档案管理手册.doc

档案管理手册（试行版）

目 录
一、分类方案
1.1档案分类方案
1.2档案分类、归档范围与保管期限表
二、管理办法
2.1 归档文献整理方法
2.2 员工人事档案管理办法
2.3 建设工程档案管理办法
2.4 声像档案管理办法
2.5 会计档案管理办法
三、规章制度
3.1 档案保密制度
3.2 档案保管制度
3.3 档案记录制度
3.4 档案运用查阅制度
3.5 档案鉴定制度
3.6 档案销毁制度
3.7 档案库房管理制度
3.8 档案防火安全制度
3.9 档案管理的工作流程
四、其它
附表一 案卷封面
附表二 卷内文献目录
附表三 备考表
附件四 声像档案目录
附表五 案卷封面
附表六 卷内目录

一、分类方案
1.1档案分类方案
1.1.1目的
为了加强浙江环球集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开发运用，根据公司档案管理规定，使档案资源更好地为公司生产经营服务，结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。
1.1.2合用范围
本方案重要合用于浙江环球集团公司集团本部。档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是各子公司（版块）档案分类的基本依据。可参照执行。
1.1.3定义
（1）公司档案--是指公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种形式的文献材料。
（2）类号--是指类目的标记符号。用以表达类目在分类体系中的位置和排列顺序。
1.1.4管理职责
（1）浙江环球集团公司行政部负责制定《公司档案分类方案》。
（2）浙江环球集团公司所属各子公司参照执行《公司档案分类方案》。
1.1.5分类原则
（1）浙江环球集团公司公司档案分类原则是以公司所有档案为对象，依据公司管理职能，结合公司档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足公司档案分类管理的需要，又适当考虑了此后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发运用。
（2）浙江环球集团公司公司档案分类以办公职能为基础，类目设立考虑了公司档案的实际情况。为了便于管理运用，本方案只设到二级类目。二级以下类目的设立，根据有关规定或实际情况可自行调整。
1.1.6类目的设立
（1）浙江环球集团公司公司档案分类设立五级类目。即：行政管理类、经营管理类、建设工程类、会计档案类、特殊载体。一级类目应保持稳定，不得变动。
（2）浙江环球集团公司公司档案分类二级类目按照公司管理职能和档案特点设立。《档案分类、归档范围与保管期限表》中所设二级类目是公司档案分类的基本二级类目，一般不予变动。
（3）二级以下类目的设立，各子公司可根据有关规定和自身实际，参照《档案分类、归档范围与保管期限表》中基本范围自行拟定，一般不宜超过三级。
（4）类目的级位表达上下位的从属关系。档案数量少的单位，可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。
1.1.7分类方法
（1）行政管理类的归档文献采用：问题—年度—保管期限进行分类。
（2）经营管理类的二级类目按工程程序设立，三级类目按建设项目先后设立。
（3）建设工程类的二级类目按工程开发先后顺序设立。
（4）会计档案类的二级类目按文种设立。
1.1.8标记符号
（1）浙江环球集团公司公司档案分类中的类目的记符号，一律采用阿拉伯数字标记。
（2）浙江环球集团公司公司档案分类一级类目阿拉伯数字标记。即：
行政管理类 -------------------------- 0
经营管理类 -------------------------- 1
建设工程类 --------------------------- 2
会计档案类 -------------------------- 3
特殊载体------------------------------- 4
1.1.9档号编制与排列
（1）文书立卷以文献级排列，示例： 0．2. 2023-1
| | | | 案卷顺序号
| | | 年度
| | 二级类号
| 一级类号
（2）文书以外按分类体系排列，示例： 1. 2. 4-1
| | | | 卷内顺序号
| | | 三级类号
| | 二级类号
| 一级类号
（3）行政管理类的归档文献以件为单位进行整理，编号排列方法为：
①归档文献在分类方法最低一级类目内，按事由结合时间、重要限度等排列。会议记录、纪要等成套性文献可集中排列。
②归档文献依分类方法和排列顺序逐件编号，在文献首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
（4）经营管理类、建设工程类的编号排列方法为：
①均采用按大类流水分属类的排列方法，即在每个二级类目内按项目开发先后顺序编号排列。
②均不考虑案卷的保管期限与年度特性，以维护文献材料的系统和完整性，便于记录、鉴定、运用等工作。
（5）会计档案类的编号排列方法：
①按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报表、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列。
②案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。
（6）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别公司由于档案形成规律和运用特点不同，为方便提供运用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采用灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。

1.2档案分类、归档范围及保管期限表

一级
类别
类目
编号
类目名称
基本范围
保管
期限
备注
行
政
管
理
类

0
股权管理
1. 公司章程及修正案；
2. 股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定；
3. 股本结构及相关权益的拟定调整、股东红利分派等

永久

4. 董事长出具的授权委托书、证明、函等
视文献有效期限

权证
1. 非现行使用的营业执照、组织机构代码证、商标证、税务登记证、资质证书及工商资质申报资料；
永久

公司沿革
本公司机构设立、撤并、名称变更、组织沿革、大事记
永久

行政文献
1. 本公司向上级单位报送的行政类请示及批复，现平级单位的函等，支下级请求或报告的批复等。
2. 公司与外单位的法律纠纷诉讼案资料，劳动协议纠纷案件资料等。
3. 规章制度、规范性文献，上级单位下发的规范性文献
长期

4. 与外单位签订的行政类协议、协议；
5. 本公司发文。
短期

会议活动
1.各类会议、文娱活动的告知。
短期

2. 政府重要领导人、知名人事视察本公司的题词；3.总办公会议记录、纪要；
3. 其它重要行政专题会议纪要、记录。
长期

资产设备
自有产权房产证、土地证原件（复印件）、购房协议
2.固定资产购置与租赁审批、登记卡（簿）、清单、使用说明书、交接凭证；
永久

3.房屋租赁协议
长期

人事劳资
1. 员工名册（每月）、公司任免文献；
永久

2. 人员录用、转正、调配、退休、考核晋升等申批记录、聘用、奖惩文献；
长期

3. 劳动工资年报、分派方案、员工职称、社保材料

一级
类别
类目
编号
类目名称
基本范围
保管
期限
备注

4.员工教育培训记录
短期

经
营
管
理
类
1
综合类
1.借贷、担保、信用协议（资金类）
长期

2.公司宣传册、刊物、产品楼书、广告、宣传报道的定稿及样本；
3.产品定价、调价请示及批复，
4.各类记录报表
永久

5.社区交接验收记录、交接明细表；
6.重要投诉解决记录、客户关系管理记录；
长期

7.营销策划书、展会等促销活动记录、购房优惠审批记录、房屋交货验收记录。
短期

销售协议类
1.商品房买卖协议；商品房补充协议；车库买卖协议；协议等
2.产品说明书
3.质量保证书；
4.明码标价书等

永久

建
设
工
程
类
2
建设工程

1.本公司开发的所有楼盘的竣工资料和竣工图（电子文档）
2.在建工程的前期和与工程施工同步的一系列资料
3.市政工程招投标资料、竣工资料和竣工图
（电子文档）

永久

会
计
档
案
类
3
会计档案
1.会计凭证类、会计账簿、财务报表、财务相关制度等；
2.审计报告、清算资料、会计年度预结算、种类记录月、年报及分析、公司年检报告、成本管理材料、经济核算及依据材料等
按保管期限规定

特
种
载
体
类
4
声像档案
1. 政府重要领导人、知名人事视察本公司形成的声像资料；
2. 本公司有关人员参与外界组织的重要会议，会见以及外事活动形成的声像资料；
3. 本公司组织的重要会议、活动、比赛、表彰等形成的声像资料；
记录本公司重大项目、经典楼盘建设及竣工的声像资料；其他楼盘的调研资料；
4. 本公司广告宣传活动、产品推荐会的声像资料；
5. 本公司每次总办会录音资料等。
永久

一级
类别

类目
编号

类目名称

基本范围

保管
期限

备注

特
种
载
体
类

电子档案

1. 本公司OA系统中形成的永久和长期类文献（与纸质文献同）；
2. 工程建设中形成的材料；
3. 本公司使用的各种数据文献；
4. 本公司设备运营中所需要的操作系统；
5. 公司在重要外事、文娱活动、产品宣传活动中形成的材料；
6. 公司每次总办会的PPT

永久

实物档案
各种荣誉证书、奖状、奖牌、锦旗等
永久

说明:本表供子公司（版板）参考执行，也可根据实际情况自行调整或另行制订

二、管理方法
2.1归档文献整理办法
2.1.1目的
为适应档案现代化管理的需要，规范简化归档文献整理工作，提高档案工作的效率和质量，根据国家档案局《归档文献整理规则》（DA/T22-2023）、《归档文献整理工作指南》(ISBN7-5000-6444-6)，结合浙江环球集团公司具体情况，特制定本办法。
2.1.2合用范围
本办法合用于浙江环球集团公司、各子公司办公文献归档的整理。
2.1.3定义
（1）归档文献--是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文献材料。
（2）归档文献整理--是将归档文献以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
（3）件--是指归档文献的整理单位。一般以每份文献为一件，文献正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
2.1.4管理职责
（1）集团档案室负责归档文献整理工作的指导、检查。
（2）各子公司职能部门负责归档文献的整理和归档工作。
2.1.5整理规定和整理范围
（1）遵循文献的形成规律，保持文献之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和运用。
（2）反映本单位职能活动，具有查考运用价值的文献材料均应整理归档。执行《档案分类、归档范围与保管期限表》。
2.1.6整理
（1）质量规定
①归档文献应齐全完整。已破损的文献应予修整，笔迹模糊或易退变的文献应予复制。
②整理归档文献所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护规定。
（2）装订、分类、排列、编号、编目
①装订
归档文献应按件装订。
A.装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
B.装订时，尽量保持文献的原始面貌。采用左上角装订，应将左、上侧对齐；采用左侧装订，应将左、下侧对齐。用线或无酸纸封套等符合档案保护规定的材料。
②分类
A.归档文献按照公司档案分类方案进行分类。即：问题—年度—保管期限，其中问题内只设一级类目。
B.形成的文献数量少，内部机构设立简朴的小单位可简化分类方案。归档文献可以采用年度、机构(问题)、保管期限等特性进行分类，或将上述特性结合使用。
C.每个立档单位内的归档文献只能采用一种分类方案，同一全宗应保持分类方案稳定。
③排列
归档文献应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要限度等排列。会议文献、记录报表等成套性文献可集中排列。
④编号
归档文献应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文献首页上加案卷封面（见附表一），并填写相关内容。填写归档章时应使用符合档案保护规定的书写材料。
A.件数；案卷内文献数。
B.年度：文献形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“自2023年01月至2023年12月”。
C.保管期限：归档文献保管期限的简称或代码。简称“永、长、短”，代码为“Y、C、D”。
D.页数：每一件归档文献的页数。文献中有图文的页面为一页。当归档文献上有页码时，无需重编；当归档文献上无页码时，需要编页码。一般使用阿拉伯数字，每件从“1”开始流水编制，正页编在文献的右下角，反页编在文献的左下角。
E.归档号：文献的分类编号。
⑤编目
归档文献应依据浙江环球集团公司档案分类方案和室编件号顺序编制归档文献目录。归档文献应逐件编目；来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文献目录(见附表二)设立顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注项目。

卷内文献目录 附表二
顺序号
文 号
责任者
题名
日期
页号
备注

A.顺序号：填写卷内文献顺序号。一个文献一个号。
B.责任者：制发文献的组织或个人，即文献的发文机关或署名者。填写责任者项时使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。
C.文号：文献的发文字号。填写文号项时应照实抄录，不能省略。
D.题名：文献标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。
E.日期：文献的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2023年9月9日，标注为“20230909”。
F.页号：每一件归档文献的页号。
G.备注：注释文献需说明的情况。
（3）纸张尺寸、编制封面、电子版归档
①归档文献目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
②归档文献目录应装订成册并编制封面，目录编制成册的方式与分类方案一致。归档文献目录封面设立全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
③各子公司档案部门应同时保存归档文献目录的电子版，并以年度为单位将归档文献目录刻制光盘保存。
（4）装盒
将归档文献按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度、保管期限、机构(问题)的归档文献不应放入同一档案盒内，装不满一盒时，应通过使用不同厚度的档案盒来解决，使文献不至弯曲受损。
① 档案盒尺寸、著录项
A.项基本原则档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设立为20mm、30mm、40mm、50mm等。
B.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设立全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等项。其中，起止件号填写盒内第一件文献和最后一件文献的件号，中间用“一”号连接；盒号即：档案盒的排列顺序号，没有进馆任务的公司可不用填写。
②备考表（见附表三）
A．备考表置于盒内文献之后，项目涉及盒内文献情况说明、整理人、检查人和日期。
B．盒内文献情况说明：填写盒内文献缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
C．整理人：负责整理归档文献的人员姓名。
D．检查人：负责检查归档文献整理质量的人员姓名（子公司为各办公室主任）。
E．日期：归档文献整理完毕的日期。

2.2 员工人事档案管理办法

2.2.1 总 则
（1）为加强公司职工档案管理，有效地保护和运用档案，提高科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
（2）公司职工档案是公司人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文献材料。
2.2.2 机构和职责
（1）集团公司职工档案由集团公司人力资源职能机构管理。子公司（版块）职工档案由其办公室管理。
（2）职工离职、退休后，其档案由原所在公司（版块）在手续办妥5日内移交集团人力资源部保管，并需装订成册放入专门的档案盒。人力资源部每月的25号前移交集团档案室保管。
（3）公司职工档案管理部门的职责：
①保管职工档案；
②收集、鉴别和整理职工档案材料；
③办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
④登记职工工作变动情况；
⑤为有关部门提供职工情况；
⑥做好职工档案的安全、保密、保护工作；
⑦定期向集团档案室移交档案（指离职、退休）。
⑧办理其它有关事项。
2.2.3 档案的内容
（1）公司职工档案的内容和分类：
①履历材料；
②自传材料；
③鉴定、考核、考察材料；
④评估岗位技能和学历材料(涉及学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评估技能的考绩、审批等材料)；
⑤政审材料；
⑥参与中国共产党、共青团及民主党派的材料；
⑦奖励材料；
⑧处分材料；
⑨招用、劳动协议，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；
⑩其他可供公司参考的材料。
2.2.4 职工档案材料的编目
每卷职工档案必须有具体的档案材料目录。
（1）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。
（2）每类目录之后，须留出适量的空行（6-10行），供补充档案材料时使用。
（3）目录填写要对的，笔迹要工整美观。
（4）填写目录后，要检查核对，做到准确无误。
（5）目录各栏目的填写。
①类别的填写。类号用汉字，顺序号用阿拉伯数字填写。如：第一类履历材料用汉字“一”表达、第一类材料的第一件用阿拉伯数字“1”表达。
②材料名称的填写。根据材料题目填写材料名称。无题目的材料，应拟定题目；材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的重要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。
③材料形成时间的填写。一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。
④.材料份数的填写。以每份完整的材料（涉及正文和附件）为一份，用阿拉伯数字填写。
⑤材料页数的填写。填写材料的实际页数。　　
2.2.5公司职工档案材料的技术加工
为便于装订、保管和运用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其重要方法：
　 （1）对超过A4规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤笔迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。
（2）对破损、卷角、折皱和小于A4规格的档案材料，要进行裱糊。裱糊用的衬纸，必须采用白纸；浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张；裱糊后的档案材料要晾干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤。
（3）对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须加边，保证装订，不压字、不损害材料内容。
（4）拆除档案材料上的大头针、回引针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。
2.2.6公司职工档案材料装订
每个职工的档案材料，必须装订成卷，做到案卷整齐、平整、装订牢固，具体方法：
（1）目录置于卷首，材料排列顺序与目录相符。
（2）将目录与材料核对无误。
（3）理齐档案材料。材料条件好的应做到四边整齐，条件较差的，以左边和下边两边为齐。
（4）打孔。在材料左侧1.5厘米处竖直等间距打三个孔，孔距7.3厘米，用专用档案装订线装订。
（5）使用国家统一规定的标准职工档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名。
（6）装盒。将装订好的案卷装入职工档案盒中，填写姓名、档案号和籍贯。
（7）职工档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查。
2.2.7公司职工档案书写质量规定
公司职工档案必须保证书写质量，笔迹要工整、清楚，使用碳素墨水或黑色签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案永久保管的书写材料。
2.2.8整理工作的注意事项
公司职工档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《公司档案管理制度》。
（1）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。 
（2）不得擅自解决或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以解决。
（3）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止损毁、丢失档案材料和泄露档案内容，保证档案安全。
（4）后续档案材料的整理。后续职工档案材料，每三个月整理一次，将材料内容填写到相应的目录中，并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内，将材料装订到案卷中。
2.2.9 档案的收集、保管和销毁
（1）人力资源职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩、薪酬等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
（2）立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经有关领导审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
（3）公司职工档案材料统一使用A4规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
（4）按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。
（5）集团人力资源职能机构按2.2.3内容结合现有职工人事档案的具体内容制作目录。各子公司（版块）参照。
（6）严禁任何人私自保存别人档案或运用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严厉解决。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法解决。
（7）职工档案管理部门应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
2.2.10 档案的提供运用
因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
(1)外单位人员查阅档案应凭盖有单位公章的介绍信。
(2)档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经游总或潘总批准，严格履行登记手续，并按期归还。
(3)任何个人不得查阅或借用本人的档案。
(4)因工作需要从档案中取证的，须请示游总或潘总签字批准后才干复制办理。

2.3建设工程档案管理办法

　　2.3.1目的
为加强房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地为房地产管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市房地产管理法》、《建设工程文献归档整理规范》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，制定本办法。
　　 2.3.2定义
建设工程档案是指在工程项目的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2.3.3合用范围
本办法合用于浙江环球集团公司建设工程档案的管理。
2.3.4管理原则与管理职能　
(1) 管理原则
①建设工程档案管理工作以权属档案管理为核心，遵循统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。
（2）管理职能
①浙江环球集团公司负责制定建设工程档案管理办法，指导和监督房产公司的工程项目档案管理工作。
2.3.5归档范围按《建设工程文献归档范围》、结合工程实际。
建设工程文献归档范围
序
号
归档文献
保存单位和保管期限
建设
单位
施工
单位
设计单位
监理单位
城建
档案馆
工程准备阶段文献
一
立项文献

1
项目建议书
永久

√
2
项目建议书审批意见及前期工作告知书
永久

√
3
可行性研究报告及附件
永久

√
4
可行性研究报告审批意见
永久

√
5
关于立项有关的会议纪要、领导发言
永久

√
6
专家建议文献
永久

√
7
调查资料及项目评估研究材料
长期

√
二
建设用地、征地、拆迁文献

1
选址申请及选址规划意见告知书
永久

√
2
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
永久

√
3
拆迁安顿意见、协议、方案等
长期

√
4
建设用地规划许可证及其附件
永久

√
5
划拨建设用地文献
永久

√
6
国有土地使用证
永久

√
三
勘察、测绘、设计文献　

1
工程地质勘察报告
永久

永久

√
2
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查　
永久

永久

√
3
建设用地钉桩告知单（书）
永久

√
4
地形测量和拔地测量成果报告
永久

永久

√
5
申报的规划设计条件和规划设计条件告知书
永久

长期

√
6
初步设计图纸和说明
长期

长期

7
技术设计图纸和说明
长期

长期

8
审定设计方案告知书及审查意见
长期

长期

√
9
有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文献或取得的有关协议。
永久

√
10
施工图及其说明
长期

长期

11
设计计算书
长期

长期

12
政府有关部门对施工图设计文献的审批意见
永久

长期

√
四
招投标文献

1
勘察设计招投标文献
长期

2
勘察设计承包协议
长期

长期

√
3
施工招投标文献
长期

4
施工承包协议
长期
长期

√
5
工程监理招投标文献　
长期

6
监理委托协议
长期

长期

√
五
开工审批文献

1
建设项目列入年度计划的申报文献
永久

√
2
建设项目列入年度的批复文献或年度计划项目表
永久

√
3
规划审批申报表及报送的文献和图纸
永久

4
建设工程规划许可证及其附件
永久

√
5
建设工程开工审查表
永久

6
建设工程施工许可证
永久

√
7
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
长期

√
8
工程质量监督手续
长期

√
六
财务文献

1
工程投资估算材料　
短期

2
工程设计概算材料
短期

3
施工图预算材料
短期

4
施工预算　
短期

七
建设、施工、监理机构及负责人

1
工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单
长期

√
2
工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单
长期

长期
√
3
工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单
长期
长期

√
监理文献
1
监理规划

（1）
监理规划
长期

短期
√
（2）
监理实行细则
长期

短期
√
（3）
监理部总控制计划等
长期

短期

2
监理月报中的有关质量问题
长期

长期
√
3
监理睬议纪要中的有关质量问题
长期

长期
√
4
进度控制

（1）
工程开工/复工审批表
长期

长期
√
（2）
工程开工/复工暂停令
长期

长期
√
5
质量控制

（1）
不合格项目告知
长期

长期
√
（2）
质量事故报告及解决意见
长期

长期
√
6
造价控制　

（1）
预付款报审与支付
短期

（2）
月付款报审与支付
短期

（3）
设计变更、洽商费用报审与签认
长期

（4）
工程竣工决算审核意见书
长期

√
7
分包资质

（1）
分包单位资质材料
长期

（2）
供货单位资质材料
长期

（3）
实验等单位资质材料
长期

8
监理告知

（1）
有关进度控制的监理告知
长期

长期

（2）
有关质量控制的监理告知　
长期

长期

（3）
有关造价控制的监理告知　
长期

长期

9
协议与其他事项管理

（1）
工程延期报告及审批
永久

长期
√
（2）
费用索赔报告及审批
长期

长期

（3）
协议争议、违约报告及解决意见
永久

长期
√
（4）
协议变更材料
长期

长期
√
10
监理工作总结

（1）
专题总结
长期

短期

（2）
月报总结　
长期

短期

（3）
工程竣工总结　
长期

长期
√
（4）
质量评价意见报告
长期

长期
√
施工文献
一
建设安装工程

（一）
土建（建筑与结构）工程

1
施工技术准备文献　

（1）
施工组织设计
长期

（2）
技术交底
长期
长期

（3）
图纸会审记录
长期
长期
长期

√
（4）
施工预算的编制和审查
短期
短期

（5）
施工日记
短期
短期

2
施工现场准备

（1）
控制网设立资料
长期
长期

√
（2）
工程定位测量资料　
长期
长期

√
（3）
基槽开挖线测量资料
长期
长期

√
（4）
施工安全措施
短期
短期

（5）
施工环保措施
短期
短期

3
地基解决记录

（1）
地基钎探记录和钎探平面布点图
永久
长期

√
（2）
验槽记录和地基解决记录
永久
长期

√
（3）
桩基施工记录
永久
长期

√
（4）
试桩记录
长期
长期

√
4
工程图纸变更记录

（1）
设计会议会审记录
永久
长期
长期

√
（2）
设计变更记录　
永久
长期
长期

√
（3）
工程洽商记录
永久
长期
长期

√
5
施工材料预制构件质量证明文献及复试实验报告

（1）
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料实验汇总表
长期

√
（2）
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文献
长期

√
（3）
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试实验报告　
长期

√
（4）
预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、实验记录
长期

√
（5）
工程物质选样送审表
短期

（6）
进场物质批次汇总表
短期

（7）
工程物质进场报验表
短期

6
施工实验记录

（1）
土壤（素土、灰土）干密度实验报告
长期

√
（2）
土壤（素土、灰土）击实实验报告　
长期

√
（3）
砂浆配合比告知单
长期

（4）
砂浆（试块）抗压强度实验报告　
长期

√
（5）
混凝土配合比告知单
长期

（6）
混凝土（试块）抗压强度实验报告　
长期

√
（7）
混凝土抗渗实验报告
长期

√
（8）
商品混凝土出厂合格证、复试报告
长期

√
（9）
钢筋接头（焊接）实验报告
长期

√
（10）
防水工程试水检查记录
长期

（11）
楼地面、屋面坡度检查记录
长期

（12）
土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗实验报告汇总表
长期

√
7
隐蔽工程检查记录

（1）
基础和主体结构钢筋工程
长期
长期

√
（2）
钢结构工程
长期
长期

√
（3）
防水工程
长期
长期

√
（4）
高程控制
长期
长期

8
施工记录

（1）
工程定位测量检查记录
永久
长期

√
（2）
预检工程检查记录
短期

（3）
冬施混凝土搅拌测温记录　
短期

（4）
冬施混凝土养护测温记录　
短期

（5）
烟道、垃圾道检查记录
短期