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新一佳收货部管理手册.doc
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1、目 录第一章前 言 (2)第二章 收货区域常用器械解释 (3)第三章 岗位职责和任职资格及考核 (4-10)第四章 收货程序 (11-12)第五章 收货标准 (13-32)第六章 商品调拔 (33)第七章 赠品收货程序 (34)第八章 退换货程序及注意事项 (35-36)第九章 条形码 (37)第十章 库存规定 (38)第十一章 供应商需知 (39)第十二章 收货部安全防范措施 (40)第十三章 收货部卫生规定 (41)前言 一、目的制订本手册目的是:各门店在正常营运中的商品验收工作有程序可遵循,以便收货部人员结合本地实际情况再制订适合于本地的各种管理细则和工作程序。二、合用范围 通过对本手册
2、规范内容的学习,使有关部门管理人员及员工可以在较短的时间内掌握收货的工作内容及操作规定,帮助从业人员更好的从事其本职工作。 三、益处 快速而准确的验收货工作有以下益处: 1、把握销售时机,发明最大销售额; 2、与供应商财务结算清楚,避免繁琐的对单工作; 3、减少对供应商退货的发生; 4、减少顾客对商品质量问题的投诉; 5、提供准确的库存数量; 6、避免触犯国家法律法规; 7、加快商品周转。收货区域常用器械解释 一、叉车:对放在卡板上的货品进行运送之工具。 二、卡板:储货、码货用,使货品与地面有间隔,起到防湿、防碎的作用,更为叉车运送方便的工具。三、电子秤:对某些称重商品或需进行第二次加工包装的
3、商品(如生鲜)做准确称重的工具。四、电脑:用于商品实收数量的录入,订单的核查,供应商及商品的核算。五、POS机:检查商品条码是否可读,商品描述与其商品是否一致。六、条形码打印机:打印店内码胶帖。七、打印机:打印验货清单。第三章 收货部岗位职责和任职资格及考核 一、经理 、岗位职责 )向店长负责、主持收货部平常工作 )负责收货区进出的商品及有关单据的审核、把关,快速准确传递单据 )保证收货区商品按类合理堆放周转畅通 )保证收货区库存商品的质量完好、数量完整 )对商品进出过程中存在的问题及时解决,重大事件及时通报有关部门 )监督管理收货区电脑和各类装卸设备、工具的使用 7) 对部门员工的思想道德及
4、业务技能进行培训及考核 8) 传递公司的有关信息 9) 负责执行收货部的安全工作 、任职资格: )2545岁,大专学历,有2年以上大型商场收货经理工作经验 )熟悉商品运转和单据流程及商品验收标准 )熟悉商品知识,了解条形码及商品包装图、文含义 )具有较强的组织协调能力,工作认真负责 、工作流程 营业前 )查看收货区的商品和其他区域暂存的商品是否正常,如有异常应及时与防损员联系 )检查前一营业日的单据是否按有关规定传递)检查早班直上柜商品的验收情况是否正常4) 检查部门员工的仪容仪表是否符合公司规定 营业中) 监督、抽查验收员是否按验收标准进行验收,抽查数量不少于验收总单数的 10%,每单商品数
5、量抽查率不少于15% )检查验收员对供应商的服务态度,涉及接待用语、验收速度等 )督导验收员严格按“双人验收”原则执行,保证双人配合协调 )在有关业务单据上签字确认 )及时安排人员进行商品转运,保证收货区周转位置充足 )督促有关人员按有关规定进行单据的接受、派发和传递 )配合防损员对进出收货区的商品进行检查,保证商品的安全 )检查收货区商品堆放情况,保证其符合商品堆放标准 )检查收货区各组交接班情况,对末完毕的工作进行跟踪,保证其得到贯彻 0)做好交接班记录,与对班人交接时须交代清楚 营业后 )检查各种单据传递是否到位 )检查收货区商品的摆放是否符合商品堆放规定 )做好交接班记录4)对部门辅助
6、工具进行清点、维护、保养进行跟踪5)检查收货部的清洁卫生情况 二、助理 、岗位职责: )对收货部经理负责,保证收货过程顺利进行 )对通过收货员验收的商品进行抽验并审核单据 )督导收货员按验收规定进行操作 )及时解决在验收进程中出现的问题,交班时必须把当天的情况向经理报告 )保证收货区装卸设备、工具安全 )配合经理协调收货组与供应商及各职能部门的工作 )保证验收过程中通道的畅通 8)对部门员工进行培训与考核 9)监督员工上下班时间是否准时 10)监督管理收货章的使用 、任职资格 )2235岁,中专以上学历,一年以上大型商场收货工作经验 )熟悉商品搬运、堆放的知识和各种单据的运作流程 )掌握国家有
7、关规定及公司的商品验收标准 )掌握商品外包装文字、图形标记的含义、了解条形码知识)了解收货区装卸工具的基本性能,并能纯熟操作6) 具有良好的沟通与协调能力三、收货员 、岗位职责: )根据国家有关规定及公司的商品验收标准,对商品进行验收 )坚持双人验收原则,合理安排待验商品的验收位置 )根据单据流转程序的规定在有关单据上署名确认 )负责收货区暂存商品的安全)必须验完一个供应商的所有商品后才依次验收其它供应商的商品 、任职资格 )2030岁,高中以上文化,身体强健、一年以上商场收货工作经验 )熟悉商品验收标准,了解条形码及商品包装图、文含义 )熟悉卖场商品分类、存放位置及商品搬运、堆放知识 )纯熟
8、使用装卸工具 、助理和收货员(工作流程) 营业前) 与防损员按照交接班本的内容(叉车、拖板、商品堆垛、商品的开箱及其他情况)逐个检查、交接,并双方签字,发现异常情况立即向经理报告。 )按商品堆放规定整理商品。 营业中) 按订货单据联系相应的供应商验货,并合理安排卸货地点,严禁堵塞通道)任何供应商均不得自收货区进入卖场。) 验收时,收货员严格按照验收标准对商品进行点数并检查商品质量。) 开箱时必须使用专用工具启动,严禁撕破商品外包装和损坏商品,开箱验完的商品应按原样装箱。) 取样必须从不同堆跺、不同层面和不同方向抽取。数量抽验率为:原包装30%,非原包装100%;质量抽验率为:原包装10箱以下为
9、20%,10箱以上为10%;非原包装为20%。) 验收多层包装的商品时必须检查至最小销售单位。抽取里面的样品时,必须把上面压着的商品搬开。 ) 验收进口商品时必须按国家和公司有关规定核查证书与实物是否相符,不符合者不得验收,在单据上注明因素并与采购部及时联系。) 验收赠品的收货员将赠品标签贴在相应的赠品商品进行登记并交接给部门; ) 商品初验完毕并经助理抽验签字确认后,收货员将初验商品送至第二验货区并告知部门人员进行第二次验货 10) 验收完毕的商品拉到收货区,由防损员看管。11) 验收调拨商品不准拒收,如遇严重质量问题、缺配件或缺少有关证书需在单上注明因素,报经理解决12) 验收过程中,对商
10、品质量有疑问时必须请示经理13) 收货员发现不符合验收规定的商品不予验收并在单上注明因素,(其中符合验收规定的商品应验收完毕),同时登记收货日、商品编码、品名、规格、质量问题及验收员、供应商名称。 营业后) 按商品的堆放规定整理理货区的商品) 清点并检查各种作业工具) 按交接班本规定的内容(叉车、拖板、商品堆垛、商品的开箱及其他情况)逐个检查,与防损员交接) 检查收货区的清洁与卫生) 检查收货区是否有遗留的商品) 完毕验收单、退货单的记录工作经理、助理考核题1、 收货时重点把握那几关。2、 如何看待单据管理。3、 收货部应当注意那些环节。4、 你在收货时,你的言行代表谁。5、 如何组织收货工作
11、。6、 收货部尚有存在什么问题。7、 收货部那方面需要改正。员工考核按工作中常见问题由经理出题,进行每月笔试,面试,考核后再次讲解存在问题。第四章 收货程序准备工作:1收货登记本按部门整理放好。2卡板、叉车准备排放好。供应商到来时:1防损员按供应商到货先后顺序编号安排平台停车卸货。2供应商出示订货单传真件和送货单。3收货员告知部门员工。4拒收没有订单的商品。5供应商将商品放进验货区,准备验货。6收货员根据部门传给供应商的订货单传真件上的订单编号打印一式三联的商品收货单进行验货。验货:1需求码对的,商品名称、规格对的,条形码是伪码,由供应商换贴上合格条形码标签后方可验货。2需求码对的,商品条形码
12、与商品收货单条形码不符,在商品收货单上由部门主管、处长确认签字并更改后可验货;部门必须在三天内传总部商品部更改条形码资料;同一商品条形码与收货单条形码不符,超过二次者不予收货。3需求码对的,商品条形码对的,部份商品信息不符,在商品收货单上由部门主管注明因素并签字确认后可以验货;部门必须在三天内传总部商品部更改商品资料;同一商品信息不符超过三次者不予收货。记录:1每验完一种商品或赠品,立即在收货单“第一验货”处记录实收数字。2部门理货员在第二验货处填写实收数量,送货人对单(送货单与收货单)无误后签字,收货员与部门理货员对单(收货单与送货单)并在收货单上签字确认。3改动送货单数字必须由送货商署名确
13、认,改动收货数字由收货员、送货商、部门理货员检查无误后共同署名确认。4供应商送货单及商品收货单(财务联和收货联)订在一起放在相应部门的暂存箱内。5验收完毕后的商品由部门理货员在指定的电梯带至卖场。6没经收货员验收的商品被部门理货员 直接拉至卖场的,由该理货员负责追踪更正 7夜间收货需防损员、部门理货员、店值班三方共同收货,在传真订货单上填写实收数量,并署名确认。该传真件加供应商送货单由部门理货员在第二天早上传收货部做商品验收补单手续。8供应商送来的赠品或抵充其它费用的赠品要打印赠品验收单,按商品收货程序验货。赠品收货按赠品收货程序,质量按收货部收货标准验收。9易盗贵重商品要及时告知部门理货员拉
14、进仓库。10店内用品验收须有部门填写的店内用品申请单及相关部门经理、店长的签字,钞票采购商品需有钞票采购申请单方可验收。11商品报损由财务会计检查商品是否符合报损规定,经部门主管、处长、财务会计、财务经理、店长署名审核后,由防损员、收货员、部门理货员、财务会计共同清点数量并署名确认。12商品店间调拔须双方店长、财务经理、处长、财务会计、主管署名确认,经收货部须由防损、收货员、部门理货员共同清点数量,在商品调拔中,假如我店是购进店,应由部门下商品订货单按正常商品收货程序收货。13团购商品经收货部出去,须由防损员、收货员、团购部门人员共同清点数量并署名确认,方可放行。14建筑材料,机器设备按协议规
15、定收货。单据传递:商品收货单三联,须按相应部门贴上单据流水号码。财务联:送货单和收货单财务联传录入组录入做验收单后传财务。收货联:由收货部按收货单顺序号保存。供应商联:盖章给送货员带走。佛山名汇店收货部 第五章 商品收货标准一、商品收货原则1、诚实原则:收货的数据必须是真实而非虚假的。收货的人员必须诚实,不得接受供应商的任何馈赠和索要任何物品和钱财等。收货的过程必须在防损部员工的监督和检查下进行。生鲜商品由部门人员与收货员共同收货,部门人员负责质量的检查,收货员负责数量的对的确认。2、对的原则:收货的数据必须是对的的,与实际的送货相一致。错误的单据必须进行及时的纠正。3、优先原则:收货优先:任
16、何时候,生鲜食品比其他类商品优先收货,生鲜类食品中的优先顺序是活鲜、冷藏食品、冷冻食品;退货优先:先办理退货,再进行收货;紧急优先:楼面已缺货并等待销售的商品优先收货。4、区域原则:未收货、正收货、已收货区域严格划分,各流程中的商品必须在对的的区域内,如未进行收货的商品或不符合收货标准化商品必须在未收货区域内存放或解决,正在进行收货的商品只能在正收货区域内,已经完毕收货程序的商品才干进入已收货区域。5、安全原则:收货部的整个区域执行严格的安全原则,涉及叉车的使用、周转仓的商品存放、收货商品的码放与运送等等,都必须遵守安全原则。6、当天原则:收货部执行当天原则,即当天的收货、退货必须当天完毕确认
17、的工作,不能推迟录入和确认。7进口商品要有中华人民共和国出入境检查检疫证及中文标记。二、送货验收日期规定(畅销商品例外)1、有效期为一天的,必须在当天早上送货验收,当天未卖完须停止销售并予以清退;2、有效期为三天以下(含三天)、一天以上的,须在第一天送货验收,截止保质期停止销售并予以清退;3、有效期为七天以下(含七天)、三天以上的,须在第一天起前三天内送货验收,截止保质期停止销售并予以清退;4、有效期为十天以下(含十天)、七天以上的须在前五天内送货验收,截止保质期前一天停止销售并予以清退;5、有效期为半个月以下(含半个月)、十天以上的,须在前七天内送货验收,截止保质期前两天停止销售并予以清退;
18、6、有效期为一个月以下(含一个月)、半个月以上的,须在前二十天内送货验收,截止保质期前五天停止销售并予以清退;7、有效期为三个月以下(含三个月)、一个月以上的,须在一个月内送货验收,截止保质期前一个月停止销售并予以清退;8、有效期为半年以下(含半年)、三个月以上的,须在前1/2保质期内送货验收,截止保质期前一个月停止销售并予以清退;9、有效期为一年以下(含一年)、半年以上的,须在前1/2保质期内送货验收,截止保质期前一个月停止销售并予以清退;10、有效期为一年以上的,须在前2/5保质期内送货验收,截止保质期前三个月内停止销售并予以清退。 三、生鲜处商品收货规定1、 生鲜收货操作由收货部人员按收
19、货流程执行。生鲜食品优先收货,已经收货与未收货的商品应明显分开。2、 供应商必须用对的的订单在有效期内送货,送货单的价格必须与本次协议订单的价格一致。商品品名符合订单上的品名,数量符合订单或符合每日订货的数量,质量必须符合质检标准、订单标准。质量严重不符者,拒绝收货;质量降级者,拒绝收货或采用折扣方式。特殊的生鲜食品收货时,供应商必须附送卫生检疫证的原件。3、生鲜商品送货车辆必须符合规定,如清洁卫生、温度、湿度等,要检查食品包装箱是否符合食品卫生规定,特别是熟食的成品、面包的半成品等。商品运送的器皿、用品必须符合卫生的规定。4、包装商品的外箱完好, 内包装完好,条码有效,保质期标志清楚。5、生
20、鲜收货一律以净重(或符合规格的数量)收货。不涉及卡板、纸箱、篓子、包装内衬物、包装纸等,还要扣除一定比例的水分和损耗(扣称标准由部门提供)。收货重量以在收货部现场称重的数量为准,计数到小数点后两位,第三位忽略不计。注意收货时的收货单位。6、生鲜食品在收货时,必须进行质检,质检的标准是协议上规定的标准(如规格)、通用的标准(如海鲜的活鲜在收货后30分钟内死亡的退货等)以及公司规定的标准,参照目前同等级市场的优等标准来进行收货。7、生鲜食品的单品送货数量与订单的误差不超过5%,品种不得少于订单的85%。否则由相应部门决定是否收货。8、生鲜的收货程序是活鲜冷藏食品冷冻食品常温食品。9、生鲜的供应商必
21、须在规定的时间内进行送货,若因供应商送货过迟而导致开门营业后,需要销售的商品没有陈列,需采用折扣或其他方式解决。10、已履行完收货手续的商品以最快的速度运至楼面,以对的的储存方式储存。四、熟食(10)原材料及供应商商品质量标准(一)原料肉类1、鲜猪肉:肌肉红色均匀,有光泽,脂肪洁白。外表微干或微湿润,不粘手。弹性良好,压后凹陷立即恢复。具有鲜猪肉正常气味,无泥污、血污、肉边整齐、无碎肉、碎骨,按标准部位分割、精肉无多余脂肪。2、鲜牛、羊、兔肉:肌肉红色均匀,有光泽,脂肪洁白(羊、兔)或淡黄色(牛)。外表微干或有风干膜,触摸不粘手,弹性好,指压后凹陷立即恢复。新鲜牛、羊、免正常的气味无泥污、血污
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