鲜康汇电子商务公司采购管理手册.doc
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1、采 购 手 册鲜康汇公司2023/9/1第一章 总则采购1、采购的目的;规范采购相关工作,建立合理机制,保证物品准时、按质、按量供应,满足集团及下属公司需求。2、采购原则;坚持零库存原则、“成本效益原则”、“质量品质原则”、“进度配合原则”、“公平竞争原则”。在产品或服务的质量符合规定的前提下追求低成本支出。第二章 组织架构与管理制度 1、商品部组织架构;设立采购经理一名,采购主管二名,具体负责采购相关事务;采购专员和采购助理对采购主管负责。商品部组织架构(三个月)采购主管(干货粮油:南北货、杂粮、,米,油、调味品、海鲜、豆制品)采购主管(生鲜产品:水果,蔬菜、肉制品、禽蛋、水产、红酒)采购助
2、理采购专员采购专员采购经理 2、岗位职责;职务:采购经理n 负责制定本公司采购制度和采购策略;n 负责根据公司的需求计划,编制与之相配套的采购计划,并组织具体的实行,保证经营过程中的物资供应。所有采购项目的管理;n 依据 “采购审批权限”的规定,对物品申请单、供应商资质评审报告、供应商商务条款审批单、采购协议、采购订单、采购付款计划单、付款申请单等单据进行审批。职务:采购主管n 1新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作。n 2对新供应商品质体系状况(产能、交期、技术、品质等)的评估及认证,以保证供应商的优良性。n 3与供应商的比价、议价谈判工作。n 4对供应商的价格、产能、品质、交期的
3、审核工作,以拟定原供应商的稳定供货能力。n 5及时跟踪掌握所需物品市场价格行情变化及品质情况,以其提高产品品质及减少采购成本。n 6采购计划编排,物品的订购及交期控制。n 7部门员工的管理培训工作。n 8与供应商以及其他部门的沟通协调等。职务:采购员,采购助理n 1订购单的下达。n 2物料交期的控制。n 3材料市场行情的调查。n 4查证进货的品质和数量。n 5进货品质和数量异常的解决。n 6与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。职务:采购助理n 1. 请购单、验收单的登记。 n 2. 订购单与合约的登记。 n 3. 交货记录及跟踪。n 4. 供应商来访的安排与接待。 n 5. 采购费用的统一
4、申请与报支n 6. 电脑作业与档案管理。n 7. 承办保险、公证事宜。n 8. 下采购单,催货3、采购部管理制度;31、坚决执行采购经理下达的各项工作指令,并且圆满地完毕。32、根据各公司需求计划和库存情况编制合理的采购计划,准时、按质、 按量地供应公司经营中所需要的各种物资,为公司经营活动提供物资保障。 33、严格执行公司物资供应制度,遵守公司制定的采购原则,采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合公司规定。34、与其他部门可以很好地沟通和协作配合,对物资供应发生异常情况或经营任务的临时调整变动,均能较好地与有关部门协调解决。35、根据各部门需求计划,实行定期订购和定量订购方式
5、,达成最小限度地占用流动资金,提高资金使用效益。36、对供应商的管理办法行之有效,所建立的物资供应渠道及供应网络牢固 可靠,对物资供应的情报工作及物资供应档案资料管理均达成了规范规定。37、对业务员的平常管理严格,外出工作人员没有出现损害公司利益及违章违纪现象,工作效率普遍反映均好。 38、平常工作管理有条理,办公室整洁,工作秩序好、效率高。39、与其他部门在工作上能较好地沟通和协作配合。第三章 采购作业流程1、物品申购;1.1 根据客户发展情况,以销定产,填写采购申请单,依据采购作业流程交予相关部门领导审批。1.2 所有采购一般需提前3天申请;为了让后续部门把工作做得更充足、更细,也为了防止
6、意外事件发生,申请部门在能拟定用品的情况,尽也许早申请。1.3 采购申请单的填写要规范,申请人员要认真填写、物品名称、型号规格、用途、描述、需求数量和需求日期。1.4 套餐物品采购主管根据相关部门上报的采购申请单进行审批,采购经理批准并交采购专员执行采购下单。其他采购必须采购经理审批,主管副总经理批准后交采购专员执行采购下单。1.5 采购部假如无法满足采购需求时,要再一小时内上报上级领导,及时沟通,商议对策。2、采购作业;21 采购人员接到采购申请单后,要考虑轻重缓急和到货时间长短等因素,然后决定解决的先后顺序。2 2 已与供应商签订了长期合作协议的物品,用采购订单的形式告知供应商交货,采购订
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