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行政事业单位档案管理的创新路径研究

滕玉波
摘 要：在我国国家机构组成中，行政事业单位是非常重要的组成部分，其在日常工作中负责处理各种文件档案，把信息进行归纳整理和保存。必须要加强行政事业单位档案管理工作的效率和质量，为国家经济发展和社会正常运行提供基础的后勤保障工作，同时，要加强档案工作的专业化程度，跟上时代的步伐，充分利用现代化信息化的手段提升档案管理质量。本文就行政事业单位档案管理的创新路径进行了探讨和研究，希望能够为相关的技术工作者们提供一定的帮助和支持。
关键词：行政事业单位;档案管理;创新路径;开展策略
近些年来，我国经济得到了飞速的发展，社会取得了巨大的进步，同时，行政事业单位档案管理工作涉及的工作内容也越来越多，各种各样的信息都被归纳到了档案管理中心中，需要最妥善加以整理和存储。工作内容的复杂性给工作人员提出了较大的挑战，相关的处理事务更加繁琐，因此，必须要加强行政事业单位员工的工作能力，促使行政事业单位工作理念的提升，并且革新技术手段，跟上时代的需求，满足国家经济迅速发展的需求。
一、加强行政事业单位档案管理质量的重要意义
档案管理工作是一项基础性工作环节，其能够归纳和整理各部门和单位的基础性信息，反映国家的经济发展状况和社会发展水平，并且为日后的信息调用和数据处理提供有效保障，随着信息化社会的不断发展，提高档案管理工作质量已经成为了一项非常重要的工作内容，并且引起了社会各界的广泛关注。其重要意义可以体现在以下几个方面：
首先，实现档案管理科学化是信息化社会发展的必然需求，随着中国社会的不断发展，整个社会所产生的信息量越来越大，人们的生活方式和工作方式也发生了翻天覆地的变化，有太多的信息需要被记录和整理，传统的档案管理工作方式已经逐渐被时代所淘汰，不能够适应快速发展的经济节奏，因此必须要实现档案管理的系统化，网络化和规范化，要顺应时代的发展趋势，不断创新和提升档案管理水平。
其次，提升档案管理质量是行政事业单位正常工作开展的有效保障，档案管理是一个事业单位发展的重要历史载体，包含了此单位在过去时间段内的发展历程，是对真实工作状况的有效记录，通过查阅档案，我们可以了解到单位的基本状况以及经济水平，能够根据实际状况及时调整发展战略，另一方面，能够在档案中发现优秀人才，并且充分发挥这部分人才的价值，提高选拔效率。
二、行政事业单位档案管理中存在的问题
1.制度与设备系统问题。在行政事业单位档案管理的工作过程中，其所依附的工作制度仍然不够健全，很多细节之处并没有明文规定，相应的流程不够完善，无法给档案管理工作者提供可靠有效的指导，从而导致工作人员依靠自身的经验来办事，容易产生人为性操作失误。同时，在行政事业单位的议事日程中，也没有把制度的更新与完善放入到其中，档案管理所引起的重要性没有被充分认知到，工作人员缺乏工作方面的执行力，最终影响到了档案管理的质量。
除此之外，行政事业单位档案管理设备系统存在相应问题，例如设备配备不到位，设备老旧，科技程度不高，档案室防盗措施不完善等等，以上种种原因导致了档案资料的保管处于一种不安全的状态，随时会由于突发事件或者盗窃而丢失，一旦发生这种状况，所造成的后果是难以想象的。很多档案没有进行备份，一旦缺失就是永久性的，难以做出相应的补救措施。最后，档案保管系统软件更新不及时，档案资料的建档保管和销毁工作不能及时执行，而导致各种混乱事件的产生，大大降低了档案管理工作的有效性。
2.工作模式与监管问题。行政事业单位需要处理的工作内容是非常复杂的，其需要考虑各种类型的影响因素，同时，由于档案资料种类繁多，在归纳过程中，需要严格对档案类型予以区分，防止混淆。要對档案内容进行反复的核查，确保档案内容与登记内容的一致性，在传统的档案管理工作模式看来，其管理方法比较落后，工作人员工作积极性不高，一旦发现失误往往会出现互相推卸责任的状况，从而导致档案管理工作整体呈现出机械化和被动化的状态，管理质量难以满足要求。除此之外，不同类型的档案资料重要性也不同，其被调用的频率也不同，在档案的调用过程中，没有做好相应的登记工作和监督管理工作，从而导致了当然在借阅过程中的丢失和缺损。因此，我们必须要重视行政事业单位档案管理工作质量，要不断创新工作方法，提高工作效率，促进现代化档案管理工作的开展。
三、行政事业单位档案管理的创新途径
档案管理工作呈现出很强的程序性和系统性，要按部就班的开展工作，按照相应的流程逐条推进，在传统的档案管理工作中，普遍存在着效率不高、档案缺失等质量问题，必须要严格分析质量问题产生的原因，并且结合新时代的技术手段，妥善解决以上问题，要做到具体问题具体分析，针对事业单位档案管理工作中存在的困境，积极探讨有效的创新工作方法。
1.实行制度化和标准化管理。必须要创新行政事业单位管理方法和工作流程，不断健全和完善相应的制度体系，在宏观角度上考虑问题，把握全局，为各项工作的开展提供清晰可靠的保障，让档案管理工作更加清晰化和规范化，不断健全档案管理工作的保障制度，严格落实责任制度，把每一项责任都分配到具体的人，从而提高员工的工作注意力，减少人为失误的发生。
要做到理论联系实际，具体问题具体分析，根据档案管理中可能遇到的问题进行研究和分析，并且制定相应的应对策略，让工作更加具有针对性，提高工作效率。必须要对档案管理中的资料收集工作，文件整理工作以及档案保存工作进行严格的监督，并且开展合理分工，保障每一位员工都能够按时完成手上的工作，不能够急于求快，要深刻认识到真实性和可靠性才是档案管理工作的核心。
要对相关人员的工作行为予以评价和考核，按照相应的奖励和惩罚措施，开展内部建设工作，让每一位员工都能够以十足的热情积极的投入到工作之中，并且认识到自己所肩负的重要责任。最后，管理层的领导工作者要建立起对于档案保管工作的重要性认知，不能够依照个人的意愿随意干涉档案保管秩序，如果有调用档案的需求，要严格按照规章制度进行登记审查，从而实现事业单位档案管理工作的健康有序运行，提升管理工作质量与水平。
2.应用信息化管理模式。近些年来，信息技术和互联网技术得到了非常广泛的应用，并且极大的改善了人们的生活提高了工作效率，具体到行政事业单位档案管理工作中，也要充分运用信息化管理模式，加强档案管理工作的科学性和有效性，运用新时代的科技工具，帮助工作人员减轻工作压力，减少人为失误，优化内部工作结构。
在具体的工作实践，要开发和升级相应的管理软件，及时发现漏洞和问题，并且做好相应的补丁，同时，在现代化的档案管理工作中，要把数字化档案与纸质版工作进行有机结合，同步建立纸质文档和电子文档的管理系统，借助于云端工作平台加以整合。对于非常重要的纸质档案，要进行扫描备份，录入到核心数据库中，建立安全登录系统，设定访问权限，做到永久保存。要注重加强对于网络硬件的保护措施，包括计算机机房的防潮防湿，双重备份等等。通过在事业单位档案管理中实现信息化操作，不但能够提高工作效率，而且能够實现档案的永久保存，大大提高了档案管理的安全性和保密性同时，这也让后期的文件调用工作更加流畅和简便。
3.提升档案管理工作者的专业技能。当今世界是人才的世界，一支高素质的人才队伍能够有效提高行政事业单位档案管理工作的质量和效率，因此，必须要不断加强人才的内部培训，加强工作实践，让其做到理论联系实际，提升专业技能，相比较于传统的培训工作而言，实现信息化和创新性的档案管理工作人员培训需要耗费大量的时间和资金，要邀请专业的信息化管理专家开展教学和讲座，引进先进的技术和设备，更新单位内部的硬件系统和软件系统，为工作开展提供有效保障。在培训过程中，档案管理人员要深刻意识到计算机所起到的重要辅助性作用，有意识的学习和掌握实用小技巧，并在工作实践中不断总结经验方法，及时发现问题，与相关的技术部门做好沟通和交流，熟练掌握档案管理工作的操作方法，创新工作流程，提高工作质量。
4.加强档案管理工作的宣传力度。在单位档案管理工作中，很多领导和员工并没有提高对于管理工作的重视程度，他们认为档案管理是一件可有可无的环节，这种看法是非常错误的，必须要加大档案管理工作的宣传，让整个单位内部建立起对于档案管理的科学认知。
5.创新档案管理服务手段，有效提高档案利用率。就很多事业单位档案管理工作现状看来，服务手段仍然比较单一和落后，档案整理和存档之后，被调用的次数比较低，没有起到相应的价值，因此，必须要不断健全和完善档案管理平台，利用信息化手段，建立云端共享服务器，并且给相应的员工档案查阅账号，按照员工级别进行档案调取审查等级划分，提高事业单位档案的利用率，真正让其发挥价值。事业单位要不断完善档案服务体系，当有人无法调取到想要的档案时，应当由工作人员进行解释和应答，从而让服务更加健全，全面提高档案管理水平。最后，单位领导要加强对于单位管理工作的重视程度，提高相应的资金分配和资源配置水平，从而让档案管理工作更加流畅的开展。
总而言之，行政事业单位档案管理工作是一项非常重要的工作内容，必须要不断创新工作方法，革新工作手段，提高档案管理工作质量，采用信息化和网络化的辅助方式，提高档案管理价值，保障内容的真实性和完整性，同时，要加强对于工作人员的培训力度，不断健全和完善内部管理制度，从而实现档案管理工作质量的提升。
参考文献：
[1]刘爱秋.对行政事业单位档案管理的创新研究[J].东方企业文化，2015
[2]侯娇娇.新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].现代经济信息，2018
[3]刘兆丽.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新探索[J].科技风，2019
[4]张 慧，杜朋钊，刘 磊.事业单位档案管理问题刍议[J].才智，2018

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