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高校档案管理人员的职业素质建设研究

张艳丽
【摘要】随着社会知识经济的增长，档案工作也变得越来越重要，高校档案管理人员作为档案管理人员中的重要部分，必须跟上时代的要求和高校发展的需要，努力提升自己的素质修养。只有提高高校档案管理人员素质，增强档案意识，才能加决档案管理工作的发展速度，实现档案管理工作的现代化。本文就结合实际情况对高校档案管理人员的职业素质建设进行简析。
【关键词】高校 档案管理 职业素养
高校不仅承载着教书育人的教育责任，而且还兼具着随着社会的发展和时代的进步进行高精尖技术研发的社会责任，海量的数据信息承载着一代甚至几代专家学者的刻苦钻研的心血，是集体智慧的结晶，其相关档案信息的管理工作就必须秉承严谨务实的态度开展。
一、高校档案管理工作现状分析
一谈及档案管理，很多人都会将其与海量的文本文档联系在一起，其实随着科技水平的不断发展，尤其是借助多媒体技术在文本信息上的应用，档案管理已经逐步实现了信息化、数字化管理。高校作为专业的学术研究机构，其档案管理工作也在与时俱进的发生变化，目前除了必要的信息需要进行单一的纸质操作之外，绝大多数的档案信息都采取了文本文档+电子文档的管理模式，全面提升了高校档案数字化管理的基本水平。
二、高校档案管理人员职业素养建设面临的问题
在所有静态因素面前，可能对高校档案管理工作造成影响的只有人为因素这种不可控因素了。尽管按照相关规定的要求，高校人力资源管理部门对从事档案管理的工作人员加强了有效管理，但是笔者对部分高校档案管理工作进行调研之后发现，其中有些问题的确叫突出。
其一，档案管理人员专业素质参差不齐，直接影响档案管理质量。数字化档案管理工作的优化虽然提升了高校档案管理工作的水平，但是由于相关从业人员过度依赖传统档案管理方式，对于如何在多媒体环境中开展数字化档案管理工作保持忽视甚至是抵触的情绪，导致了部分高校档案数字化管理徒有其名，形同虚设。
其二，档案管理人员过度依赖数字化环境，导致档案管理存在严重安全隐患。与上述情况截然不同的是，有些高校为了全面提升档案数字化管理能力，在档案管理人员工作岗位上安置了较多熟悉计算机多媒体技术的人员从事相关工作。这样虽然在表面上看起来提升了档案管理的数字化水平，但是由于这些人在工作中过度依赖计算机技术，没有严格按照档案管理的基本要求对原始文本文档信息进行分类存档处理，不仅导致大量文本信息处于失控管理状态，还因为档案信息在局域网甚至互联网环境中没有做好有效信息防护而存在泄密风险，严重违背了档案管理工作的初衷。
三、提升高校档案管理人员职业素养的优化措施
梳理高校档案管理工作中，相关工作人员职业素养偏低的问题可以发现，从表面上来看是其个人能力不足以及相关的档案管理制度与程序不完善所致，但是从本质上来说，是因为其没有将高校档案的有序管理上升到去意识形态的高度上去重视所致。档案管理工作的确比较枯燥、繁琐，而且其成绩与成果的积累也绝非一日之功，但是这些宝贵的信息所能产生的社会影响以及对社会主义市场经济体系完善所起到的作用绝非用金钱能够衡量的。因此高校人事管理部门、思政部门必须对档案管理高度重视，对档案管理人员的职业素养优化、提升高度关注。
一方面，集中有效资源，对档案管理人员进行业务与职业道德素养培训。档案信息化管理的过程中，多媒体只能作为一种工具，绝对不能成为一种排他性的选择。对于计算机多媒体技术偏弱的人员，要进行其业务技能的培训提升；对于传统档案管理能力偏弱的人员，要进行档案管理方式的强化培训，这样才能真正的体现出档案管理工作的优势。在此基础上，要对全员进行职业道德素养的专题教育，让所有从业人员在档案管理工作中获得荣誉感，对档案管理工作产生认同感。如果客观条件具备的情况下，基层党支部还可以借助“两学一做”教育实践活动的深度开展，依托“三会一课”平台，加强档案管理人员的思政教育。有些高校在这方面就探索出一条行之有效的模式，学校管理层不仅定期召开会议听取负责档案管理工作人员对学校数字化档案改造、提升、管理的汇报，而且将档案管理工作进行量化性处理，将责权利落实到人，让档案管理工作真正体现出与时俱进的优势。
另一方面，完善档案管理程序化、制度化建设。令行禁止是档案管理人员应当秉承的职业道德理念基础。在档案从传统管理模式向数字化管理模式转型的过程中，其制度的缺失不仅不能成为档案管理人员工作懈怠的借口与理由，还应当成为其提升工作效率的源动力。高校档案具有一定的特殊性，在信息完整、延续和保密上有特殊的要求，因此工作人员不仅要按照规定完成其传统管理方式的存档，也要做好数字化管理方式中的档案分类和保密工作。特别是對涉及专项课题研究的周期性管理档案，要严格按照学校保密委员会的相关要求，对档案信息进行保密处理。一方面，对于数字档案信息和纸质档案信息都设置访问、调取权限，不仅不具备相应权限的人员不能完成提档、调阅，就是专职档案管理人员也必须按照工作性质的区别来开展相关工作，确保档案信息的完整性与保密性；另一方面，对于重要文献资料，除了要按照相关规定做好信息的备份之外，还要对其保存环境中的温湿度进行严格规范，进而确保原始档案信息的精准无误。上海复旦大学在档案管理中就有严谨的制度，而且还对所有档案信息的分类在国家标准的基础上制定了一套校内标准，其档案信息与管理人员之间形成了“无缝式链接”，对提档阅卷人员的信息进行记录的同时，对所有包含电子档案的计算机都实行了涉密管理。其精细的管理措施和档案管理人员高效、务实、严谨的工作作风不仅得到了广大师生的一致认可，而且还受到教育部、科技部、人社部等部门关注与肯定，让人们对高校档案管理完全改变了“编号+文件”的固态印象。
要勇于创新。创新是高等学校档案发展的新动力。档案管理人员要适应新形势，紧跟时代步伐，更新思想观念，培养创新意识，激发创新精神，打破传统的档案管理模式，同时结合本高校档案管理的特点和要求，开创新得工作方式、方法。促进高等学校档案管理工作的现代化发展。只有开拓思路，勇于创新，才能适应高等教育发展的新形势和新要求。
参考文献：
[1]高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].谭春霞.科技资讯.2015（11）
[2]浅谈高校档案管理信息化建设[J].张学.办公室业务.2013（21）

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