档案管理手册.doc
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1、档案管理手册(试行版) 目 录一、分类方案1.1档案分类方案1.2档案分类、归档范围与保管期限表二、管理办法2.1 归档文献整理方法2.2 员工人事档案管理办法2.3 建设工程档案管理办法2.4 声像档案管理办法2.5 会计档案管理办法三、规章制度3.1 档案保密制度3.2 档案保管制度3.3 档案记录制度3.4 档案运用查阅制度3.5 档案鉴定制度3.6 档案销毁制度3.7 档案库房管理制度3.8 档案防火安全制度3.9 档案管理的工作流程四、其它附表一 案卷封面附表二 卷内文献目录附表三 备考表附件四 声像档案目录附表五 案卷封面附表六 卷内目录一、分类方案1.1档案分类方案1.1.1目的
2、为了加强浙江环球集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理,促进档案信息的开发运用,根据公司档案管理规定,使档案资源更好地为公司生产经营服务,结合档案管理工作的实际情况,特制定本分类方案。1.1.2合用范围本方案重要合用于浙江环球集团公司集团本部。档案的分类整理、组织案卷和排架管理,是各子公司(版块)档案分类的基本依据。可参照执行。 1.1.3定义(1)公司档案-是指公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种形式的文献材料。(2)类号-是指类目的标记符号。用以表达类目在分类体系中的位置和排列顺序。1.1.4管理职责(1)浙江环球集团公司行政部负责制定公司档案分
3、类方案。(2)浙江环球集团公司所属各子公司参照执行公司档案分类方案。1.1.5分类原则(1)浙江环球集团公司公司档案分类原则是以公司所有档案为对象,依据公司管理职能,结合公司档案构成的内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,既可满足公司档案分类管理的需要,又适当考虑了此后发展的需要,具有一定的包容性和延伸性,便于科学管理和开发运用。(2)浙江环球集团公司公司档案分类以办公职能为基础,类目设立考虑了公司档案的实际情况。为了便于管理运用,本方案只设到二级类目。二级以下类目的设立,根据有关规定或实际情况可自行调整。1.1.6类目的设立(1)浙江环球集团公司公司档案分类设立五级类目。即:行政管理类、
4、经营管理类、建设工程类、会计档案类、特殊载体。一级类目应保持稳定,不得变动。(2)浙江环球集团公司公司档案分类二级类目按照公司管理职能和档案特点设立。档案分类、归档范围与保管期限表中所设二级类目是公司档案分类的基本二级类目,一般不予变动。(3)二级以下类目的设立,各子公司可根据有关规定和自身实际,参照档案分类、归档范围与保管期限表中基本范围自行拟定,一般不宜超过三级。(4)类目的级位表达上下位的从属关系。档案数量少的单位,可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。1.1.7分类方法(1)行政管理类的归档文献采用:问题年度保管期限进行分类。 (2)经营管理类的二级类目按工程程序设立,
5、三级类目按建设项目先后设立。(3)建设工程类的二级类目按工程开发先后顺序设立。(4)会计档案类的二级类目按文种设立。1.1.8标记符号(1)浙江环球集团公司公司档案分类中的类目的记符号,一律采用阿拉伯数字标记。(2)浙江环球集团公司公司档案分类一级类目阿拉伯数字标记。即:行政管理类 - 0经营管理类 - 1建设工程类 - 2会计档案类 - 3特殊载体- 4 1.1.9档号编制与排列(1)文书立卷以文献级排列,示例: 02. 2023-1 | | | | 案卷顺序号 | | | 年度 | | 二级类号 | 一级类号(2)文书以外按分类体系排列,示例: 1. 2. 4-1 | | | | 卷内顺序
6、号 | | | 三级类号 | | 二级类号 | 一级类号(3)行政管理类的归档文献以件为单位进行整理,编号排列方法为:归档文献在分类方法最低一级类目内,按事由结合时间、重要限度等排列。会议记录、纪要等成套性文献可集中排列。归档文献依分类方法和排列顺序逐件编号,在文献首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。 (4)经营管理类、建设工程类的编号排列方法为:均采用按大类流水分属类的排列方法,即在每个二级类目内按项目开发先后顺序编号排列。均不考虑案卷的保管期限与年度特性,以维护文献材料的系统和完整性,便于记录、鉴定、运用等工作。(5)会计档案类的编号排列方法:按大类分属类编号排列,即在会计档案类下
7、分别按财务报表、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列,每个二级类目内再分别按年度顺序排列。案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。(6)各类档案的案卷排列,均按该类档案分类编号体例依次排列,即按各类案卷顺序排列。个别公司由于档案形成规律和运用特点不同,为方便提供运用,在保持档案有机联系和成套性的原则下,可以采用灵活的排列方法,但必须做到系列规律,井然有序。1.2档案分类、归档范围及保管期限表一级类别类目编号类目名称基本范围保管期限备注行政管理类 0股权管理1. 公司章程及修正案;2. 股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定;3. 股本结构及相关权益的拟定调整、股东红利分派等永久4. 董事长
8、出具的授权委托书、证明、函等视文献有效期限权证1. 非现行使用的营业执照、组织机构代码证、商标证、税务登记证、资质证书及工商资质申报资料;永久公司沿革本公司机构设立、撤并、名称变更、组织沿革、大事记永久行政文献1. 本公司向上级单位报送的行政类请示及批复,现平级单位的函等,支下级请求或报告的批复等。2. 公司与外单位的法律纠纷诉讼案资料,劳动协议纠纷案件资料等。3. 规章制度、规范性文献,上级单位下发的规范性文献长期4. 与外单位签订的行政类协议、协议;5. 本公司发文。短期会议活动1.各类会议、文娱活动的告知。短期2. 政府重要领导人、知名人事视察本公司的题词;3.总办公会议记录、纪要;3.
9、 其它重要行政专题会议纪要、记录。长期资产设备自有产权房产证、土地证原件(复印件)、购房协议2.固定资产购置与租赁审批、登记卡(簿)、清单、使用说明书、交接凭证;永久3.房屋租赁协议长期人事劳资1. 员工名册(每月)、公司任免文献;永久2. 人员录用、转正、调配、退休、考核晋升等申批记录、聘用、奖惩文献;长期3. 劳动工资年报、分派方案、员工职称、社保材料一级类别类目编号类目名称基本范围保管期限备注 4.员工教育培训记录短期经营管理类1综合类1.借贷、担保、信用协议(资金类)长期2.公司宣传册、刊物、产品楼书、广告、宣传报道的定稿及样本;3.产品定价、调价请示及批复,4.各类记录报表永久5.社
10、区交接验收记录、交接明细表;6.重要投诉解决记录、客户关系管理记录;长期7.营销策划书、展会等促销活动记录、购房优惠审批记录、房屋交货验收记录。短期销售协议类1.商品房买卖协议;商品房补充协议;车库买卖协议;协议等2.产品说明书3.质量保证书;4.明码标价书等永久建设工程类2建设工程1.本公司开发的所有楼盘的竣工资料和竣工图(电子文档)2.在建工程的前期和与工程施工同步的一系列资料3.市政工程招投标资料、竣工资料和竣工图(电子文档)永久会计档案类3会计档案1.会计凭证类、会计账簿、财务报表、财务相关制度等;2.审计报告、清算资料、会计年度预结算、种类记录月、年报及分析、公司年检报告、成本管理材
11、料、经济核算及依据材料等按保管期限规定特种载体类4声像档案1. 政府重要领导人、知名人事视察本公司形成的声像资料;2. 本公司有关人员参与外界组织的重要会议,会见以及外事活动形成的声像资料;3. 本公司组织的重要会议、活动、比赛、表彰等形成的声像资料;记录本公司重大项目、经典楼盘建设及竣工的声像资料;其他楼盘的调研资料;4. 本公司广告宣传活动、产品推荐会的声像资料;5. 本公司每次总办会录音资料等。永久一级类别类目编号类目名称基本范围保管期限备注特种载体类电子档案1. 本公司OA系统中形成的永久和长期类文献(与纸质文献同);2. 工程建设中形成的材料;3. 本公司使用的各种数据文献;4. 本
12、公司设备运营中所需要的操作系统;5. 公司在重要外事、文娱活动、产品宣传活动中形成的材料;6. 公司每次总办会的PPT永久实物档案各种荣誉证书、奖状、奖牌、锦旗等永久说明:本表供子公司(版板)参考执行,也可根据实际情况自行调整或另行制订二、管理方法2.1归档文献整理办法2.1.1目的为适应档案现代化管理的需要,规范简化归档文献整理工作,提高档案工作的效率和质量,根据国家档案局归档文献整理规则(DA/T22-2023)、归档文献整理工作指南(ISBN7-5000-6444-6),结合浙江环球集团公司具体情况,特制定本办法。2.1.2合用范围本办法合用于浙江环球集团公司、各子公司办公文献归档的整理
13、。2.1.3定义(1)归档文献-是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文献材料。(2)归档文献整理-是将归档文献以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。(3)件-是指归档文献的整理单位。一般以每份文献为一件,文献正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。2.1.4管理职责(1)集团档案室负责归档文献整理工作的指导、检查。(2)各子公司职能部门负责归档文献的整理和归档工作。2.1.5整理规定和整理范围(1)遵循文献的形成规律,保持文献之间的有
14、机联系,区分不同价值,便于保管和运用。(2)反映本单位职能活动,具有查考运用价值的文献材料均应整理归档。执行档案分类、归档范围与保管期限表。2.1.6整理(1)质量规定归档文献应齐全完整。已破损的文献应予修整,笔迹模糊或易退变的文献应予复制。整理归档文献所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护规定。(2)装订、分类、排列、编号、编目装订归档文献应按件装订。A.装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。B.装订时,尽量保持文献的原始面貌。采用左上角装订,应将左、上侧对齐;采用左侧装订,应将左、
15、下侧对齐。用线或无酸纸封套等符合档案保护规定的材料。分类A.归档文献按照公司档案分类方案进行分类。即:问题年度保管期限,其中问题内只设一级类目。B.形成的文献数量少,内部机构设立简朴的小单位可简化分类方案。归档文献可以采用年度、机构(问题)、保管期限等特性进行分类,或将上述特性结合使用。C.每个立档单位内的归档文献只能采用一种分类方案,同一全宗应保持分类方案稳定。排列归档文献应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要限度等排列。会议文献、记录报表等成套性文献可集中排列。编号归档文献应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文献首页上加案卷封面(见附表一),并填写相关内容。填写归档章时应使用符合
16、档案保护规定的书写材料。A.件数;案卷内文献数。B.年度:文献形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如“自2023年01月至2023年12月”。C.保管期限:归档文献保管期限的简称或代码。简称“永、长、短”,代码为“Y、C、D”。D.页数:每一件归档文献的页数。文献中有图文的页面为一页。当归档文献上有页码时,无需重编;当归档文献上无页码时,需要编页码。一般使用阿拉伯数字,每件从“1”开始流水编制,正页编在文献的右下角,反页编在文献的左下角。E.归档号:文献的分类编号。编目归档文献应依据浙江环球集团公司档案分类方案和室编件号顺序编制归档文献目录。归档文献应逐件编目;来文与复文作为一件时,只对复
17、文进行编目。归档文献目录(见附表二)设立顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注项目。 卷内文献目录 附表二顺序号文 号责任者题名日期页号备注A.顺序号:填写卷内文献顺序号。一个文献一个号。B.责任者:制发文献的组织或个人,即文献的发文机关或署名者。填写责任者项时使用全称或通用简称,不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。C.文号:文献的发文字号。填写文号项时应照实抄录,不能省略。D.题名:文献标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“ ”号。E.日期:文献的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如2023年9月9日,标注为“20230909”。F.页号:每
18、一件归档文献的页号。G.备注:注释文献需说明的情况。(3)纸张尺寸、编制封面、电子版归档归档文献目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长宽为297mm210mm)。归档文献目录应装订成册并编制封面,目录编制成册的方式与分类方案一致。归档文献目录封面设立全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。各子公司档案部门应同时保存归档文献目录的电子版,并以年度为单位将归档文献目录刻制光盘保存。(4)装盒将归档文献按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度、保管期限、机构(问题)的归档文献不应放入同一档案盒内,装不满一
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