浅述电子档案的管理与保护.docx
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1、 浅述电子档案的管理与保护 梁冬晨随着现代办公数字化、网络化的迅猛发展,互联网、光纤宽带等新一代传播工具的出现与普及,电子档案已广泛应用于我们的工作之中。电子档案数量的不断增长势必会带来的相关的管理、保护、利用等问题,这对于档案管理工作者们来说,既是使命,又是挑战!1 电子档案的管理电子档案的特性不同于纸质挡案,电子档案记录在磁性材料或光盘等载体后,就永远离不开这种技术和设备。可电子档案的长期保存,却是非常困难,需要有不断更新的技术和设备作保障。电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带等,应按档案种类分别整理组盘。而电子档案传递在计算机网络上时,它又是无形的,是在一定的技术环境下才能进行的,不仅是
2、从传播方式上来说,还是从它的保密性质上来说,都需要采取一系列技术管理和保障措施。因此,采取技术措施,加强对电子档案运用的管理,就显得特别重要,特别是安全、保密方面的管理。电子档案的归档方式包括逻辑归档和物理归档。根据档案的性质和归档的要求,应该在所整理的电子档案标注相应的标记。办理完毕的电子档案还应该在规定的期限内进行物理归档。归档的电子文件要编制简要的检索工具,基本著录项目为:序号、档案号、标题、作者、编辑者、文号等,还要标记出每份文件机读时间、位置、保密等级、管理期限等。2 电子档案的保护在纸质档案保存时,人们注重的是档案纸张的耐久性、字迹材料的耐久性、档案库房的温湿度以及防光、防有害气体
3、、防虫等。而保管电子档案时,则需要依据其特性和软硬件平台的变更。电子档案运用一般有直接运用、提供拷贝、通信传输等方法,由于运用的方式和所依赖的技术是多样化的,因此它的运用远比纸质档案复杂。首先,要保证电子档案物理载体的安全性。一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上,所以,一定要建立适合于磁,光介质保存的环境。在温湿度的控制上、库房环境上、载体摆放位置等,都应该达到的相关的标准和要求。要避光,防尘,防止有害气体,还要防止变形挤压等等。而且,电子档案不同于文件档案之处还有关于远离强磁场。因此,磁性也会对电子档案的保护有一定的影响。关于保护光盘,有专门设计的存放光盘盒,在选择这些盒子的时
4、候,最好选择有盖的,这样刻意令光盘保持干净,不受损害。在触摸光盘的时候,要保证手指的干净,不要将灰尘、油渍沾染到光盘上,更不要用尖锐的利器划伤光盘。第二,要确保电子档案的准确性。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的,相当于纸质档案来说,不能随手查询,这就要求电子档案在输入和在以后的利用中,必须保证它的准确性。电子档案可以是表格形式、文档形式等。必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容,还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。有时候,在不同的电子计算机系统上形成的,在内容的格式编排上也不尽致,因此,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存,或采用其它方法和技术力加以转
5、换。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。第三,电子档案保护的特殊之处科技技术不断更新,但是信息技术也会有一定的局限性,比如存储空间的不足,数据库的饱和、网络病毒的干扰等,这些势必对电子档案的保护造成一定的影响。为了避免数据丢失造成不必要的损失,在电子档案的日常保护中,还要注意以下几个方面。首先,要保证电子档案数据输入与输出的安全性,确保计算机和网络环境的安全。对于经常使用的计算机,也要进行查毒和杀毒工作。其次,在工作中还要坚持电子档案与纸质档案同时保管的办法,尤其是不能忽视对于电子档案的管理与保
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