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人事档案信息化建设发展趋势研究.docx
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1、 人事档案信息化建设发展趋势研究 郑玉梅摘 要:信息技术在各行各业的普及和发展,为当代社会发展与精神带来了巨大贡献,在此背景下,人事档案管理也逐渐步入信息化建设阶段。人事档案信息化建设是人事档案工作发展到一定阶段的必然,符合社会发展规律,因此相关工作人员应该秉持积极的态度,客观看到目前人事档案信息化建设中存在的诸多问题,并能够不断完善和创新人事档案信息化建设的相关制度与措施,全面推动其发展。关键词:人事档案信息化;建设;发展引言人事档案的信息化建设,是信息时代的必然趋向,但是从目前我国人事档案信息化建设的总体情况来看,不得不说其中还存在一些弊端,传统人事制度和体制对信息化建设的制约,传统人事档
2、案内容的不合理等等,这些问题的存在,都严重制约了人事档案信息化建设的脚步。本文以信息化建设为视角,对其在人事档案建设发展中的应用进行具体分析。1 人事档案信息化建设优越性分析在人事档案建设发展中引入信息化技术,并逐渐实现信息化的工作模式,其优势是非常显著,具体进行如下分析:1.1 文档输入是人事档案工作的主要内容,在这个部分进行信息化建设,不仅降低了传统工作模式工作强度,操作方便,解放了人们的双手,可以有更多的事件去做其他的工作,因此从整体上大幅提升了人事档案工作的效率和质量。另外,由于人事档案工作是一个动态化的过程,工作人员需要随时将变动的人事信息记录和更正过来,保障每个时期人事信息的完整性
3、与正确性。这样一来,工作人员的工作就会相对繁琐,并一直处于紧张的状态中。信息化工作模式构建之后,档案管理人员就能够从繁重的模式化的工作状态中解脱出来,信息化模块会自动更新人事信息,并保障人事信息的全面与准确。1.2 信息化的人事档案管理,在人事信息搜索上速度更快,更便捷。领导进行员工培训计划拟定、绩效管理等都可以快速而准确的查找到依据。从大量研究中发现,传统的人事信息档案工作,以纸质档案为主,档案数量庞大,整理、分类与管理、储藏都费时费力,工作效率十分低下,很比较容易出错。另外,人们在调取档案信息的时候,会消耗比较长的时间,快速而全面了解一个员工的档案是一件很难的事。但是信息化档案工作模式,在
4、信息查找功能上十分完善,员工的所有信息都可以通过信息检索完成,动一动鼠标就可以轻松查找到想要的信息,这位相关人事计划制定以及管理工作的开展提供了非常有利的支持。1.3 除了以上优势,信息化人事档案信息管理模式,还具有提醒功能,会及时提醒领导以及相关管理者一些员工退养、退休等事项,一般来说,在一个单位中,员工数量比较多,领导公务繁重,不可能每项工作事宜都记忆得细致入微,但是信息化档案信息管理,会自动提醒这些事项,这种备忘的功能非常人性化,大大减轻了人们的工作压力,也保障了各种工作有条不紊的进行。2 人事档案管理信息化建设现状人事档案工作信息化建設优势显著,目前其主要的形式基本有以下四种:2.1
5、利用offic中的word与excel软件进行的档案信息管理以及目录打印、系统分析等。offic的功能十分强大、齐全,操作简单便捷,能够满足档案管理的基本要求。但是相对来说,其缺点也是十分明显的,比如人事档案信息录入虽然简单,但是检索内容过于单一化,数据处理功能不完善,工作效率相对低下,数据安全性也不高。2.2 单机人事档案管理系统。此系统包括人员基本情况信息数据库、档案目录数据库以及植物变动数据库等。能够对档案基本信息以及查询进行管理,会自动记录档案节约、转递以及归档等记录。该系统功能分为两类:一类是档案业务、人事信息采集以及查询输出、统计分析融为一体。第二类通过计算机对人事档案目录进行管理
6、,实现目录管理的统一与规范。单机档案管理是目前单位人事信息化管理中主要形式。2.3 部门局域网系统。此类系统就是在本单位档案部门建立局域网平台,并借助计算机与数据管理,实现对人事档案目录信息的网络化管理。此系统包括信息管理、档案管理以及档案变动等几个部分。局域网应用十分便捷,能够达到良好的管理效果。比如,在该系统采用条形码技术,能够进行档案盘点,并保证人事档案目录信息的管理统一化与动态监控。2.4 人事档案信息化在人事部门的应用,实现了人事基本信息的共享,同时也能够自动实现档案信息管理的接收、移交以及借阅、传递等基本业务。另外,在获取相关部门授权的基本前提下,人事部门可以快速实现对人事档案信息
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