南通银河行政管理手册.doc

GMS管理体系文献之三

南通银河投资开发有限公司

行政事务管理手册

（初 稿）

受控状态：
受 控 号：
持 有 人：

文献编号： YHTZ GMS－03A
发布日期： 2023 年 月 日
实行日期： 2023 年 月 日

编制人： 审核人： 批准人：

目 录

1 手册说明
2 行政管理
2.1 考勤管理制度
2.2 办公用品管理制度
2.3 印信管理制度
2.4 会议管理制度
2.5 工作环境管理制度
2.6 档案管理制度
2.7 工作服管理规定
2.8 胸卡管理制度
3 信息管理
3.1 信息管理办法
4 法律事务
4.1 法律事务管理办法
5 危机管理
5.1 危机管理办法

手 册 说 明

1、手冊內容
本手册是公司为导入GMS管理模式，实行全面管理体系所编制而成，涉及：
—— 公司行政事务管理体系的范围；
—— 公司关于行政事务管理体系规定的所有制度、规程文献。
2、合用范围
本手册合用于公司、各部门的行政事务管理。
3、手册管理
本手册为公司受控文献，由董事长批准颁布执行。手册管理的所有相关事宜由综合办公室统一负责，未经总经理批准，任何人不得将手册提供应公司以外人员。手册持有者调离工作岗位时，应将手册交还综合办公室，办理核收登记。
手册持有者：
（1） 董事长；
（2） 总经理；
（3） 副总经理；
（4） 综合办公室；
（5） 各职能部门经理。
本手册除持有人外，相关文献、规定应发放至有关执行人员，综合办公室做好复印和发放登记。
手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。
在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到综合办公室。综合办公室每季度的最后一个月的28日（节假日提前）对手册的适应性、有效性进行评审，必要时对手册予以修改，执行《GMS体系文献管理程序》的有关规定。

考勤管理制度

为严厉劳动纪律、加强平常管理，严格考勤制度，保障公司各项工作有序开展，特制定本规定。
1 合用范围
本规定合用于在公司总部办公各部门。其他各项目工程现场、售楼处可以参照执行或另行规定，但各部门自定的地考勤管理规定须由公司综合办公室审核签发。
2 规定
2.1 员工必须准时上、下班，不得迟到或早退。
2.2 不同季节员工作息时间以公司综合办公室的告知为准。
2.3 坚持员工打卡和考勤员当天考勤相结合的考勤制度。
2.4 公司考勤工作由综合办公室负责，考勤机置于前台，综合办公室负责监督打卡。
2.5 严格考勤管理。各部门必须明确一名考勤员，具体负责本部门平常考勤工作。考勤表于次月二日前交公司综合办公室，由公司综合办公室核算确认。
3 考勤员职责
3.1 工作负责，实事求是，客观真实地反映员工的出勤情况。
3.2 坚持当天考勤制度。
3.3 坚持考勤表上墙制度，并将考勤表置于办公场合醒目位置，接受检查与监督。
4 打卡
4.1 所有员工上下班均需亲自打卡，任何人不得代理别人或由别人代理打卡。对代打卡或伪造出勤记录者，一经查实，每次罚款20元。忘掉打卡者，每次罚款10元。
4.2 所有人员须先到公司打卡报到后，方能外出办理各项业务。特殊情况需经直接上级批准。不办理批准手续者，按迟到或旷工解决。
4.3 员工外出办理业务前须向本部门负责人（或其授权人）申明外出因素及返回公司时间，否则按外出办私事解决。
5 对迟到、早退、旷工的处罚。
5.1 上班时间开始后5分钟至30分钟内上班者，按迟到论处，超过30分钟以上者，按旷工半日论处。提前30分钟以内下班者按早退论处，超过30分钟者按旷工半天论处。
5.2 迟到、早退一次者，罚款50元；迟到、早退两次者罚款150元，当月迟到、早退连续检查达三次以上（含三次）者罚款300元。
5.3 旷工一日（含一日）以内者扣罚当月考评工资的一半；旷工一日以上三日以内（不含三日）者扣罚当月考评工资；当月旷工累计三日（含三日）以上者作待岗解决。
6 考勤管理

6.1 严格请销假制度，做到事先请假，事后销假。
6.2 员工请假须采用书面形式申请，经批准后方可休假，未经批准或假期已满但未办续假批准手续而擅自不到岗者按旷工解决。
6.3 严格审批程序。请假一日（含一日）以内的，由本部门负责人批准，并以书面形式报综合办公室备案。
6.4 中层以上管理人员请销假、外出本市必须经总经理批准。
6.5 假日的工资待遇执行公司《薪酬管理制度》的有关规定。
6.6 因工作需要加班，经本人提出规定调休的，准予调休。
7 监督检查
7.1 公司设“劳动纪律督导员”、“监察员”各一名。督导员职责由综合办公室主任履行（兼），监察员职责由综合办公室行政主管履行。
7.2 劳动纪律督导员、监察员在公司总经理领导下履行职责，对各部门考勤情况进行定期或不定期抽查，对抽查情况进行记录作为月末考勤和出勤奖罚的依据之一。
7.3 公司对违纪人员及解决结果每月公布一次。

办公用品管理制度

1 目的
为规范办公用品的管理，减少管理费用成本，特制订本制度。
2 范围
本制度所称办公用品分为消耗品、管理消耗品、管理用品和办公设备四类
—— 消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、糨糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、印油、圆珠笔、书钉等；
—— 管理消耗品：签字笔、水彩笔、笔式擦、荧光笔、涂改液、电池等；
—— 管理用品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥、打印台等；
—— 办公设备：计算机及外部设备、打印机、复印机、扫描仪、照相机、摄像机、投影仪等。
公司办公设备的管理同时执行公司固定资产管理相关规定。
3 办公用品的采购管理
3.1 每月28日，公司各职能部门的负责人将填写好的《办公用品需求计划表》签字后，送达行政主管。
3.2 行政主管汇总各职能部门的《办公用品需求计划表》后，于每月29日填写《办公用品采购申请单》，交综合办公室主任审核后，报总经理审批。《办公用品需求计划表》应有“年度总预算”、“上月累计”、“本月金额”、“本月累计及占总预算的比例”等栏目。
3.3 总经理审批后，由行政主管负责采购。
3.4 采购环节
3.4.1 行政主管必须建立办公用品《合格供方名册》，《合格供方名册》须经综合办公室主任审核，总经理批准。采购时，必须在办公用品《合格供方名册》中选择。
3.4.2 部分新、特、进口办公用品，办公用品合格供方不能提供，必须在其他供应商处购买时，应将该家补充进办公用品《合格供方名册》。
3.4.3 办公用品《合格供方名册》至少涉及大型商场和个体文具专业批发商。
3.4.4 采购前，必须填写《办公用品采购申请单》，经总经理审批后方可采购。采购时，应在电话上规定送货，在综合办公室验收。除特殊情况，一般不允许用车外出采购。
3.4.5 必需品、不易采购或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品综合办公室无法采购的情况，可以经综合办公室批准授权各部门自行采购。
4 发放、领用与保管
4.1 办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、

橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如办公设备和打孔机、大型订书机、装订机等。
4.2 消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。
4.3 综合办公室制定领用管理基准（如圆珠笔每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整发放数量和发放时间。管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，消耗品不在此限。
4.4 管理性办公用品和办公设备列入移交管理，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门补偿或自购。
4.5 办公用品每月一日发放。但管理性办公用品的请领不受上述时间限制。
4.6 综合办公室设立《办公用品领用记录卡》一张，由行政主管统一保管，于办公用品领用时分别登记，并控制办公用品领用状况。《办公用品领用记录卡》为审核检查项之一。
4.7 办公用品严禁带回家私用。
4.8 印刷品（如信纸、信封、表格……）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由综合办公室统一印刷、保管。
5 打字、复印耗材的使用
5.1 公司各部门要节约使用复印纸。行政主管要做好领用登记，每年年终公布一次。
5.2 复印时，要严格按照规程操作，并自觉登记。复印的作废纸张，由打字员留存，当作反面纸使用。
5.3 严禁复印与工作无关的资料，严禁私用复印纸，一经发现，公司按0.5元/页计费：行政主管报财务审计部经理，在当月工资中扣除。
5.4 除了对外报送的文献资料，公司内部的纸张必须正反面使用。
6 登记管理
6.1 行政主管月末、年末要盘点清查库存，在满足平常工作的前提下，尽量减少库存量，使库存量结构合理化。年末综合办公室组织盘点办公用品在各部门的使用情况，并依据经综合办公室主任审批后的《办公用品报损单》，及时调整《重要办公用品登记卡》，做到反映实际库存状况及帐实相符。
6.2 每年1月5日前，行政主管汇总全年的办公用品实际耗用量和金额，分析与计划预算的偏差情况，编制《年度办公用品管理总结报告》，报综合办公室主任留存，并作为编制下一预算年度的依据。
7 相关记录
表1：《办公用品需求计划表》
表2：《办公用品采购申请单》
表3：《合格供方名册》
表4：《重要办公用品登记卡》

表5：《年度办公用品管理总结报告》

办公用品管理流程图

需求计划
汇 总
采 购
验 收 保 管
审核批准
领 用
表1
表2
是否批准
表4
表3
No
Yes
………各部门
………综合办公室
……行政主管
………总经理
………综合办公室
………各部门

办公用品需求计划表
部门： 年 月份
个人用品类
业务使用类
办公用品名称
单位
单价
数量
办公用品名称
单位
单价
数量

小 计

小 计

年度总预算

上月累计

本月金额

本月累计占总预算的比例

申请人

部门经理

办公用品采购申请单
年 月 日
序号
物 品 名 称
用 途
数 量
单 价
金 额
备 注

合计金额

综合办公室主任意见
年 月 日
总经理
意见
年 月 日

重要办公用品登记卡

管理部门：综合办公室 使用部门：
名 称： 编号：
规 范： 厂名或牌名：
构 造： 附属设备：
存放地点： 耐用年限：
原 价： 增长价值：
日 期
摘 要
凭证
号数
单位
数量
增长
减损
结存
年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

年 月 日

印信管理制度

1 印信范围
1）公司公章；2）法定代表人章；3）法定代表人授权人章；4）各部室章；5）公司各下属单位公章；6）公司对外信件等。
2 印信的管理
综合办公室是印信管理的责任部门，由总经理指定责任心强、熟悉业务的专职人员负责。
3 印信使用范围
1） 对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义的行文，盖公司公章。
2） 以公司名义对外签订协议、证明信函及各类规章制度等材料，盖公司公章。
3） 公司各部门在正常工作业务中，本着“先部门章、后公章”的原则用章。
4）公司各下属单位未经总公司法定代表人允许，不得以该公司资产对外进行任何担保。
4 印章使用程序
1）各部室平常性工作需用章时，应在“用章登记簿”上登记，部室负责人、分管领导签字后，由专职人员负责盖章，相关人员在“用章登记簿”上签字备查。
2）凡属公司重大经营性业务、人事调动、各级奖励、处罚、证明、对外协议、贷款、担保等有关方面的重要材料，必须严格审批手续，经公司法定代表人或授权综合办公室主任签字后，方可盖章。
5 各单位用章前必须审核材料的完整性、准确性，确认无误后，才干申请用章，严禁随意反复盖章，保证印章使用的严厉性。
6 严禁盖空白信笺。确因工作需要，须带空白信笺或带印章外出时，须经公司法定代表人或授权办公室主任签字批准，登记后再予办理。外出回来后须及时归还印章并做好记录。
7 印信要保管妥当，如有遗失或误用，由负责人负全责。
8 印信管理人员对未经审核的文献，不得擅自用印。
9 印信遗失时除立即向总经理外，综合办公室应依法公告作废。

会议管理制度

为进一步明确公司议事规则，及时解决生产经营和内部管理中的问题，加强部门间沟通与协调，提高工作效率和效益，发明和谐、融洽的内部氛围，增长向心力和凝聚力，促进公司健康快速发展改善作风，提高会议质量，特制订本制度。
一、会议分类
1、公司重大会议
公司重大会议涉及股东大会、董事会会议、监事会会议、职工代表大会，规定如下：
会议名称
时间安排
召集人
会议告知
主持人
参与人
会议事项
记录
股东大会
分年会和临时股东大会，时间见《总手册》
董事会
召开前30日将审议事项告知股东。
总经理或其指定的副总经理或其他董事主持。
股东或其委托人。
公司章程规定事项
作会议记录，董事署名
董事会会议
至少每3个月召开一次
总经理
会议召开十日以前以书面形式告知全体董事
总经理
全体董事
董事会秘书、其他列席人员
公司章程规定事项
作会议记录，董事署名
监事会会议
每年至少召开二次
监事会主席
正常会议提前3天告知，临时会议至少提前1天告知
监事会主席
全体监事
公司章程规定事项
作会议记录，全体监事署名
职工代表大会
每年一次
工会主席
提前7天告知代表
工会主席
职工代表
法律、法规规定事项
作会议记录
2、公司经营、管理例会
公司生产经营例会涉及总经理办公会、联席办公例会、工程例会、监理例会、营销例会等。会议各项规定如下：

会议名称
时间安排
召集人
会议地点
主持人
参与人
会议事项
备注
总经理办公会
每周一上午
总经理
会议室
总经理
总经理
副总经理
经理助理
办公室主任
传达公司重大会议决议，安排执行实行措施，审议批准报告、计划等，决定奖惩措施、拨款等
综合办公室电话告知、负责记录并保存会议纪要。
监理例会
每星期一下午
监理公司
监理办公室
监理公司负责人
工程管理部、施工单位、监理公司人员
同上
监理公司记录

3、专题会议
专题会议涉及项目分析会议、设计评审会议、质量安全会议、绩效考核会议、审核会议、管理评审会议等。会议各项规定如下：
会议名称
时间安排
召集人
地点
主持人
参与人
会议事项
备注
项目分析会议
办公室按召集人指示提前2日告知
总经理
会议室
总经理
总经理
副总经理
各部门经理、其他相关人员
对项目进行可行性分析，市场、产品定位，目的客户分析，项目策划及规划设计要点等。
综合办公室负责记录和传达、保存会议纪要。
设计评审会议
开发经营部按召集人指示提前2日告知
总经理或分管副总经理
会议室
总经理或设计总监
总经理
副总经理
各部门经理、其他相关人员
对规划、建筑、景观、装修等设计方案进行讨论、评审等，提出改善意见。
开发经营部负责记录和传达、保存纪要。
图纸会审会议
工程管理部按召集人指示提前2日告知
分管副总经理
会议室
分管副总经理
副总经理
工程管理部及相关部门经理、施工监理单位代表
会审建筑、景观、装修等施工图纸，提出改善及变更意见并具体安排改善计划和实行办法。
工程管理部负责记录和传达、保存会议纪要
质量安全会议
办公室按召集人指示提前2日告知
总经理
会议室
总经理
总经理
副总经理
各部门经理、其他相关人员
总结工程质量、安全状况；安排部署改善措施；研究事故解决结果；其他相关事项。
办公室负责记录和传达、保存会议纪要。
计划及绩效考核会议
办公室按召集人指示提前2日告知
总经理
会议室
总经理
总经理
副总经理
各部门经理
公布本月计划及绩效考核情况；研究奖惩措施。
办公室负责记录、保存会议纪要。
审核会议
办公室按召集人指示提前2日告知
审核组长
会议室
审核组长
审核组
成员
制订、安排审核月、季、年度计划；总结审核情况；制定改善措施并实行。
办公室负责记录、保存。
管理评审会议
办公室按召集人指示提前2日告知
总经理
会议室
总经理
总经理
副总经理
各部门经理
进行管理评审；制定改善措施并验证。
办公室负责记录、保存。
其它专题会议
主控部门经理提前2日告知
总经理或指定人
会议告知地点
总经理或指定人
总经理
副总经理
各部门经理、其他相关人员
传达有关会议精神和领导指示；总结、安排相关工作；明确改善措施和验证办法。
主控部门负责记录和传达、保存会议纪要。
4、部门会议
部门会议是指各职能部门组织召开的部门内部性会议。会议的各项规定如下：
会议名称
时间安排
召集人
地点
主持人
参与人
会议事项
备注
部门会议
每周至少一次。部门经理按提前一日告知
部门经理
部门经理办公室
部门经理
部门全体人员。总经理、分管副总经理可列席参与。
传达有关会议精神和领导指示；总结、安排相关工作；明确改善措施和验证办法。。
部门内勤员负责记录、保存会议纪要。
5、外联会议
上级或外单位在本公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或外联业务会（如推广会、新闻发布会、客户座谈会等）由公司主控部门安排，有关部门协作做好会务工作。
二、为避免会议过多或反复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。
三、会议安排
1、凡涉及多个部门负责人参与的各种会议，均须于会议召开前由召集人及分管领导批准后，报办公室汇总，并由办公室统一安排，方可召开。
2、综合办公室每周末应将公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并印发到公司领导和各部门及有关服务人员。

3、凡综合办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请办公室调整会议计划。未经办公室批准，任何人不得随便打乱正常会议计划。
4、对于准备不充足、有反复性或无多大作用的会议，办公室有权拒绝安排。
5、对于参与人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，办公室有权安排合并召开。
6、各部门会期必须服务从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服务整体的原则。
四、 会议准备
1、所有会议主持人和召集人与会人员都应分别做好有关准备工作（涉及拟好会议议程、提案、报告总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案告知与会人等）。
2、在公司会议室召开的会议，办公室会议室管理人员应在会议召开前15分钟准备好会场、备好坐位、茶具茶水等。
五、会议纪律
1、会议参与人员必须准时到达会议室。因特殊情况不能参与者，须向会议主持人请假。无端迟到者，按公司考勤管理规定中的“迟到”解决。
2、未经会议主持人允许，任何参与人员严禁在会议室吸烟。
3、会议参与人员到达会议室后要按照规定在《会议签到表》上签字。
4、会议参与人员要积极、积极发言，严禁“会上不发言，会后乱议论”，严禁“开小会”，严禁起哄、吵闹。
5、会议结束后，会议参与人员要恪守会议秘密，特别是商业秘密。违反者，按《公司保密制度》有关规定解决。
六、会议记录
1、由发出会议告知的部门负责进行会议记录。公司会议由综合办公室秘书负责记录。
2、记录人要在会议结束后2日内打印、整理出《会议记录》或《会议纪要》。
3、根据会议主持人的指示，记录人可规定会议参与人员在《会议记录》或《会议纪要》上签字确认。
4、《会议记录》或《会议纪要》由记录人负责保存。规定需要转交综合办公室保存的，应在会议结束后5日内转交综合办公室，由综合办公室档案管理员保存。
七、本制度由综合办公室修改并负责解释。
八、本制度自发布之日起执行。
九、相关记录
1、《会议签到表》
2、《会议告知》（书面）

3、《会议提案书》
4、《会议记录》
5、《会议决定事项催办记录》
6、《会议决定事项执行情况》

______________会 议 签 到 表

时间
年 月 日
主持人

地点

内容

签 名
序号
姓名
部门

序号
姓名
部门

会 议 通 知

：
兹定于 年 月 日 午 时 分在 召开 会议，请提前做好准备并准时参与。
如有提案，请填写《会议提案书》一份，于月 日 午 时之前交 处。
特此告知。

召集人：
时 间： 年 月 日

附：
会 议 议 程 表

会议议程
预计时间
备注
议程1

议程2

议程3

议程4

议程5

议程6

议程7

议程8

会 议 提 案 书

提 案 人

职 务

提案名称

提案内容：

附件：
提案人（签字）：
备注（收件人填写）
收件人（签字）： 送达时间： 年 月 日 时 分

会 议 记 录 表

年 月 日 编号：
时间
月 日 时至
月 日 时
地点

主持人

记录人

会议名称

参与者

重要议题
对策措施
期限
负责人
追踪情况（时间）

会议决定事项催办告知单

编 号
[ ]号
催 办 人

催办内容

催办日期

办理部门

联系人

联系电话

会议决定事项执行情况登记表

会议决定事项

是否批准执行

部 门
执行负责人
实行目的、实行日期、验证方法
执行情况评价

各部门每月的执行情况检查表
月份
实行目的
评价
月份
实行目的
评价
1

7

2

8

3

9

4

10

5

11

6

12

工作环境管理制度

1 规定
1.1 本公司为维护员工健康及工作场合环境卫生，特制订本制度。
1.2 凡本公司卫生事宜，除另有规定外，皆依本制度实行。
1.3 本公司卫生事宜，全体人员须一律的确遵行。
1.4 凡新进入员工，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。
2 办公环境管理
2.1 办公环境是公司职工进行平常工作的区域，办公区内办公桌及文献柜由使用人负责平常的卫生清理和管理工作，其地区域由物业保洁人员负责打扫，综合办公室负责检查监督办公区环境卫生。
2.2 办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动，办公家具确因工作需要挪动时必须经综合办公室的批准，并作统筹安排。
2.3 办公区域内应保持安静，不得喧哗，不准在办公区域内吸烟和就餐；办公区域内不得摆放杂物。
2.4 非本公司人员进入办公区，需由前台人员引见，并告知相关人员前来迎接。
2.5 综合办公室负责组织相关人员在每周五对办公区域的卫生和秩序进行检查，并于下周一例会上公布检查结果。检查结果作为部门绩效考核的参考依据之一。
3 卫生管理规范
3.1 各工作场合内，均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。
3.2 各工作场合内的走道及阶梯，至少每日清扫一次，并采用适当方法减少灰尘的飞扬。
3.3 各工作场合内，严禁随地吐痰。
3.4 饮水必须清洁。
3.5 洗水间、更衣室及其他卫生设施，必须保持清洁。
3.6 排水沟应经常清除污秽，保持清洁畅通。
3.7 凡也许寄生传染菌的原料，应于使用前适当消毒。
3.8 凡也许产生有碍卫生的气体、灰尘、粉末，应作如下解决：
（1） 采用适当方法减少有害物质的产生；
（2） 使用密闭器具以防止有害物质的散发；
（3） 在产生此项有害物的最近处，按其性质分别作凝结、沉淀、吸引或排除等处置。
3.9 凡解决有毒物或高温物体的工作或从事有尘埃、粉末或有毒气体散布的工作，或暴露于有害光线中的工作等，需用防护服装或器具者，公司按其性质制备相应的防护服装或器具。
从事以上工作的员工，对于本公司设备的防护服装或器具，必须妥善保管。

3.10 各工作场合的采光、应满足下列规定：
（1） 各工作部门须有充足的光线；
（2） 光线须有适宜的分布；
（3） 光线须防止眩目及闪动。
3.11 各工作场合的窗户及照明器具的透光部分，均须保持清洁。
3.12 凡阶梯、升降机上下处及机械危险部分，均须有适度的光线。
3.13 各工作场合须保持适当的温度，并根据不同季节予以调节。
3.14 各工作场合须保持空气流通。
3.15 食堂及厨房的一切用品，均须保持清洁卫生。
3.16 垃圾、废弃物、污物的清除，应符合卫生的规定，放置于指定的范围内。
3.17 公司应设立常用药品并存放于小箱或小橱内，以便得员工取用。
4 附则
4.1 本准则经总经理核准后施行，修改时亦同。
4.2 公司综合办公室负责本制度的监督施行。

档案管理制度

一、重要内容及合用范围
为对公司档案实行有效管理，制订本制度。
本制度合用于公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、记录、销毁等管理内容。
二、档案管理职责
1．公司综合办公室负责公司的档案管理工作，综合办公室下设立综合档案室。
2．公司各部门指定一名兼职档案管理员，负责本部门平常文书、档案的管理工作以及与综合档案室的工作配合。
3．档案管理重要职责：
① 制定或参与制定档案工作的具体管理细则；
② 对公司其他部门、子公司文献材料的归档工作，进行指导和监督；
③ 做好公司档案的收集、整理、保管和运用工作；
④ 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；
⑤ 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
三、档案的种类
1．法规性文献。涉及上级颁发、需公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。
2．公司的重大决议。涉及会议等形成的文献和会议材料、会议记录等。
3．计划性文献。涉及公司总体计划或规划、开发计划、培训计划、销售计划、财务计划、审核及管理评审计划等。
4．总结性文献。涉及公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
5．批示性文献。涉及公司各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及公司各类命令、工作指示等。
6．凭证性文献。涉及公司各部门上报的、在平常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、协议书、协议书等的原始记录和文本。
7．证件性文书资料。涉及法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
8．报告性文书资料。涉及公司上报的文献资料和相关登记表，以及公司领导在外部公共场合发言、报告或发布的各类文书资料。
9．劳资人事资料。涉及公司正式在编员工的人事档案、任命书、人事调整、人才引进和培训、员工工资审核记录、绩效考核等相关资料。

10．声像制品资料。涉及公司及下属各部门在其经营活动或政治、文献娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
11．题赠性资料。涉及上级领导和外协和谐部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
12．技术性资料。涉及各类工程图纸、竣工资料等（施工期间和竣工交付后一年内，暂由工程管理部或项目部保管）。
13．管理体系运营记录。涉及所有管理体系各版本原件，换版申请和审批记录，各管理体系审核、管理评审记录，管理体系原始记录，表格式样等。
四、档案管理的基本程序
涉及档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、记录、检索、编码、运用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间既相对独立，又互相制约。
五、档案的收集
把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的重要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由综合办公室及各职能部门、项目部/子公司及其兼职档案管理员定期进行整理、立卷、归档。
各类法规、政府文献等外来文献，各部门在收到或取回文献后，原件必须在7日内交综合办公室，由综合办公室负责外来文献的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件。除了项目技术性文献外，其他内部受控文献在成稿后，原稿由公司综合办公室归档。
1．立卷归档的范围：凡属本标准第3条所涵盖的文献资料，均应立卷归档。
2．立卷归档的时间
①凡已办理完毕的具有保存价值的各种文献资料，均应在三日内立卷归档。
②对于某些专门文献，如工程技术档案，或一时难以归档的，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
3．立卷归档的规定
①各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料（除了本制度规定的档案资料外），递交综合办公室立卷归档。
②移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
③归档的文献资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
④立卷时应编制好案卷目录，把文献的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。
⑤填写案卷一律用碳素黑水钢笔，严禁用圆珠笔或铅笔，笔迹应清楚、准确。
⑥立卷