顶尖酒店管理信息系统.doc

顶尖酒店管理信息系统
操作手册

成都顶尖软件开发中心

目录
第一章、顶尖酒店管理信息系统介绍 ４
第二章、将单机版软件安装到您的计算机 ４
第三章、软件公共部分的操作 ５
3.1 登录本系统 ５
3.2 主窗口的构成 ６
3.3数据的平常备份及恢复（供单机版本查看，网络版方法不同） ７
3.4 软件升级 ７
3.5 更改本人密码 ７
3.6 打印设立 ８
第四章、软件的权限管理 ９
4.1 操作员管理（登陆工号管理） ９
4.2 权限管理 １０
第五章、前台操作 １１
5.1 开房 １１
5.2 正常退房结算 １３
5.3 未付款退房结算 １５
5.4未付款补交 １５
5.5消费记帐 １６
5.6 续收或退还客人押金 １７
5.7签单补款操作 １７
5.8外卖 １８
5.9 换房 １８
5.10并（联）房 １９
5.11客房房态查看 １９
第六章、预定管理 ２０
6.1预定 ２０
6.2预订入住 ２１
6.3解除预订 ２２
第七章、报表记录及信息查询 ２２
7.1 客房结算总表 ２２
7.2客人来源记录报表 ２２
7.3消耗商品记录 ２３
7.4营业日报 ２３
7.5客房开房报表 ２３
7.6收押金明细报表 ２３
7.7收款员日报 ２３
7.8 客人信息管理 ２３
7.9查询修改过的营业数据 ２４
第八章、钞票管理 ２４
8.1交接班 ２４
8.2缴款操作 ２５
8.3改正错误钞票数 ２５
8.4缴款报表及交接班报表 ２５
8.5修改钞票历史查询 ２５
第九章、收据补打印 ２６
9.1押金明细查询及补打印 ２６
9.2结帐单补打印 ２６
9.3已结帐改未结帐 ２６
第十章、软件设立 ２７
第十一章、基础资料 ２９
11.1基础代码 ２９
11.2来宾卡折扣卡管理 ３０
11.3协议单位 ３０
11.4操作员房价权限 ３０
第十二章、开始正式使用本软件系统 ３１
12.1使用前的准备工作 ３１
12.2软件管理流程 ３１

第一章、顶尖酒店管理信息系统介绍
一方面感谢您选用我们的顶尖酒店管理软件，该套系统功能全面，并且操作方法进行了优化设计，使用户感觉本软件在同类软件中操作方法易掌握。本软件各类报表齐全,功能全面，为酒店的管理提供了极大的便利。
该软件系统已经从初期开发到现在通过上千家宾馆酒店的购买使用已经非常成熟。并且被各大网站收录， ，, 新浪网，以及被许多中小专业网站互相转载，在各个网站下载均排列前十名；并且得到了《电脑报》的专门测试，以及给予了极高的评价，已经收录到了《电脑报》年度软件中的推荐光盘中。
顶尖软件作为专业的酒店管理软件开发商，四年来始终秉承先给用户免费试用版，满意后付款注册，并且软件价格做到同行业最低。在连续数年的用户调查中获得了酒店管理软件相称好的口碑，同时在各种专业机构评测中更获得到极高的评价。
酒店客房管理使用手工解决帐务，存在许多钞票流失的漏洞，使用软件来管理宾馆业务，结帐既准确，速度又快，并且记录的报表也快捷。所以很多长期从事酒店工作的人们一直希望使用电脑来解决这些繁重的工作，也正由于这样，目前绝大部分酒店都已经使用了软件来管理。本软件系统重要由前台操作，报表查询，钞票管理等功能模块构成，支持计算机网络架构，实现酒店管理信息化。

第二章、将软件安装到您的计算机
以下为单机版本的安装过程：
1、将提供的光盘放入计算机的光驱中，在计算机上浏览此光盘内容，会找到光盘上有一个叫“顶尖酒店管理信息系统”的文献。
鼠标双击此文献，系统开始安装，安装的过程有计算机进行引导。
2、退出安装按“取消”，继续安装按下“下一步”。接下来询问将系统安装到计算机的位置，默认位置是C:\酒店行业管理信息系统，可以通过“浏览...”更改安装目录。如下图所示：
单击更改安装目录

3、退出安装按“取消”，继续安装按下“下一步”。接下来就开始安装了。如下图所示正在安装的界面。

4、安装提醒软件完毕安装，相关的系统启动方式在“开始”及桌面上建立。在下面的章节中将具体讲述使用本系统的方法。

5、卸载软件：本软件为‘绿色软件’，对用户系统不安装任何第三方软件，也
不对用户的系统写注册表等操作，假如要卸载软件，直接将软件安装好的文献夹删除即可。

以下为网络版本的安装过程：
1、网络中的一台电脑要作为服务器电脑使用，所有工作站的数据将存放在这个服务器电脑上。将[数据库服务器]这个文献夹复制到想作为服务器的电脑上，即可。

2、运营[数据库服务器]文献夹里面的[启动服务器.exe]这个文献，大约10秒钟即可启动好数据库。
服务器安装完毕。

3、各工作站电脑安装‘网络版’的酒店软件。假如没有网络版本的安装软件，也可以自己手动将单机版本改为网络版本。打开各工作站安装好的文献夹，找到config.ini文献，把工作站的软件的config.ini文献的[网络 = 0] 改成[网络 = 1]

4、安装完毕。各工作站启动软件会自动寻找并连接服务器。

5、假如需要备份数据，只需要重新启动电脑，即可自动完毕备份。
备份途径的设立：打开run.ini这个文献，path=d:\ 默认是D盘可以自己修改这个途径。
需要备份宾馆客房软件的数据库,则jd=1,反之修改为jd=0
需要备份餐厅软件的数据库,则cy=1,反之修改为cy=0
需要备份茶楼软件的数据库,则cl=1,反之修改为cl=0
需要备份桑拿软件的数据库,则sn=1,反之修改为sn=0

第三章、软件公共部分的操作
本系统在安装好后，提供了一些模拟的酒店客房，以便可以学习该软件，待熟悉本系统后，再清除掉模拟数据，建立本酒店的数据，开始正式使用本系统。下面用模拟的一个酒店的数据进行学习
3.1 登录本系统
为了保护本系统数据，本系统实行操作员使用本人帐号及密码登录系统，并且各人帐号登录进系统后，本人只能使用与他工作相关的系统相关模块。
系统对的安装成功后，双击桌面上的图标，启动本系统后，系统弹出帐号密码确认框，填写本人的帐号，回车后，当前光标转到密码输入框，输入自己的密码，然后回车确认或按下【拟定】按钮，假如密码对的，则进入系统；假如密码有误，系统弹出提醒框，规定重新输入密码；尚有一种情况是帐号填写不对的，系统会提醒没有该帐号。

注意：本系统提供的初始帐号为888 密码为无 ，管理员进入系统为其他操作员建立帐号及初始密码。并且赋新的操作员可以使用的相应模块及使用权限。
3.2 主窗口的构成
可供使用的系统的模块项

菜单栏与工具栏
模块的窗口打开后将放在这个区域
登录进系统后，一方面会看到一个主窗口（如下图所示），它分为以下几部分：顶部是系统的菜单栏，每个菜单相应了公共的操作功能，它的下部分是工具栏，是菜单每个功能的一一相应。主窗口的左面是系统的功能模块项，主窗口右面的部分是显示模块打开后的窗口。

向上移动
向下移动
系统使用分类管理方式将模块存放在左边的模块区，并且系统管理员可以定义每个操作员的可使用的模块。假如某个操作员没有具有某个模块的使用权限，那么他打开窗口后，将不能在模块区看到他的模块图标。
模块的分类存放至上而下的顺序为：1 前台操作 2 钞票管理 3 报表查询 4 代码管理 5 帐号权限管理 6 预定管理 7 储值卡管理。使用鼠标左键点击某个大类，该大类的模块所有图标列出，图标相应的是一个具体的模块，点击该图标，模块的窗口打开。假如一个大类的图标不能所有显示，可以点击如左图所示的图标来上下滚动。
在图标栏中，可以将图标转换为小图标，方法是使用鼠标右键单击弹出一个菜单，选择菜单的“小图标”，即可，同样转换为大图标，也只需选择菜单的“大图标”。

3.3数据的平常备份及恢复（供单机版本查看，网络版方法不同）
本系统设计的时候，采用了事务解决技术，因此掉电及非法关机也不容易损坏数据库。
虽然系统自身不容易出现错误，但为了防止人为的破坏数据，例如手工删除了数据库文献，因此数据每过一段时间，需要将当前的系统的数据作个备份，假如以后系统的数据遭到破坏或丢失，可以使用备份的数据进行恢复。
复制安装好的目录下的jd.db文献即可实现对数据库的备份，假如想恢复以前的数据，可以将复制出的jd.db文献覆盖掉系统jd.db文献即可恢复。通常用户安装好的途径在C盘或则D盘下的[酒店行业管理信息系统]目录中。
在[软件设立]中也可以设立自动备份数据库。每次使用完软件关闭软件的时候，可以自动备份数据库文献。
平常备份的数据库文献，由于文献名形如：20230101jd.db，只需要把文献名改为jd.db，再复制到软件的文献夹中，即可恢复数据。

3.4 软件升级
1、先要备份数据库文献。把用户目前数据库文献复制出来。参看3.3章节。
2、安装新版本软件。在我公司网站下载新版本软件，在电脑上安装新版本软件。
3、还原数据。把备份出来的数据库文献替换安装好的数据库文献，即可完毕升级，不需要注册软件。

3.5 更改本人密码
操作员随时都可以修改自己的密码，使用自己的帐号进入系统后，点击菜单“更改密码”或点击工具栏上的图标，进入修改密码窗口（见图示）。
一方面输入自己本来的密码，再输入两次修改后的密码，假如本来的密码输入有误，系统则认为当前的用户不是合法的用户，假如两次的密码输入不相同，则系统不能拟定修改的密码。密码最大长度支持为10位。
输入密码完毕后，单击【拟定】按钮，密码的修改完毕。
3.6 打印设立
在打印生成出来的报表之前，最佳进行打印机方面的相关设立，如打印纸的类型，打印是横打还是纵打等等。
本软件打印报表的纸是A4纸，押金单和结帐单采用多层复写纸打印单据，可以具体在[软件设立]中设立为12厘米宽的纸，或者19厘米宽的纸。

第四章、软件的权限管理
系统为了数据的安全性考虑，防止人为的破坏数据，实行了帐号及密码管理及不同的操作员使用不相同的功能。例如张三的帐号被李四非法使用，但他并不知道张三的密码，因此他也不能登录进系统。因此，张三和李四只能使用自己的帐号进入系统，但他们也许使用的功能并不完全相同。
4.1 操作员管理（登陆工号管理）
要使用本系统的操作员，一方面要给使用人增长一个他自己的帐号,这点非常重要，由于每个人的帐号记录了当班使用人收到到的钞票。使用管理员帐号888及密码登录系统，点击主窗口上的模块【权限管理】下的用户管理，进入操作员管理窗口。
窗口中已经列出了所有能使用本系统的操作员帐号，密码处为安全起见，将密码屏蔽为*号。
本窗口中还具有设立以下权限：
[是否收银员]假如是收银员，则要打上钩，收银员的帐号登陆软件之前，必须强制进行‘交接班’操作才干正常的登陆系统。
[修改钞票数权限]、假如允许修改钞票数，则操作员可以使用模块‘改正错误钞票数’修改操作员当前的钞票数目。
[删除营业数据权限]、假如允许删除营业数据，则操作员可以通过菜单‘关于’下的‘删除所有营业数据’。同时也可以在‘消费记帐’中删除客人的消费明细。
[ 允许折扣大小]、假如在开房的时候小于某个折扣，则系统将不允许操作员继续操作。
[ 是否允许修改入住日期]、允许操作人员修改客人的入住时间。
[ 是否允许修改房态]、一共有三类，一种是不允许操作员修改任何房态；一种是‘前台人员’部分修改房态，具体修改权限是‘空房转自用房’，‘自用房转脏房’。最后一种是‘房务中心’，能随意修改任何房态。
[是否能操作协议单位]、假如设立为可以，在开房的时候，则操作员可以给客房打上协议价格。通常协议价格都比普通的价格要低一些。
[是否允许修改客人消费商品单价]，设立为不允许，在给客人录入‘消费明细’的时候，就不能修改已经预先的商品价格。例如：单价12元的毛巾，在给客人录入这个费用的时候，可以临时修改为10元。
[客人信息修改权限]，在‘房态查看’中，鼠标点击某个客房的时候，自动弹出客人的信息，并且可以修改客人的资料。假如不需要无关的操作人员查看或则修改客人资料，可以关闭这个权限。
新增操作员时，先点击【新增】按钮，窗口中增长了一行空的数据行，将此操作员的帐号及其他的输入项依次填写完，再点击【保存】按钮，数据保存成功。此操作员的帐号建立完毕，但并不是说他就可以使用本系统了，由于还没有给他赋相应的模块使用权限。下面讲述如何为一个操作员帐号赋系统的使用权限。
注意：每班操作员必须使用自己的帐号登陆系统！每班操作员收到的钞票都将存放在自己的帐号内。例如：小张和小刘，共同早班，则要给这两人各建立一个属于自己的帐号,他们收到的钞票将分别存放在他们的帐户中。但是假如他们收到的钱一个人管理，则只能为收款的操作员建立帐号。

4.2 权限管理
使用管理员帐号888及密码无登录系统，点击主窗口上的模块【权限管理】下的权限管理，进入权限管理窗口。
窗口打开后，窗口左面列出了所有的操作员帐号，点击操作员帐号，右面列出了本系统的所有的模块，假如可以使用某个模块，则将该模块打勾选择，并且这行变为绿色显示。操作员的权限设立好后，按下【保存】按钮，至此，权限设立完毕，该操作员可以使用自己的帐号登录系统使用了。

某操作员具体可以使用的软件功能
所有的操作员的一个列表，蓝色的横条为当前操作员

不同的操作员登陆软件，就得到了不同的功能。某些重要的功能，无关的操作员就不能使用这些功能，只有赋予了权限的工号登陆软件，才可以使用这些功能。

第五章、前台操作
5.1 开房
客人在酒店住宿的时候，需要办理登记手续，输入客人的信息，例如姓名，性别，证件名称，身份证号码等等。使用键盘的回车键，可以使当前的焦点转移到下一个输入栏中。注意：屏幕上标示为红色的为必须填写的项目。
关于入住类型： [入住类型]假如选择了全日房，则客人的客房则显示出的是全日房价；假如[入住类型]假如选择了钟点房，则客人的客房显示的是钟点房价。
关于待选客房列表：是宾馆目前所有可供客人使用的客房，维修房，脏房（打扫房），自用房，占用房，都不会显示在这个列表中，但注意一点的是：预定房是会显示在这个列表中的。右下面的列表是已经选择的客房。使用鼠标点击右上面的客房，即选择了该客人的客房，同一个客人,例如团队客人，登记信息可以鼠标选择多个客房。
关于挂帐单位：假如此客人准备挂帐消费（某些单位），在开房登记的时候，请选择‘签单挂帐’的单位，选择了单位后，该入住将视为挂帐单。在办理退房手续的时候略有不同
关于协议单位：假如房间的价格是某个和本酒店签定了协议的单位，则按按钮[协议单位]，则房价将变为已设立好的单位的价格,同时将协议单位的一些信息自动填写到登记中，也支持刷卡，例如给协议单位发卡，输入卡号，同样能将协议单位的价格调出。
关于经理房价：例如操作员给客人开的房，修改为价格为80元一天，而这个操作员的最低房价权限是100，当不能办理的时候，则可以让有权限的经理帐号来输入密码确认解决低房价情况。
关于折扣卡：折扣卡默认是直接输入折扣，也支持输入卡号，需要去软件设立中设立。
为什么要让预定房显示在列表中？预定房被预定后，在非预定的时间段，在宾馆是允许被其他客人登记入住的。本系统有自动判断功能，假如操作员将开的客房的入住时间在已经预定的客房期间，则系统会自动弹出提醒，不允许继续操作。
内嵌特殊功能：
1、填写身份证，系统可以自动填写该身份证所属地区。
2、假如在输入旅客姓名的时候，假如该客人以前曾经住宿过，那么系统会弹出一个窗口提醒。假如回车则可以免去再填写的工作，并且可以查看该客人历次住宿的价格。当然有也许是同名，因此实际需要对照身份证来确认是否该客人
3、已经预订的客房，系统将自动判别，然后会提醒已经预订。
4、鼠标点客房列表列头，可以排序，方便上百个客房的酒店迅速找到需要的客房。

软件的房价分为两种模式
a使用直接修改客人的房间单价进行优惠的，操作方法是在为客人选择好要定的房间后，将光标定在房间的[基本价]处，然后直接修改为实际价格。假如操作员的房价权限是80元，则修改为70元，将不起作用。（具体在操作员房价折扣权限中设立）
b客房的单价是采用折扣的形式进行优惠的。一方面要在‘软件设立’中进行设立。具体设立这种模式的方法：运营软件的[帐号权限设立]中的[软件设立]，将选项[软件房价模式]选中‘折扣模式’即可。折扣模式又分为两种，一种是：操作员开房的时候直接输入客人的折扣，第二种是输入客人的折扣卡的卡号。在开房的时候，假如要打折，按下‘折扣卡’调出优惠卡输入窗口，填写折扣，假如该操作员授权只能打9折，则填写7折将不起作用（具体在用户管理中设立权限）。
该开房登记窗口中，红色的项目是必须填写的项目，假如不填写，将不能保存定房信息。客人的基本资料涉及 客人姓名，性别，交纳押金，入住类型，地区，来源，证件号码，地址，备注，电话，预计离店。分别讲述：
1交纳押金：用于登记客人开房的时候交纳的押金，特别需要注意的是，客人的押金必须填写，假如客人不必交纳押金，也要填写押金为0
2入住类型：分为全日房，钟点房，半天房，选择不同的入住类型，客房列表中也会转换不同的客房相应的价格。
3、证件号码及地址：重要用于区别客人，或则用户公安系统在查询客人资料的时候使用。
4、入住时间：用于登记客人入住时间，入住时间是宾馆很敏感的数据，因此有必要不允许操作员随便修改这个入住时间，具体在‘用户管理’中严禁操作员帐号具有修改入住时间的权限。当然，假如操作员有这个权限，能修改入住时间，也会在软件的‘查询修改过的营业数据’中能查询出来。
5、预计离店：登记此信息，重要用户查询客人的预计离店的时间。
6、来源：重要用于客人来自地区，例如中国，美国，四川，江苏等等，这些代码需要事先在代码管理中先输入。重要是方便记录报表‘客人来源记录报表’。
7、人数：用于报表记录某段时间的人数。
8、：备注：一些宾馆需要的信息，需要录入的信息。

填写完毕后，按下[保存登记信息]按钮，客人信息保存到系统中。同时打印机打印出客人的押金凭据，注意该凭据需要酒店的收费章盖章才有效。同时，这笔押金数目记录在该操作员的收款记录上，也记录在客人的信息中。

单位签单挂帐：在开房的时候，假如客人规定本次客房属于单位签单挂帐消费，则要在登记信息中选择‘签单挂帐单位’，这样登记好客房后，客房在正常退房窗口退房后，就自动解决为签单挂帐退房。
协议单位：假如客人是本宾馆的协议单位，而协议单位和本宾馆已经签定好了协议价格，则在开房的时候，按下按钮[协议单位]，调出单位，在窗口列表中，就自动生成出该客房相应的协议价格。
操作员的房价：每个操作员登陆软件后，每个操作员都有自己权限范围内的房价折扣，例如标准间最低可以给客人80元/间，豪华套房可以给客人180元/间，假如在开房的时候操作员修改的房价不在这个权限范围内，则软件会提醒操作员，不能办理开房手续。软件使用后默认的所有的操作员的房价权限是无限大，具体设立每个操作员的房价权限在[基础资料]的操作员房价中设立。在实际的操作过程中，例如0有一个客人临时规定90元/天，并且经理已经批准这个价格，但是005工号的操作员的房价权限在100元/天，因此不能办理开房手续，这个时候可以使用[经理折扣]进行解决，输入经理的工号（只要经理有这个房价权限），就可以办理开房手续。

题外：修改已经保存客人的信息
有些时候登记的客人信息由于某种因素输入错误，但是已经定房保存了，需要修改，例如‘全日房’客人变更为‘钟点房’，或则客人的性别输入错误了，都需要涉及到更改客人的登记信息。打开软件的‘客人信息管理’，客人信息管理中是分为‘当前客人信息’，‘历史客人信息’，‘预订客人信息’和‘挂帐结算客人信息’。先查询出客人的列表，然后对要修改的行双击，之后会弹出一个修改小窗口，修改完后按保存按钮。

5.2 正常退房结算
在此窗口上也可以办理单位的挂帐退房（假如登记的客人是挂帐单位）。窗口界面上部分是待选择的客房,在这个列表中，每个客人用粗线条分割开来，在每个客人登记的客房用一个细线分割。使用鼠标点击上面的客房，则点击的客房会相应的移动到下面的列表中，这个操作即选择了要办理的客房。
可以选择多个客房同时办理结算，但有个前提，即登记信息是同一个客人登记的客房，既粗线中的所有客房。例如某个客人办理了203，204，205，206客房，那么在办理结算的时候，可以一次性所有办理所有客房的退房，也可以选择其中部分退房。假如选择了不是同一个客人登记信息的多个客房，那么系统会提醒不能办理结算。例如：‘张’这个客人开的客房和‘李’这个客人开的客房则不允许同时进行结算。
假如非要多个不同客人登记的客房一起办理结算，请使用[并房]这个模块把不同客人的客房并在一起。
假如在住客人非常多，查找要退的客房不容易，可以填写客房号，然后点[定位]按钮快速找到要退的客房。
客房可以指示客人押金是否够房款，红色代表押金不够房款及消费，绿色代表押金够房款及消费。假如不够了，操作员应当及时提醒客人续住交纳押金。

点击选择好客房后，待办理的客房移到下面的小窗口中。同时规定操作员按照本酒店时间规则填写客人的住宿天数。在这个列表中，可以修改客人的客房价格，也可以修改客人的天数。天数是系统根据一定的规则计算出来的，假如系记录算的天数与实际有误，则可以修改这个天数后再行结帐。
一般情况下，假如不允许随便修改客人的系记录算出来的天数，则在‘软件设立’中进行设立，严禁修改天数。
在此上面，还可以查看欲退房的客人交纳押金的历史清单记录，及客人的消费商品明细，可以切换查看。
填写好所有的客房住宿天数后，回车，系统出现蓝色的收银工具条，上面有所有选择办理结帐的房款,和在住宿期间消费的小商品的金额，和客房客人交的押金。需要操作员填写的是退还押金或则补收钞票。例如
a、假如房款和消费商品的合计大于缴纳的押金，则需要再收取客人的差额部分，例如：房款总为 800元，消费了200元商品，而客人缴纳的押金为600元，则需要在[收钞票]输入栏中填写为 400，办理完后，系统提醒打印结算单
b、假如房款小于缴纳的押金，则要退还客人的一部分押金。例如：房款总为 200元，消费了0元商品，而客人缴纳的押金为500元，则需要在[退押金]输入栏中填写为 300
c、假如客人登记了多个客房，当前只办理一部分客房退房。电脑默认是不退押金，即0元，客人的房款是从押金中扣除。假如要退还一部分押金，可以手工修改退押金，
结帐完毕后，会打印出结帐单，假如结帐单由于打印机问题没有打印出来，需要补打印，可以到软件的‘结帐单补打印’进行补打印操作。
签约单位退房指某些单位或则个人，在酒店是先消费，后统一付款的结帐方式。一般在开房的时候就选择需要签单的单位。
假如开房的时候已经给客房建立好是签单的客房，但是客人事后并不打算签单结算，可以在修改客人资料中，把签单单位的栏目修改为空即可。
一方面需要把签约单位的代码建立起来，在代码管理中进行签约单位代码的维护。
结帐的时候，选择要退房的客房，假如在开房的时候，选择了签单的单位，那么该客客房就自动作为签单解决，只要点击客房，就不再会出现收银工具条，则会出现按钮[签约单位挂帐]，按下按钮[签约单位挂帐]，则结帐后，该客房记入该单位的未结款中。

5.3 未付款退房结算
假如客人当时没有来办理退房手续，只是委托别人或口头规定退房，押金以后来店取回，需要办理‘未付款退房结算’， 办理完此未付款退房结算后，房态变为清扫房，客人的押金不退，客房房款不记录在操作员的收款记录上，客房房款记入待收款中，假如客人以后来取回押金，则以后需要办理‘补款操作’。
此外：也有逃帐，或则老板免费招待等没有付款的情况发生，也可以使用此功能办理。
其实板免费招待客人入住的情况很灵活，最佳的解决方法是在‘开房’的时候填写房间的价格是0
如何对付逃帐：软件在退房窗口中当前住宿客人有一个是否押金足够的提醒，不够押金系统会显示红色提醒操作员告知客人补交押金。因此一旦有红色的提醒出现，操作员应当立即告知客人续交押金。
建议酒店管理员将此模块分派给经理使用，杜绝操作员使用该模块进行未付款结帐，假如的确发生了未付款的情况，则使用经理的帐号登陆软件进行退房操作。

5.4未付款补交
挂帐结算的客人，假如以后来补交客房欠款，可以使用挂帐补交模块。打开该窗口后，上面的窗口是列出了所有办理挂帐结算客房的客人的登记信息，使用鼠标点击上面的客房，底部份的窗口出现该客房，并且出现收银工具条，填写退还的押金数额。
办理完手续后，同时打印出客房结算单。该操作员的报表上会记录出两个科目[挂帐退押金]和[收房款]

5.5消费记帐
这个模块是在店客人产生的客房以外的费用的登记。例如电话费，补偿费，加床费等。这些费用，客人是不会用钞票进行立即结算的，而是记录在该客人的帐户中，等到退房结算的时候，使用押金进行抵扣。(假如不是在店客人的情况则相应的操作是外卖操作)
假如客人是使用钞票立即进行结算，例如客人在弄坏了宾馆的设施后，价值是1000元，客人是立即给钞票进行解决的，那么请在软件的[对外销售商品（外卖）]进行收钞票的操作。
假如客人在弄坏了宾馆的设施后，价值是1000元，客人规定将这个款项记录在客人的帐户中（该客人交纳的押金足够多），那么请在软件的[明细记帐]进行操作。
这些费用的代码，需要一方面在‘基础代码’中设立好才可以在明细记帐中进行调用的。
当住宿客人来消费商品后,就需要把这些商品输入到计算机中,一方面在客房号选择客人的客房号,然后输入商品的拼音检索码（汉字的拼音第一个字母）,例如:香烟,就输入 xy ,当然也可以只输入x ,按下键盘上的回车键(enter 键),调出该商品,输入完后,按键盘上的F12键存盘。再输入下一个商品同样按照这个方法操作。
如何退一个商品：使用鼠标对不要的商品双击，系统提醒是否删除该商品，点[拟定]即可删除。然后按F12键存盘。（要具有这个权限的操作员才干使用退商品解决，具体权限在用户管理中设立）

5.6 续收或退还客人押金
在酒店的客人一般来说都要缴纳押金，当发现客人的押金不够房款了，或则客人要续住客房，需要到这个模块进行补交押金。
进入押金管理模块，使用鼠标点击你想交纳押金的客人，当前行会以黄色亮条显示出来。然后填写缴纳的押金大小，然后[拟定]，系统提醒相关信息拟定，拟定后即为该客人办理交纳了押金。交纳押金后，客人帐户中押金数会相应的增长。
该模块中有两种模式：续收押金，退还押金
如客人先交纳了1000元的押金，客人规定先退还他200元，则必须先选择‘退押金’这个选项，然后再填写200元，然后办理完毕后，客人帐上押金少了200元，同时操作员的帐户中也将减少200元。

5.7签单补款操作
签约单位的未结款的客房，到某个时候需要统一付款结帐，需要用到这个模块。
选择好签约单位，点按钮[检索该单位的挂帐客房]，所有该单位的历史未结款检索出来，假如要打折，或则免去某个房间款，则可以直接在该表格上修改折扣大小和房价。
点按钮[补款操作]则把所有未结款所有付款结清。假如某些客房单位不打算结款，则在表格中的右边一列[确认勾销]选择为‘不勾销’

[打印该单位挂帐]的功能重要是检索出该单位的挂帐明细后，打印出来给签约单位查阅，以便双方拟定后进行再补款操作。
补款后，会打印出一张补款结帐单。

5.8外卖
假如客人是使用钞票立即进行结算，例如客人在弄坏了宾馆的设施后，价值是1000元，客人是立即给钞票进行解决的，那么就属于外卖操作。

例如非在店客人在宾馆购买食品，购买后立即用钞票进行结算，都属于外卖操作。
当外卖窗口打开后，光标应当在检索码处，输入商品的检索码，回车，假如有这个商品，会自动填写入表格中，并且光标移动到数量处，假如数量不是默认的1，直接修改数量，假如还要继续输入下一个商品，则继续回车就新增了一个行。
输入完毕后，点按钮[完毕输入]，或则按键盘F12键，系统会提醒应收款多少，并且光标移动到‘收到’，填写收到的客人的钞票数目，再回车后，系统提醒找补钞票数目，结帐完毕后了，可以选择打印出收银小票。

5.9 换房
选择要办理的客房，和要调入的客房，选择后均会提醒目前的房间的价格和新客房的标牌价格，还需要手工输入新客房的执行价格，然后按下拟定按钮，即办理成功。
分为两种方式，系统均自动辨认。
假如新换的客房（填写的执行价格）和本来的房价没有变化，则系统自动将原房间号变换，原房间所消费的商品自动转到新房间中。
假如换房后的房价不同，系统则会自动将原客房的房款结存在消费明细中，并且换后的房间的入住时间将变更为换房当时时间。
5.10并（联）房
并房在其他宾馆有也许称呼为联房。
例如某客人已开房间（303，304），租住几天后，该客人又来了一位朋友，准备再开一间房间305，将305房间并入（303，304），使之成为一个客人开的3个客房。在操作的时候，并房需要填写续交的押金，假如新入住的客人不需要再交纳押金，也要填写押金为0
软件操作分为两种，一种是新来的客人并入已经入住的客人之中；此外一种是已经存在的两批入住的客人合并成一批客人。默认的并房是新来的客人并入已经入住的客人之中。

5.11客房房态查看
通过这个窗口，可以实时的查看酒店房间的使用状态。鼠标点击想查看的房间，可以弹出客人的信息，或则弹出维修房、自用房的使用备注的信息。查看客人的资料也有权限进行管理，并不是每个操作员都可以查看及修改，具体权限参看[权限管理]章节。
在这个窗口上可以修改每个房间的房态，例如：修改为打扫房，维修房，自用房等等。修改的权限不是每个操作员都可以操作，修改的权限一共有三类，一种是不允许操作员修改任何房态；一种是‘前台人员’部分修改房态，具体修改权限是‘空房转自用房’，‘自用房转脏房’。最后一种是‘房务中心’，能随意修改任何房态。一般本软件的网络版本在酒店的‘房务中心’，也有称呼为‘客房中心’、‘楼层’等等使用这个功能来修改房态。单机版本就只有前台人员自己修改房态了。
房间可以按三种排序方式排序，可以使用下拉列表切换排序方式。

第六章、预定管理
6.1预定
预订功能只是作为一个登记客人预订本酒店信息的一个记录，便于以后查阅，或则办理预订入住手续。一个客房被预定了，在这个时间，是不允许被再次预定的，在这个时间，也不允许有客人办理入住。
同登记开房信息同样的操作方法。输入客人的信息，例如姓名，性别，证件名称，号码等等。使用键盘的回车键，可以使当前的焦点转移到下一个输入栏中。
注意客人假如开的是钟点房，则需要选择[入住类型]为‘钟点房’。一般的住宿客人选择‘全日房’。[入住类型]假如选择了全日房，则客人的客房则显示出的是全日房价；假如[入住类型]假如选择了钟点房，则客人的客房显示的是钟点房价。
‘待选客房列表’是宾馆目前所有客房都会显示在这个列表中
开房登记窗口中，红色的项目是必须填写的项目，假如不填写，将不能保存定房信息。客人的基本资料涉及 客人姓名，性别，交纳押金，入住类型，地区，来源，证件号码，地址，备注，电话，预计离店。分别讲述：
1交纳押金：用于登记客人开房的时候交纳的押金，特别需要注意的是，客人的押金必须填写，假如客人不必交纳押金，也要填写押金为0
2入住类型：分为全日房，钟点房，半天房，选择不同的入住类型，客房列表中也会转换不同的客房相应的价格。
3、证件号码及地址：重要用于区别客人，或则用户公安系统在查询客人资料的时候使用。
4、预定的入住时间：用于登记客人预定的入住时间，这个预定期间会在软件的‘查询预定的客房’中能查询出来哪些时间是被客人预定了的。
5、预住天数：登记此信息，重要用户查询客人的预计离店的时间。
6、来源：重要是方便记录报表‘客人来源记录报表’。 这些代码需要事先在代码管理中先输入。
7、备注：一些宾馆需要的信息，需要录入的信息。
填写完毕后，按下[保存登记信息]按钮，客人信息保存到系统中。同时打印机打印出客人的押金凭据，注意该凭据需要酒店的收费章盖章才有效。同时，这笔押金数目记录在该操作员的收款记录上，也记录在客人的信息中。

在开房的时候，假如客人规定本次客房属于单位签单挂帐消费，则要在登记信息中选择‘签单挂帐单位’，这样登记好客房后，客房以后退房就可以在签单挂帐退房的窗口进行。正常退房窗口中将不会再显示签单的客房。

假如客人是本宾馆的协议单位，而协议单位和本宾馆已经签定好了协议价格，则在开房的时候，按下按钮[协议单位]，调出单位，在窗口列表中，就自动生成出该客房相应的协议价格。

题外：修改已经登记客人的信息
有些时候登记的客人信息由于某种因素输入错误，但是已经定房保存了，需要修改，例如‘全日房’客人变更为‘钟点房’，或则客人的性别输入错误了，都需要涉及到更改客人的登记信息。打开软件的‘客人信息管理’，客人信息管理中是分为‘当前客人信息’，‘历史客人信息’，‘预订客人信息’和‘挂帐结算客人信息’。先查询出客人的列表，然后对要修改的行双击，之后会弹出一个修改小窗口，修改完后按保存按钮。
此外鼠标单击[客房占用状态]中，黄色的占用客房，也可以调出在住客人的资料，进行修改。
内嵌特殊功能：
1、填写身份证，系统可以自动填写该身份证所属地区。
2、假如在输入旅客姓名的时候，假如该客人以前曾经住宿过，那么系统会弹出一个窗口提醒。假如回车则可以免去再填写的工作，并且可以查看该客人历次住宿的价格。当然有也许是同名，因此实际需要对照身份证来确认是否该客人
3、已经预订的客房，系统将自动判别，然后会提醒已经预订。
4、鼠标点客房列表列头，可以排序，方便多上百个客房的酒店迅速找到需要的客房。

6.2预订入住
假如预订的客人来办理客房的登记手续，则办理预订入住手续，打开该窗口后，上面的窗口是列出了所有预订了客房的客人的登记信息，使用鼠标点击上面的客房（要入住的客房），底部的小表格出现该预订客房的客人的基本信息，需要注意的是：在办理客房入住的时候，假如客人再预交押金，请在客人信息栏中填写“再预交押金”的数额。 然后点击拟定。 办理成功后，客人的押金就增长了再预交的押金数目，同时打印出押金收据。

6.3解除预订
已经登记的客人假如没有准时来开房，则需要把这些预订了的信息解除，也就是说删除。
窗口上面是所有预定的信息，使用鼠标单击点亮一行，假如客人规定退还押金，结合本酒店规定，然后填写退还押金数目，然后按下按钮解除当前预订。同时记录在操作员的收款记录上，科目是[预订退押金]。
假如客人主线就没有来办理解除预订，也没有来住，则押金处填写退还0，就是说用不