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浅述电子档案的管理与保护

梁冬晨
随着现代办公数字化、网络化的迅猛发展，互联网、光纤宽带等新一代传播工具的出现与普及，电子档案已广泛应用于我们的工作之中。电子档案数量的不断增长势必会带来的相关的管理、保护、利用等问题，这对于档案管理工作者们来说，既是使命，又是挑战！
1 电子档案的管理
电子档案的特性不同于纸质挡案，电子档案记录在磁性材料或光盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备。可电子档案的长期保存，却是非常困难，需要有不断更新的技术和设备作保障。电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带等，应按档案种类分别整理组盘。而电子档案传递在计算机网络上时，它又是无形的，是在一定的技术环境下才能进行的，不仅是从传播方式上来说，还是从它的保密性质上来说，都需要采取一系列技术管理和保障措施。因此，采取技术措施，加强对电子档案运用的管理，就显得特别重要，特别是安全、保密方面的管理。
电子档案的归档方式包括逻辑归档和物理归档。根据档案的性质和归档的要求，应该在所整理的电子档案标注相应的标记。办理完毕的电子档案还应该在规定的期限内进行物理归档。
归档的电子文件要编制简要的检索工具，基本著录项目为：序号、档案号、标题、作者、编辑者、文号等，还要标记出每份文件机读时间、位置、保密等级、管理期限等。
2 电子档案的保护
在纸质档案保存时，人们注重的是档案纸张的耐久性、字迹材料的耐久性、档案库房的温湿度以及防光、防有害气体、防虫等。而保管电子档案时，则需要依据其特性和软硬件平台的变更。电子档案运用一般有直接运用、提供拷贝、通信传输等方法，由于运用的方式和所依赖的技术是多样化的，因此它的运用远比纸质档案复杂。
首先，要保证电子档案物理载体的安全性。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，一定要建立适合于磁，光介质保存的环境。在温湿度的控制上、库房环境上、载体摆放位置等，都应该达到的相关的标准和要求。要避光，防尘，防止有害气体，还要防止变形挤压等等。而且，电子档案不同于文件档案之处还有关于远离强磁场。因此，磁性也会对电子档案的保护有一定的影响。
关于保护光盘，有专门设计的存放光盘盒，在选择这些盒子的时候，最好选择有盖的，这样刻意令光盘保持干净，不受损害。在触摸光盘的时候，要保证手指的干净，不要将灰尘、油渍沾染到光盘上，更不要用尖锐的利器划伤光盘。
第二，要确保电子档案的准确性。
电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，相当于纸质档案来说，不能随手查询，这就要求电子档案在输入和在以后的利用中，必须保证它的准确性。电子档案可以是表格形式、文档形式等。必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。有时候，在不同的电子计算机系统上形成的，在内容的格式编排上也不尽—致，因此，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
第三，电子档案保护的特殊之处
科技技术不断更新，但是信息技术也会有一定的局限性，比如存储空间的不足，数据库的饱和、网络病毒的干扰等，这些势必对电子档案的保护造成一定的影响。
为了避免数据丢失造成不必要的损失，在电子档案的日常保护中，还要注意以下几个方面。
首先，要保证电子档案数据输入与输出的安全性，确保计算机和网络环境的安全。对于经常使用的计算机，也要进行查毒和杀毒工作。
其次，在工作中还要坚持电子档案与纸质档案同时保管的办法，尤其是不能忽视对于电子档案的管理与保护。例如，在办公自动化管理网络上，可以对本单位办公网上形成的具有保存价值的电子档案，还可以在此基础上做到定期的更新与维护。对当日、当月的档案进行物理归档，并进行关盘刻录的同时保存工作。其實纸质档案和电子档案同时保护并不矛盾还在于，可以将这些电子档案下载成纸质档案。因为，纸质档案、电子档案都有其自身特点和优势，如果共同储存，管理，或是在纸质档案后附加电子档案，以便使用等，可以达到双保险的目的。但需要注意的是，涉及保密兴致的档案，没有在办公网上进行处理的，文书处理部门或人员应在档案处理完毕后，及时向档案部门进行移交，由档案部门负责向办公网络中心提供，并按电子档案归档要求进行扫描，从而保证本年度内电子档案的齐全和完整。
第四，对于电子档案载体的维护、检测、以确保电子档案的稳定性。
电子档案载体中，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性、稳定性、与安全性等。
检测在时间上可以分为定期检测、不定期检测。关于检测方式可以分为外部检测和内部检测。定期检测，可以根据需要，实行每月或是每年一次。采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位。不定期检测可以根据工作需要，将时间选择在不稳定的季节气候时，或是根据指定的年度计划安排等。在进行外部检测时，可以依靠观察电子档案的物理属性，看有无损坏、挤压或变形，外表的涂层是否沾染了灰尘、附着霉斑或是出现了腐蚀性物质等。在进行内部检测时，要求要更加细致一些，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理。因为，任何一次失误操作，都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。
第五，电子档案的磁盘和光盘保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存。
1.磁盘的保护
磁盘分为软磁盘和硬磁盘。在科学技术飞速发展的今天，软磁盘刚问世时的优点已经全部转变为缺点，容量小、速度慢、可靠性低，已经逐渐被社会淘汰，但在一些特殊的情况下还可能要使用到；硬磁盘是以铝合金为盘基，双面涂有磁介质的记录媒体，高矫顽力和薄磁层化是其显著特点，相对而言，硬磁盘容量大、速度快、可靠性高，但成本也较高。所以在闪存盘普及之前，人们大多选择价格低、携带方便的软磁盘。在选用软磁盘时，要把住质量关。软磁盘必须存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适宜的环境下。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下远远高于低效的磁盘。因此，在选择时，要选择高品质的软磁盘。在条件允许的情况下，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘、专用闪存盘（U盘）或专用移动硬盘，以便于长久保存。
2.光盘的保护
光盘即高密度光盘。是近代发展起来，不用于磁性载体的光学存储介质。光盘又分为只读光盘和可擦写光盘。光盘有耐久性强、容量大等特点。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。在保护光盘时，要保持良好的温度、湿度环境。天气潮湿，光盘会有水雾凝结，使用前应用干净柔软的布擦拭，高温会使光盘氧化、变形或老化。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃，相对湿度40%-65%。在保护光盘时，注意避光，因为光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。还要避免灰尘和远离磁场。闲置时严禁用利器接触光盘。
总之，对电子档案的有效管理与保护，是—项极其重要而复杂的工作。在对电子档案的保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合因素，有时候还会遇到一些突发因素，这对于档案管理人员来说，不仅要具备相应的管理知识业务素质，也要在面对突发事件的时候，能够采取有效可靠的措施，以确保电子档案的安全性。

-全文完-