高职院校信息化办公过程中存在的问题及对策分析.docx
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1、 高职院校信息化办公过程中存在的问题及对策分析 邹艳丽摘要:该文结合个人工作经历,从信息化办公观念、信息化办公硬件、软件、专业技术人员等方面就高职院校信息化办公情况及存在的问题进行了分析,并提出相应措施,以促进高职院校信息化办公建设与发展,进一步提高其效能的发挥。关键词:高职院校;信息化办公;效能:TP393 :A :1009-3044(2018)15-0299-02进入21世纪计算机网络技术得到了急速的发展,每个行业都难以避免使用计算机技术以提高办公的信息化程度,高职院校自然也不能例外。高职院校要实现信息化办公,就是指利用先进的信息技术和信息设备来解决部分或全部日常工作和办公业务,旨在提高办
2、公的效率和质量。高职院校信息化办公是高职院校教学管理工作、学生管理工作、科研工作等其他行政工作的重要保障,是校园信息化建设的核心。目前高职院校通过信息化办公硬件、软件进行教学管理等工作,降低了办公成本,提高了工作效率,基本上完成了信息化办公的第一步工作,但这仅是信息化的最低层次,没有实现真正的办公信息化,在现实中仍有大量的通过以纸质、人工传达的方式进行办公,同时即使是运用的各种信息化办公软件也存在较多的问题,一定程度上阻碍了学校信息化办公的建设与发展。因此,有必要对学校信息化办公情况进行梳理分析,并提出相应的对策以进一步提高其效能发挥。1 高职院校信息化办公现状目前,高职院校均建立了相应的网站
3、,各部门在不同程度上均使用了信息管理系统,主要的信息管理系统有:办公自动化系统(OA)、教务管理系统、教师管理系统、学生管理系统以及专业的财务管理系统等,正是各种信息化的管理操作系统使得日常的行政工作更加的顺畅和有序,极大地提升了办公的效率和质量。此外,各部门还可以通过网站发布各种服务信息,如各种的学院新闻、通知、公告,以及各种图文信息的搜索下载、常用表格下载、心理咨询服务等,各部门还紧跟时代的发展,开设微信公众号,发布最新信息服务等,为广大师生获取相关信息提供了极大的方便。尽管学校信息化办公取得了一些成绩,但与理想的信息化办公还有一定差距。2 高职院校信息化办公过程中存在的问题2.1信息化办
4、公观念意识层面目前,大多数人对信息化的关注仅限于最基本的程度,没有对什么是信息化办公如何信息化办公有深入的理解、运用、研究,还没有认识到信息化是用于提高办公效率的必要手段。因此,在软硬投入、相关人员配备以及经费投入等方面还不是很大,如学校信息中心,没有安排专门的技术人员负责学校的网络。再有,由于一般情况下学校安排的负责行政管理工作的教职工年龄偏大,对于信息技术的了解较少且相关知识相对落后,习惯了“一张纸、一支笔”的工作模式,又由于对新知识、新技术的缺乏,对信息化办公缺少认识,不愿接受。比如,最常用的office办公软件也不太会应用,还有对一些常用的信息管理系统也不会操作。因此,学校的领导层面、
5、教职工层面对信息化办公意识都有待加强。2.2信息管理系统只涉及部分工作目前,大多数的情况是各部门使用的信息管理系统只针对部分工作,很多的工作仍需要通过纸质的方式完成,如办公自动化系统,这个系统学校目前只是发布通知公告,对部门车辆申请、印章申请、教师请假等工作均还是由纸质文件来完成;又如教务管理系统,学校只是用于每学年的课程安排、学生课程登分、学生学籍信息管理,对学生学籍异动、学生选课、学生成绩分析、系部教材征订等很多的日常性工作仍需要以纸质的方式来完成流转。其他的一些信息管理系统也基本有类似情况,只涉及本部门的一部分工作。总之,学校各部门未充分发挥信息管理系统的优势,离成熟的信息化办公还有差距
6、。2.3 信息管理系统数据采集、更新不及时信息管理系统应该是拥有一套最全面的数据库,是查找各类信息的源头。但是从实际工作中看,经常由于信息管理系统管理员没有及时采集数据,导致一些教学工作没有得到及时处理。如,新学期开学,需要采集新生信息录入教务管理系统,并编写学号信息,但学籍管理人员没有及时到信息管理系统完成學生信息采集录入,导致后续学生证学号填写,学生卡办理均受到限制。再有,各信息管理系统的教师账号,管理员不是第一时间去完成采集录入工作,而是等到教师反馈没有账号,不能进行查找相关信息时,管理员才进行增加。再有,信息管理系统数据经常更新不及时,导致数据不准确,后续工作出错。如,学生学籍异动的情
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