浙江佳龙电子有限公司采购操作手册.doc

浙江佳龙电子有限公司操 作 手 册() 手册名称：采购业务应用操作手册合用部门：采购部门编写人员：博海软件项目组编写日期2023/5/21目录一、部门职责：3二、部门岗位划分：3三、采购管理模块的作用及与其他模块的关系3四、佳龙采购管理系统业务解决流程：3五、部门平常业务系统解决：35.1、平常业务类型：35.2、应明确的问题：45.3、基础档案：45.4 普通采购流程4541 采购请购4542采购订单（协议）5543普通采购到货流程解决：655帐表管理8一、部门职责：采购部门的平常工作在ERP系统解决中重要工作有：1、 维护供应商资料，进行供应商资料的维护和添加，加强供应商资源管理。2、 及时录入、审核采购订单、及时解决请购单，并转化为采购订单。3、 及时了解采购到货情况，做好与财务部的联系。4、 准确掌握财务和采购入库单之间的相应关系，做好采购结算，拟定采购成本5、 及时、全面掌握供应商供货质量、价格，优化供应商结构6、 作好各种采购记录，需款分析，为决策层提供分析数据。二、部门岗位划分： 由于贵单位采购部门只有单一的一个人，没有涉及过多的岗位，这里不进行描述。三、采购管理模块的作用及与其他模块的关系采购管理模块可以对采购业务的所有流程进行管理，提供请购、订货、到货、入库、采购结算的完整采购流程四、佳龙采购管理系统业务解决流程： 系统提供的查询、记录账表系统列表请购单列表、采购到货单列表、采购订单列表、采购入库单列表、采购发票列表系统登记表到货明细表、采购明细表、入库明细表、结算明细表、未完毕业务明细表系统流程：1、 生产总计划根据生产任务考虑库存量结存、安全库存等因素进行规划运算，规划生成采购计划并审核2、 采购部门根据生产总计划的采购计划和仓库自己添加的总计划，进行对外的询价、订货解决，在系统内生单生成采购订单并进行审核。3、 供应商材料送到后，由采购人员在采购管理模块中添置到货单告知单，进行打印，库房根据到货告知单，告知质量检查人员进行材料入库前检查。4、 质量检查人员对入库材料进行检查，输入检查结果；库房管理人员根据检查结果进行入库还是退货操作。 五、部门平常业务系统解决：5.1、平常业务类型： 采购类型分类：采购类型具体根据采购部再使用当中的需要，进行自行设立。5.2、应明确的问题：1. 各个存货应尽量简化该存货所使用的计量单位个数。：2. 对于采购订单里面的单位，系统里面默认为主单位，比如弹簧它的主单位为万只，它的BOM单位为斤，再采购订单中她的单位则为万只，对于按照斤来计价的，则价格单位设立为斤，单价为斤的单价。3. 存货档案维护和添加由专门负责人完毕，采购部门假如用到存货档案中没有的存货，要及时告知负责人添加，并告知该存货的相关信息。负责人添加档案时要遵循对换算率的规定，此外要注意: 一种存货只能有唯一的编码，唯一的名称，对于同种存货但不同规格型号的存货要给不同的编码和名称；.存货档案中的存货属性和计量单位应录入准确； 对于比较重要的存货要在存货档案中设立安全库存、最低库存和最高库存，从而为资源的合理配置提供基础资料，才可以实现库存预警4. 供应商档案由采购经理维护，新增供应商时由采购关键用户录入，要注意：供应商的档案应当尽也许完整，以方便以后的使用；供应商的的编码、名称、简称必须唯一，各部门要做好沟通工作，杜绝出现多种称谓，供应商的全称必须准确；供应商档案的其他部分要尽量填写清楚，为往来管理提供坚实准确的平台，达成资源共享的目的。5.3、基础档案：基础档案填加：供应商分类增长：原则1-2-2-2，这里必须所有为数字表达比如01,02等供应商分类编码：供应商分类编码必须唯一。 供应商分类名称：可以是汉字或英文字母，不能为空修改分类：只能修改分类名称。删除分类：已经使用的不能删除、存在下级的分类不允许删除。操作途径：【基础数据】【供应商基本信息】【供应商类别】供应商档案填加：本功能完毕对供应商档案的设立和管理。供应商档案：供应商编号原则供应商分类+顺序号（三位） 供应商全称、供应商简称、供应商所属分类、所属地区分类、所属行业、联系人、地址等供应商档案修改：除供应商档案编号外，其他信息平常进行修改。供应商方案删除、停用：已经使用的档案不能删除，但可以停用，在供应商档案其他页签录入停用日期即可，在新增单据中参照供应商档案不再出现。5.4 普通采购流程 541 采购请购采购请购是指公司内部向采购部门提出采购申请，采购系统的请购单由仓库、总计划人员等提出，请购是采购业务解决的起点，在此描述和生成采购的需求，如采购什么货品、采购多少、何时使用、谁用等内容；同时，也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。由总调负责审核请购单，采购部门根据审核后的请购单进行采购，已审核或已执行的单据可以关闭操作途径：【采购管理】【采购请购单】【操作流程】进入单据列表界面。1. 点击新增，进入单据录入状态。2. 输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。3. 填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。4. 在单据保存前，可以放弃当前单据，返回单据列表界面。5. 保存单据，单据状态为未审核。未审核的单据可以修改、删除。6. 审核单据：未审核的单据可以审核，单据状态为已审核，不能修改、删除。已审核的单据为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。7. 弃审单据：已审核的单据可以弃审，弃审后单据状态为未审核。有下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不能弃审。8. 明细结束：对于不需要的产品明细可以结束。9. 明细回复：对于不需要的产品明细可以恢复。生产总计划人员根据采购计划和生产经营的需要，有权填制并审核请购单，请购单列表将符合过滤条件的请购单记录以列表的格式显示，便于用户快速查询和操作单据542采购订单（协议）采购订单是公司与供应商之间签订的采购协议、购销协议等，重要内容涉及采购什么货品、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运送方式、价格、运费等。它可以是公司采购协议中关于货品的明细内容，也可以是一种订货的口头协。指公司根据采购需求，与供货单位之间签订采购协议、购销协议，采购部门根据审核后的请购单和供应商接洽成功后，在系统中填制采购订单(协议)，假如有相应的请购单或采购计划应当参照以上单据生成。由采购主管负责审批【操作流程】1. 采购订单可以手工录入，也可以参照请购单生成。2. 采购订单可以修改、删除、审核、弃审、变更。3. 已审核未关闭的采购订单可以参照生成采购到货单、入库单、采购发票【操作流程】1. 进入单据列表界面。2. 点击新增，进入单据录入状态。3. 输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。4. 填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。5. 在单据保存前，可以放弃当前单据，返回单据列表界面。6. 保存单据，单据状态为未审核。未审核的单据可以修改、删除。7. 审核单据：未审核的单据可以审核，单据状态为已审核，不能修改、删除。已审核的单据为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。8. 弃审单据：已审核的单据可以弃审，弃审后单据状态为未审核。有下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不能弃审。9. 执行：已审核的单据为有效单据，可以执行，可以被其他单据、其他系统参照使用；已执行的单据不能弃审。10. 设立为已完毕：已审核的单据可以设立为已完毕，但不影响根据该单据生成的下游单据的正常操作，设立为已完毕的单据将不能再被生成其他单据。11. 设立为未完毕：已完毕的单据可以打开。打开后的单据状态为已审核的状态。543普通采购到货流程解决：1. 采购的货品到货，采购员有责任进行初检，假如采购员对所采购的货品的质量有疑义，责令供货商退回，在系统中不做解决，假如对数量和质量没有疑义，在采购人员在采购管理模块参照采购订单生成采购到货单。 采购到货单（到货退回单）需审核，审核后单据即为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。有下游单据生成的，不可修改、删除。【操作流程】 进入单据列表界面。 点击新增，进入单据录入状态。参见新增单据，这里一般直接从采购订单列表中的”生成到货单”按钮那里生单过来. 输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。 填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。 在单据保存前，可以放弃当前单据，返回单据列表界面。 2. 质检部接到采购到货单，有责任对货品进行复检，发现不合格的，在系统中作退货单退回，采购人员将不合格的退回，假如认为合格要在到货单上签字确认，再到货单上输入检查结果。 3. 仓库假如对质检部检查过的存货进行验收入库，根据检查单参照采购到货单在库存管理模块中生成采购入库单. 采购入库单参照订单、到货单生成。 采购入库单修改、删除、审核、弃审。 根据修改现存量时点设立，本系统采购入库单保存后更新现存量。采购入库单操作环节： 进入单据列表界面。 点击新增进入单据录入状态；可以生单的，按生单进行参照生单。仓管人员重要从待采购出入库里面来进行生单即可。 输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。 填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。 在单据保存前，可以放弃当前单据，返回单据列表界面。 保存单据，单据状态为未审核。未审核的单据可以修改、删除。 审核单据：未审核的单据可以审核，单据状态为已审核，不能修改、删除。已审核的单据为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。有下游单据生成的，不能弃审。 弃审单据：已审核的单据可以弃审，弃审后单据状态为未审核。4. 采购退货做一张采购出库单，进行抵冲。5. 换货解决：货品已经入库，后来发现不合格，假如供应商交来合格品，在系统中可不解决6. 发生采购的货品或本公司的产成品不合格，需待以后解决的，由库房人员作调拨单，将不合格品调入废品库55帐表管理1. 入库单明细列表入库单列表是将本年度的采购入库单以列表的格式显示出来，以便于快速查询入库单。入库单列表的功能在工具条的按钮上，重要有：打印、导出、排序、刷新等，双击某行的入库单列表可以将该张入库单以单据格式显示出来，并且允许您进行修改等操作。 用鼠标单击【业务】下的【采购入库】，选择【采购入库单列表】。A.设立入库单明细列表(如上图)可以拉动列表栏目进行重新放置位置，然后保存，下次进来即可为保存后的样式。这个功能全软件通用。B运用排序功能排序是对设立的显示项目任选某些项进行按字母顺序和数字大小顺序排列。排列分为“升序”和“降序”两种，升序是由小到大，由a到z的顺序，降序则是由大到小，由z到a的顺序。用鼠标选择排序功能后，显示出选择排序字段对话窗，用鼠标双击要排序的项目字段，会显示“升序”、“降序”和空，空表达取消该项排序。2. 发票列表用鼠标单击【采购管理】下的【采购发票】。其他报表查询方法同“入库单明细列表”。