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规划管理视频会议系统及辅助软件研究与实践

郭志强
摘 要：随着政府工作增效提速要求的逐步深化以及规划管理工作的发展，提高会议效率成为规管工作中的一个迫切需求。本文针对规划管理工作中所遇到的项目审查等会议效率偏低，会外时间消耗过大等问题，提出的基于具有鲜明规划管理特色的视频会议系统解决方案，并根据视频会议建设中针对规划管理会议特殊需求，分析各类相关因素，对视频会议系统提出适应性调整的新思路，并在实际工作中进行尝试和实践，以图找到更佳的解决办法，助力规划管理服务效能提升。
关键词：视频会议；规划管理；规划信息化；增效提速
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.20.208
随着政府工作增效提速要求的逐步深化，规划管理工作对信息化的辅助作用的要求进一步提升。针对会议效率提升的需要，视频会议建设提上日程。但通过调研分析，发现普通视频会议的传达型会议模式难以满足局系统实际需求。根据调研情况，多数视频会议的会议模式均为单向传达型视频会议，即部分领导讲话，其他人参会的模式。而规划系统视频会议的重要应用场景之一为项目审查会，此类会议为技术及管理混合讨论型高频次交互式会议，发言人多，交互性强，对系统要求远异于普通视频会议。根据实际需求，我局此次视频会议系统建设，在标准视频会议系统框架基础上，结合实际需求，强化会场组织、语音交互、多会场文档演示、会场互动等内容，形成了以交互式讨论模式为核心应用的规划视频会议系统。
1 建设具有规划会议的鲜明特点的视频会议系统
1.1 会场分布合理、组会方式多元、满足多层次需求
我局视频会议系统包括龙奥局机关会场、龙奥与各直属单位会场和领导办公终端三个层次。局机关主会场主要满足召开局长办公会、项目审查会和方案审查会等重要会议；局机关专题会场与各直属单位会场既可以组织召开专题会，也可以作为主会场的参与者，参加会议汇报和列席会议等；领导办公终端主要满足领导直接通过视频终端进行视频会议或工作调度。多个会场既可统一组织会议，又可分别或同时组织多台会议，可满足实际工作中不同层次的会议需求。
1.2 交互式讨论与会场互动有机结合
（1）以局项目审查会为例，针对局项目审查会会议特点，咨询中心协同各部门/单位多次研讨，结合会场条件，分别为主会场和分会场定制了交互式讨论为核心的汇报模式画面。主会场观看汇报演示及各分会场画面，听取汇报的同时可观看各分会场情况，并可通过激光教鞭与分会场互动。
（2）分会场汇报者观看主会场三个摄像头的组合画面，其中以主会场大屏幕显示的汇报演示画面为主，可看到主会场激光教鞭指点信息，并通过鼠标与主会场互动。
（3）其他分会场可根据情况通过遥控器自行选择观看主会场信息或汇报画面。
（4）主会场发言跟踪。以局项目审查会为例，主会场参会人员多、语言互动多，分会场难以辨别发言人。针对这一问题，主会场定制摄像预置位，可迅速定位发言人，将发言人镜头发送至各分会场，从而解决了视频会议中声音与画面的不协调感，提高分会场参会者的现场感。
1.3 会议发言管控机制的研究与制定
同样以局项目审查会为例，因会场讨论发言频次高、互动多，部分發言具有不可预测性等特点，这决定了由视频会议管理员来管控麦克的开闭将会带来会议发言顺畅性问题。而如果分会场麦克全程保持开启，则会明显提升会议背景噪音，影响会议进行。基于实际使用中的调研和实践，我们定制了由各分会场自行管控其麦克风的规则，在其发言前自行开麦。
1.4 会场回声问题及解决措施
在视频会议初期，我们遇到了部分分会场导致主会场发言产生严重回声，且时强时弱，时有时无。经多方面反复咨询和研究，我们发现导致这一问题的原因主要是：（1）我们使用的华为设备的自动噪音抑制功能是自学习功能，在开麦后，系统处于自学习阶段，需对即有状态学习后，噪音一直功能才逐渐起效，整个过程大概10秒种。（2）分会场全向麦克过于灵敏，主会场声音从分会场音箱传出后，未经抑制又通过全向麦克回到主会场。（3）业务审查会的频繁发言更换及麦克开关，导致频繁出现系统噪音抑制学习过程重复启动，从而产生会场回音。因华为视频会议终端智能噪音抑制功能为固化功能，不可调试配置，我们采取更换分会场麦克为普通桌面麦克后完美解决。
2 会议配套软件系统：图纸位置信息标识及分发系统
2.1 图纸位置信息的标识和分发需求
会议系统在经过我们的针对性调整后，基本适用于局项目审查会等会议召开。但仍有一项需求满足不太到位。在会议交流过程中，因项目审查以图纸内容讨论为主，需要频繁对图纸中的不同位置的要素进行描述和传达，因而带来一个问题：因大屏幕自身特性原因，我们采用的激光笔指点的方式，在后摄像机的拍摄画面中显现不够明显，为项目审查带来一丝困扰。我们经多方咨询和尝试，发现激光笔的指点功能用于本应用场景下效果难以达到令人满意的程度。这一问题在分局业务会等其他会议应用中也不同程度的存在。
鉴于这一问题给与会人员带来的困扰，我们开发了配套软件，来实现图纸位置信息的标识和分发功能。当软件运行时，可以用容易辨识的图标来标识讨论要素的具体位置，并将其发送到各分会场中。
2.2 配套软件的开发思路
在软件需求调研阶段，我们可知通过鼠标等方式，可以实现本会场汇报时，显示位置标识，并通过视频会议系统发送到其他会场；但无法直接在其他会场的演示中加入位置标识。因此，需要实现当演示画面为远端会场的画面时，本地会场的位置标识应可以发送到远端计算机。因此，我们设计并开发了位置标识发送和接收软件，主会场通过发送软件发送位置标识信息，分会场通过接收端软件来接收位置标识信息并从屏幕上显示出来。
发送软件核心代码示例如下（限于版面，对代码做了简化）：endprint
X = Int（Windows.Forms.Cursor.Position.X * 1000）
Y = Int（Windows.Forms.Cursor.Position.Y * 1000）
Dim sendBytes As[Byte]（） = Encoding.ASCII.GetBytes（X &"|"& Y）
Dim udpClientB AsNewUdpClient（）
udpClientB.Send（sendBytes， sendBytes.Length， RemoteIP， 11000）
udpClientB.Close（）
接收软件核心代码示例如下：
Dim RemoteIpEndPoint AsNewIPEndPoint（IPAddress.Any， 0）
WhileTrue
Dim receiveBytes As[Byte]（） = udp.Receive（RemoteIpEndPoint）
Dim returnData AsString = Encoding.ASCII.GetString（receiveBytes）
Dim chrs（） AsString = returnData.Trim.Split（"|"）
XX = Int（Int（chrs（1））
YY = Int（Int（chrs（2））
EndWhile
2.3 配套软件原型版本及升级版本
软件原型版本开发完成后，在计算机上测试效果良好，在本地计算机上的鼠标位置可及时准确的显示在远端计算机上。
本软件可用于项目审查会议场景，以及分局业务会场景。这就需要软件本身能支持不同的会议模式。同时我们还要考虑分会场的接收端软件可能需要接收来自各类会议的信息，必须有一定机制来避免多个程序之间带来的相互影响。另外，为保证操作流畅性，信息发送频率较高，还需考虑多个软件是否会对分会场网络专线带来网络负担。因此，我们为局领导定制专用的发送端软件，他在收到接收端通知后才会读取接收端信息，判定对方为正确会场后，才会开始发送信息。并且在接收端关闭一定时间后，自行停止发送信息。
在接收端，我们加入频道选择功能，把当前准备接收的频道发送到对应发送端，通知其开始发送位置标识信息。
2.4 视频会议画面延迟导致的体验问题
在软件开发完成后，在视频会议场景中测试发现，因视频会议自身视频有1秒左右的延迟，而我们拟采用的空中飞鼠属于鼠标类设备，其使用特点是操作需要视觉回馈。而视频会议画面延迟导致了视觉回馈的延迟，使其在实际应用场景下的使用体验还无法达到激光笔的舒适度。
针对这一问题，经多方考察研究，找出两种可能的提升舒适度的解决办法：
（1）将飞鼠更换为触摸屏，通过使用无需视觉回馈的设备，解决延时导致的使用体验问题。
（2）通過为主会场大屏幕的视频输入加入动态字幕卡，实现动态加入标识功能，由我们的软件提供位置信息，在本地端实现即时视觉回馈，解决延迟问题。
其中，方案一同时适用于多种应用场景，而方案二只适用于主会场应用场景。
3 会议使用情况
3.1 局内会议使用情况
截止到项目验收，共计有48次局项目审查会、6次局党委会、90余次局长专题会，共计减少局内会议人员交通约900余人次，减少行车里程约9660车*公里，节省工作人员交通时间花费约2393人*小时，提升时间使用效率74%。（以上数据按照每单位每次平均2.5人参加会议，交通平均时速24公里，步行/等车/待会每次1小时计算）
3.2 跨国会议使用情况
截止到目前，通过视频会议与美国瑞典等国家的多个团队共进行过13次跨国会议，节省国外设计团队交通时间195人*天，减少飞行里程26万余人*公里。（按照国外团队按每次5人，来回三天交通时间计算）。
3.3 视频会议系统为局系统会议带来新变化
普通会议因会场限制，参会人员人数和范围受限。启用视频会议后，参会人员范围不受限制。目前各类会议参会人数有明显上升：跨国会议外方人数从4到5人上升为6到8人。局项目审查会每个分会场从原来2到3人上升为平均4到5人。局党委会扩大会议等部分会议参会人数可多至一百余人，参会人员范围大幅扩展，极大提升了会议效率。
4 结语
济南市规划局视频会议系统建设是推进信息化应用中远程办公系统建设的一项重要内容，是创新办公方式，适应当前办公形式新情况、满足办公新需求的一项具体举措，是信息中心服务规划管理，保障规划工作高效、集约、经济运行的一项有力行动。此次视频会议系统建设，通过网络技术手段，突破时空制约，搭建覆盖局机关和各直属单位的视讯平台，建立远程、分布式会议场景，实现高效的业务沟通和会议调度，满足局系统各个层面的会议需求，提高工作效率，提升服务质量。
在视频会议系统的实际使用过程中，我们发现了自身业务特点对视频会议的特异性需求，并针对这些问题做了适应性改进。针对系统自身无法实现的需求，我们通过软件开发和硬件改造相结合的方式实现。通过多方面的改进和完善，实现了适用于规划管理业务的视频会议系统。
参考文献：
[1]Dufe王彬 .C#UDP（接收和发送源码）源码完整[J].2013（10）：15.endprint

-全文完-