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北京机场饮食服务有限公司
采购管理手册

四月
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目 录
第一章 总则 2
第二章 组织职责分派 4
第三章 采购模式及原则 6
第四章 采购管理制度与标准 8
第一节 供应商的引进与管理 8
第二节 采购与验收 12
第三节 价格管理 15
第四节 采购招标管理 17
第五章 采购管理流程 22
第一节 原料采购申请流程图 22
第二节 物料采购申请流程 24
第三节 供应商引进流程 26
第四节 采购验收管理流程 28
第五节 价格变动程序 30
第六节 采购招标管理流程 32
附则 重要表单 34
1. 供应厂商调查表 34
2. 供应商样品检查表 35
3. 供应商业绩评价打分表 36
4. 供应商评价因素表 37
5. 供应商现场评审表 38
6. 供应商清单 39
7. 采购原料质量标准 40
8. 原料采购申请单 41
9. 提货单 43
10. 库存采购申请单 44
11. 物料采购申请单 45
12. 原料采价单 46

第一章 总则
第一条 目的
为了加强北京机场饮食服务有限公司（以下简称公司）采购活动的规范化，针对采购活动的各环节、各岗位管理，特制定本手册。
第二条 使用对象
公司采购储运部、各分、子公司单店及相关作业人员的所有采购活动。
第三条 手册的管理
（一） 管理责任
公司规划经营部负责手册的发放、借阅、回收和手册版本等的管理工作。采购储运部负责本手册的执行、修订和完善，对手册的内容拥有解释权。
（二） 发放管理
规划经营部通过建立手册发放、借阅、回收的登记记录来实现对手册的管理。发放按照规定的范围执行，采购储运部、规划经营部发放完整手册，其他部门和人员根据业务需要提出申请经规划经营部经理审批，可领用与其作业相关的部分。
（三） 版本管理
规划经营部负责本手册版本管理。版本号为：版次/修订号。手册初始发布版本为A/0版。以后年度内对手册相关内容每进行一次调整时，修订号递增，同时在手册的修改记录中加以记录。修改内容以补充文献的形式向相关部门发布。补充文献规定进行编号管理，发放范围及发放回收管理与手册管理相同。
手册每年12月底，由规划经营部组织一次修订，届时将年内所有补充文献修改内容，分类归并到手册各章节。同时版次向上升一级（例如由A到B）。规划经营部负责收回所有发出的原版本文献，加盖作废印章，同时发放新版本文献。
（四） 保密规定
手册的保管和使用应作好保密工作。严禁私自对手册进行拷贝和复印。如工作需要可以办理申请，由规划经营部审批后，进行借阅或领用。

第二章 组织职责分派
第四条 组织结构

第五条 总经理职责

1. 负责公司采购管理制度的审批；
2. 负责公司采购工作计划、费用预算、采购协议等的审批；
3. 负责各类供应商的最终审批拟定；
4. 负责各类高档原材料采购的审批。
第六条 采购管理委员会（以下简称采购委员会）为非常设机构，是由总经理、副总经理、规划经营部、采购储运部、厨政部、财务部和单店经理代表等人员组成。规划经营部经理作为采购委员会的牵头组织者，决定召集委员会会议还是采用联签形式，拟定供应商和采购价格。
采购委员会职责为：
1. 负责审议和批准采购管理制度，并监督执行；
2. 负责进行招标采购和议价采购中供应商的选择评审；
3. 审议和批准采购储运部编制标准原材料清单；
4. 负责审议拟定采购工作中采购价格、协议特殊条款和其他重大采购事项等；
第七条 采购储运部职责
（一） 经理
1. 负责组织制定和完善公司采购管理制度，监督制度执行情况；
2. 负责组织质量管理体系中采购管理程序的实行、监控和改善；
3. 监督各分、子公司采购管理，监控和指导其制度执行情况；
4. 组织和参与供应商的选择、考核、评审等工作，管理与供应商的关系；
5. 负责组织收集、整理供应商供货服务质量信息，为采购委员会定期考核评价供应商提供依据；
6. 负责组织采购协议的谈判、审核以及特殊条款提请采购委员会审议，和授权下的协议签订等工作；
7. 负责组织对原材料市场信息的跟踪，协助采购委员会进行价格决策；
8. 负责组织原料、物料申购计划的审核工作，组织平常采购工作；
9. 负责组织仓储管理工作，减少仓储成本，提高服务质量；
10. 负责组织采购工作中的食品原料安全管理。
（二） 采购管理员
1. 负责组织公司所需原料、物料市场行情的调查分析；
2. 根据单店采购申请和库存补充申请，编制采购计划，及时下单采购，组织采购实行；
3. 负责公司质量管理体系中采购管理程序平常运营的检查监督职责，检查采购表单记录填报的规范性、完整性；
4. 对供应商货品交期、质量和服务等进行监督控制；
5. 解决采购原料、物料品质和数量的异常事项；
6. 负责采购原料的食品安全管理；
7. 协助储运主管对存货进行筹划和控制，以保证正常的周转率和存货量。
（三） 采购员
1. 负责执行公司的采购工作制度、流程、标准，完毕平常的采购任务；
2. 按照采购申请定购相关原料，保证质量、规格、数量等对的无误；
3. 负责联系供应商解决退换货和其他验收不合格等事宜；
4. 负责采购工作中索证等工作；
5. 负责按照公司质量管理体系规定进行平常采购、填报保存采购记录。
第三章 采购模式及原则
第八条 公司下属各单位的采购工作，都必须按照公司采购制度规定的原则、流程和标准进行。公司采购储运部作为公司采购职能的管理部门，负责管理和监督各单位采购制度流程的执行情况。

第九条 关键原材料、统一采购
（一） 关乎公司品牌形象的布草、瓷片类、餐座椅等物料，统一由公司采购；
（二） 适合集中采购的、通用性的原料（例如：酒水饮料等），统一由公司采购；
（三） 公司采购储运部负责建立统一采购物料、原料清单，根据各单位实际情况，对有条件的下属单位逐步实行统一配送。
第十条 本地统一采购、外埠批准备案
（一） 公司本部及本地直营单店所需的原料、物料、设备都由采购储运部统一采购。采购价格由公司拟定。其它部门均无采购权。
（二） 外埠采购采用批准备案制度，下属分公司除第九条关键原材料以外的材料，可以按照公司采购管理制度规定的程序和规定，自行拟定供应商、商洽价格，上报公司批准备案后开始采购。分公司将有关供应商调查评审和定价的资料，上传公司采购储运部，由采购储运部检查、监督和指导其操作的规范性。
（三） 下属子公司在其董事会批准授权下，采购储运部对其行使指导、监督等管理职责。管理方式根据授权限度拟定。
第十一条 分类采购、周期定价
将采购的原料分为：果蔬鲜活类、干货冰冻、酒水烟茶等三大类（具体分类详见表4－1）。采购的物料是指公司经营所需的低值易耗品、办公用品、服装纺织品、固定资产等。
根据原料、物料的性质不同，其价格波动频率和幅度各自不同，从而采用不同的采购方式和变价机制。各自的订货价格在约定的周期内相对稳定，不再浮动变化。
第十二条 采购管理原则
（一） 优质优价。采购物品应本着“优质优价”的原则，对供应商必须通过“公平竞价、比质比价”的选择程序。优质优价是每一个采购人员必须严格遵守的工作准则，必须将这种意识渗透到每一种单品的采购中。
（二） 诚实守信。公司希望通过与供应商良好合作，实现真正的共赢。坚决杜绝采购人员、验收人员与供应商之间发生任何损害公司利益的行为。采购和验收人员都应恪守职业道德，为公司的共同利益而勤奋工作，诚实守信。
（三） 规范透明。公司致力于采购工作的规范化、透明化管理，最大限度的减少采购成本。采购不仅要仰仗于采购人员忠于职守，并且要依靠严格的制度、规范的程序来规范透明管理，将集中的权利分散化、隐蔽的权利公开化，保证公司的利益不受损害。
（四） 多家供货。原则上公司达成一定采购规模原材料的采购，都应有两家以上的合格供应商，保证供货的质量、价格的稳定性和良好的性价比。
（五） 信息通畅。公司发给各供应商的采购指令必须及时准确地传达，保质保量的完毕供应任务，并及时将到货信息传达至公司。各分、子公司单店的采购信息，必须按照规定及时地、如实地向公司采购储运部传递，以保证公司及时准确地掌握管控信息。
（六） 合理库存。公司的采购配送针对不同的原料、物料，适当保持一定的存货量，以保证机场突发事件和单店经营供应的稳定性。采购储运部组织拟定原料物料的安全库存量和采购时机、批次采购量等，达成既能满足应对突发事件和营业的需要，又能尽量减少资金占用。
（七） 采购监督。公司及下属单位的所有采购活动实行全过程、全方位的监督制度。在原料申购、供应商选择、价格拟定、质量验收、结算、付款等采购过程的每一环节都要有监督。监督方式由集体决策、财务审计、制度考核三管齐下，形成监督网。
第四章 采购管理制度与标准
第一节 供应商的引进与管理
第十三条 管理职责
供应商的选择拟定由公司采购委员会负责，采购储运部作为采购委员会的平常办事机构。负责对有供货意向的供应商进行初审，考察认定其资格，搜集、汇总、整理供应商的相关信息，提交采购委员会决策。负责在平常采购中记录供应商业绩，对供应商进行定期考核、评价和淘汰。
第十四条 成为公司的供应商必须满足以下基本条件：
（一） 持有规定的资质证书，是独立法人实体或具有经营资格的个体经营者；
（二） 财务状况良好，公司资信良好；
（三） 具有严格的质量、安全管理措施，有良好安全记录，未发生重大质量和安全事故；
（四） 其经营的商品符合国家质量、卫生、食品安全、检查检疫等相关标准和规定，具有国家权威机构颁布的合格证书；
（五） 乐意为公司提供优良的商品与服务，实现采供双方共赢。
供应商具有以下条件可以优先考虑：
（一） 承担过大型特级餐饮公司原料供应相关工作，具有良好工作业绩记录；
（二） 具有较强的质量、服务、价格和交付保障能力；
（三） 具有优质的农副产品、肉禽等原材料供应基地（合作也可）；
（四） 具有大型保鲜库房、运送车辆等设施；
第十五条 供应商引进的时机
平常采购在现有供应商范围内进行。但出现以下情况就需要重新拟定新的供应商。
（一） 原有供应商业绩考核不佳或现场评审不合格即将被淘汰，需要增长新的供应商。
（二） 开发新产品和技术改造需用新物资。
（三） 新供应商的物资更适合公司的需求。
（四） 公司采购委员会认为需要引进新供应商的其他情形。
第十六条 新供应商引进的方式
新供应商引进的方式分为招标采购和询价比价采购两种。满足以下条件采用招标采购形式选择供应商，达不到以下条件的采用询价比价方式拟定。
（一） 一次采购金额超过 10 万元的设备设施。
（二） 公司统一采购的酒水、饮料和服装、布草等物料的定制。
（三） 一年内累计采购金额超过 300 万元的物料类别。
（四） 采购委员会认为需要招标拟定的原料供应商时。
招标采购引进供应商的程序详见第四节。
第十七条 询价比价引进供应商的程序为：
（一） 进行供应厂商调查，开发潜在供应商；
采购储运部应密切关注餐饮原材料供应市场动态及产品质量，搜集市场信息，与符合公司规定的厂商进行接洽，考察和审查其资信情况和资格条件。调查内容填报《供应厂商调查表》（附件1）；
对于上门推销的新品，由采购储运部评估其是否适合单店经营，决定是否引进，必要时征求单店和厨政部的意见。对于需要引进的，考察、接洽供应厂商，填报《供应厂商调查表》。
（二） 检查厂商提供的样品；
申请成为公司的供应商，在通过资格审查后应提供样品以供评审。提供样品同时应附带完整的质量规格、等级说明、自检报告或合格证明等资料。送检的样品应通过单店试用和厨政部的质量检查和评价认可。分别填写《供应商样品检查表》（附件2）中试用意见和检查情况相关内容，并由厨政部给出评价结论。
（三） 询价与比价
1. 采购储运部应根据充足了解公司所购物资的品名、规格、质量规定及其他特别规定。采购人员向供应商具体说明采购质量规定、采购批量、交货期、交货地点、付款方式等，规定对方按期提交合理的报价；
2. 为了方便采购委员会拟定供应商，采购储运部对于具有一定批量的同规格产品，至少应征得三家以上供应商的报价，或者其他替代品的报价。
3. 采购储运部应进行认真的市场价格调研，充足考虑市场供求、采购批量、采购质量规定等因素对价格的影响，进行具体的成本分析，设定议价目的，做好价格洽谈的准备工作。
4. 采购储运部与各供应商进行商务洽谈，针对双方的交易条件进行议价，争取最佳交易条件。评审通过样品检查合格和询价比价后，由采购储运部提交相关记录、比价结论和选择建议，给公司采购委员会作为选择供应厂商的参考。
5. 采购委员会审查采购储运部提交的供应商调查和询价比价相关资料，选择拟定供应商。选择的依据涉及：供货质量规格的合用性、商品性价比、资信实力、服务保障能力、付款方式等。
（四） 签订采供协议。
1. 由采购储运部与拟定的供应商起草采供协议。协议中明确双方的权力义务，明确约定采购的原料标准、双方议定事项、违约责任等条款。协议中的折扣、促销等特殊条款的拟定需要提请采购委员会审议决定。
2. 对于供货信誉好、资信度高的供应商，公司的采购储运部可以与其签订长期（以一年为限）供货协议，以保证供应商的稳定。
3. 假如是代理商，须与其签署质量保证协议。
4. 草拟好的采购协议应提交公司法律顾问审核后，报请总经理审批生效。总经理可授权采购储运部经理直接签订例常性采购协议。
第十八条 供应商的业绩考评
（一） 采购储运部根据采购验收记录，每季度对供应商进行一次业绩评价，组织采购人员、单店人员和储运库房人员等共同参与，按照供应的单品评价打分，填写《供应商业绩评价打分表》（附件3），再计算出各供应商的平均分。供应商的考评标准因素参见《供应商评价因素表》（附件4）。
（二） 根据打分将供应商划分为“A、B、C、D”不同等级，定期更新供应商质量档案，并对供应商实行分类管理：
1．得分在90～100分者为A级，为优秀供应商，同样情况下可加大采购量。
2．得分在70～89分者为B级，B级为合格供应商，可正常采购。
3．得分在50～69分者为C级，C级为应辅导供应商需进行指导，减量采购或暂停采购。
4．得分在49分以下者为D级，D级为不合格供应商直接予以淘汰。
（三） 每年有三次以上评为A级的供应商，年终公司将授予“优秀供应商”的称号，同时给予一定的奖励。奖励方案由采购储运部经理提出专题报告，经总经理审批后实行。
第十九条 供应商现场评审
（一） 采购储运部定期组织对供应商进行全面现场评审，对供应商的质量、食品安全、服务管理等管理体系、保证能力等进行现场的考察评审。评审完毕填写《供应商现场评审表》（附件5）。评审的周期一般一年一次，在以下情况时可以临时增长评审次数：
1. 假如供应商在供应工作中多次出现差错，需要对其管理控制体系及成效重新认证时；
2. 在本地区内、相关行业内发生重大公共卫生事件，公司认为有必要对关联公司进行评审时；
（二） 对供应商的现场评审结束后，采购储运部将评审结果和典型事例告知供应商。评审得分局限性70分时，采购储运部要给供应商提出改善规定和期限，在规定的时间内不能改善的采购储运部可以提出淘汰该供应商建议。
第二十条 供应商的淘汰与降级
（一） 假如供应商出现供货不合格或供货不及时现象时，采购储运部告知其进行整改。出现两次质量波动或供货不及时事故时，供应商等级降一级。整改不及时或原C级供应商再次降级，视对单店经营影响情况对其处以1000－50000元的罚金或直接取消其供货资格。
（二） 对于通过供应商现场评审中发现有以下问题的，予以淘汰。
1. 评分70分以下需要整改的供应商，在规定的时间内仍不能对提出问题进行改善的；
2. 得分局限性50分时的供应商直接淘汰。
第二十一条 建立供应商档案
（一） 采购储运部负责建立供应商档案。对每个选定的供应商必须保持完整的供应商档案。对于每季度的考核评价在《供应商清单》（附件6）中记录其评价等级。
（二） 供应商档案涉及：《供应商调查表》、《供应商清单》、《供应商业绩评价打分表》和《供应现场评审表》、供应商所提供的合格证明、报价表及相关资料。
（三） 供应商档案由采购管理员负责管理，其别人员未经采购储运部经理允许，不得随便查阅。
第二节 采购与验收
第二十二条 采购规范的建立
公司的采购规范涉及采购原料技术标准、标准物料清单等
（一） 采购原料技术标准：是对涉及原料质量、规格、等级等原料参数的明确规定，由公司厨政部负责制定。厨政部应组织编制和定期修订公司厨政系统统一的技术手册，对所需各种原材料的技术规定给出明确的描述（格式参见附件7），为采购工作的询价、订货、验收、退换货等提供明确的操作标准。
（二） 标准原材料清单（BOM）是对物料进行统一的归类，明确采购的品牌、质量、规格参数和单耗等，同一类物料的品种、质量等级、产地和生产厂家、包装应尽量统一，减少单品采购的品种规格数量，便于规模采购，减少成本。标准物料清单由采购储运部负责拟定，提交公司采购委员会讨论拟定。
（三） 库房需要储存原料、物料的品种、数量，由储运主管提出，报部门经理审批决定。
储运主管会同采购管理员、仓库管理员根据各单店经营消耗情况、各种库存原物料采购周期的历史数据情况，共同制定各种库存原料物料的安全库存量和采购点、单次采购量等，满足保证经营需要，达成库存最优。
第二十三条 采购申请与审批
公司各部门所有的物资采购都必须填具采购申请单，办理审批手续。
（一） 采购申请的提出
1. 单店天天需要采购果蔬鲜活类原料、以及在库房不设库存的其他原料时，单店填报《原料采购申请单》（参见附件8），经厨师长审批后，在16：00之前传报采购储运部。高档原料上报总经理审批。
2. 单店需要的库存原料，直接填报《提货单》（参见附件9），餐食类原料经厨师长审批，其他原料经单店经理审批后，交库房办理领用出库手续。
3. 库管员对库房库存原料、物料的数量进行监控，保证安全库存，需要补充时由库管员提出《库存采购申请单》（参见附件10）。
4. 物料采购由使用部门根据经营状况和需要，提出采购申请，填报《物料采购申请单》（参见附件11），经店经理审核后上报规划经营部、总经理审批。
（二） 采购申请的审批
1. 在标准采购清单内，单店平常经营所需原料的采购申请，原料直接由采购管理员负责审核后，即行组织采购。
2. 未列在标准清单中原料的采购申请，需要一方面提交公司厨政部的审批后，报采购储运部经理审批，采购管理员组织采购。
3. 各种物料和高档原料的采购申请应提前一周提出申请，提交公司总经理负责审批，为采供储运部预留采购周期。
（三） 采购申请的变更
采购储运部如接到使用部门撤消或调整《采购申请单》的变更告知时，应优先解决，及时告知供应商并在采购计划中予以调整。由于采购申请变更所导致的损失和责任由使用部门负责。
第二十四条 订购
（一） 《采购申请单》审批无误后，采购人员即向供应商发送采购指令。具体说明采购原料、物料的规定。采购人员应规定供应商及时对所采购原料、物料能否保质保量供应予以确认；
（二） 对于无法保证按照质量、数量和期限的规定准时交货的原料、物料，采购部门应与供应商充足沟通，了解因素，督促其想方设法保证供应；的确由于客观因素无法保证时，采购储运部必须及时告知申购单位，同时采用相应的补救措施。
（三） 采购人员应向供应商索取必要的合格证明、使用说明等资料。
第二十五条 紧急采购
（一） 当机场临时出现大面积飞机停飞、晚点延误等紧急状况导致客流激增时，采购部门需要紧急采购以满足单店经营需要，完毕机场餐饮的服务任务；由单店拟定紧急采购的品种数量，店经理通过电话告知采购储运部采购管理员，说明紧急情况，立即组织采购。需要审批的环节通过电话请示得到批准，事后办理《采购申请单》。
（二） 在当天提交的《采购申请单》中未申报的原料采购事项，假如确属紧急需求的，由单店经理电话告知采购管理员，经审查后先行采购，事后补办《采购申请单》。
（三） 采购管理员接到紧急采购请求时，即行安排采购。采购人员与供应商联系，按照单店规定的到货时间、数量，规定供应商备货送货。假如现有供应商不能保证及时供货，可以在现有供应商之外临时购买，采购管理人员可以参考现行价格，免经询价比价手续，但紧急采购的供应商也必须是符合公司相关规定，同时采购的货品也需具有检查检疫等合格证明。
第二十六条 验收入库
（一） 采购到货后必须通过验收合格签字，才干办理入库手续。
（二） 不设库存原料（果蔬鲜活类）的验收，由采购员、使用部门、库管员三方共同进行，现场确认，三方一致认定合格，签字后方可入库。假如验收中三方不能达成一致时，提交厨政部进行仲裁。
（三） 库存原料、物料必须通过验收才干入库。验收由采购员、库管员共同进行。一致批准合格，经双方签字入库。必要时由采购人员邀请使用部门参与验收。假如验收中出现分歧时，提交厨政部（原料）、或规划经营部（物料）进行仲裁。
（四） 验收的重要内容涉及采购原料、物料的数量、质量、规格、价格等与采购订单、协议和约定的标准是否一致，票据与实物是否相符。
（五） 验收中假如出现来料质量与采购标准不符、被鉴定为不合格时，由使用部门决定是否降级使用，可以降级使用时由采购人员与供应商交涉，拟定降价解决、换货或者退回。假如出现来料分量局限性时，由采购人员与供应商联系立即补齐。
（六） 对于不需要的超量进货、未经批准采购的（非紧急采购）、质量或规格与采购规定不符的原料、物料，库管员有权拒收。对于价格和数量与采购单上不一致的及时进行纠正。
（七） 验货结束后库管员按照实际收货的重量、数量、单价和金额，填报《采购申请单》中验收栏目，验收人员在规定的地方签字。库管员办理入库手续，验收中如有不合格情况，应记录并汇总向上报告，作为供应商考核评价的依据。
第二十七条 付款结算
（一） 验收结束后库管员办理入库手续，录入员录入到货商品信息，储运结算员根据验收入库的数量汇总对帐，准确无误后每月25日前上报财务部；
（二） 到达约定的结算期后，供应商提交发票，由结算员审查发票台头、商品名称数量、金额及其它内容是否准确无误，是否需要扣款等。经储运主管和部门经理审批，到财务部办理结算手续。采购款项由财务部统一安排支付。
第三节 价格管理
第二十八条 价格管理职责
（一） 采购委员会负责拟定和调整公司采购所有原料和物料的价格。
（二） 采购储运部跟踪市场价格变化，组织共同采价询价，及时准确提供价格变动的信息，提出价格调整建议。
（三） 厨政系统派人与采购人员共同市场采价，及时了解市场行情，保证原料价格的监督和透明。
第二十九条 定价机制
（一） 果蔬鲜活类原料采用每周为一个周期拟定该类原料的供货价格。采购储运部根据市场行情的变化情况，向供应商发送报价告知。每周一采购委员会拟定本周的供货价格，从周二至下周一执行。
（二） 干货冻品类原料每月重新拟定一次价格。上月末最后一周周一拟定下一月该原料价格，价格从1日至31日执行。
（三） 酒水类原料价格相对稳定，一般年度内保持价格不变，在采购协议中拟定采供价格。但如遇市场不可预测因素价格发生较大的波动（一般上下10％之内）。本着双方共盈的宗旨，另行议定价格，重新签订协议。
（四） 物料类价格每半年重新拟定一次。拟定的程序方法同上。
（五） 临时采购的各种材料，采用议价采购方式，由采购储运部与供应商商议拟定，拟定后直接采购实行，后报采购委员会备案。
表4－1
原料分类
种 类
价格特性
定价周期
果蔬鲜活类
水果、蔬菜、海鲜肉禽等
经常变化上下幅度大
每周重新拟定一次价格
干货冰冻粮油调味品类
冰冻、干货、粮油、调味品等
价格变化缓慢
每月拟定一次价格
酒水烟茶
酒水饮料、咖啡烟酒、茶糖等
价格基本稳定
协议约定
物料类
厨具餐具、筷子纸巾、台布餐布、电器桌椅等
价格基本稳定
每半年拟定一次价格
临时需求
各种材料
－
议价采购
第三十条 价格的拟定
（一） 采购人员要建立和跟踪自己的市场价格信息渠道（农业部信息中心、北京市大型农批市场、大型蔬菜生产基地等），掌握即时市场价格信息。
（二） 每周四需要定价的原料供应商提出下一周原料的报价。采购人员审查供应商的报价，选出价格较高的品种作为重点调查品种。
（三） 采购人员组织采价小组共同到市场采价。采价小组的人员由采购人员、厨政部人员和单店后厨人员共同组成，各单店轮流派人参与采价，便于单店及时了解原料市场行情。
（四） 采价小组设定一些原料品种，作为市场抽查采价品种，选择的原则为：
1. 单店需要数量较大品种；
2. 单店比较关心的品种；
3. 市场价格较为敏感的品种；
4. 供应商报价较高的品种
设定采价的品种数量一般为所采购品种的20％～30％。采价结束后，填制《原料采价单》（见附件12），参与采价人员联合签字。
（五） 采购人员根据采价结果比价，分析抽查品种市场价与供应商报价之间差异比率，与供应商进行价格磋商，初步拟定供货价格。拟定的价格与采集到的价格最高不得超过 ％。
（六） 采购管理员将采价人员联签的《采价单》、原料供应商报价及价格磋商结果、市场价格跟踪信息、定价建议等，一并提交采购委员会审批，作为拟定价格的参考。
（七） 规划经营部经理作为采购委员会的牵头组织者，决定召集委员会定价会议或采用联签形式，拟定采购价格。如其公事外出，提前委托其别人员主持。
（八） 例行的采购委员会会议安排在每周公司总经理办公会后进行。
（九） 假如采购储运部提供的价格信息、供应商报价之间存在较大差距，磋商无法达成意见时。采购委员会应分析价格差异因素，协助采价人重新拟定采价渠道、采价方法。
第四节 采购招标管理
第三十一条 需要引进新的供应商时，又满足本章第一节第十六条条件，一般应通过招标拟定供应商。有些情况不适合招标采购时，视实际情况由采购储运部征得公司总经理批准后，可以不经招标直接通过询价比价方式拟定供应商。
第三十二条 招标的具体工作由采购储运部负责组织，采购委员会负责招标过程中的评标决策等。
第三十三条 招标程序
（一） 招标前，采购储运部组织做好招标准备工作，做好招标工作计划，向上级主管领导提交组织招标活动的申请，经批准后实行。
招标申请涉及：招标采购内容、招标方式、分标方案、招标计划安排、投标人资质（资格）条件、评标方法、以及开标、评标的工作具体安排等；
（二） 编制招标文献，经公司总经理审批后生效；
（三） 发布招标信息（招标公告或投标邀请书），接受和解决投标人对招标文献有关问题进行征询；
（四） 接受招标报名，组织对欲投标人资格进行审核，向预审资格合格的发售招标文献；
（五） 采购储运部在规定期间和地点，接受符合招标文献规定的投标文献；
（六） 采购委员会举行开标评标会，拟定中标单位；
（七） 采购储运部将中标结果告知所有投标人。
（八） 进行协议洽谈，拟定协议细节，与中标人订立书面协议。
第三十四条 招标方式的选择
招标采购分为公开招标采购、邀请招标采购。
第三十五条 招标文献的制作与发出
（一） 招标文献内容涉及：
1. 招标公告或投标邀请书；
2. 投标说明书，重要涉及如下内容：
1) 招标项目概况、名称、规格、型号、产地厂家、数量和批次、质量标准和技术规定、运送方式、包装方式、交货时间地点、验收方式等；
2) 有关招标文献的澄清、修改的规定；
3) 投标人须提供的有关资格和资信证明文献的格式、内容规定；
4) 投标样品及报价的规定、报价编制方式及须随报价单同时提供的资料；
5) 标底的拟定方法，评标的标准、方法和中标原则；
6) 投标文献的编制规定、密封方式及报送份数，递交投标文献的方式、地点和截止时间；
7) 投标联系人员的姓名、地址、电话号码、电子邮件；
8) 投标保证金的金额及交付方式，履约担保；
9) 开标的时间安排、程序和地点，投标有效期限等。
3. 协议条件（通用条款和专用条款）；
4. 技术规定及规范（标准）；
5. 货品量、采购及报价清单；
6. 其他需要说明的事项。
（二） 招标文献的发出
1. 公开招标时应当在相关媒介或网上发布招标公告，公告应载明公司的名称、地址、招标项目的性质、数量、实行地点和时间及获取招标文献的办法等事宜。发布招标公告至发售资格预审文献或招标文献的时间间隔一般不少于10日。招标公告不限制投标人的数量。采购储运部接受招标征询，对投标人进行资格审查。合格者发售标书，不合格者不得参与投标。
2. 采用邀请招标方式时，采购储运部应提交三个或以上具有投标资格和项目能力的候选厂家名单，经采购委员会批准后，向其发出投标邀请书。
3. 招标文献应当按其制作成本拟定售价。
第三十六条 审查标书接受
（一） 按本制度规定必须进行招标的项目，自招标文献开始发出之日起至投标人提交投标文献截止之日止，最短不少于十日。
（二） 投标人在递交投标文献的同时，应当递交履约保证金（采购储运部视情况而定）。公司与中标人签订协议后10个工作日内，应当退还投标保证金。
（三） 投标人应按照招标文献的规定编写投标文献，并在招标文献规定的投标截止时间之前密封送达招标人。在投标截止时间之前，投标人可以撤回已递交的投标文献或进行更正和补充，但应当符合招标文献的规定。
（四） 采购储运部在接受投标人投标文献的同时，接受其样品，并委托厨政部进行样品质量检查。
第三十七条 开标
（一） 开标由采购储运部指定人员主持，开标人员至少由主持人、监标人、开标人、唱标人、记录人组成，上述人员对开标负责。开标应当按招标文献中拟定的时间和地点进行。邀请所有投标人参与。
（二） 有下列情况之一的投标文献，可以拒绝或按无效标解决：
1． 投标文献密封不符合招标文献规定的；
2． 逾期送达的；
3． 投标人法定代表人或授权代表人未参与开标会议的；
4． 未按招标文献规定加盖单位公章和法定代表人（或其授权人）的签字（或印鉴）的；
5． 招标文献规定不得标明投标人名称，但投标文献上标明投标人名称或有任何也许透露投标人名称的标记的；
6． 未按招标文献规定编写或笔迹模糊导致无法确认关键内容、关键质量保证措施、投标价格的；
7． 未按规定交纳投标保证金的；
8． 投标人提供虚假资料的。
第三十八条 评标
（一） 评标工作由采购委员会负责。招标中涉及技术性问题如有必要，可再邀请其他有关专家参与。
（二） 在一个项目中，对所有投标人评标标准和方法必须相同。评标标准一般包含以下内容：投标价格和评标价格、质量标准及质量管理措施、组织供应计划、售后服务、投标人的业绩和资信、财务状况。
（三） 假如采购委员会通过评审，认为所有投标文献都不符合招标文献规定期，可以否决所有投标。采购储运部重新组织招标。对已参与本次投标的单位，重新参与投标不应当再收取招标文献费。
（四） 采购委员会的成员不得泄露评审过程、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况。
（五） 采购委员会按招标文献拟定的评标标准和方法，对投标文献进行评审，拟定中标候选人推荐顺序。在评标过程中，采购委员会可以规定投标人对投标文献中含义不明确的内容采用书面方式作出必要的澄清或说明，但不得超过投标文献的范围或改变投标文献的实质性内容。
（六） 采购委员会完毕评标后，在采购委员会三分之二以上成员批准的情况下,通过评标结果，形成评标报告。采购委员会成员必须在评标报告上签字，若有不批准见，应明确记载并由其本人签字作为评标报告附件。
第三十九条 中标
（一） 采购委员会通过评审，从合格的投标人中直接拟定中标人和候补中标人。
（二） 中标人（供应商）的投标应当符合下列条件之一：
1． 可以最大限度地满足招标文献中规定的各项综合评价标准；
2． 可以满足招标文献的实质性规定，并且经评审的投标价格最低。
（三） 中标人拟定后，采购储运部应当在招标文献规定的有效期内以书面或口头形式告知中标人，并将中标结果告知所有未中标的投标人。
（四） 中标告知发出之日起10日内，采购储运部和中标人应当按照招标文献和中标人的投标文献订立书面协议。。
（五） 当拟定的中标人拒绝签订协议时，经公司采购委员会讨论决定，可与拟定的候补中标人签订协议。

第五章 采购管理流程
第一节 原料采购申请流程图

流程说明
流程
环节
工作内容的简要描述
重要输入
重要输出
相关表单
1
单店天天需要采购果蔬鲜活类原料时，提出原料采购申请

原料采购申请单
原料采购申请单
2
高档原料报总经理审批
高档原料采购申请
批准采购申请单
采购申请单
3
原料假如有库存，单店直接去领用
采购申请
提货单
提货单
4
没有库存的原料（涉及鲜活果蔬类和其他原料），报采购主管审核后采购
采购申请
订货告知

5
供应商接到订货告知后，组织货品并送货
订货告知
送货单

第二节 物料采购申请流程

流程说明
流程
环节
工作内容的简要描述
重要输入
重要输出
相关表单
1
物料采购由使用部门根据经营状况和需要，提出采购申请

物料采购申请单
物料采购申请单
2
物料采购申请报财务部、总经理审批
采购申请单
采购申请单
采购申请单
3
有库存的物料到库房办理领用出库手续
领用申请
提货单
提货单
4
库管员对库房库存原料的数量进行监控，保证安全库存

安全库存

5
需要补充时，库管员提出库存采购申请
领用申请
库存采购申请
库存采购申请单
6
提出库存采购申请，经储运主管审查后，由采购人员订货
库存采购申请
采购告知

7
供应商备货送货
采购告知
送货单

第三节 供应商引进流程

流程说明
流程
环节
工作内容的简要描述
重要输入
重要输出
相关表单
1
需要引进新的供应商时，采购储运部决定采购方式，是否需要招标

2
供应商希望为公司提供服务
采购申请单
采购申请单
采购申请单
3
采购储运部对供应商进行资格审查
供应商申请、提交资质证明等
资格审查结论
供应商调查表
4
申请成为公司的供应商，在通过资格审查后应提供样品以供评审。
初审合格结论
提交样品

5
送检的样品应通过单店试用和厨政部的质量检查和评价认可。
提交样品
样品试用、检查结论
供应商样品检查表
6
采购储运部进行供应商调查、市场行情调查和询价比价工作

比价结论

7
采购储运部提交相关记录、建议，给公司采购委员会作为选择供应厂商的参考。

调查结论、行情信息询价比价结论

8
采购委员会审查供应商