泰坦国际酒店财务部管理规范YFMTR.doc
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1、财务部概述财务部是负责酒店经营计划及决算、财务管理、财产物资管理、采购管理等强化统一管理的职能部门,和为客人提供出纳兑换服务的业务部门。它的重要任务是为酒店经营管理者加强计划、财务、财产和物资管理进行指导、监督和整改,并为增长营业收入、提高经济效益、减少成本和费用当好参谋和助手,不断提高酒店的经济效益。财务部以“以市场为导向,以效益为中心,以质量为生命”的管理方针,积极配合各营业部门和非营业部门科学地制定和审核年度营收、成本、费用和经营利润的预算计划,做好决算工作;及时掌握酒店经营管理和财务信息,按月、季作出经济活动分析,适时提出改善经营管理、加强成本控制,提高经济效益的建设和措施;严格执行国
2、家规定的财务制度,遵守有关财经纪律,不断完毕各项财务管理制度,并督促相关人员严格贯彻执行;及时完毕收支核算,做好财务报表,对的核算营业成本、费用和经营利润,做好财务分析;管理和控制各项资金,做好资金收支计划与平衡工作,严格检查备用金的使用情况,严格执行库存钞票限额制度;认真做好各收银点的收银服务与管理,负责并协同营业部门及时催收应收帐款;负责酒店财产和物资采购的审核、登记、检查、调拨以及平常管理工作,最大限度地减少物料采购成本;建立和健全酒店电算化管理制度,完善其功能和作用,为酒店的经营管理服务。财务经理1人采购主管兼总仓代班1人财务部主管1人成本核算兼应付帐款1人财务审核1人出纳1人总仓1人
3、应收帐款兼营销1人餐饮仓库2人餐饮收银4人总台领班1人总台收银4人注:财务部经理1人;采购主管兼总仓代班1人;财务部主管1人;成本核算兼应付帐款1人;财务审核1人;出纳1人;总仓1人;应收帐款兼营销1人;餐饮仓库2人;餐饮收银4人;总台领班1人;总台收银4人;共19人。财务部岗位职责(一)财务部经理管理层级关系直接上级:酒店总经理 岗位职责1 执行酒店总经理的经营管理指令,向其负责并报告工作。全面负责酒店的计划和财务管理工作和计划财务部的平常管理工作,并实行会计基础工作的规范化和强化计划财务监管力度。2 参与公司的生产经营、基本建设投资、更新改造等重大问题的决策,监督并控制各项资金的使用,保证
4、各投资项目的资金合理使用。参与对重大投资、重大经济协议与协议的事前研究,认真做好可行性报告,为总经理决策提供依据。3 参与酒店年度综合计划的编制,组织和负责酒店经营计划和财务收支计划的编制。检查各项计划的执行情况,督促各部门贯彻实行计划以保证酒店的各项经济指标全面完毕。4 组织财务人员,定期开展财务分析工作,考核经营成果,分析经营管理中存在的问题,及时向领导提出建议,促使公司不断提高管理水平。5 负责做好资金管理,对的合理调度资金,加速回笼应收账款,提高资金使用效率。6 加强成本核算、费用控制和财产物资的管理,组织定期开展对在用固定资产、低值易耗品和在库物资的检查盘点,保证公司财产、物资的合理
5、使用和安全管理。7 负责审批酒店的采购计划、费用开支等各项付款计划,对重大开支项目报总经理审批。8 参与酒店信用政策和物价政策的制定。负责信用权限的审批,定期组织物价检查。9 组织制定财务部各岗位的岗位责任制,负责考核、监控员工的工作质 量,并负责组织指导和协助各部门做好计划、预算、成本、资金、财 产等财务管理工作。10 负责本部门员工的思想教育和业务提高,并进一步开展“批判、创新” 活动,定期组织召开本部门的政治学习和业务学习会议,抓好本部门的内部管理工作和精神文明建设。11 组织全酒店的经济核算工作,充足发挥财务工作的预算和监督作用,组织编制和审核会计、记录报表,并向上级财政部门报告工作,
6、按上级规定期限及时组织编制财务预算和结算。12 组织财务人员搞好会计核算,对的、及时、完整地记账、算账、报账,并全面反映给酒店领导,及时提供真实的会计核算资料。13 负责与财政、税务、金融部门的联系,协助总经理解决好这些部门的关系,及时掌握财政、税务及外汇动向。14 负责办理银行贷款及还贷手续。(二)财务部主管管理层级关系直接上级:财务部经理 岗位职责1 执行财务部经理的工作指令,向其负责并报告工作。负责财务会计部的平常 管理工作。2 坚持贯彻、执行各项财务制度,严格遵守财经纪律,协助财务部经理制定酒店财务会计制度,不断提高财务会计的工作质量。3 配合财务部经理抓好财务管理、预算管理、会计核算
7、等工作,参与酒店重大经济活动的预测和经营决策,提供可靠的会计决策信息,为总经理和财务部经理当好参谋助手。4 审核工资标准及发放变动情况表。审核工资发放表与工资发放钞票是否相符、手续是否完备。5 天天对各个仓库的进、销、存、日报表以及各种凭证进行审核,电脑入帐,保证与各仓库账账相对、账实相符,发现问题,及时解决。6 每月月底结帐,并打印出相应报表与各仓库进行盘点,保证账实相符,发现问题,及时解决。7 负责及时核对各餐厅、酒吧酒水的进、销、存日报表,其酒水收入数量要与当天仓库领料单相符,其付出数量要与酒水单总数相符,其结存数量要与实物保持一致。在月终盘点时发现盈亏要及时了解情况,区分解决,属于正常
8、消耗范围内的,要填制盈亏报告单进行调账解决,如发现异常情况,要及时报告。(三)采购部主管管理层级关系直接上级:财务部经理岗位职责1 执行财务部经理的工作指令并报告工作,负责酒店物品采购工作和各种物品月度、季度、年度采购计划的编制。2 熟悉酒店各部门对物品需用规定以及仓库存货情况,掌握物品市场的供应情况以及各类物品的价格行情和信息。3 物品采购以采购计划为依据,对计划的急需物品应严格按追加计划和限额申购等有关手续齐全后方可实行采购。4 批量大的订制物品要签订购货协议,并严格审核协议条款报领导审批后方可实行订货。5 采购的物品要保证价格合理、质量可靠,对不符合采购规定的物品负责办理退货或调换工作。
9、6 与仓库保管员经常沟通,及时了解库存情况,发现物品积压现象即向财务部经理报告,及时采用措施,防止盲目采购而导致的库存积压。7 采购完毕,要汇同仓库搞好物品入库的验收工作,及时将发票、验收单、入库单一并交财务部办理结清手续,不得随意拖账和挂账。8 遵守酒店各项规章制度,服从财务部经理的工作安排,保质保量地完毕各项采购任务。9 对各部门申购单和申购计划做好价格的估价,核价和填制工作,坚持货比三家的规定,并报有关人员审批。10、负责对所有物品的商标、包装,各种许可证的检查,防止假冒伪劣商 流入酒店。11、对酒店大修改造用材料,规定供货商实行报价,报价单送总经理审批。12、采购中碰到最多、体积大、份
10、量重的货品要注意运送安全和物资安全。13、严格执行财务制度,把好购货协议关,办理好结账手续,验收入库要 做到:货品数量、质量与采购规定相符。(四)应收帐款员管理层级关系直接上级:财务部主管岗位职责 1 执行财务部主管的工作指令并报告工作。2 经常对客户的信用限度进行调查征询,定期或不定期的编制客户的资信情况表,送有关部门以供决策参考。3 及时掌握各客户的欠款情况,对超信用限额的应收帐款,应及时催交。4 对按月结帐的长住客户,到期及时联系催收。5 采用积极措施加速欠款追收,避免坏帐损失,使应收帐款控制在定额范围内。6 对审核人员移交的应收帐款帐单及时做好登记,妥善保管,月初及时整理好 应收帐款帐
11、单,进行催收。(五)出纳管理层级关系直接上级:财务部主管岗位职责1 执行财务部经理的工作指令并报告工作。2 负责酒店的营业收支和一切往来款项的银行结算业务。3 严格执行银行有关结算制度规定,对会计人员审核签章、手续齐备的付款凭证进行复核后办理付款手续。4 配合财务部经理根据酒店经营计划、基建投资计划等编制钞票流量表与资金预算表。5 加强与银行的联系,做好酒店筹资融资和具体工作。6 监督资金计划的执行,合理调配资金,保证酒店各项计划实行所需资金,提高资金运用和周转效率。7 负责资金核算,编制各项资金报表,对的反映资金动态。8 编制钞票日报表和打印银行日记帐。9 按日核对银行存款余额,填制银行存款
12、余额调节表,并及时解决与银 行存款余额的差异。调整银行未达款项,使酒店银行帐余额有银行对 帐单余额保持一致。10 随时掌握各个开户银行存款余额,并天天作出报告保证银行收支的有 序进行。11 加强对银行空白支票的管理,按照酒店支票领用规定做好支票的领用 记录和核销工作。12 做好信用卡业务的汇总、解交和财务解决。加强与银行信用卡的联系, 协调信用卡入帐中出现的问题。(六)总仓库管理层级关系直接上级:财务部主管岗位职责1 执行主管工作指令并报告工作。2 入库物资到货后,根据入库单,发票或验收单认真进行数量和质量的复验。3 负责物资的保管、发放工作,做到保证供应,合理储备,安全卫生,合理运用仓库,分
13、门别类保管好各类物品保持库房整洁、卫生、要做到先进先出,防止损耗变质,每月向主管报告呆滞物品信息。3 严格执行领发制度,发放物资一定要凭手续齐全的领料单,。4 与供应部门及时沟通信息,制订各种物资存量的最高、最低储备定额,并及时根据定额督促申购进货。5 建立一物一卡制度和永续盘存制度,根据入库单和领料单及时登记货卡,经常核对实物,做到日清、旬对、月盘,保持卡、物相符,月底与材料核算员核对做到账物相符。6 清仓盘点中如发现差错、盈损应及时查明因素,上报解决。8 负责编制年度、季度、月度物资申购计划。(七)成本核算员兼应付帐款管理层级关系直接上级:财务主管岗位职责1 执行主管的工作指令并报告工作。
14、2 准时、保质完毕各部门的成本费用核算。3 每日及时按厨房测算菜点毛利率,按餐厅测算酒水毛利率。配合协助本部门经理与各部门核算员做好各项成本费用管理工作。4 加强对资金的管理,组织编制资金计划,考核资金使用情况。合理运用资金,提高资金使用效率。5 协助财务部经理审批计划内各项费用支出和物资采购等款项的支付。按权限控制计划外费用的支付。6 负责完毕各项税金等上缴工作。7 月初做好各类报表,及时交给财务经理。(八)帐务审核员管理层级关系直接上级:财务主管岗位职责1 执行主管的工作指令并报告工作。2 负责核对总台收银,餐厅(涉及西餐厅、大堂吧等)账单所附取菜单,酒水单与厨房和酒水柜台存根核对,发现问
15、题要及时了解和解决,并将解决结果写入工作日记,发现异常情况要及时报告主管。3 负责酒店所有发票和帐单的销号工作,根据发放记录,及时与已复核账单销号,发现漏号、跳号应及时查问清楚,对较长时间未出现号码(涉及整本发票)要认真清理,负责解决,并将情况报告部财务经理。4 天天对当天应收帐款和临时挂帐进行整理,对不符合财务标准的单据及时退回相应收银点,由当班收银员签收,将在三天之内按财务规定催之上交财务。5 天天将整理出来的应收帐款及时交给应收帐款人员,做好相应交接手续。临时挂帐帐单由一星期后再移交应收帐款人员。6 协助应收帐款人员月初做好开具发票工作。7 月初做好所需报表,及时交给财务经理。 (九)收
16、银领班管理层级关系直接上级:帐务审核 岗位职责1 执行审核员的工作指令,向其负责并报告工作。负责结帐收款部的平常管理工作,做好本部门各项工作的组织、指挥和协调,保证结帐收款工作有条不紊、准确及时。2 坚持“让客人完全满意”的服务宗旨,负责督导结帐收款规章制度和工作程序的执行,做到高效优质。3 做好对客户信用的评估工作,督导本部门信用政策的执行。4 组织人员认真做好应收账款的催收工作,及时解决各种逃账和疑难问题,并负责与各营业部门业务的协调工作。5 负责检查和控制各项收费的折扣、优惠以及冲帐、调整等帐务解决。6 负责本部门员工的培训、考核工作,提供下属员工的任用、晋升、调动、奖励的资料。7 督促
17、检查本部门员工执行备用金和外汇管理规定以及营业款的准时解交,定期、不定期地抽查各项业务周转金。8 做好安全保卫和环境卫生工作,抓好班组精神文明建设。(十)前台收银员管理层级关系直接上级:收银领班岗位职责1 执行领班的工作指令并报告工作。负责住店来宾各项费用的结算工作。输入并核对住宿费用及餐饮、客房酒吧、电话、康乐、洗衣、理发、鲜花等费用单据,发现问题及时告知有关部门,做好三分钟之内完毕结帐工作,保证无误。2 负责住宿预收款的足额收取,及欠款催收工作,并做好催收记录。3 负责超信用限额的信用卡的授权工作。4 保证帐单、交款单与收款日报表一致。5 准时解交营业款项,认真做好交接班手续和情况记录。6
18、 认真细致地做好客人贵重物品的保管、存取工作。7 按照银行的有关规定做好外币兑换工作。8 准确掌握当天外币牌价,严格执行外币兑换制度和操作规程。9 熟悉掌握各种外币钞票票面额、支票和信用卡,熟悉现钞、支票、信用卡的真伪辨认方法。如有疑问立即同银行有关部门联系。10 妥善保管好各种货币、凭证,准时复核,并及 时与银行做好收款的互换。11 兑换中发生差错,应及时报告,及时解决。12 严禁收半天房费或全天房费不计入营业收入。13 由于工作失误导致的损失由当事人全额补偿。(十一)餐饮仓库管理层级关系直接上级:成本核算员岗位职责直接上级:成本核算员1 执行成本核算员的工作指令并报告工作。2 天天对采购进
19、来的菜肴,与厨房人员进行核对重量和质量,如有短斤缺两和质量有问题,应及时解决。3 负责各项材料物资明细账的传遍和核算。4 负责对入库单、进货单与发票验收单进行核对。发现差错及时纠正,做到制单有依据,收、付账手续齐全。5 每月末,与一级账核对,做到账账相符,账表相符,同时与仓库实物进行核对,如有损益如实上报。岗位工作流程一、餐厅面收银工作流程 餐厅收银工作是记录餐饮营业收入的第一步,也是财务管理的重要环节之一。它规定每一名收银员纯熟地掌握自己的工作内容及工作程序,并运用于工作中,真正地起到监督、把关的职能作用,为下一步的财务核算奠定良好的基础。其工作内容重要涉及:1:准备工作 1、早班收银员先到
20、总台领取备用金,无误后在登记簿上签收。中班收银员接受备用金时,清点无误后在登记簿上签收。2、查看今天的发票、记帐单是否充足,发现问题,及时调整。3、查阅餐厅收银员交接记事本,了解上班遗留问题,以便及时解决。4、查看电脑系统是否正常,并检查发票、色带、电脑打印纸、是否足够,便于及时解决。5、POS机登陆。2:正常操作工作程序 1、当服务员把点菜单交到收银台时,收银员应一方面检查点菜单上人数、台号是否记录齐全,如记录不全则退回服务员。 2、当点菜单人数、台号记录齐全后,开始正式输入菜单,将客人人数、台号以及客人所点的食品、饮料内容及数量依照电脑菜单键输入,输入完毕后即可等待客人结帐3:结帐工作流程
21、 1、餐厅记帐单一式三联:第一联为财务联、第二联为客人联,第三联存根联。 2、客人规定结帐时,收银员根据服务人员报结的台号打印出结帐单,交给服务员,然后服务员凭帐单与客人结帐。3、客人结帐现付的,服务人员应将两联帐单拿回交收银员总结后,将第二联结帐单交回客人,第一联结帐单则留存收银员,将和所有消费帐单一起上交财务。 4、客人结帐是挂帐的,则由服务人员将客人挂帐凭据交收银员办理挂帐手续后,三联帐单都交收银员解决,同所有消费帐单一起上交财务。 5、结帐时客人出示优惠卡(或者管理人员给予客人打折,并署名)规定打折时,服务人员应将优惠卡号码用铅笔拓印在记帐单上,和两联帐单交收银员按程序办理打折。 6、
22、作废或修改点菜单时应由相关人员声明作废,在由管理人员证实后,并签上姓名。作废单必须五联齐全,并由管理人员署名,上交财务审核。 7、由于种种因素,客人需要滞后结帐的,须先请管理人员认可担保,并署名,电脑上作临时挂帐。 8、宾馆总经理、副总经理招待客人或销售部人员,经领导批准,并签字,电脑上作内部款待,上交财务部审计审核。 9、收银员在本班次营业结束,后应打印交班报表;在本日营业工作结束后,应打印所有班班报表。4:钞票、支票、信用卡的收款程序 1、钞票 1)收钞票时应注意辨别真伪和币面是否完整无损。 2)除人民币外,其他币别的硬币不接受。 2、支票 收取支票应检查是否有开户行帐号和名称,印鉴完整清
23、楚,一般印鉴是一个公章二个私章以上。如有欠缺,应先问交票人是否印鉴相符,并在背书留下联系人姓名和联系电话。本宾馆不接受私人支票,如由宾馆经理以上人员担保接受支票的,该支票出现问题由担保人承担一切责任。 3、信用卡 1)收授信用卡时,应先检查卡的有效期和是否接受使用范围内的信用卡、查核该卡是否以被列入止付名单内,(如刷错信用卡纸、过期、止付期及非接受范围内的信用卡银行一律拒收。 2)客人结算时,将信用卡结帐单,请持卡人署名,认真核对卡号,并写下客人的身份证号码,有效期和署名应与信用卡一致,对的无误后撕下持卡人存根联随同帐单交客人。3)下班时POS机结帐,先结外卡再结内卡,打印出所有结帐单,上交财
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