工资管理说明书.doc
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1、第一章 系统的安装、启动和退出第一节 功能特点简介鹏程财务软件系列V6.03版本是由深圳市融丰软件有限公司编制。鹏程工资管理软件依据最新会计制度设计开发,旨在帮助各企事业单位实现员工薪资的电算化管理。系统采用32位程序设计,以Windows操作系统作为操作平台。操作界面和谐、直观,系统画面协调,色彩悦目,命令按钮图标式,形象生动逼真,操作极为方便。鹏程工资管理软件以Windows98/2023/me/xp操作系统作为操作平台,充足运用了Windows的强大功能,将鼠标作为重要操作工具,使得用户操作非常简朴,同时也完全支持键盘的操作,以加快操作速度。本说明书以Windows98操作系统为例,用户
2、如在其他操作系统中运营出现问题,请电话征询。第二节 系统的安装由于鹏程工资管理软件必须运营在Windows98操作系统上,因此在安装鹏程工资管理软件系统前,您的电脑必须已经安装了Windows98操作系统。下面介绍安装盘在Windows98操作系统中的安装过程:在CD-ROM驱动器(如E:驱)中插入标有“鹏程工资管理软件”的光盘安装盘。一、 安装 SQL Server (两种选择)1选择SQL Server2023:假如用户的机器上没有安装任何版本的SQL Server,则推荐采用此种安装方式,即安装SQL Server2023;假如用户的机器上安装了SQL Server7.0以下版本,请用户
3、一方面卸载SQL Server的旧版本,再安装SQL Server2023。在光盘的执行目录下选择MSDEsetup.exe,只需运营该文献,按提醒安装SQL Server 2023桌面版(MSDE)。在此,假如用户使用的浏览器低于IE5.5版本,系统会提醒用户一方面安装IE5.5后才干继续SQL Server的安装,这是浏览SQL Server联机文档的需要。在光盘的执行目录下选择IEiesetup.exe,运营该文献,按提醒安装IE5.5。2选择SQL Server7.0:假如用户已经安装了 SQL Server 7.0,则在光盘的执行目录下选择ADOmdac_typ.exe,运营该文献,
4、按提醒安装ADO2.5。二、安装鹏程工资管理系统此环节是软件主体部分的安装。1选择SETUPsetup.exe安装鹏程工资管理系统。2进入安装界面,安装程序显示如下图1-1所示画面:如需更改安装途径,则点击“更改目录”,选择或输入相应途径。假如不改变,系统默认为“C: pc_pay”,安装时系统自动建立 “C: pc_pay”子目录,系统将安装到“C: pc_pay”目录下。为使用方便,请尽量不要修改此默认途径。图1-13按照画面提醒安装过程,直到结束。4鹏程工资管理软件安装后,安装程序会在Windows98的开始菜单上建立一个“鹏程工资管理软件”程序组。注意:鹏程工资管理软件安装盘中READ
5、ME安装指南,附有关于安装中典型问题及解决办法的说明,用户可作为参照。第三节 账套管理鹏程工资管理软件安装完毕后并没有立即建立系统运营所需要的数据库,这就需要进行账套设立。点击:开始 程序 鹏程工资管理软件 账套管理,屏幕出现如下图1-2所示操作窗口:图1-2一、 账套建立:要建立账套,用户可按以下三个环节来执行:1选择工资管理:如图1-3,在“系统名称”中选择“工资管理”。2输入账套名称:点击“新增账套”按钮,在“账套名称”中输入名称,如“test”,在“盘符”中双击鼠标左键,出现一个下拉式选择框(注意:必须选择硬盘中的盘符,如C、D、E盘)供选择,盘符一旦选定,即不可更改,“数据库名”自动
6、生成,不可修改。3创建数据:点击“创建数据”按钮,则出现图1-3所示:(1)SQL服务器名称:在此是指用户导入数据的服务器的名称,且服务器建有数据。假如是在服务器上创建数据,即是自身的机器名称。(2)SQL管理员名称:系统已有默认值,为使用的方便,用户最佳不要修改。(3)SQL管理员密码:此处管理员密码为空,即只需点击“拟定”按钮,系统便开始建立相应的数据库。假如用户在数据库中修改了密码,则 PC机请使用Sa用户及修改后的密码。 Server服务器下,如SQL使用系统登录方式,用户及密码可认为空,否则请使用Sa用户的密码。这样一份账套资料就建立了。图1-34其它说明: (1)清空账套:是将所有
7、的账套清空,清空后存放于盘上的数据库实际并没有被删除,只是系统将“有效”栏标记为“”而已。(2)删除账套:用户对于不再使用的账套,可以先选择该账套,再按“删除数据”,则该账套前的“有效”栏标记为“”,即该账套的数据被删除,数据不再存在。二、多套账管理:在鹏程财务软件中,一套程序可以控制许多套财务数据,各套财务数据互相独立,各不相扰,这个功能就叫做多套账管理的功能。对于一般的单位来说,只要一套财务数据就可以了。但是对于有些单位,如:事务所,有代理记账业务,为许多单位进行代理记账与财务核算,必须在一台计算机系统中同时解决多个单位的财务数据。使用鹏程财务软件的多套账管理功能就可以满足这种需要。每建立
8、一套新的账套,须重新“创建数据”。特别说明:此处假如管理不同单位的账,即单位名称不相同的情况下,需经多个注册码及序列号,即需要支付多个版本的费用。第三节 系统的启动与退出一、启动SQL Server刚安装完SQL Server,系统默认开机后SQL Server为停止状态,此时用户可以手动将SQL Server启动,通常采用以下两种方式:1在屏幕右下角选择图标,将看到如图1-4所示界面:图1-4在“Server”位置处选择要启动SQL Server的机器名,在“Services”位置处选择MSSQL Server这一服务,然后在“Start/ Contin”按钮处双击鼠标就会启动SQL Ser
9、ver;如要结束SQL Server的执行,则双击“Stop”按钮;如要暂停SQL Server的执行,则双击“Pause”按钮。假如要以后系统开机后自动启动执行SQL Server,可选择“Auto-start service when OS starts”或直接在其前面的方框打“”。2执行:开始 程序 启动 Service Manager,启动后将在屏幕右下角看到SQL Server标志显示为绿色小三角(安装SQL Server7.0的用户合用)。二、 启动鹏程工资管理系统:启动时点击:开始 程序 鹏程工资管理软件 工资管理,屏幕出现如下图1-5所示画面: 图1-5此画面是鹏程工资管理软件
10、的主操作界面。要进入相应的功能菜单,只要以鼠标左键单击屏幕上相应菜单图标即可。三、退出:要退出鹏程工资管理软件,请选择屏幕上“关闭”图标。注意: 当鼠标为箭头形状时,按下鼠标,拖动可移动菜单。 双击操作员名称处(如图1-5中“管理员”)可以更换操作员或切换账套。 按page down/page up键可以切换主菜单。 按光标键可以切换子菜单,按空格键可以启动程序。 可在单位名称处单击鼠标右键缩小窗口至最小化。第四节 切换操作员或账套在登录系统的界面中,可选择操作员或在账套选择页签中选择账套;在打开一套账后,假如要切换至别的操作员或其它账套,请双击主界面的右上角操作员名称,如图1-5中的“管理员
11、”。一、 切换操作员:点击“登录系统”,重新选择“编码”并输入密码,回车即可。二、切换账套:点击“账套选择”功能菜单,进入如图1-6的界面:图1-6在要选取的账套栏中双击鼠标,使之标记为“”,可切换至该账套,但该账套必须是已创建了数据,是可用的。注意:双击之后因系统要校验数据,所以需要一定期间可把该账套改为可用。第二章 登录及权限第一节 操作员登录作为财务软件,必然会有一个数据安全和操作权限的问题。数据库建立完毕后,进入软件各模块的操作窗口之前,必须进行用户身份校验。鹏程工资管理软件采用的是传统的登录方式,即一旦进入系统立即进行身份校验,非法操作者不能进入系统主菜单。当用户第一次进入系统时,必
12、然还没有自己的密码,这时就应当以系统中提供的初始化密码进入。如图2-1,是操作员登录的界面:图2-1鹏程工资管理软件模块提供的初始化操作员编码是“1”,操作员名称为“管理员”,密码是“pc”。为明确操作职责与规定操作权限,用户以初始化操作员进入后,应立即建立自己的操作员编号、密码及操作权限;并更改初始化用户“管理员”的密码,以防止被其别人以初始化操作员的身份非法进入系统。第二节 操作员设定对于实行会计电算化的单位来说,必须要有专职的操作人员(一般是各单位的财务人员)。对操作员的管理,除了对他们进行编号外,还要设定他们各自的操作密码及操作权限。一、 操作组设定:进入主界面,用鼠标左键单击选择:权
13、限 操作员设定 操作组设定。启动后屏幕显示如下图2-2所示:图2-2不同的操作员对数据有不同的访问权限,这就需要将操作员进行分组。如现有甲、乙、丙三个操作员,甲和乙负责A车间的工资核算,丙负责B车间的工资核算,则需将甲和乙归为一组,丙为另一组,再根据组别设立不同的数据访问权限。“数据访问权限的设定”将在下一节介绍。系统默认初始化操作员分组编码是“Z”。设立其他操作员的分组编码,必须先在“操作员分组编码”中的下拉框中选择编码,然后在“操作员分组名称”中填入名称,保存即可(分组编码只能从26个大写字母中选择)。二、操作员设定:1操作员设定的意义:为了保证系统及数据的安全与保密,系统提供操作员设立功
14、能,即本单位财务人员为系统认可的操作员,以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制。系统刚刚建立时,用户只能以系统提供的初始化操作员进入系统。为明确操作职责与操作权限,须建立自己的操作员。2操作员设定的方法:进入“操作员设定”标题菜单,屏幕显示如图2-3:图2-3输入新设定的操作员编码、姓名、密码,根据操作组中的设定选择其所属操作组。操作员设定后,其编码不可再改,其它资料可修改。合法的操作员在建立电脑账本的时候已经在系统中建立了一个编码,此时,在操作员编码处输入您的编码,并选择所属操作组(必须是在操作组设定里已设定的分组编码),则操作员姓名栏会自动出现该操作员的名称。在操作员密码处输入您的密码,
15、为保密起见,输入的内容系统不显示,而以“*”代替。“确认”后系统会校验您的密码,若对的则启动维护模块的主界面。3新增操作员:要新增操作员,可设定好操作员的编码、姓名、密码及所属操作组,按“保存”则会出现“资料已保存”的提醒框,表白已增长了此操作员。4删除操作员:要删除某操作员,在“操作员编码”、“所属操作组”、“操作员名称”中填入对的的内容后点击“删除”按钮。5恢复操作员:要恢复删除的操作员,则在“操作员编码”、“所属操作组”、“操作员名称”中填入对的的内容后,可看到“删除”按钮变为“恢复”,点击“恢复”并保存,则此操作员又重新获得了合法身份。注意:在鹏程财产管理软件中各项操作均需保存,否则系
16、统不记录新的改动,以后的篇幅中不再赘述。三、操作员清单:此功能是根据“操作组设定”和“操作员设定”列出相关内容。第三节 数据访问权限本模块用于管理员设定操作员数据访问权限。在操作员设定期您假如已设立了操作员分组,此时您就可认为每一个分组进行数据访问授权,使每一分组的操作员仅能操作通过授权的数据,以保证系统数据的保密性。一、选择资料组别:进入主界面,选择:权限 数据访问权限 资料组别。在“资料组别”界面中,从“操作员分组编码”和“操作员分组名称”的下拉菜单中选择相应内容,这样就可进入单位部门访问权限的设定。二、选择单位部门:进入“单位部门”界面后,用鼠标左键单击需选择的单位部门前的“”,使它被标
17、记为“”,再次单击“”使其变为空白则为不选择, 即不能进行相关内容的操作。1选择所有单位部门: 点击“全选”按钮,表达选择所有单位。2反选:点击“反选”按钮,表达反向选择内容。3清除:点击“清除”按钮,表达将所选择内容所有取消。三、选择工资项目:进入“工资项目”界面后,用鼠标左键双击来切换需选择的权限,其它操作同“单位部门”。第四节 操作权限设定一、 选择操作员:进入主界面,选择:权限 操作权限 选择操作员。二、操作权限设定: 鹏程工资管理软件的权限管理采用的是逐个功能授权的方法。该方法克服了采用“权限级别制”方法中的许多缺陷,使得系统中的每一项功能都能被严格的划分。设定以后,操作员只能在自己
18、的权限范围内操作,即只能进入与自己相关的模块。如下图2-4,是权限管理操作窗口:图2-41选取操作权限:要使该操作员具有某项权限,只需用鼠标左键单击“选取”栏,标记为“”表达选取。2未选取操作权限:可通过单击鼠标来切换选取/未选取权限。当“选取”栏,标记为“”,即未选取。3全选/反选操作权限:点击“全选”按钮表达选择所有权限,“反选”按钮表达反向选择权限。4清除操作权限:点击“清除”按钮表达将所选择的权限取消。第五节 操作员密码进入主界面,选择:权限 操作员密码。该功能用来修改操作员密码,只有已经建立了操作编码的操作员,才干进行操作密码的管理工作。进入主界面,点击“权限”,再选择“操作员密码”
19、,将看到“输入旧密码”的提醒,而其它的文字框为灰色,即暂时不能操作。当用户准确输入旧密码后,该模块又提醒“输入新密码”,“确认新密码”。如图2-5所示:图2-5按规定输入并保存,您的密码就被修改了。若不想修改,可放弃保存。新密码须在重新进入系统后才干生效。第六节 操作记录为了保证用户的数据安全、监控软件的使用过程,系统提供了操作记录的功能,用于记录什么时间哪个操作员调用何种模块,以便于留下操作查找线索。进入主界面,选择:权限 操作记录,便可进入该功能。设定需查询的时间范围、使用人员及调用模块,点击“查询”即可得到操作登记表。在此窗口中可对操作记录进行查看、查找、打印等解决。注意:“权限”功能重
20、要是让管理员设立操作员的各项权限,以及提供管理员进行系统管理所需要的信息,此功能一般不要让操作员来操作。由于一个操作员假如有“操作员设定”权限,他就可自由增长新的操作员;假如有“权限设定”权限,就可以修改自己的操作权限;假如有“数据访问权限”的权限,则可修改自己的数据访问权,这对系统的数据是不安全的。所以管理员一般不要给予操作员此功能的操作权。 第三章 设 置第一节 系统参数系统参数设立是电脑账本建立的第一步,是单位信息设定的操作窗口。其中单位代码指公司法人代码,单位名称必须填写单位的全称,由于该处的设定将被所有的输出模块调用,作为账表的表头。此外,要取得合法的用户注册码,也必须填写单位全称。
21、资料将作为反馈信息反馈给我们,以保证您的合法权益,并使您及时的获得各种售后及软件升级服务。一、单位信息:进入主界面,选择:设立 系统参数 单位信息,出现如下图3-1所示:图3-1以上内容均由用户自己填写,如发现设立错误也可更改。关于填写的内容,有如下说明:1单位代码:指公司法人代码。2单位名称:填写用户所在单位的全称。3启用日期:是指用户终止手工账、实行电脑账的会计期间的期初日期。在电脑账建立时,建账日期应当是最近一期结账月份的下一个会计期间的第一天,系统默认为启用日期是这一天。由于上月会计科目的期末余额就是下月会计期间的期初余额。例如:2023年4月20日用户建立了电脑账,2023年3月的会
22、计账已经进行了月结,那么,此时应当将电脑账本的启用日期设定为2023年4月1日,而余额录入时就以2023年3月31日的科目余额为准。而用户假如要将在此之前的账也作电脑账,可自己改动启用日期,但必须是在系统初始化之前,一旦录入初始化余额则启用日期不可更改。4当前月份:即当前会计期间。此处不能自动更改,更换会计期间时要手动调整。“报表设立”模块中默认的“工资表期间”为当前月份,“数据录入”模块中“工资表名称”中只显示当前月份的工资表。5报表签字:用于报表打印底端所需的签字。如“人员设立”、“工序设定”模块打印中的裁决、审核都应在此设定,中间以“/”隔开。如裁决、审核分别为AA、BB,则在此应表达为
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