作日内到财务部门办理报销手续；购置材料物品借款人员应在验收后五个工作日内到财务部门办理报销手续（时间以发票开出日计算）；其他借款人员应在事项结束后五个工作日内到财务部门办理报销手续（时间以发票开出日计算）。否则财务人员有权拒绝办理报销手续。借款应在包销后一次结清，否则财务部门有权在此后计发工资时全额扣款，直至还清欠款为止；上次前款未结清者不允许继续借款。
5.责任追究：借款人为第一责任人，部门负责人有义务督促借款人还款，对于恶意拖欠人员，财务部有权向借款人提出处理要求。

三、应收账款管理制度：
第一条：财务部门应于月后5日前提供一份当月尚未收款的〈应收账款帐龄明细表〉，提交给总经理、主管市场的副总经理和稽查办。
第二条：业务部门应严格对照〈信用额度表〉和财务部们报来的〈帐龄明细表〉，及时核对、跟踪赊销客户的回款情况，对未按期结算回款的客户及时联络和反馈信息给主管副总经理。
第三条：业务人员在与客户签定合同或的协议书时，应按照《信用额度表》中对应客户的信用额度和期限约定单次销售金额和结算期限，并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。
第四条：财务部门应于月后5日前向业务部门、主管市场的副总经理（总经理）提供一份当月尚未收款的《应收账款明细表》，该表由相关业务人员核对后报经业务主管市场的副总经理（总经理）批准后安排进行账款回收工作。
第五条：业务员在外出收帐前要仔细核对客户欠款的正确性，不可到客户处才发现数据差错，有损公司形象。外出前需预先安排好路线经业务主管同意后才可出去收款；款项收回时业务员需整理已收的帐款，并填写应收帐款回款明细表，
第六条：清收帐款由业务部门统一安排路线和客户，并确定返回时间，业务员在外清收帐款，每到一客户，无论是否清结完毕，均需随时向业务经理电话汇报工作进度和行程。
第七条：业务员收帐时应收取现金或票据，若收取银行票据时应注意开票日期、票据抬头及其金额是否正确无误，如不符时应及时联系退票并重新办理。若收汇票时需客户背面签名，并查询银行确认汇票的真伪性；如为汇票背书时要注意背书是否清楚，注意一次背书时背书印章是否与汇票抬头一致，背书印章是否为发票印章。
第八条：收取的汇票金额大于应收帐款时非经业务经理同意，现场不得以现金找还客户，而应作为暂收款收回，并抵扣下次帐款；
第九条：收款时客户现场反映价格、交货期限、质量、运输问题，在业务权限内时可立即同意，若在权限外时需立即汇报主管，并在不超过3个工作日内给客户以答复。如属价格调整，回公司应立即填写价格调整表告知相关部门并在相关资料中做好记录；
第十条：业务人员在销售产品和清收帐款时不得有下列行为，一经发现，分别给于罚款或者予以开除，并限期补正或赔偿，严重者移交司法部门。
1、收款不报或积压收款；
2、退货不报或积压退货；
3、转售不依规定或转售图利；
4、代销其他厂家产品的；
5、截留，挪用，坐支货款不及时上缴的；
6、收取现金改换承兑汇票的；

四、应付账款管理办法
1. 总则
1.1制定目的
为将本公司经营业务所应支付的账款处理制度化，以加强财务管理，维护公司信誉并掌握资金动向，特制定本办法。
1.2适用范围
公司各部门因执行业务所发生之应付账款处理，均依照本办法所规范的体制管理。
1.3权责单位
1）财务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
2）总经理负责本办法制度、修改、废止之核准。
2.应付账款产生
2.1进货验收
1）供应厂商依据本公司采购单位向其发生的《订购单》之订购内容与指标，将货品送交本公司仓储单位。
2）当指定货品送达本公司仓储单位时，仓管人员应协同品检人员依据《厂商送货单》，核对厂商名称、料号、品名、规格、数量与本公司《订购单》所载内容是否相符，并予以清点核实，检验该批物品是否符合验收标准。
3）经清点检验确认合格后，仓管员在《进货验收单》（或厂商送货单）上签收，并填制《进货日报表》，送请购单位及采购单位确认进货与订购内容是否想符。
4）验收后之《进货验收单》。转交采购人员确认此批定单单价。
5）凡经品检验收以及采购确认后之进货，称为“验收”，属于已确认的应付账款，应转由权责单位整理入账并进行付款程序。
3.应付账款入账
3.1处理程序
1）采购单位位于陆续收到验收货物后传送来的《进货验收单》之后，应依日期顺序按厂商别整理妥当，在规定时间内将订购单、进货验收单、厂商请款对账单、发票等应付账款相关凭证送财务部。
2）财务部收到该应付账款相关凭证后，应核对订购单、进货验收单、厂商请款对账单以及发票等与下列资料确定相符之后，方可进行付款程序。应核对的资料包括：
A、厂商名称
B、开具的发票是否符合相关规定
C、货物品名、规格。
D、实收数量
E、单价
F、进货总金额
G、仓管、品检、采购人员之签章
3）经办会计核对相关凭证无误后，即依据厂商别编制传票
4）应付账款传票编妥后，汇总传票填写《应付账款明细表》
5）将《应付账款明细表》附上相关单据凭证，呈权责单位主管审核
6）权责单位主管审核无误后，在传票及《应付账款明细表》上签章，并呈送总经理核准。
7）将总经理核准后之《应付账款明细表》及传票、相关交单据凭证，转权责单位出纳人员准备开立支票付款。
4.处理时限
1）采购单位负责通知厂商对于整月请款对账单据一律在隔月五日前必须送（寄）达采购部门，逾时者移作次月份货款处理。
2）采购部门于每月八日之前，应将上月份所有厂商请款对账单据审核后送交权责单位。
3）应付账款经办会计必须于每月十五日之前，将应付账款交易整理妥当，层呈主管复核。
4）各经办人员之处理时限若遇上法定节假日时，应自行加班处理，以提前完成并送交后续作业经办人员，避免延误作业时限，经维护公司之信誉。
5.注意事项
1）发票内容与《进货验收单》不符时，应通知采购单位处理，如为厂商本身所造成之错误，应退回要求重开发票，并依应付款处理时限之作业规定办理。
2）各经办人员应按规定时限完成处理作业，若因内部作业未能在规定时限前完成，致影响厂商权益者，该经办人员应负连带责任。

2012年2月14日星期二

高宏
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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