诚信管理制度.doc

诚信管理制度上海天阳钢管有限公司制 定: 日 期审 查: 日 期核 准: 日 期分发部门及份数:办公室1财务部1质量部1国内销售部1国际贸易部1采购部1生产部1品牌信息部1设备保障部1物流部1文件来源及保密性质：（以标识）文件来源: 外来文件 内部文件 其它文件保密性质: 绝密文件 机密文件 其它文件文件变更记录：制度编号修订版次制修订页码生效日期变更简述ALL1全页码2014-4-18NEW简 介为适应公司发展， 减少公司审批流程，提高工作效率，结合员工诚信意识的教育和培养，特制定诚信管理制度，即发票不签字管理制度。主要包含： 预算管理、员工申请银行付款承诺书、员工费用报销承诺书、财务核查机制、采购比价降耗制度、员工诚信档案机制、报销说明及签字机制、公示机制。目 录序号制度名称编号版次页码1发票不签字管理制度 012财务核查制度0134567891011121314151617181920发票不签字管理制度1.目的:为了强化员工自我管理及法律意识，减少审批流程，避免资金沉淀及浪费，加快公司工作效率，特制定本制度。2.范围:本制度的适用范围为上海天阳钢管有限公司及下属公司全体员工在采购发票报销、日常差旅费报销、公司费用报销付款等过程中的相关事务。3.职责: 3.1.办公室：负责制度大纲的建立和监督执行，并建立员工诚信档案。3.2.财务部：负责实施发票不签字制度，负责员工承诺书的签署和存档，负责预算及抽查机制的实施。3.3.各职能部门：负责宣传教育各部门员工进行比价降耗，维护公司利益，执行公司制度。4.定义: 无5.内容5.1.不签字报销流程：5.1.1.员工在产生公司采购、差旅费、业务招待费、公司行政类、管理类等一切因公费用后，保留相关收据、凭证、合同等证实性材料。5.1.2.员工在申请原材料采购前，高层领导要对采购计划单或合同签字确认，而发票则无需签字。5.1.3.员工在申请辅料或其他物资采购前，由部门经理及证明人在采购及入库单、承诺书上签字确认，而发票则无需签字。5.1.4.员工办理设备类采购，货款大于5000元；或承担项目金额大于10000元，需使用项目资金预算。5.1.5.高层领导只需对项目资金预算进行事前审批确认，而发票则无需重复签字。5.1.6.员工将承诺书连同发票（发票只需员工签字）及相关单据一同上交给财务工作人员安排报销付款。5.1.7.员工应在按照财务规定的时间内进行报销付款，如发票持有时间超过30天的视公司低级错误处理。5.1.8.凡是业务已发生，货款未结算，由业务员每月登记各部门采购挂账Excel清单，交各部门领导审核，由各部门领导每月30号统一发送至财务部副经理及副总处。5.1.9.会计应当根据审核无误的原始凭证（发票）及时登记应付账款明细账，各部门采购挂账清单作为日后财务计划付款，供资金筹措、调度的参考依据。5.1.10.单据齐全后，财务工作人员可给与报销安排付款。5.2.员工报销承诺及说明： 5.2.1.员工每次报销付款前，都应确保所采购的价格已经三方比价，并将比价情况填写在员工费用报销承诺书、员工申请银行付款承诺书上。 5.2.2.员工应认真阅读员工费用报销承诺书、员工申请银行付款承诺书内容，了解自我诚信意义及法律责任。5.3. 员工诚信档案的建立 5.3.1.由办公室负责建立员工诚信档案汇总表并进行记录和存档。 5.3.2.财务人员发现员工诚信问题时，应及时向办公室汇报，由办公室进行记录员工诚信记录卡和处理。 5.3.3.诚信档案不仅限于财务报销及采购问题，还包括员工行政类诚信问题，如：谎报加班工时、隐瞒工作失误、知情不报等各类涉及到员工诚信的作风问题。 5.3.4.员工诚信档案将记录在员工退工单上，在接受外单位背景调查时，公司将如实禀报。 5.3.5.办公室有权对于犯有两次以上诚信问题，或单次诚信涉及金额大于1000元的员工作除名处理。5.4.报销公示 5.4.1.财务部门应在述职会时汇报财务报销情况，办公室应汇报员工诚信档案情况 5.4.2.由财务部门负责对员工报销的发票、单价进行公示。 5.4.3.员工对于公示内容有疑义的，可向办公室举报，由办公室负责受理，财务部配合参与调查。 5.5.财务预算及核查机制 5.5.1.财务部及各部门应做好全面预算管理，具体参见全面预算管理机制 5.5.2.财务部应建立核查机制，具体参见财务核查制度。 5.6.联合机制 5.6.1.公司工会应确保员工不受威胁或强迫。 5.6.2.公司党支部、团委负责监督公司及员工双方的执行情况。 5.6.3.公司党工团妇组织应积极协调和辅助双方工作的开展，对员工进行诚信教育。6.参考文件:无7.附件: 无8.附表: 8.1.员工费用报销承诺书 8.2.员工申请银行付款承诺书 8.3.员工诚信记录卡 8.4.员工诚信档案汇总表 8.5.发票不签字管理清单 8.6.各部门采购挂账附表一： 员工费用报销承诺书付款日期：姓名部门身份证号付款单位请购日期发票号付款用途发票金额报销金额请购部门比价上期采购价确认付款备注发票总金额报销总金额差额财务部审批出纳本人承诺：1.以上情况属实，未虚假报销，并已充分比价，为公司节能降耗2.若由公司证明以上情况不符，无论是否在职，都将承担公司损失的原价赔偿责任3.若涉案金额大于1000元，愿意接受公司除名或其它方式处理4.证明人负有第二赔偿责任员工签字证明人签字员工申请银行付款承诺书姓名部门身份证号付款单位请款日期 采购单号 付款银行 付款方式 付款性质 发票号 摘要 币种 金额（小写） 金额（大写） 核准金额 收款资料 发票签收收款单位 用途收款开户 备注收款账号 财务部审批出纳比价明细报价历史最高历史最低上期采购价第一家第二家第三家本人承诺1.以上情况属实，未虚假报销，并已充分比价，为公司节能降耗2.若由公司证明以上情况不符，无论是否在职，都将承担公司损失的原价赔偿责任3.若涉案金额大于1000元，愿意接受公司除名或其它方式处理4.证明人负有第二赔偿责任员工签字证明人签字附表二： 员工诚信记录卡姓名：时间：身份证号：诚信发票：诚信金额：员工诚信问题描述：证据清单：核查结果：处理结果：核查人： 证明人：总经理： 工会：（此记录卡记录后进入员工档案）文件编号：SHTY-AS-20_01替代号：NEW生效日期：2014-07-15适用管理体系：GB/T19580未经本公司同意，禁止翻印。 附表三：员工诚信档案姓名工号身份证号诚信问题一诚信问题二诚信问题三时间：时间：时间：金额：金额：金额：处理结果：处理结果：处理结果：时间：时间：时间：金额：金额：金额：处理结果：处理结果：处理结果：时间：时间：时间：金额：金额：金额：处理结果：处理结果：处理结果：时间：时间：时间：金额：金额：金额：处理结果：处理结果：处理结果：时间：时间：时间：金额：金额：金额：处理结果：处理结果：处理结果：附表五：发票不签字管理清单注：以下为常规项目，如遇不常规项目需报总经理或董事长或财务副总！注：原材料采购计划单或合同，需高层审批！承诺书及发票只需部门经理审批即可！注：其他物资采购，证明人及部门经理在采购及入库单、承诺书上签字审批，发票上不用签字！注：对于设备类采购货款大于5000元或承担项目金额大于1万的费用，请使用项目资金预算，并经总经理或董事长审批！办公室编号费用名称采购人/经办人审批人1招待费证明人、部门经理2差旅费证明人、部门经理3认证费、年审费、监督审核费证明人、部门经理4邮寄托运费用证明人、部门经理5节假日加班就餐费用证明人、部门经理6食堂费用证明人、部门经理7过磅费证明人、部门经理8饲料证明人、部门经理9人事工资办公室主任、财务副总、销售副总、各部门经理10人事保险证明人、部门经理11办公设备维修证明人、部门经理12新员工的服装补贴证明人、部门经理13各部门图书的采购费用统一交行政部证明人、部门经理14电信费证明人、部门经理15农村职称评审费证明人、部门经理16律师费证明人、部门经理17消防器材证明人、部门经理18喷码机油卡冲费证明人、部门经理19印名片、铭牌费用证明人、部门经理20办公用品、办公设备证明人、部门经理21食品及礼品证明人、部门经理22土木及园艺工具证明人、部门经理23预算内培训费用证明人、部门经理24公司活动经费证明人、部门经理25质量协会的会费（区1万、市2000）证明人、部门经理26土地费1年1次（10年5.8万，11年62400,12年68900）证明人、部门经理27治安费1年1次（1万）2013年起2万证明人、部门经理28老年人骑车队1年1次（6000）证明人、部门经理29（镇1万、村2000）蓝天下一日捐1年1次证明人、部门经理30工商联合会（2000）证明人、部门经理31私营企业协会1年1次（2万）证明人、部门经理32办公室费用（企业短信、钢结构协会年费、月结的餐费证明人、部门经理33献血费4000证明人、部门经理34卫生费3000证明人、部门经理35科技企业联合会会费 1年1次（1000） 证明人、部门经理36上海钢管协会会费1年1次（10000）证明人、部门经理37中国钢铁协会钢管分会 1年1次（5000）证明人、部门经理38工会会费 1年1次（5500）证明人、部门经理39进出口商会会费1年1次（3500）证明人、部门经理40一枝花土地费2亩2012年3300/年证明人、部门经理41综合治安整理费（1000元/年，如无安全事故奖励1000）证明人、部门经理42青村镇维稳费2000/年证明人、部门经理43环保卫生证明人、部门经理44消防器材证明人、部门经理45车辆费用证明人、部门经理46新张村慈善捐款30000/年证明人、部门经理品牌信息部编号费用名称采购人/经办人审批人1国内展会相关费用证明人、部门经理2样本印刷证明人、部门经理3杂志推广费证明人、部门经理4网络推广费证明人、部门经理5媒体推广费证明人、部门经理6视频监控证明人、部门经理7广告宣传、宣传片证明人、部门经理8其它广告印刷类制作费证明人、部门经理9信息化学会费证明人、部门经理10商标代理费证明人、部门经理采购部编号费用名称采购人/经办人审批人1招待费证明人、部门经理2差旅费证明人、部门经理3钢管类采购费部门经理（计划单、合同高层领导）5钢管运费（公司/人）部门经理物流部编号费用名称采购人/经办人审批人1招待费证明人、部门经理2差旅费证明人、部门经理3常用衡器及仪表证明人、部门经理4打包机证明人、部门经理5备货物资证明人、部门经理6包装物资证明人、部门经理7本部门发生质量成本费用证明人、部门经理财务部编号费用名称采购人/经办人审批人1凭证纸证明人、部门经理2财务账册证明人、部门经理3财务封面纸证明人、部门经理4财务包角纸证明人、部门经理5防伪发票及清单证明人、部门经理6防伪开票系统年费证明人、部门经理7印制出口专用发票证明人、部门经理8本部门办公用品证明人、部门经理9差旅费证明人、部门经理10印制财务单据费用证明人、部门经理11印花税证明人、部门经理12排污费证明人、部门经理13水费、电费证明人、部门经理14评估费证明人、部门经理15咨询费证明人、部门经理16担保费证明人、部门经理销售部编号费用名称采购人/经办人审批人1快递费（邮费）证明人、部门经理2印刷品邮费证明人、部门经理3进仓费证明人、部门经理4运输费用证明人、部门经理5外雇车辆证明人、部门经理6差旅费证明人、部门经理7住宿费证明人、部门经理8印刷品邮费证明人、部门经理9招待费证明人、部门经理10给客户送礼（钢管类、非钢管类）证明人、部门经理11退款证明人、部门经理12本部门发生质量成本费用证明人、部门经理13海运费证明人、部门经理14保险费证明人、部门经理15空运费证明人、部门经理16人民币操作费证明人、部门经理17拖车费证明人、部门经理18内陆运费证明人、部门经理19进仓费证明人、部门经理20查验费证明人、部门经理21改单费证明人、部门经理22报检费证明人、部门经理23核销费证明人、部门经理24中储检验费证明人、部门经理25产地证费证明人、部门经理26电子口岸卡充值费证明人、部门经理27快递费(国际TNT)、邮寄费证明人、部门经理28国外展会费用证明人、部门经理生产部1电动工具证明人、部门经理2切削工具证明人、部门经理3生产用品（B类物资）封闭剂、防锈水证明人、部门经理4劳防清洗用品证明人、部门经理5钢管清洗用品 证明人、部门经理6探伤机用品证明人、部门经理7喷码机用品证明人、部门经理9冷拔车间的模具（内、外模）证明人、部门经理10本部门发生质量成本费用证明人、部门经理设备保障部编号费用名称采购人/经办人审批人1设备电器费用证明人、部门经理2设备配件外加工费用证明人、部门经理3设备保养维修费用证明人、部门经理4喷码设备维修保养证明人、部门经理5设备年检费用证明人、部门经理6招待费证明人、部门经理7差旅费证明人、部门经理8金属类证明人、部门经理9紧固件证明人、部门经理10传动件证明人、部门经理11橡胶及石棉制品证明人、部门经理12焊接及喷漆器材证明人、部门经理13机床附件及润滑器证明人、部门经理14水泵证明人、部门经理15常用手工具证明人、部门经理16钳工工具证明人、部门经理17起重及液压工具证明人、部门经理18钉类、板网、窗纱及玻璃证明人、部门经理19管件及阀门证明人、部门经理20外协加工证明人、部门经理21门窗及家具配件证明人、部门经理22生产设备及附件采购证明人、部门经理23检测设备的采购及改进证明人、部门经理24钢管用附件证明人、部门经理25矫直机附件证明人、部门经理26光亮炉配件证明人、部门经理27电器及附件证明人、部门经理质检部编号费用名称采购人/经办人审批人1检测设备的维修费用证明人、部门经理2计量器具的检定费用证明人、部门经理3差旅费证明人、部门经理4招待费证明人、部门经理5专利相关费用证明人、部门经理6第三方的检验费用证明人、部门经理7本部门发生质量成本费用证明人、部门经理事业部编号费用名称采购人/经办人审批人1防锈油所有配方类物资证明人、表面处理事业部经理、采购部经理2其他物资证明人、事业部经理、财务副总判定其他审批人上海天阳党团工编号费用名称采购人/经办人审批人1党支部所有物资请购证明人、部门经理2团支部所有物资请购证明人、部门经理3工会所有物资请购证明人、部门经理董事长、总经理发票签字清单1工伤赔款（护理费、营养费、交通费等）2副总及以上各类报销（签字期2个月）3网站类建设4项目资金预算表5原材料采购计划单或合同6非常规项财务副总判定类附表六：各部门采购挂账部门经办人日期采购物资、服务等支付方式供应商金额计划付款期确认财务核查制度1.目的：随着公司的发展，财务付款发票也采用了不签字制度，为了保证制度的顺利进行，同时起到监督职责，特制订本制度。2.范围本制度适用于公司内全体被核查员工。2.1.核查部门：主要由核查小组担任核查，小组人员：董事长、总经理、董事长秘书、财务副总、办公室主任、销售副总、财务部副经理。过程中根据需要被邀请人员：总经济师、廉政委员会委员。2.2.被查部门：费用产生的各部门、各经办人及相关人员。3.职责及义务3.1.核查部门主要职责：3.1.1.制定核查机制制度3.1.2.监督各个请款人相关费用的实施情况3.1.3.复核核查后财务信息的纰漏3.1.4.要求被核查部门及人员提供相关文件和资料，进行查阅或复制3.1.5.要求被检查部门及人员对相关事情提出的问题作出说明3.1.6.核查中发现的问题计入员工诚信档案3.1.7.针对核查中发现的、需查处的重大或紧急事项直接向公司董事会报告3.1.8.针对核查费用产生严重问题的，召开问题研讨会3.1.9.核查事中对违反会计法和国家统一的会计制度规定的会计事项，有权拒绝办理或者按照职权予以纠正3.1.10.款项及有关资料不相符的，按照国家统一的会计制度的规定有权自行处理的，及时处理；无权处理的，立即向高层领导反馈，请求查明原因，做出处理3.1.11.以短信、QQ、公告方式通知全厂核查日期，通过以上方式通知到被核查人接受核查中的讯问。3.2被核查部门及人员主要义务：3.2.1.核查期间，被核查部门相关人员要随时待命3.2.2.根据核查部门要求，主动提供相应核查内容的所有相关资料3.2.3.配合核查部门完成核查事项的调查3.2.4.接受核查部门依法进行的检查和处理，不得逃避3.2.5.客观反映有关情况，如实提供有关报表和资料3.2.6.不得有相关法律、法规禁止的隐瞒、弄虚作假、阻挠、刁难等拒绝检查的行为。4.定义 无5.内容5.1.核查周期核查的时间分为两类：定期核查和不定期核查。定期核查主要安排在月末1次，由核查小组抽取2-3小时对财务部事先准备好的当月凭证进行分工全面核查；不定时核查主要是有针对性抽查。5.2.核查内容主要涉及下列事项：5.2.1.根据国家税法及财务制度要求审查财务资料（即原始单据等）。5.2.2.费用产生的必须具有充分性和有效性、完整性，费用产生必须有充分的原由，发生费用达到的效果必须有效性，费用发生整个过程必须完整性，即相关人员必须真实、完整、全面表述相关信息。5.2.3.生产与费用支出（包括原、辅材料，营业费用，管理费用，其他费用）的控制情况；5.2.4.基本建设项目（包括大修理、技改）预算执行和竣工决算情况。审计工程的概、预、决算，核实工程造价，审查工程进度、工程款支付情况与基建工程的效果。 5.2.5.财经法纪审计。对严重违反财经纪律，侵占公司资产，造成严重损失、浪费等损害公司和股东利益的行为进行专项核查，维护公司生产经营活动的正常秩序和财产的安全完整的核查。伪造、变造、隐匿或者故意销毁原始单据，编制虚假信息的法律责任等。5.2.6.应公司经营层的要求而进行的核查以及其他需要核查的事项。5.3.核查主要要求包括：发票及财务信息质量要求包括：真实性要求、相关性要求、明晰性要求、重要性要求、谨慎性要求、及时性要求。5.4.附则5.4.1.本制度最终解释权归财务部所有。 6.参考文件：无7.附件：无8.附表：无合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责